郭沙沙

關(guān)鍵詞 高校 科研管理 信息系統(tǒng)

1引言

隨著信息技術(shù)向管理工作全面滲透，高?？蒲泄芾響?yīng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新改革，以開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)科研工作全方位和動(dòng)態(tài)管理，確?？蒲惺聵I(yè)向規(guī)范化方向發(fā)展。這有助于科研出成果和向成果轉(zhuǎn)化，從而為高校科研水平不斷提升提供支持和保障[1] 。

2開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)科研管理信息系統(tǒng)的重要性

近年來(lái)，高校十分重視科研，并加大了投入力度。隨著科研項(xiàng)目越來(lái)越多、涉及范圍越來(lái)越廣，科研管理變得尤為重要。有效管理不僅能確保科研全過(guò)程規(guī)范化，也可以杜絕科研亂象。在信息技術(shù)與管理工作結(jié)合之前，高?？蒲泄芾碇饕扇藖?lái)管理，因此項(xiàng)目申報(bào)、資金使用、成果鑒定、科技服務(wù)等難免出現(xiàn)失誤和管理不周等問(wèn)題，從而影響高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展。

應(yīng)用科研管理信息系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)科研過(guò)程的動(dòng)態(tài)化和全方位管理。除了要對(duì)科研成本、項(xiàng)目立項(xiàng)、科研過(guò)程、科研成果等部分進(jìn)行管理，還要做好科研評(píng)價(jià)管理、科研交流管理以及科研成果轉(zhuǎn)化管理。另外，通過(guò)相關(guān)軟件對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，可發(fā)現(xiàn)科研活動(dòng)的優(yōu)勢(shì)以及存在的問(wèn)題，為改進(jìn)管理方案提供科學(xué)依據(jù)。

3科研管理信息系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì)

3.1系統(tǒng)設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)要從整體出發(fā)，依據(jù)實(shí)際管理需要做好規(guī)劃和框架的搭建。本系統(tǒng)采用基于Java 語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的瀏覽器和服務(wù)器（ Browser/Server，B/ S）形式的三層架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)為MySQL，應(yīng)用服務(wù)器為T(mén)omcat 8.0，操作系統(tǒng)為Windows 10 系統(tǒng)。除此之外，科研管理信息系統(tǒng)還要具備兼容性以及與其他基礎(chǔ)信息平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接的數(shù)據(jù)接口，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，如與教務(wù)平臺(tái)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等進(jìn)行信息分享和數(shù)據(jù)交換，從而更好地促進(jìn)各項(xiàng)工作協(xié)同管理。此外，信息系統(tǒng)要服務(wù)于高校各項(xiàng)科研管理工作，同時(shí)要依據(jù)管理需求、結(jié)合科研工作中的各項(xiàng)事務(wù)建立管理模塊，如科研人員管理模塊、科研項(xiàng)目管理模塊、科研成果管理模塊、科研經(jīng)費(fèi)管理模塊等。

3.2結(jié)構(gòu)框架設(shè)計(jì)

高?？蒲泄芾碓诶眯畔⑾到y(tǒng)時(shí)還要做好科研考核評(píng)價(jià)管理和重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室管理。在科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，框架結(jié)構(gòu)一般采用B/ S 形式，該框架結(jié)構(gòu)便于采集信息、簡(jiǎn)化流程以及逐級(jí)分?jǐn)偅瑥亩欣诠芾砜蒲邢嚓P(guān)業(yè)務(wù)并得良好的管理成果。

3.3數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

做好高校科研管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)可以保證數(shù)據(jù)的安全性且滿(mǎn)足項(xiàng)目管理相關(guān)需求，同時(shí)還有利于數(shù)據(jù)調(diào)整和變更以及提升系統(tǒng)管理能力?？蒲行畔⑾到y(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)表包括用戶(hù)表、項(xiàng)目表、等待評(píng)審表、成果表、用戶(hù)表、院系表等。

3.4功能模塊設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)應(yīng)圍繞項(xiàng)目管理、依據(jù)項(xiàng)目涵蓋的各項(xiàng)內(nèi)容（如項(xiàng)目申報(bào)、可行性分析、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目研究過(guò)程、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、參與人員、項(xiàng)目成果、成果應(yīng)用等），進(jìn)行全面有效的管理。

在設(shè)計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立共享平臺(tái)，促進(jìn)科研管理信息系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的信息交換與共享。另外，在科研管理中要建立科研機(jī)構(gòu)庫(kù)、科研人員庫(kù)、專(zhuān)家?guī)斓取？蒲泄芾淼闹饕δ苣K包含四個(gè)方面的內(nèi)容：科研經(jīng)費(fèi)管理、科研項(xiàng)目管理、科研成果管理和科研系統(tǒng)管理（圖1）。

