袁爽

摘 要：文章針對(duì)技校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的現(xiàn)狀，從新時(shí)期技校檔案管理人員具體的職業(yè)素養(yǎng)教育與培養(yǎng)方法進(jìn)行了探討，認(rèn)為加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，能夠提升技校的檔案管理水平，使檔案資源合理、有效地為學(xué)校和社會(huì)提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：技校;檔案管理人員;職業(yè)素養(yǎng)

隨著改革開放的深入，學(xué)校檔案管理已成為學(xué)校建設(shè)、管理工作中的核心內(nèi)容。從事檔案管理工作的職工是否具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，決定了檔案工作能否正常實(shí)施。

對(duì)此，怎樣提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，強(qiáng)化學(xué)校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，成為當(dāng)前的研究重點(diǎn)?，F(xiàn)結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，就以下問題展開簡要論述。

一、技校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的現(xiàn)狀

1.專業(yè)人員少

技校的檔案是學(xué)校在從事管理、科研、教學(xué)等活動(dòng)中形成的歷史性記錄，也是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。檔案編研的任務(wù)是加工、處理檔案資料，借助編研的形式深入開發(fā)和挖掘檔案價(jià)值，這也是新時(shí)代對(duì)檔案工作的新要求。目前，技校檔案管理隊(duì)伍普遍存在專業(yè)人員少、編研能力低等問題，表現(xiàn)為：（1）本科檔案專業(yè)人員少，具備博士、碩士學(xué)位的人才更少;（2）不了解檔案編研的要求和特征;（3）受檔案資料、傳統(tǒng)理念等因素限制，導(dǎo)致所編研的材料含金量低等。

2.不重視檔案管理工作

對(duì)于檔案管理工作而言，很多技校并未給予足夠的重視，普遍認(rèn)為該工作無法給學(xué)校帶來直接效益，科研、教學(xué)才是主要任務(wù)。此種情況下，檔案管理工作得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，導(dǎo)致其無法順利推進(jìn)，甚至影響檔案管理工作的效率。

3.檔案責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，法律意識(shí)淡薄

由于技校發(fā)展局限，加之經(jīng)費(fèi)不足，部分技校的檔案管理人員多由其他職工兼職，自然也就缺乏責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德。多數(shù)情況下，他們被臨時(shí)分配到檔案管理崗位，本來就不情愿，認(rèn)為檔案管理并不是自己的本職工作，只要做好本職工作即可，甚至個(gè)別職工將檔案管理丟到一旁，在年底檢驗(yàn)時(shí)突擊應(yīng)付。由此可見，當(dāng)前不少的檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，職業(yè)道德素養(yǎng)缺失。

受檔案管理工作性質(zhì)的影響，從事該職業(yè)的工作者應(yīng)具備強(qiáng)烈的法律意識(shí)，嚴(yán)格按檔案法的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)和使用。目前，技校現(xiàn)有檔案管理人員的思想覺悟、理論水平普遍不高，檔案信息鑒別能力有限，法制觀念不強(qiáng)，這些因素均影響著檔案工作的開展，妨礙著檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

4.相關(guān)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

據(jù)調(diào)查，我國不少技校的檔案管理人員并不是專業(yè)人才，不具備專業(yè)的檔案知識(shí)，也不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。對(duì)于檔案管理的方法、政策等一知半解，對(duì)于檔案管理信息化、校園信息化等技術(shù)望而生畏。由于檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，因此在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)容易出現(xiàn)問題，如檔案信息收集不全、不會(huì)用計(jì)算機(jī)、檔案分類不明等，這些現(xiàn)象均不利于檔案工作的開展。

5.管理觀念落后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

首先，由于技校不重視檔案管理工作，檔案管理人員通常被認(rèn)為是學(xué)校的后勤人員，對(duì)于檔案管理設(shè)施的采購和建設(shè)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也沒有給予足夠的資金支持，缺乏先進(jìn)設(shè)備和其他支撐，從某種程度上妨礙著檔案資料收集、整理等工作的開展。其次，檔案人員極少有外出學(xué)習(xí)、交流的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致檔案管理無法緊跟時(shí)代潮流，降低服務(wù)效率。最后，檔案管理技術(shù)、設(shè)備落后，多數(shù)技校仍使用人工操作、手工檢索等方式。

6.缺乏激勵(lì)和培養(yǎng)機(jī)制，檔案管理人員頻繁流動(dòng)

