董琳琳

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式逐漸向電子化、信息化轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)取得了很大成就。受多方面制約因素的影響，目前基層檔案管理水平仍舊滿足不了社會(huì)發(fā)展的需求，檔案信息化程度不高，服務(wù)水平偏低，制約了基層檔案工作的健康發(fā)展。文章從檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵入手，闡述了檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，分析當(dāng)前檔案建設(shè)信息化存在的突出問題，并提出加快檔案信息化建設(shè)的有效對策，以期加快推進(jìn)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]基層檔案；信息化建設(shè)；意義；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1674-1722（2023）07-0052-03

當(dāng)今社會(huì)，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛普及，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的便捷性得到社會(huì)各界的認(rèn)可。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也被廣泛運(yùn)用于社會(huì)的各個(gè)方面，各行各業(yè)都在不斷完善信息化建設(shè)，并對基層單位檔案信息化建設(shè)投入更多的關(guān)注。

因此，基層檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，更新思維模式，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)及設(shè)備，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展進(jìn)程，促進(jìn)檔案工作發(fā)展，為國家與社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展提供檔案數(shù)據(jù)支持。

（一）基本內(nèi)涵

信息化就是對信息技術(shù)的運(yùn)用，是開發(fā)、運(yùn)用信息資源，增強(qiáng)信息交流和知識(shí)共享，提高工作效率，促使經(jīng)濟(jì)社會(huì)可以更快地發(fā)展轉(zhuǎn)型。

信息化的前提是運(yùn)用檔案信息管理的信息化技術(shù)方式，目的是促進(jìn)信息的交流與共享，提高績效。檔案信息化是指在檔案管理活動(dòng)開展過程中，使用現(xiàn)代信息技術(shù)，采集、處理、傳遞與存儲(chǔ)檔案信息資源，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的加速完成[1]。

（二）主要任務(wù)

基層檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)可概括為以下三個(gè)層面。

一是頂層設(shè)計(jì)層面。編制適合本單位實(shí)際的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃；根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及本單位檔案信息資源與信息服務(wù)對象的特點(diǎn)，編制適合本單位的建設(shè)細(xì)則；在行政與技術(shù)方面，將重點(diǎn)置于電子文件歸檔和管理上，促使檔案管理與信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)無縫對接。

二是基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)實(shí)現(xiàn)層面。融合本單位當(dāng)前辦公自動(dòng)化與電子政務(wù)等軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)施情況，打造適用于上級管理系統(tǒng)的系統(tǒng)平臺(tái)和設(shè)備環(huán)境，完成檔案信息數(shù)字化、管理軟件、系統(tǒng)平臺(tái)、網(wǎng)站建設(shè)、信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)字檔案館（室）等軟硬件的配置，推進(jìn)檔案部門網(wǎng)絡(luò)化管理，加快檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程[2]。

三是管理保障層面。其主要包括專項(xiàng)資金投入、專業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)、專業(yè)安全保障制度要求及專業(yè)人才配置等。

（一）改革檔案管理工作

當(dāng)前，開展檔案管理工作的重點(diǎn)是檔案信息化，突破傳統(tǒng)檔案工作的限制，加快檔案管理部門的開放步伐，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的合理分配與歸納，繼而高效服務(wù)于社會(huì)。

（二）為科學(xué)研究與普及提供高效服務(wù)

檔案信息化的優(yōu)勢是一方面能夠一次投資、多次產(chǎn)出，另一方面可以遠(yuǎn)程服務(wù)、資源共享，還可以減少文獻(xiàn)信息二次編寫的時(shí)間，提高檔案信息利用的效率。

（三）支持檔案信息化決策和管理

準(zhǔn)確及時(shí)的決策、合理的管理措施必須具備全面安全的信息與準(zhǔn)確的綜合分析能力。

（四）拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

管理信息資源是檔案管理的關(guān)鍵，信息資源的主要價(jià)值就是對其進(jìn)行充分利用，開發(fā)利用的效果主要依賴于開發(fā)時(shí)效性及利用的范圍大小。利用現(xiàn)代化的管理手段存儲(chǔ)的信息也更容易被開發(fā)利用，還可以為社會(huì)帶來更高的效益。

第一，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的首選路徑。信息化時(shí)代，各行業(yè)對檔案有了更加廣泛的需求，檔案的完整度及實(shí)效性顯得特別重要。因此，必須改革檔案管理的方式，只有加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，才能促進(jìn)檔案管理工作的革新。

