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        高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)研究

        2022-05-30 15:54:14邰春蘭
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2022年19期
        關(guān)鍵詞:改進(jìn)對(duì)策現(xiàn)狀

        邰春蘭

        摘 要:高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理,不僅是高校提升辦學(xué)水平的重要手段,也是為保障國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展活力提供高素質(zhì)人才支撐的重點(diǎn)環(huán)節(jié),在高校人才培養(yǎng)持續(xù)發(fā)展中有著重要作用。學(xué)籍檔案是學(xué)生重要的檔案資料,在當(dāng)前信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)不斷發(fā)展背景下,進(jìn)一步拓寬高校學(xué)籍檔案管理的未來發(fā)展空間,為提升高校人才培養(yǎng)水平創(chuàng)造了更好的條件。對(duì)我國高校來說,在學(xué)生學(xué)籍檔案開展過程中,應(yīng)當(dāng)始終秉持創(chuàng)新理念,加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化建設(shè),為滿足國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)高素質(zhì)人才的需求貢獻(xiàn)寶貴力量?;诖?,本文首先闡述了我國高校目前開展學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀,并站在現(xiàn)代化視角,對(duì)改進(jìn)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理對(duì)策進(jìn)行探究。

        關(guān)鍵詞:高校管理;學(xué)籍檔案管理;現(xiàn)狀;改進(jìn)對(duì)策

        引言

        高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理,是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的詳細(xì)記錄,新時(shí)期高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理水平,對(duì)學(xué)生未來升學(xué)、就業(yè)會(huì)產(chǎn)生非常深刻的影響。因此對(duì)我國高校來說,應(yīng)當(dāng)高度重視學(xué)籍檔案管理水平的提升,加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的利用。需要注意的是,當(dāng)前高校學(xué)生學(xué)籍檔案相比于其他類型的檔案來說利用程度較高,因此在開展管理工作過程中需要投入更多時(shí)間和精力,有針對(duì)性對(duì)管理工作中存在的一些問題進(jìn)行分析,并在不斷解決問題的過程中積累豐富的經(jīng)驗(yàn),從而有效促進(jìn)學(xué)籍檔案管理水平提升。

        一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的特征

        1.工作任務(wù)繁重

        在國內(nèi)經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)提升的環(huán)境下,人們接受教育的程度也不斷提升,總體來說,我國教育事業(yè)近年來已經(jīng)取得矚目成就,高校學(xué)生的熟練呈現(xiàn)出逐年上漲趨勢(shì),尤其是高校擴(kuò)招以后,這一趨勢(shì)更加明顯。在這樣的情況下,無論是高校教學(xué)管理工作還是學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作均逐漸趨于復(fù)雜化,使得高校在開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作過程中,需要承擔(dān)更加繁重的工作任務(wù),學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的難度目前正在持續(xù)增長(zhǎng)。

        2.學(xué)籍信息真實(shí)準(zhǔn)確

        學(xué)籍檔案中的信息以學(xué)生基本信息為主,其中還涉及學(xué)生在校期間參加活動(dòng)、接受獎(jiǎng)懲等情況。通過查詢學(xué)籍檔案方式,可以了解到學(xué)生在校期間是否遵守學(xué)校規(guī)章制度,是對(duì)學(xué)生整體信息的詳細(xì)記錄。從客觀角度出發(fā),學(xué)籍檔案具有規(guī)范性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn),是對(duì)學(xué)生基本信息的真實(shí)記錄。

        3.學(xué)籍檔案維護(hù)日?;?/p>

        學(xué)籍檔案會(huì)對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行細(xì)致記錄,因此在時(shí)間不斷推移的過程中,及時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行更新非常重要,便于及時(shí)將學(xué)生的情況記錄在冊(cè)。一般情況下,學(xué)校會(huì)以學(xué)期、年度為單位,定期對(duì)學(xué)籍檔案內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充,在學(xué)生不斷成長(zhǎng)的過程中,學(xué)籍檔案也會(huì)隨之發(fā)生相應(yīng)變化。

