摘 要：醫(yī)院管理工作過(guò)程中，檔案管理往往會(huì)被工作人員所輕視，隨著醫(yī)院管理工作要求越來(lái)越高，且醫(yī)療工作不斷深入改革，醫(yī)院應(yīng)加大重視相關(guān)檔案管理工作。以往醫(yī)院檔案管理工作存在諸多不足，如檔案信息連續(xù)性、完整性無(wú)法得到較好的保證，以及管理人員意識(shí)不夠、工作制度不健全等。時(shí)代在不斷進(jìn)步，醫(yī)院管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，共同發(fā)展。本文對(duì)以往醫(yī)院檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，總結(jié)、歸納已出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題，探討加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的新思路，分析其管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，以提高檔案的利用水平和安全性。

關(guān)鍵詞：綜合素質(zhì);管理理念;工作制度;醫(yī)院檔案管理;信息技術(shù)

醫(yī)院優(yōu)秀成果、日常工作、建設(shè)方案、發(fā)展歷程等內(nèi)容全部被記錄在醫(yī)院的檔案中，醫(yī)院能夠有序、規(guī)范開(kāi)展相關(guān)工作離不開(kāi)檔案管理工作的指導(dǎo)。但是，由于檔案管理工作缺少立竿見(jiàn)影的管理效果，且醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益無(wú)法直接從管理中獲得，導(dǎo)致部分管理人員對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視度較低，在醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展過(guò)程中，經(jīng)常忽視醫(yī)院檔案管理工作的重要性。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要一環(huán)，如果想要醫(yī)院醫(yī)療水平和管理水平得到有效提升，就需要讓醫(yī)院檔案管理更加合理化、科技化。

一、 醫(yī)院發(fā)展、管理中檔案管理的意義

1.提供科學(xué)決策依據(jù)，幫助醫(yī)護(hù)人員管理醫(yī)院檔案

在醫(yī)院管理工作方面，會(huì)出現(xiàn)諸多相關(guān)的檔案信息、內(nèi)容，在日常管理工作中，只有將產(chǎn)生的相關(guān)檔案信息、資料不斷傳承、累積，才能更好地促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展。在開(kāi)展新技術(shù)、新業(yè)務(wù)時(shí)，能夠推動(dòng)醫(yī)療質(zhì)量進(jìn)步的原始依據(jù)是醫(yī)院檔案，以往的檔案信息、資料能夠提供一定的科學(xué)依據(jù)。臨床出現(xiàn)的疑難病、多發(fā)病、常見(jiàn)病等，能夠通過(guò)醫(yī)院檔案資料進(jìn)行綜合研究，使醫(yī)療技術(shù)可以不斷提升，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研成果與技術(shù)的發(fā)展。醫(yī)院檔案工作能夠使管理人員的能力和水平得到持續(xù)提高，使管理決策更加規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化，是醫(yī)院落實(shí)“以質(zhì)量為核心”的根本保證。

2.檔案管理能夠推動(dòng)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分，是無(wú)形資產(chǎn)的一種，可起到精神推動(dòng)的作用。在整個(gè)醫(yī)院的諸多實(shí)踐活動(dòng)中，如科研、臨床、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)，將醫(yī)院檔案貫穿其中，完整記錄相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容、成果，能夠提供極大的前進(jìn)動(dòng)力，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。在醫(yī)院管理實(shí)踐中，如果能夠應(yīng)用到科研潛力和智力資源，將會(huì)得到極大助力，而醫(yī)院檔案資料中就蘊(yùn)藏著這些助力。合理利用醫(yī)院檔案資料，能夠使醫(yī)護(hù)人員在工作中更好地發(fā)揮自身的創(chuàng)造性、主動(dòng)性，全面調(diào)動(dòng)醫(yī)護(hù)人員的工作積極性，更好的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理醫(yī)院，促進(jìn)醫(yī)學(xué)知識(shí)的創(chuàng)新。