技校建校時(shí)間短，檔案管理處于發(fā)展期，伴隨著技校的不斷發(fā)展及學(xué)生的增加，對(duì)于檔案人才的需求度也隨之提升。然而就現(xiàn)實(shí)而言，技校現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員少，基層人員都是其他崗位轉(zhuǎn)來的，身兼數(shù)職，無法專心學(xué)習(xí)檔案管理方面的知識(shí)。檔案管理人員待遇低，發(fā)展空間有限，福利和專業(yè)貢獻(xiàn)也未掛鉤，無法發(fā)揮激勵(lì)作用，由此造成檔案人員頻繁流動(dòng)、管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性不足等后果。

二、新時(shí)期技校檔案管理人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

1.道德素養(yǎng)

和其他工作相比，檔案管理工作比較沉悶，工作人員長期面對(duì)無生機(jī)的資料，容易出現(xiàn)懈怠的情緒，失去工作熱情。對(duì)此，管理人員必須具備良好的道德素養(yǎng)。一是管理人員要具有樂于奉獻(xiàn)和敬業(yè)的精神，不為利益左右，盡職做好自身工作;二是實(shí)事求是，用負(fù)責(zé)的服務(wù)態(tài)度，保證檔案資源的安全性、真實(shí)性，不能篡改歷史事實(shí);三是管理人員要有較高的責(zé)任心，熱情的工作態(tài)度。在日常服務(wù)上要耐心、主動(dòng)，在服務(wù)語言上要謙遜、和氣，在服務(wù)方式上要將坐等服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。

2.業(yè)務(wù)素養(yǎng)

要想保證檔案管理工作規(guī)范、高效開展，不僅需要檔案管理人員政治覺悟高，還要具備各方面的知識(shí)和業(yè)務(wù)水平。一是檔案專業(yè)知識(shí)，檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性比較強(qiáng)的工作，一位合格的檔案管理人員，需要花費(fèi)很大的力氣鉆研、理解檔案專業(yè)知識(shí)，如《科技檔案管理學(xué)》《檔案保護(hù)學(xué)》等。同時(shí)，還要掌握檔案管理工作的各個(gè)程序和環(huán)節(jié)，熟悉工作重點(diǎn);二是要具備扎實(shí)的實(shí)踐能力，靈活運(yùn)用檔案管理的相關(guān)制度和專業(yè)知識(shí)，確保工作保質(zhì)保量地完成;三是學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技術(shù)。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理工作的現(xiàn)有局面得以改變。為提高工作效率，各大學(xué)校開始引入先進(jìn)技術(shù)，無論是檔案信息的收集、處理，還是保存和提取，都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，極大減輕了檔案管理人員的工作壓力和工作量。因此，為適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理需求，檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)和知識(shí)，實(shí)現(xiàn)自我升值。

3.政治素養(yǎng)

相比其他工作，檔案管理工作有著極強(qiáng)的政治性，需要從事人員政治素養(yǎng)良好。從本質(zhì)上看，檔案工作的任務(wù)是對(duì)學(xué)校的各種文件進(jìn)行處理，因此他們必須具備較強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任感和較高的思想覺悟。

一是確保政治方向堅(jiān)定，堅(jiān)持四項(xiàng)原則，熱愛檔案工作，全身心為人民服務(wù)。

二是少說多干，嚴(yán)格保守國家、黨的機(jī)密，關(guān)心黨和國家的系列問題。

三是學(xué)習(xí)政治理論，提高思辨能力和政治覺悟。

四是時(shí)刻聯(lián)系群眾，言行一致。

五是借助辯證唯物主義的方法和觀點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)、規(guī)律進(jìn)行分析和研究，將理論學(xué)習(xí)、檔案管理工作結(jié)合在一起，有效解決工作中的問題，這是檔案管理人員的必備素質(zhì)。

4.嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)和法律意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)煩瑣、細(xì)致的工作，需要工作人員始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)。日常工作中，應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真地整理檔案，無論是分類立卷，還是匯編注釋等工作，都要精準(zhǔn)無誤。同時(shí)，檔案管理人員還要具備法律意識(shí)。新時(shí)期，檔案管理工作從原本依賴行政手段，轉(zhuǎn)變?yōu)橐婪ㄖ螜n，因此檔案管理人員應(yīng)具備法律意識(shí)，努力學(xué)習(xí)相關(guān)制度和法律知識(shí)。