科研經(jīng)費(fèi)管理主要涉及經(jīng)費(fèi)撥款管理、經(jīng)費(fèi)到賬管理、經(jīng)費(fèi)查詢(xún)、經(jīng)費(fèi)使用管理等;項(xiàng)目管理包含申報(bào)、進(jìn)展、變更、結(jié)題管理等，同時(shí)還要提供綜合查詢(xún)服務(wù);成果管理涉及驗(yàn)收和鑒定管理功能;科研成果管理包括論文、教材、獲獎(jiǎng)、專(zhuān)利等成果信息的增加、刪除、修改、查詢(xún)功能[2] ;系統(tǒng)管理涉及管理系統(tǒng)的用戶(hù)、部門(mén)以及角色管理等功能。同時(shí)，科研管理信息系統(tǒng)可以提供綜合查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)上報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等服務(wù)，以供高校領(lǐng)導(dǎo)、院系領(lǐng)導(dǎo)、科研管理人員查詢(xún)和管理信息。

4科研管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

4.1科研經(jīng)費(fèi)管理模塊

在科研管理中應(yīng)推動(dòng)科研經(jīng)費(fèi)管理與財(cái)務(wù)管理一體化發(fā)展。此前，科研項(xiàng)目在推進(jìn)的過(guò)程中與財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理相互獨(dú)立，沒(méi)有及時(shí)交換和分享信息，不利于科研經(jīng)費(fèi)管理?；诖耍瑢?duì)于科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施必須強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)管理。

重新建構(gòu)經(jīng)費(fèi)管理框架，將其與項(xiàng)目管理建立聯(lián)系實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)費(fèi)的全過(guò)程和動(dòng)態(tài)化管理。高校要針對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理召開(kāi)研討會(huì)，研究和制定科研經(jīng)費(fèi)管理措施，并針對(duì)該部分資金管理設(shè)立獨(dú)立的部門(mén)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。同時(shí)，要完善和規(guī)范經(jīng)費(fèi)管理流程，對(duì)預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)到賬、經(jīng)費(fèi)使用、經(jīng)費(fèi)核算等部分進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的審核工作，以防止在使用科研經(jīng)費(fèi)的過(guò)程中出現(xiàn)違反規(guī)定和貪污經(jīng)費(fèi)的情況。利用科研信息管理進(jìn)行經(jīng)費(fèi)管理必須包含上述管理內(nèi)容，從而重新架構(gòu)經(jīng)費(fèi)管理體系和優(yōu)化經(jīng)費(fèi)管理流程。高校在科研經(jīng)費(fèi)管理中必須建立數(shù)據(jù)交換通道使財(cái)務(wù)系統(tǒng)和科研系統(tǒng)相互影響，為科研經(jīng)費(fèi)管理提供依據(jù)，提升財(cái)務(wù)管理成效。

在經(jīng)費(fèi)管理中必須抓好預(yù)算管理，科研人員在信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息時(shí)通常涉及預(yù)算管理。信息管理系統(tǒng)借助數(shù)據(jù)交換平臺(tái)將項(xiàng)目預(yù)算等相關(guān)內(nèi)容傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，以此提高業(yè)務(wù)協(xié)同管理能力，有助于提高經(jīng)費(fèi)管理成效。在科研管理中，經(jīng)費(fèi)管理尤為重要。其中，除了要做好預(yù)算管理、撥款管理、到賬管理等工作，還要做好經(jīng)費(fèi)分配、經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)、預(yù)算執(zhí)行管理等工作。

經(jīng)費(fèi)管理具有一定的復(fù)雜性，除了要與財(cái)務(wù)信息交換數(shù)據(jù)信息外，還要規(guī)范管理流程。首先，科研院或者是各個(gè)學(xué)院根據(jù)科研項(xiàng)目類(lèi)型，依據(jù)項(xiàng)目順利推進(jìn)需求，并在權(quán)衡比重的情況下合理分配經(jīng)費(fèi)。其次，財(cái)務(wù)系統(tǒng)要及時(shí)通過(guò)信息交換平臺(tái)，將科研經(jīng)費(fèi)到賬的實(shí)際狀況實(shí)時(shí)傳輸?shù)娇蒲泄芾硐到y(tǒng)中?？蒲泄芾砣藛T登錄系統(tǒng)就能通過(guò)同步信息領(lǐng)取經(jīng)費(fèi)，并能查詢(xún)和經(jīng)費(fèi)相關(guān)的信息;在學(xué)院經(jīng)費(fèi)管理中，通過(guò)信息管理系統(tǒng)即可查看和審核經(jīng)費(fèi)領(lǐng)取情況，并對(duì)全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督，從而保證經(jīng)費(fèi)管理信息的真實(shí)性;科研項(xiàng)目組在認(rèn)領(lǐng)后合理分配資金，并制定分配表，將其共享到財(cái)務(wù)系統(tǒng)。最后，科研管理系統(tǒng)要對(duì)經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)賬、減免費(fèi)用等進(jìn)行在線(xiàn)監(jiān)督和審核等，并且就預(yù)算執(zhí)行情況展開(kāi)動(dòng)態(tài)監(jiān)督。當(dāng)發(fā)現(xiàn)實(shí)際經(jīng)費(fèi)消耗與預(yù)算不同，應(yīng)當(dāng)調(diào)整和糾偏，以控制經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)，從而確?？蒲薪?jīng)費(fèi)最大化利用。

