張寧

摘?要：高職院校財務報銷普遍存在報銷“難”“繁”和“慢”的問題，其根本原因還是財務報銷系統(tǒng)信息化水平低。為解決報銷“難”“繁”和“慢”的問題，以“雙高”建設為契機，借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術實現(xiàn)財務報銷新模式。本文通過分析高職院校當前的報銷模式，闡述了高職院校財務報銷系統(tǒng)存在的主要問題與不足，從智能化和信息化的視角提出財務報銷系統(tǒng)建設意見，旨在為高職院校財務報銷信息化建設提供一定的參考。

關鍵詞：雙高；高職院校；財務報銷；信息化

中圖分類號：F23?文獻標識碼：A??doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.03.049

2019年3月29日教育部、財政部印發(fā)了《關于實施中國特色高水平高職學校和專業(yè)建設計劃的意見》（以下簡稱《意見》），提出要集中力量建設和發(fā)展世界水平的高職學校和專業(yè)群，就實施中國特色高水平高職學校和專業(yè)建設計劃提出了十三項改革發(fā)展任務，其中包括“提升信息化水平”?！疤嵘畔⒒健碧岢鲆涌熘腔坌@建設，促進信息技術和智能技術深度融入教育教學和管理服務全過程，改進教學、優(yōu)化管理、提升績效。消除信息孤島，保證信息安全，綜合運用大數(shù)據(jù)、人工智能等手段推進學校管理方式變革，提升管理效能和水平。財務報銷作為高職院校的一項重要工作，其工作效率的高低直接影響財務部門的服務質(zhì)量和管理水平。高職院校目前的財務報銷普遍存在報銷“難”“繁”和“慢”的問題，主要原因有兩點：一是“雙高”資金的下達使得相關高職院校核算資金規(guī)模激增；二是高職院校財務報銷信息化水平還處在初步階段，報銷系統(tǒng)還不能做到完全線上一條龍辦理，需要線下線上兩邊跑，嚴重影響報銷人與財務人員的辦事效率。根據(jù)《意見》要求，“雙高”建設高職院校進行財務報銷系統(tǒng)的信息化建設顯得尤為重要。

1?高職院校財務報銷的現(xiàn)狀

1.1?報銷全年總體業(yè)務量大，月分布不均衡

近年來，國家對職業(yè)教育投入的不斷加大、生均財政撥款逐年提高，加上“雙高”建設資金的下達，“雙高”建設院校核算資金規(guī)模大幅提高。高職院校普遍存在全年報銷業(yè)務量龐大，且月均分布不均衡，這主要是因為報銷人大都為學校的教師，平時忙于教學、科研，無暇處理報銷業(yè)務，往往喜歡在放假前夕和年底前夕抽出時間集中辦理財務報銷工作，使得出現(xiàn)平時單據(jù)量不多，暑期放假前和年底關賬前報銷單據(jù)堆積的現(xiàn)象，使得財務人員在年中和年底不得不加班處理報銷單據(jù)。

1.2?財務報銷系統(tǒng)流程不夠優(yōu)化

以“雙高”建設單位—ZJ院校為例，目前ZJ院校財務報銷采用網(wǎng)上報銷－線上審批或轉線下審批模式。報銷人可以通過Web端、微信端或者手機APP，輸入校內(nèi)OA賬號和密碼登錄報銷系統(tǒng)，報銷人通過線上報銷端口填寫報銷單，選擇業(yè)務類別（主要分日常報銷業(yè)務、差旅費報銷業(yè)務和酬金申報業(yè)務）、項目代碼、摘要、附件張數(shù)等信息，并選擇提前已認證的發(fā)票（通過報銷系統(tǒng)的增值稅發(fā)票校驗端，提前掃描認證需要報銷的發(fā)票）；根據(jù)發(fā)票的實際報銷內(nèi)容和金額填寫報銷項目及對應的金額；填寫收款人信息，確認提交并選擇預約報銷的時間和窗口；進入領導審批環(huán)節(jié)，審批環(huán)節(jié)設有兩個選擇（即：轉線下審批和直接線上審批）；全部環(huán)節(jié)完成后，打印預約報銷單，并將原始憑證整理裝訂好后交到計財處財務人員審核，若審核有問題，一般有電話溝通修改或重新走報銷流程兩種方式。從ZJ院校的報銷流程可以看出，報銷系統(tǒng)還不能做到完全線上審批，收單及有問題單據(jù)還需要在報銷人與財務人之間來回傳遞，無法做到通過“無接觸”處理，且涉及資產(chǎn)登記，需要先到資產(chǎn)管理處登記，登記的表格打印出來交給財務才能報銷，資產(chǎn)系統(tǒng)與財務報銷系統(tǒng)是完全脫節(jié)，存在資產(chǎn)和會計“兩張皮”的現(xiàn)象。