第二，信息化建設(shè)是發(fā)揮檔案信息社會(huì)服務(wù)價(jià)值的重要途徑。目前，不僅企事業(yè)單位、政府職能部門重視檔案信息，社會(huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)及個(gè)人也開始對檔案信息有了更多的需求；很多非涉密的檔案資料，個(gè)人可以通過正規(guī)渠道查閱，這充分體現(xiàn)出了檔案信息的社會(huì)服務(wù)性質(zhì)。

第三，完成檔案信息化建設(shè)能夠優(yōu)化社會(huì)資源結(jié)構(gòu)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各類檔案信息已滲透到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案的利用率在逐漸攀升，豐富的檔案信息成為強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)、保障大眾利益的工具。為了讓這部分檔案發(fā)揮更有效的作用，加快檔案信息化進(jìn)程已成為目前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容[3]。

（一）對基層檔案信息化建設(shè)不夠重視

信息化時(shí)代的飛速發(fā)展為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了蓬勃的生機(jī)，也對檔案信息化建設(shè)的持續(xù)變革帶來了很大的影響。開展檔案信息化建設(shè)，可以提高檔案管理水平，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

現(xiàn)階段，依舊有許多基層單位對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，沒有充分了解檔案信息化建設(shè)，在基層的檔案管理過程中，大部分采用的是傳統(tǒng)的重保存、輕利用的管理模式。第二，缺乏檔案管理意識(shí)，不了解檔案管理的價(jià)值，只會(huì)一味地采集與保存檔案資料，不能合理利用檔案資源。第三，基層檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能與時(shí)代要求相符，導(dǎo)致檔案管理水平較低。

（二）工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

首先，大多數(shù)的基層檔案管理人員都不具備檔案管理相關(guān)專業(yè)的技術(shù)與知識(shí)儲(chǔ)備，又缺乏系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致基層檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)偏低。

其次，當(dāng)前基層檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)有待完善，大部分工作人員在日常工作中，學(xué)習(xí)的積極性較低，對新鮮事物的接受度不高，不能準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。

最后，從事基層檔案管理的人才極少，因此，很難放開手腳開展基層檔案管理信息化建設(shè)。

（三）缺乏資金投入

大部分的基層單位對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)都停留在最原始的資料保管階段，因此，檔案管理信息化很長時(shí)間不能得到有效發(fā)展。很多單位由于缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的文檔資料保管，因而未設(shè)立專門的檔案管理部門。一些單位甚至都未設(shè)立基礎(chǔ)的文件保管部門，檔案管理工作更是無從談起。

（四）管理手段不先進(jìn)

基層單位檔案管理環(huán)境較差、設(shè)備陳舊，不利于檔案信息化建設(shè)。有的基層單位雖然在檔案管理中安裝了計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)施，卻在日常工作中較少使用。有的檔案管理人員由于年齡、知識(shí)等原因，因循守舊，大多選擇傳統(tǒng)的檔案管理模式。在處理電子檔案數(shù)據(jù)時(shí)，只采用簡單的歸類方式，把數(shù)據(jù)保存起來，管理手段不夠科學(xué)、系統(tǒng)，不能有效發(fā)揮信息數(shù)據(jù)的系統(tǒng)性功能。

（五）缺乏基礎(chǔ)設(shè)備

基層單位配置的設(shè)施設(shè)備要么不夠全面，要么設(shè)備落后，信息化檔案系統(tǒng)的運(yùn)行得不到有力的支撐。部分基層單位沒有配置專門的閱檔室、陳列室或數(shù)字化用房等；或是即使配備了，其他各種條件也不夠成熟，很難形成系統(tǒng)的保護(hù)措施，阻礙了檔案信息化建設(shè)及相關(guān)工作的開展。

（六）信息技術(shù)偏低

由于多方因素的影響，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案信息價(jià)值還沒有完全發(fā)揮出來。

第一，由于觀念意識(shí)的差異，各部門員工對檔案管理的認(rèn)知往往存在偏差。在他們的認(rèn)知里，缺乏對信息技術(shù)安全性的了解，過于依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這非常不利于探索發(fā)掘檔案信息的價(jià)值。

第二，由于信息技術(shù)的使用需要一定的操作門檻，相較于傳統(tǒng)的檔案管理，它對檔案人員的要求更為嚴(yán)格，不但需要其了解相關(guān)的信息知識(shí)，還要有一定的技術(shù)支持。

（一）重視檔案信息化建設(shè)

首先，拓寬對檔案工作的宣傳渠道，大力開展宣傳活動(dòng)，促使基層單位對開展檔案管理信息化建設(shè)的必要性有所了解。

其次，基層檔案管理人員應(yīng)樹立先進(jìn)的檔案信息化管理意識(shí)，不斷提升專業(yè)素養(yǎng)，在日常開展檔案管理工作時(shí)，加強(qiáng)對信息化技術(shù)的重視與運(yùn)用，滿足現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的要求。