        二、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的意義分析

        1.幫助學(xué)校設(shè)定人才培養(yǎng)計(jì)劃

        為了讓學(xué)生在讀期間有一個(gè)更好發(fā)展,在學(xué)生入學(xué)時(shí)高校一般都會(huì)設(shè)立詳細(xì)的培養(yǎng)計(jì)劃。部分高校會(huì)結(jié)合學(xué)生所在專業(yè)、成績(jī)與性格等特點(diǎn),在學(xué)籍檔案中采用計(jì)劃書、圖表等形式,逐步引導(dǎo)學(xué)生厘清發(fā)展思路。學(xué)生在校期間如果不了解需要完成的任務(wù)時(shí),輔導(dǎo)員就可以及時(shí)對(duì)學(xué)生進(jìn)行相應(yīng)指導(dǎo),保證學(xué)生能夠在學(xué)校制定的人才培養(yǎng)基礎(chǔ)框架下,逐步完善發(fā)展計(jì)劃,通過這種方式讓學(xué)生有一個(gè)明確發(fā)展目標(biāo),確保學(xué)生能夠更加靈活地對(duì)后續(xù)學(xué)習(xí)生活進(jìn)行安排,促使學(xué)生逐漸朝著正確方向發(fā)展。在這個(gè)過程中,學(xué)生需要盡早制定生活目標(biāo),了解在校期間必修的學(xué)分、需要掌握哪些知識(shí)和技能,主動(dòng)投入到日常學(xué)習(xí)當(dāng)中,通過這種方式讓學(xué)生的學(xué)籍檔案內(nèi)容變得更加充實(shí)。

        2.引導(dǎo)學(xué)生成長(zhǎng)

        在大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活中,第二、第三學(xué)年是學(xué)生學(xué)習(xí)知識(shí)的關(guān)鍵階段,學(xué)籍檔案將成為輔助學(xué)生學(xué)習(xí)的有效工具。學(xué)生隨時(shí)可以利用學(xué)籍檔案,對(duì)自己的個(gè)人發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整,同時(shí)還可以輔助學(xué)生制定短期計(jì)劃、目標(biāo),這樣學(xué)生學(xué)籍檔案就可以更好地發(fā)揮對(duì)學(xué)生的指導(dǎo)作用。為保障學(xué)生學(xué)籍檔案指導(dǎo)作用的發(fā)揮,高校在開展學(xué)籍檔案管理工作過程中,應(yīng)當(dāng)及時(shí)結(jié)合管理過程中獲取的反饋信息,有針對(duì)性彌補(bǔ)學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的漏洞,不斷修訂、完善管理細(xì)則,促使高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理趨于合理化、規(guī)范化。學(xué)生學(xué)籍檔案中的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確,需要完善記錄學(xué)生在校情況,包括學(xué)生獲獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、懲罰處分等,另一方,還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)學(xué)生道德、素質(zhì)的評(píng)價(jià),最大限度地做好公正、客觀。

        3.幫助學(xué)生彌補(bǔ)不足

        學(xué)籍檔案對(duì)臨近畢業(yè)學(xué)生來說是非常重要的資料,學(xué)生可以利用學(xué)籍檔案明確自身不足,從而有針對(duì)性地對(duì)短期發(fā)展計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。學(xué)生可以查閱學(xué)籍檔案,了解自己還需要修哪些學(xué)分,有效指導(dǎo)學(xué)生利用臨近畢業(yè)時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)修,幫助學(xué)生順利畢業(yè)、就業(yè)。高校還應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)學(xué)生實(shí)習(xí)檔案管理,通過真實(shí)記錄學(xué)生實(shí)踐期間表現(xiàn)情況,有效將學(xué)生的就業(yè)態(tài)度呈現(xiàn)出來,將其作為用人單位人才引進(jìn)的重要依據(jù),充分幫助學(xué)生解決就業(yè)問題。

        4.畢業(yè)后的信息使用

        我國近年來對(duì)社會(huì)信用的重視程度不斷提升,學(xué)生學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)的準(zhǔn)確記錄,學(xué)籍檔案可用于用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行考核的一項(xiàng)依據(jù),當(dāng)然也可以用于升學(xué)考核,比如公務(wù)員考試、研究生考試等。這就使得學(xué)生學(xué)籍檔案利用率高居不下,現(xiàn)階段對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的熱度不斷增長(zhǎng),也逐漸成為社會(huì)共同關(guān)注焦點(diǎn)。