1.3?部門間管理系統(tǒng)存在信息孤島

高校財務報銷業(yè)務一般涉及學校內(nèi)部的若干部門，除了財務處外，一般還會涉及到科研處、資產(chǎn)管理處和人事處等，而這些部門一般都會有各自的部門管理系統(tǒng)。如財務處有財務管理系統(tǒng)，而財務管理系統(tǒng)又會涉及財務賬務系統(tǒng)、財務報銷系統(tǒng)、財務開票系統(tǒng)、預算系統(tǒng)等；科研處會有科研管理系統(tǒng)，資產(chǎn)管理處會有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，人事處會有自己的人事管理系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)往往是各個部門根據(jù)自己部門的工作需求自行采購，由不同的軟件供應商提供，沒有進行不同系統(tǒng)接口對接，使得部門間相關數(shù)據(jù)無法互聯(lián)互通。如果報銷涉及不同部門業(yè)務時，需要報銷人奔走于這些部門分別辦理相關業(yè)務才能完成報銷，對報銷人而言，是極其不方便及麻煩的。

1.4?財務人員信息化水平差，對軟件公司依賴性強

目前高職院校的財務人員一般具有比較扎實的專業(yè)理論和實踐知識，但計算機及財務軟件相關的專業(yè)知識是欠缺的，在實際工作中碰到計算機或財務軟件系統(tǒng)相關的問題完全依賴于相關的維護人員或軟件公司技術人員，這對實現(xiàn)學校的信息化建設及財務報銷系統(tǒng)建設是很大的弊端。在“雙高”背景下，財務報銷信息化建設除了需要財務人員掌握財務專業(yè)知識和技能外，還需要掌握必要的計算機網(wǎng)絡、大數(shù)據(jù)分析技術和財務軟件的維護知識。

1.5?紙質(zhì)會計檔案的整理、查閱及保管難度大

目前高職院校的會計憑證及原始報銷憑證都是紙質(zhì)的形式，在報銷業(yè)務量激增的情況下，相應的會計檔案也在增加，在報銷業(yè)務量巨大的月份，會計憑證的整理、裝訂、歸檔也是一項不易的工作，根據(jù)會計檔案的相關規(guī)定，會計憑證的保管時間長達三十年，三十年的會計憑證數(shù)量可想而知，那是相當巨大的，萬一發(fā)生火災水災等自然災害或人為原因，發(fā)生會計檔案的毀損，這將是不可逆的。

2?財務報銷信息化建設的意義

2.1?提高學校的財務管理水平

財務報銷信息化建設，實現(xiàn)財務報銷線上報銷審批，打破時間和空間的限制，各系統(tǒng)能跨部門動態(tài)收集和處理數(shù)據(jù)，校內(nèi)機構成為一個財務報銷單位，每個人都能參與財務報銷，各個領導能實現(xiàn)隨時隨地進行財務報銷事項審批，財務核算系統(tǒng)能實現(xiàn)會計審核、支付和記賬一體化。同時，財務信息系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通，實現(xiàn)集中式網(wǎng)絡財務管理。