最后，要深入研究單位的檔案資料，既要保管好、利用好檔案，還要不斷發(fā)掘檔案中的重點(diǎn)信息并對其加以利用[4]。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，應(yīng)對基層檔案工作人員開展愛崗敬業(yè)教育。檔案工作通常較為枯燥無趣，其工作成績也不易顯現(xiàn)出來，因此，基層單位檔案人員的更換頻次往往較高。組織從業(yè)人員接受愛崗敬業(yè)教育，可以促使他們保持良好的工作態(tài)度，繼而促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展。

其次，可以對檔案人員開展定期或不定期的檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。比如邀請從事檔案工作相關(guān)的專家學(xué)者、專業(yè)人士講課，提高檔案管理人員的技術(shù)水平。

最后，應(yīng)提高基層檔案從業(yè)人員的經(jīng)濟(jì)與政治待遇。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力

檔案管理人員是開展檔案管理工作的主力，一定要重視提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。可以引進(jìn)專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員，持續(xù)優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)。應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，同時(shí)根據(jù)培訓(xùn)效果督促工作人員持續(xù)學(xué)習(xí)與進(jìn)步?？勺尰鶎訖n案管理人員到高校學(xué)習(xí)交流，增強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，掌握更專業(yè)的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。

（四）健全配套的規(guī)章制度

在基層檔案管理信息化過程中，一定要保障各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化開展，保障各類設(shè)施和軟件的正常使用，為基層檔案管理信息化建設(shè)提供準(zhǔn)確的方向和持續(xù)不斷的動(dòng)力。

要制定完善的安全防范制度及配套的應(yīng)用制度，尤其是內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)管理制度。制定更完善的檔案資料管理制度，保證信息化建設(shè)及系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)有切實(shí)可依的支撐。制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的個(gè)人，懲罰嚴(yán)重阻礙工作開展的個(gè)人，調(diào)動(dòng)基層檔案管理工作人員的工作熱情。

（五）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度

應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)規(guī)定，在基層單位檔案管理信息化建設(shè)過程中提供基本的硬件支持，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)提供專項(xiàng)資金和設(shè)立專業(yè)的相關(guān)部門，為檔案管理信息化建設(shè)提供支持。要重視開發(fā)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，要結(jié)合本單位實(shí)際，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方式，提高檢索速度。

（六）推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

推動(dòng)基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要任務(wù)有以下幾點(diǎn)。科學(xué)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，系統(tǒng)收集、加工、利用單位的檔案資源，使紙質(zhì)檔案逐步升級為數(shù)字化檔案，從而打造出更為便捷的電子多媒體數(shù)據(jù)庫。逐步整理和歸檔電子檔案，完善電子檔案存儲(chǔ)，提升相關(guān)人員的電子檔案管理素養(yǎng)，使信息化檔案更加安全。提高檔案信息檢索水平，將傳統(tǒng)的檔案信息檢索方式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向轉(zhuǎn)換，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)。

（七）規(guī)范電子檔案信息化安全管理

首先，可以設(shè)置相關(guān)權(quán)限，將電子檔案的查閱設(shè)置在安全范圍內(nèi)，保證每位有查閱權(quán)限的工作人員能更快速地檢索到所需的資料，并保護(hù)那些秘密電子檔案。

其次，要打造系統(tǒng)化的電子檔案查閱模式，檔案管理部門要嚴(yán)格歸檔，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類、整理與編碼，增加電子檔案的利用頻次。

最后，為保證電子檔案的安全，要安裝防火墻系統(tǒng)。同時(shí)，要完善電子文件查閱制度，消除電子檔案的安全隱患。不僅如此，檔案管理工作人員要增強(qiáng)安全意識(shí)，自覺維護(hù)檔案信息安全。

加強(qiáng)基層檔案信息化建設(shè)，可以提高基層檔案管理的水平，促進(jìn)基層檔案各環(huán)節(jié)的高效運(yùn)行?；鶎訂挝坏母骷夘I(lǐng)導(dǎo)一定要重視基層檔案信息化建設(shè)，加大投資力度，支持基層檔案信息化建設(shè)工作的開展；要建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，配備先進(jìn)的信息化技術(shù)及設(shè)備，不斷提高基層檔案管理效率。

[1]李燕.淺議縣級綜合檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].山東青年，2018（02）：55+57.

[2]張秀巖.基層檔案信息化建設(shè)任務(wù)、問題與對策[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：42-43.

[3]李佳.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].數(shù)碼世界，2020（03）：244.

[4]韋麗陽.基層單位檔案信息化建設(shè)途徑分析[J].城建檔案，2021（02）：31-33.