3.醫(yī)院管理工作的信息來(lái)源是醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案永恒記錄了疾病的瞬間，將往復(fù)不斷的現(xiàn)象和過(guò)程也真實(shí)進(jìn)行了記錄，提供了可靠的醫(yī)療數(shù)據(jù)，幫助準(zhǔn)確尋找疾病的內(nèi)在規(guī)律，幫助醫(yī)護(hù)人員更好地研究疾病本質(zhì)。醫(yī)院檔案的真實(shí)記錄，能夠促進(jìn)醫(yī)護(hù)人員積極創(chuàng)新，把握當(dāng)下的各種疾病、醫(yī)療技術(shù)，對(duì)過(guò)去已經(jīng)發(fā)生的、出現(xiàn)的可以回顧性全面了解。彩圖、影像、表格、數(shù)據(jù)、文字等檔案內(nèi)容，對(duì)科研、教學(xué)、醫(yī)療等信息起到真實(shí)反映，通過(guò)醫(yī)院檔案信息，有助于提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)水平，加快醫(yī)院的可持續(xù)及全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.開(kāi)發(fā)利用醫(yī)院檔案，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)

醫(yī)學(xué)技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提高的必要條件是醫(yī)院的檔案資料，醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史可以在醫(yī)院檔案資料中被真實(shí)反映。制定工作目標(biāo)和規(guī)劃長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，醫(yī)院檔案的資料與信息能夠給予醫(yī)院較大的保障和支持，為其提供更加詳細(xì)、真實(shí)的依據(jù)，幫助醫(yī)院長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展。對(duì)醫(yī)院檔案資源的有效、合理開(kāi)發(fā)利用，為患者服務(wù)、醫(yī)院管理、業(yè)務(wù)發(fā)展是檔案管理的主要目的。

二、醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題及不足

1.檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低

以往從事此項(xiàng)工作人員，往往對(duì)信息處理操作流程和新技術(shù)缺乏認(rèn)識(shí)，同時(shí)受限于理論水平和自身專業(yè)能力，在從事醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)實(shí)踐操作較差的問(wèn)題。由于操作體系和技術(shù)水平得不到有效滿足，相關(guān)專業(yè)化人才數(shù)量不足，在互聯(lián)網(wǎng)+視域下，無(wú)法良好的落實(shí)醫(yī)院檔案管理模式。

2.從事檔案管理的人員不足

檔案管理工作人員可以由醫(yī)技、護(hù)理、行政等人員轉(zhuǎn)行而來(lái)，多數(shù)人員并非是專業(yè)人員，存在較大的人員流動(dòng)性和文化水平差異。因?yàn)榧媛毠ぷ魅藛T不夠重視工作，對(duì)工作缺乏專業(yè)精神，也因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T數(shù)量相對(duì)不足，造成檔案管理工作難以創(chuàng)新，無(wú)法更好、更快速地發(fā)展。

3.存在比較滯后的檔案管理理念

由于存在落后的管理理念，檔案管理工作人員在進(jìn)行內(nèi)部檔案管理工作時(shí)，依然采用傳統(tǒng)方式和理念。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，滯后的管理理念無(wú)法良好的改善管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下檔案管理工作需要。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，電子信息庫(kù)和數(shù)據(jù)化處理的技術(shù)沒(méi)有應(yīng)用在實(shí)際工作中，只是更換數(shù)據(jù)存儲(chǔ)位置，在電腦中收錄檔案信息。傳統(tǒng)模式下，無(wú)法保障全面優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作，無(wú)法讓相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值。

4.未能明確醫(yī)院檔案歸檔范圍

醫(yī)院檔案應(yīng)該嚴(yán)格明確分類，按照兒、婦、外、內(nèi)等歸檔內(nèi)部檔案。醫(yī)院內(nèi)部檔案在進(jìn)行分類時(shí)，也應(yīng)明確對(duì)病種的分類，無(wú)論是在二乙醫(yī)院或是三甲醫(yī)院，或是各級(jí)各地醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)，都應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)管理。但是，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理不便于醫(yī)護(hù)人員的利用、查閱，相對(duì)比較分散，存在檔案病種分類不明確問(wèn)題。