2.2?提高財務報銷效率

財務報銷信息化建設，打破各個部門之間的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)學校各個部門的數(shù)據(jù)共享和交換，能極大地提高報銷效率，減少報銷人為報銷而奔走于不同部門，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”。

2.3?加快財務人員的轉型發(fā)展

財務報銷信息化的實現(xiàn)，財務管理的中心將轉移到事前和事中，財務人員的時間、空間和效率觀念將發(fā)生變化。財務人員不僅要關注過去的財務信息，還要對未來進行預測，并要求不斷提高財務信息的實效性。特別是將財務人員的工作轉移到了網(wǎng)絡財務環(huán)境下，財務人員的工作重心也發(fā)生了變化，更多地參與業(yè)務流程的分析和優(yōu)化。

3?高職院校財務報銷信息化建設的意見

3.1?建立全校統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，打破信息壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

高校財務信息化建設已是不可逆的時代潮流，高職院校要堅持全校一體化的要求，重新改造校內(nèi)所有部門已有的信息系統(tǒng)，打通壁壘，打破信息孤島，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)進行標準化處理，實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。財務部門在進行財務報銷信息化建設時，應主動考慮于相關部門系統(tǒng)的接口對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，提高財務管理水平，提高財務報銷效率。

3.2?構建全自動線上財務報銷系統(tǒng)

3.2.1?梳理各類報銷制度，實現(xiàn)報銷流程化

高職院校的報銷項目類型一般包含差旅費業(yè)務、日常業(yè)務、酬金業(yè)務、往來業(yè)務報銷，但涉及的資金來源比較多樣，不同的經(jīng)費來源及同一來源不同金額的審批方式都存在差異，在搭建報銷系統(tǒng)時，需要充分考慮各類報銷各類經(jīng)費來源的報銷流程及審批流程差異，通過梳理各項經(jīng)費管理辦法，對學校內(nèi)部公用經(jīng)費、課題經(jīng)費、招待、差旅、會議、出國、辦公等各類經(jīng)費分類整理，將審批制度內(nèi)嵌于日常報銷流程中，實現(xiàn)單據(jù)報銷、審批按照固定的流程自動流轉，實現(xiàn)財務報銷標準化、規(guī)范化管理。

3.2.2?加強系統(tǒng)功能宣傳，實現(xiàn)全面線上審批

當前的財務報銷系統(tǒng)一般還保留著審批轉線下的功能，主要是考慮到有些領導對財務報銷系統(tǒng)的運用不夠熟悉。財務部門應對各個審批節(jié)點的領導開展專題的培訓，加快審批人對系統(tǒng)的了解，逐步取消線下審批環(huán)節(jié)，全面推廣線上審批，加快財務報銷的信息化建設步伐。

3.2.3?打通系統(tǒng)間經(jīng)脈，實現(xiàn)線上報銷暢通

線上報銷想要一路暢通走得順，離不開各個系統(tǒng)之間實現(xiàn)互聯(lián)互通。線上報銷系統(tǒng)包括報銷單據(jù)的填寫、網(wǎng)上報銷、費用支付、預算控制及賬務管理等。線上報銷系統(tǒng)要實現(xiàn)隨時隨地報銷，領導隨時隨地進行單據(jù)審批，報銷與預算系統(tǒng)緊密銜接，建立全預警的預算控制模式實現(xiàn)實時的預算管理；通過銀企直連實現(xiàn)實時資金管理，提高報銷支付效率；建立中間庫，實現(xiàn)報銷系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)資產(chǎn)與財務賬的一致性，減輕財務人與資產(chǎn)管理人的核對工作量，避免了資產(chǎn)與會計“兩張皮”的現(xiàn)象。