        三、高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析

        學(xué)生學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)階段表現(xiàn)情況的信息載體,為確保學(xué)生學(xué)籍檔案記錄的信息準(zhǔn)確無誤,高校一般需要投入許多精力,切實(shí)做好學(xué)籍檔案管理工作。從目前情況來看,我國部分高校在開展學(xué)籍檔案管理工作,管理效果并沒有達(dá)到預(yù)期目標(biāo),在具體管理中仍然存在一些亟須處理的問題。

        1.學(xué)生學(xué)籍變更集中性不足

        我國許多高校都成立了專門部門、機(jī)構(gòu),專門從事檔案管理工作,其中就涉及學(xué)籍檔案管理。在對(duì)學(xué)生進(jìn)行資格審查合格、正式注冊(cè)學(xué)籍檔案開始,高校就需要細(xì)致地對(duì)學(xué)生各項(xiàng)信息進(jìn)行記錄,這種記錄方式是間斷性、分散性的,學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性還有待商榷。比如學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)等方面的信息主要由學(xué)校教務(wù)部門提供;學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新、綜合素質(zhì)等信息主要由學(xué)生工作部門提供。

        學(xué)生在校期間,學(xué)籍檔案中的信息可能隨時(shí)都會(huì)變更,比如學(xué)生在開學(xué)前、學(xué)習(xí)中由于參軍需要保留學(xué)籍、因病因事休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)等,出現(xiàn)這些情況必然會(huì)導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍出現(xiàn)變動(dòng)。這些比較分散的事項(xiàng),使得檔案室工作人員的工作比較煩瑣,學(xué)生學(xué)籍變更難以集中,只能由工作人員對(duì)每一次信息變更進(jìn)行及時(shí)調(diào)整,才能進(jìn)一步加大學(xué)籍檔案管理力度。

        2.辦公效率低下

        隨著國家政策調(diào)整,大學(xué)生入伍參軍、創(chuàng)業(yè)就業(yè)的現(xiàn)象屢見不鮮,在校學(xué)生涉及學(xué)籍信息變動(dòng)的情況越來越多。在高校現(xiàn)有人力資源體系下,開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作缺乏充足人員支撐,再加上學(xué)生學(xué)籍信息變更需要經(jīng)過多部門操作,這就會(huì)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案變更的效率造成一定影響。學(xué)生學(xué)籍檔案異動(dòng)主要由學(xué)校教務(wù)部門負(fù)責(zé),學(xué)生在辦理手續(xù)時(shí)不僅需到對(duì)應(yīng)部門辦理,還需要在手續(xù)辦理完成后將手續(xù)辦結(jié)流程單提交到學(xué)籍檔案管理處進(jìn)行存檔,由檔案管理人員對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行調(diào)整。在高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化水平較低情況下,學(xué)籍變更過程中無法同時(shí)對(duì)多名學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行處理,辦事流程煩瑣、辦事效率低下,不僅會(huì)加大高校管理成本投入,還會(huì)影響學(xué)生的滿意程度。

        3.個(gè)別學(xué)校仍然以紙質(zhì)檔案為主

        我國各大高校當(dāng)前已經(jīng)建立針對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化系統(tǒng),但是部分學(xué)校對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴性仍然很強(qiáng)。同時(shí)使用紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案會(huì)加重學(xué)校學(xué)籍檔案管理負(fù)擔(dān),部分高校想要完全脫離紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走。另一方面,紙質(zhì)檔案的使用需要人工進(jìn)行填寫,不僅工作量巨大,而且可能會(huì)出現(xiàn)填寫錯(cuò)誤的情況,工作人員對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查又需要消耗大量精力,因此逐漸降低高校使用紙質(zhì)檔案的比例迫在眉睫。