4.2科研項(xiàng)目管理模塊

科研項(xiàng)目管理包含橫向項(xiàng)目、縱向項(xiàng)目、校級(jí)項(xiàng)目管理等。橫向項(xiàng)目是指高校和企業(yè)在科研上進(jìn)行合作，共同設(shè)立需要完成的項(xiàng)目[3] 。利用信息管理系統(tǒng)可以做好立項(xiàng)信息錄入、合作計(jì)劃管理、變更管理、結(jié)題管理、成果運(yùn)用管理等?？v向項(xiàng)目以國(guó)家項(xiàng)目以及省市資金支持項(xiàng)目為主。在縱向項(xiàng)目管理中需要做好申請(qǐng)和匯報(bào)工作，對(duì)象為相關(guān)部門(mén)。為了簡(jiǎn)化流程，必須在科研管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行申報(bào)。在縱向項(xiàng)目申請(qǐng)通過(guò)以后，需在信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，并做好立項(xiàng)登記，此時(shí)系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目展開(kāi)管理。縱向項(xiàng)目申報(bào)涉及科研管理人員、院系、科研人員，科研管理人員負(fù)責(zé)申報(bào)批次管理、項(xiàng)目申報(bào)審核、申報(bào)結(jié)果登記管理等以及通知科研人員打印、蓋章等。院系要進(jìn)行申報(bào)審核，科研人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目申報(bào)。

校級(jí)項(xiàng)目一定要通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行申報(bào)，一般依照申報(bào)書(shū)采取在線(xiàn)申報(bào)法，同時(shí)還要借助相關(guān)控件進(jìn)行自動(dòng)配置，以減少信息錄入量。在校級(jí)項(xiàng)目管理中，可利用信息系統(tǒng)搜集相關(guān)項(xiàng)目信息和資料，然后運(yùn)用專(zhuān)家模塊對(duì)項(xiàng)目申報(bào)書(shū)進(jìn)行評(píng)審。經(jīng)過(guò)評(píng)估后即可批準(zhǔn)項(xiàng)目，科研管理部門(mén)則要進(jìn)行立項(xiàng)登記?？蒲许?xiàng)目立項(xiàng)流程圖如圖2 所示。此外，無(wú)論是橫向項(xiàng)目還是縱向項(xiàng)目、校級(jí)項(xiàng)目管理，都要利用經(jīng)費(fèi)管理功能模塊。

4.3科研成果管理模塊

科研成果管理包含論文和著作管理、專(zhuān)利管理、獲獎(jiǎng)管理、科技管理等。有效運(yùn)用科研管理信息系統(tǒng)建立期刊庫(kù)，并將所有論文和著作集中到期刊庫(kù)，既有利于相關(guān)信息的查詢(xún)，又可以使高校論文評(píng)估更為全面。在科研管理中，專(zhuān)利管理十分重要，為此可引入一些專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)利管理軟件。該類(lèi)軟件的功能十分強(qiáng)大———能夠在管理中直接導(dǎo)入EXCEL 數(shù)據(jù)，并將相關(guān)信息匯總至系統(tǒng)，如單位、姓名等。依靠相關(guān)信息直接匹配校內(nèi)人員，專(zhuān)利管理就更為方便、快捷。專(zhuān)利管理分為國(guó)外、國(guó)內(nèi)領(lǐng)域，同時(shí)包含PCT 專(zhuān)利，對(duì)此開(kāi)發(fā)不同的管理功能和管理模塊可以提高專(zhuān)利管理的針對(duì)性。

除了上述管理內(nèi)容，在科研管理中利用信息系統(tǒng)可對(duì)科研基地、科研重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等進(jìn)行較好管理，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)權(quán)限管理。系統(tǒng)權(quán)限管理包含數(shù)據(jù)管理權(quán)限、菜單管理權(quán)限和項(xiàng)目管理權(quán)限，其不但能確?？蒲泄芾淼陌踩裕€能滿(mǎn)足各類(lèi)權(quán)限管理要求。利用信息管理系統(tǒng)能夠?qū)蒲许?xiàng)目、科研成果等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過(guò)查詢(xún)模塊則可以快速獲取相關(guān)信息，從而提升科研管理成效[4] 。

5結(jié)語(yǔ)

有效運(yùn)用科研管理信息系統(tǒng)有利于資源整合和提升組織協(xié)調(diào)能力，從而實(shí)現(xiàn)提高科研管理效率和控制科研成本的目標(biāo)。故而，高校要抓好科研管理，加快信息系統(tǒng)建設(shè)步伐，設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)適應(yīng)性強(qiáng)和實(shí)用性強(qiáng)的信息管理系統(tǒng)，以推進(jìn)科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、全面化、精細(xì)化、自動(dòng)化發(fā)展。