3.2.4?借助人工智能等技術，實現(xiàn)會計檔案電子化

在報銷系統(tǒng)中可以借助一些智能識別程序，自動識別報銷單據(jù)。如OCR票據(jù)自動識別系統(tǒng)，可以用來識別增值稅發(fā)票，火車票、財政專用票據(jù)，報銷人只需借助手機拍照采集，系統(tǒng)會自動將相關的發(fā)票信息（如發(fā)票號碼、收款單位、金額等）抓取到報銷單中，報銷人核對無誤保存即可，財務人員在審核單據(jù)時直接在系統(tǒng)中核對報銷發(fā)票，無誤后自動生成記賬憑證，并與對應的發(fā)票綁定，形成電子檔案，大大提高了報銷的效率，實現(xiàn)財務工作的進一步規(guī)范化。

3.3?加強網(wǎng)絡信息安全，筑實數(shù)據(jù)保護城墻

在計算機技術滲透在經(jīng)濟社會生活方方面面的當今時代，網(wǎng)絡信息安全問題是一個不可避免的、必須面對的問題，數(shù)據(jù)信息安全一般包括用戶隱私安全及財產(chǎn)安全，優(yōu)化高校線上報銷流程依賴于發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，而互聯(lián)網(wǎng)作為一個開放的數(shù)據(jù)信息共享平臺，高校線上財務報銷系統(tǒng)涉及高校的財務狀況、科研經(jīng)費、人員信息等重要數(shù)據(jù)，其未知的安全風險帶來的損失對高校來說是災難性的，因此加強計算機網(wǎng)絡安全變得非常重要，高校應建立全面的數(shù)據(jù)安全體系，除傳統(tǒng)的防火墻、VPN等防護手段外，還應加裝堡壘機，對敏感數(shù)據(jù)和私密數(shù)據(jù)進行脫敏和加密處理。

3.4?加快財務人員“業(yè)財融合”

自2019年新政府會計制度正式實施后，互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈技術的快速發(fā)展，高校內(nèi)在高質(zhì)量發(fā)展必須順應大環(huán)境進行管理創(chuàng)新，傳統(tǒng)的財務報銷應不在適應高校的財務管理需要，新的財務信息化管理模式必須貫穿業(yè)務全流程，也就是“業(yè)財融合”。財務報銷信息化改革，離不開財務人員的對新系統(tǒng)的學習和不斷地實踐。在學習中實踐，在實踐中學習。對財務人員來說，必須要深入了解各個報銷業(yè)務活動，特別是需要將財務管理前端轉移到業(yè)務前端，通過對數(shù)據(jù)的預測和分析，反饋給業(yè)務部門，使高校的決策更加科學。財務人員要轉變學習和工作的重心，要與時俱進，不斷自我更新，適應新形勢及高校的發(fā)展需要；除了平時的報銷處理工作外，要積極參與到業(yè)務流程的分析和優(yōu)化、分析業(yè)務活動和報銷人的需求，為系統(tǒng)的不斷改進建言獻策。高校財務部門應加大“財務+IT”復合型人才的引進，積極培養(yǎng)本部門專業(yè)技能過硬且有一定IT知識的財務人員向復合型人才轉變；高校也應定期對財務人員進行必要的業(yè)務學習和專業(yè)培訓，除了學習最新的財務專業(yè)知識和法律法規(guī)外，還應加強對計算機網(wǎng)絡和人工智能信息的學習和培訓，比如系統(tǒng)的管理學習、后臺的運行和維護等。

4?結論

在“雙高”建設背景下，加快建設財務報銷信息化已是不容刻緩的工作。高職院校應從全局出發(fā)，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，打通各個部門信息壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通；構建全自動的線上報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)資產(chǎn)、預算、財務數(shù)據(jù)實時對接，實現(xiàn)線上報銷無障礙；實現(xiàn)線上審批流程，真正做到“數(shù)據(jù)多跑路，人員少跑腿”；借助智能識別等手段，票據(jù)自動識別，實現(xiàn)會計資料電子化，減少紙質(zhì)會計憑證帶來的保存風險；通過財務報銷系統(tǒng)信息化建設，實現(xiàn)財務報銷流程化、規(guī)范化和智能化?？傊?，財務報銷的信息化是提升高校信息化的主要環(huán)節(jié)，對提高學校財務管理水平和強化內(nèi)控管理都至關重要。

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