5.不健全的檔案管理工作制度

在工作管理制度方面，臨床科室具有較多、較明確的制度。在實(shí)際管理工作中，檔案室卻只有較少的工作制度，存在很多疏漏和問(wèn)題，未能得到較大的重視，因此需要不斷完善檔案室的相關(guān)工作制度，隨時(shí)改進(jìn)和提高，以適應(yīng)越來(lái)越科技化的醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)。

6.欠缺對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)力度和重視程度

在檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理工作人員在思想意識(shí)方面重視不足，未能將醫(yī)院的各方面管理與醫(yī)院檔案相關(guān)聯(lián)，沒(méi)有考慮到對(duì)科研工作、對(duì)醫(yī)院醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)傳承、對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的重要性，僅僅只是將醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益放在首位。醫(yī)院檔案管理工作者忽略了檔案管理工作內(nèi)容，對(duì)工作的投入精力較少，工作時(shí)一直保持傳統(tǒng)舊思路工作，沒(méi)有跟隨時(shí)代的步伐，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，工作意識(shí)過(guò)分傳統(tǒng)守舊，未能將檔案利用率充分發(fā)揮。

7.信息化設(shè)備配置應(yīng)用不足

隨著科技的不斷進(jìn)步，逐漸有較高的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備資源應(yīng)用于醫(yī)院內(nèi)，高配置的電子產(chǎn)品極大滿足了患者和醫(yī)護(hù)人員的諸多需要，也更好地滿足了醫(yī)患的要求?？墒?，大部分的醫(yī)院關(guān)注度都是在醫(yī)療業(yè)務(wù)，相對(duì)會(huì)存在忽視醫(yī)院檔案管理工作的情況，這就導(dǎo)致傳統(tǒng)管理模式下，醫(yī)院信息檔案提取滯后、分析合理性不足、存儲(chǔ)功能欠缺、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置不足等問(wèn)題較為明顯，已無(wú)法良好順應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展，難以有效提升檔案管控工作和管理人員的工作效率，嚴(yán)重制約醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理工作的對(duì)策

1.提高工作人員素質(zhì)

提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育，促使員工更好地了解在業(yè)務(wù)范圍和工作性質(zhì)，通過(guò)提高自身能力，深入了解科室對(duì)檔案的要求，才能在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)高效完成工作。

2.健全檔案管理制度

在實(shí)際工作中，增加規(guī)章制度建設(shè)和匯總檔案制度，調(diào)整補(bǔ)充缺失部分制度，提高制度的可操作性。工作制度的要求應(yīng)盡可能適合本單位檔案工作，根據(jù)實(shí)際情況建立一套合適的檔案管理制度，嚴(yán)格遵循相關(guān)制度要求，對(duì)工作人員提出硬性要求，在借閱、參考檔案等時(shí)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)、疏漏。同時(shí)，不定時(shí)進(jìn)行全面檢查醫(yī)院檔案，確保醫(yī)院檔案的及時(shí)性、完整性、真實(shí)性。

3.集中分類管理

設(shè)立單獨(dú)的特殊科室，統(tǒng)一、集中管理醫(yī)院檔案，建立完整的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。在進(jìn)行分類過(guò)程中，擺放資料時(shí)需按病種不同、病區(qū)不同區(qū)分對(duì)待，擺放的最終目的是能夠快速、準(zhǔn)確搜集、查詢相關(guān)資料，確保工作過(guò)程中能夠?qū)n案價(jià)值充分發(fā)揮。

四、醫(yī)院檔案管理發(fā)展必然趨勢(shì)