三、新時(shí)期技校檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)教育與培養(yǎng)的方法

1.加強(qiáng)專業(yè)人才的引入和培養(yǎng)

新時(shí)期，檔案管理人員既要做好本職工作，也要重視自身工作能力、職業(yè)素養(yǎng)的提升，組建一批專業(yè)、復(fù)合型的檔案管理團(tuán)隊(duì)。一是技校領(lǐng)導(dǎo)順應(yīng)時(shí)代潮流，轉(zhuǎn)變工作理念，將檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)納入學(xué)校的戰(zhàn)略規(guī)劃中;二是對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)多媒體技術(shù)，學(xué)習(xí)電子檔案的接收、保管等知識(shí);三是引入研發(fā)型人才和信息技術(shù)型人才，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平。

2.加大重視，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

一是加大對(duì)檔案管理工作的重視，落實(shí)工作職責(zé)。作為檔案管理人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性，及時(shí)學(xué)習(xí)法律政策，提高檔案意識(shí)，盡量為檔案管理工作的開展創(chuàng)設(shè)優(yōu)良的環(huán)境。因此，在開展檔案管理工作前，需要工作人員明確自身職責(zé)，不斷完善和優(yōu)化檔案管理規(guī)范，加大監(jiān)管力度，為檔案管理工作的順利開展提供支持;二是提高服務(wù)意識(shí)和水平。工作過程中，管理人員應(yīng)樹立“主動(dòng)服務(wù)”的意識(shí)，轉(zhuǎn)變以往重視檔案管理、輕視檔案使用的觀念，使檔案管理不只是文件資料的整理與歸類。還要結(jié)合學(xué)校的檔案管理規(guī)定，借助先進(jìn)技術(shù)、優(yōu)良設(shè)備對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，如收集電子文檔、對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行編排等。此外，還要對(duì)檢索檔案資料的工具進(jìn)行研發(fā)和探索，為該工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供服務(wù)和保障。

3.加強(qiáng)思政教育和職業(yè)道德教育

一是加強(qiáng)檔案管理人員的思政教育，貫徹落實(shí)依法治黨的準(zhǔn)則。培養(yǎng)工作人員的管理意識(shí)，加深他們對(duì)自身工作的認(rèn)知，提高工作積極性和服務(wù)意識(shí)，自覺收集有價(jià)值的信息，并對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，切實(shí)體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值;二是加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，具備愛崗敬業(yè)的思想，培養(yǎng)保密意識(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，定期考核工作結(jié)果，使管理人員忠于職守，具有樂于奉獻(xiàn)的精神和良好的職業(yè)道德。

4.加強(qiáng)專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)教育與培養(yǎng)，指導(dǎo)并督促他們學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，了解工作環(huán)節(jié)，樹立自覺服務(wù)的工作態(tài)度，這樣既能保障檔案資料的完整性和真實(shí)性，又能提升檔案資料的利用價(jià)值。

（1）學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。要求工作人員對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)、規(guī)范地學(xué)習(xí)，如學(xué)習(xí)《檔案學(xué)概論》，使其對(duì)檔案資料的管理步驟、內(nèi)容等心中有數(shù)，從而在檔案資料的收集、整理等環(huán)節(jié)，始終貫穿分析、判斷等科研活動(dòng)。

（2）學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的知識(shí)。檔案管理工作涉及內(nèi)容多，涉及學(xué)科廣，而且各學(xué)科又相互影響和滲透，除了要工作人員熟知專業(yè)知識(shí)外，還要了解相關(guān)學(xué)科的知識(shí)。一是工作人員要具備良好的表達(dá)能力，無論是語言方面，還是文字方面。了解學(xué)校歷史，資料的產(chǎn)生背景，方便對(duì)檔案資料的整理和使用;二是學(xué)習(xí)《情報(bào)學(xué)》《文獻(xiàn)檢索》等知識(shí)，并學(xué)習(xí)外語、法律等方面的知識(shí)，確保檔案管理人員既精通檔案管理的專業(yè)知識(shí)，又具備其他學(xué)科的知識(shí)。

（3）熟練掌握專業(yè)技能。一是通過各種形式，提高工作人員檔案管理技術(shù)的熟練度，如專家上門指導(dǎo)、到其他學(xué)校交流經(jīng)驗(yàn)等，提升其技能水平;二是培養(yǎng)工作人員的現(xiàn)代管理技能，如攝影技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、打印技術(shù)等，豐富檔案資料的保管方式，提升檔案工作的自動(dòng)化水平，繼而保證相關(guān)資料、文件的真實(shí)性，提高工作質(zhì)量。

5.培養(yǎng)創(chuàng)新能力

一直以來，人們對(duì)檔案管理人員的印象是“倉管員”，這不僅使得他們?nèi)狈ぷ鞣e極性、崗位晉升機(jī)會(huì)，還影響管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。想要徹底轉(zhuǎn)變檔案人員的傳統(tǒng)印象，必須具備創(chuàng)造性的思維及創(chuàng)新意識(shí)，盡最大可能提升檔案資料的價(jià)值，如此才能滿足工作需求、適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步。鑒于此，技校領(lǐng)導(dǎo)和管理層應(yīng)鼓勵(lì)工作人員對(duì)管理方式、形式進(jìn)行創(chuàng)新，定期舉辦交流、介紹會(huì)，對(duì)提出創(chuàng)新性建議的管理人員，應(yīng)給予精神、物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，在學(xué)校內(nèi)部營造良好的創(chuàng)新氛圍，使每位檔案管理人員做到與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，確保檔案管理工作順利開展。此外，若檔案管理人員具備創(chuàng)新能力，無論是檔案的閱讀，還是檔案的檢索、交流，都能挖出更多、更有效的方法和技巧，為檔案的管理和利用提供保障。應(yīng)注意，檔案管理人員具有實(shí)時(shí)更新、獲取檔案資料的能力，是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的要求。

6.加強(qiáng)績效管理，提高個(gè)人待遇

新時(shí)期，技校在開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)確保檔案管理人員具有較高的職業(yè)道德、個(gè)人修養(yǎng)，以便適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。一是做好管理人員的待遇工作，根據(jù)職稱、行政級(jí)別，基于有助于人事檔案管理的原則，根據(jù)工作要求制定并落實(shí)相關(guān)的福利待遇，保證從事檔案管理工作的人員待遇同于或好于同等職稱和級(jí)別的員工;二是加強(qiáng)管理人員的績效管理，激勵(lì)管理人員提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。實(shí)踐中，可以借助績效管理系統(tǒng)，對(duì)管理人員的工作數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行測(cè)評(píng)，對(duì)于工作表現(xiàn)好，業(yè)績高的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，反之則處罰，切實(shí)體現(xiàn)獎(jiǎng)勤罰懶，調(diào)動(dòng)管理人員的工作創(chuàng)造性;三是建立激勵(lì)機(jī)制、績效反饋機(jī)制等，激發(fā)工作熱情，提高對(duì)檔案管理工作的成就感、歸屬感，推動(dòng)檔案管理事業(yè)發(fā)展;四是做好檔案管理人員的未來規(guī)劃工作，通過提高待遇、改善工作環(huán)境、提供晉升機(jī)會(huì)等形式，防止管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，提高工作效率。

7.加強(qiáng)信息化建設(shè)力度

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，借助各種先進(jìn)的技術(shù)手段，提升檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化水平，既要在檔案管理工作中發(fā)揮出信息化的作用，更重要的是要學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，加大軟件、硬件的建設(shè)力度，將財(cái)務(wù)管理和自身工作的各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)合在一起，保證檔案資料歸檔的有效性、實(shí)時(shí)性。另外，重視財(cái)務(wù)信息的收集和整理，及時(shí)升級(jí)相關(guān)數(shù)據(jù)，提高檔案資料的利用率，充分發(fā)揮檔案管理的效用。因此，需要完善檔案管理系統(tǒng)的功能，加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育和培養(yǎng)，提升專業(yè)水平，提高信息化的建設(shè)效果。

四、結(jié)語

綜上所述，在技校檔案管理中重視管理人員職業(yè)素養(yǎng)的教育與培養(yǎng)，對(duì)提高其技能水平、綜合素養(yǎng)，促使檔案管理工作順利開展具有重要作用。因此，應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，可從加強(qiáng)專業(yè)人才的引入和培養(yǎng)、加強(qiáng)專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)等方面著手，進(jìn)而更好地為技校發(fā)展提供服務(wù)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

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（作者單位：山東交通技師學(xué)院）