1.檔案數(shù)字化管理

紙質(zhì)版存檔是以往醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案資料保管方法，在提取檔案信息時(shí)，往往需要耗費(fèi)較大的人力、時(shí)間，而醫(yī)院進(jìn)行日常管理的有效手段是數(shù)字化管理，這就要求在醫(yī)院檔案管理中以數(shù)字化管理為基礎(chǔ)，通過(guò)文檔形式存儲(chǔ)、展示檔案內(nèi)容，利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，從而使利用、提取檔案資料時(shí)更加快速、便捷。全面結(jié)合檔案安全保障體系建設(shè)、資源體系建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)醫(yī)院檔案的軟件、平臺(tái)、信息服務(wù)進(jìn)行整合，創(chuàng)造更利于服務(wù)的醫(yī)院檔案管理體系。

2.檔案信息化管理

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用同時(shí)，也得到更加充分的發(fā)展，提高效率逐漸成為時(shí)代的新要求，提升醫(yī)院檔案管理效率成為現(xiàn)階段醫(yī)院的重點(diǎn)需求。以往各個(gè)科室內(nèi)保存著本科室相關(guān)的醫(yī)院檔案資料，不利于查閱非本科室的檔案資料，而信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠在計(jì)算機(jī)上建立不同科室的檔案信息，使得檔案的利用率、檔案工作效率得到極大提高。分類標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，技術(shù)編碼標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)大大推動(dòng)了檔案信息化進(jìn)程，能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，進(jìn)一步系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案資源庫(kù)的建立能夠發(fā)揮其綜合利用價(jià)值，便于第一時(shí)間處理檔案信息，方便相關(guān)人員取用分析，且相較于紙質(zhì)保存，計(jì)算機(jī)能夠保存更多的檔案資料和信息，使檔案工作的效益最大化。

3.檔案的精細(xì)化管理

精細(xì)化管理的重要部分是對(duì)醫(yī)院的空間資源、物、財(cái)、人的管理，這些部分的資源利用、分析、儲(chǔ)存、整合、收集等，醫(yī)院檔案均有所涉及。隨著信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理向精細(xì)化管理模式轉(zhuǎn)變，只有符合現(xiàn)階段的需求，才能更好地體現(xiàn)檔案管理的核心價(jià)值。醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的狀況以信息的形式被記錄在檔案中，分析和提取此項(xiàng)信息資源，有利于醫(yī)院精細(xì)化運(yùn)營(yíng)管理的提升。

比如，維護(hù)醫(yī)院工程設(shè)備時(shí)，對(duì)現(xiàn)有維護(hù)項(xiàng)目、費(fèi)用與歷史信息相對(duì)比，就需要提取相關(guān)檔案資源，只有合理利用檔案資源信息，才能更好地保障醫(yī)院工作的經(jīng)濟(jì)性和準(zhǔn)確性。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展、改革中有著極高的價(jià)值，為了適應(yīng)社會(huì)的要求，檔案管理工作需要不斷發(fā)展，努力創(chuàng)新，積極探索。提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，完善相關(guān)管理制度，加大重視檔案管理工作，在醫(yī)院精細(xì)化檔案管理工作的要求下，充分利用醫(yī)院檔案信息，以精細(xì)化為目標(biāo)，以信息化為手段，以數(shù)字化為基礎(chǔ)，向大數(shù)據(jù)信息技術(shù)手段發(fā)展，向共享、便捷、規(guī)范、系統(tǒng)的方向大力發(fā)展，是當(dāng)下醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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（作者單位：昌樂(lè)縣人民醫(yī)院）

基金項(xiàng)目：昌樂(lè)縣人民醫(yī)院滿意度調(diào)查研究。項(xiàng)目編號(hào)：X19RWZC03。

作者簡(jiǎn)介：齊國(guó)強(qiáng)（1972—），男，漢族，山東昌樂(lè)人，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理和干部人事檔案管理方面的研究。