        4.學(xué)生學(xué)籍檔案利用率較低

        從目前情況來看,我國許多高校將大量資金、人力投入到教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)上,對(duì)信息化建設(shè)的重視度越來越高。不過部分高?,F(xiàn)有教務(wù)管理系統(tǒng)中,只錄入了學(xué)生學(xué)籍、基本信息的初級(jí)資料,這些信息資料難以將學(xué)生在校的整體情況反映出來,在學(xué)生畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、社會(huì)實(shí)踐等教學(xué)形式的評(píng)價(jià)中,仍然以結(jié)論性評(píng)價(jià)為主,缺乏科學(xué)、客觀的過程性評(píng)價(jià),這就反映出部分高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平還需進(jìn)一步提升。

        四、改進(jìn)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的對(duì)策探究

        1.創(chuàng)新管理理念

        高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作開展,不能只依靠單一的管理模式,加強(qiáng)傳統(tǒng)管理模式與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合是重點(diǎn)。對(duì)高校來說,應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持“以人為本”的管理理念,從實(shí)際出發(fā),重視對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的全面管理、集中管理,一切圍繞學(xué)生利益出發(fā),重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理中服務(wù)職能提升,采用“互聯(lián)網(wǎng)+”的手段,為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)。在學(xué)生學(xué)籍檔案歸檔時(shí),檔案管理工作人員必須耐心、細(xì)致地對(duì)待工作,盡可能借鑒國外或其他先進(jìn)學(xué)校成熟、優(yōu)秀的學(xué)籍檔案管理經(jīng)驗(yàn),切實(shí)維護(hù)學(xué)生學(xué)籍檔案信息。高校檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的教育和培訓(xùn),做好人員選拔工作,挑選合適人才開展檔案管理工作。尤其是在加強(qiáng)實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略過程中,必須保障每一位檔案管理人員都具備較高的計(jì)算機(jī)操作水平,為提升學(xué)生學(xué)籍檔案信息化、集中化管理水平創(chuàng)造良好條件。新時(shí)期,加強(qiáng)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的理念創(chuàng)新,是改進(jìn)管理工作、提升管理成效的前提條件。對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)、工作人員來說,只有時(shí)刻秉持創(chuàng)新原則,才可以確保學(xué)籍檔案管理工作緊跟時(shí)代步伐,才能夠?yàn)楦咝L嵘k學(xué)水平做好鋪墊,從而為國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多高素質(zhì)人才。

        2.優(yōu)化信息化管理

        信息化是時(shí)代進(jìn)步的必然選擇,各大高校應(yīng)當(dāng)將學(xué)生學(xué)籍檔案管理納入學(xué)校信息化建設(shè)范疇,逐步減少紙質(zhì)檔案使用頻率,基于信息化技術(shù)為保障學(xué)生學(xué)籍檔案信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性創(chuàng)造良好條件?;谛畔⒒ㄔO(shè)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理,便于學(xué)生自主對(duì)學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍變更進(jìn)行操作,進(jìn)一步緩解高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理壓力。同時(shí)在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的支持下,還能夠自動(dòng)對(duì)每一位學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行檢測(cè),避免學(xué)生學(xué)籍信息填寫錯(cuò)誤。在信息化支持下,學(xué)生學(xué)籍檔案的保密性將得到有效提升,便于學(xué)生及時(shí)、準(zhǔn)確查詢自己的學(xué)籍信息。比如在學(xué)生入學(xué)時(shí)需要進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè),通過學(xué)校構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng),學(xué)生可以使用學(xué)號(hào)或者入學(xué)時(shí)設(shè)置的密碼進(jìn)入系統(tǒng),自主進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)操作,在系統(tǒng)提示下完成學(xué)籍注冊(cè)。在校期間,學(xué)生如有學(xué)籍變更需求,也可以進(jìn)入學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行自主操作,在學(xué)校教務(wù)部門引導(dǎo)下,學(xué)生可以向系統(tǒng)提交學(xué)籍信息變更申請(qǐng),通過系統(tǒng)及時(shí)將學(xué)生的申請(qǐng)信息傳遞到相關(guān)部門進(jìn)行審核,在審核通過后利用短信、微信等方式將信息反饋給學(xué)生??傊?,基于信息化建設(shè)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理,使得管理工作的自動(dòng)化、智能化水平得到進(jìn)一步提升,不僅緩解了傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理的工作壓力,解決傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理中辦事效率低下的問題,還能夠?yàn)閷W(xué)生提供更加便捷、智能的查詢、申請(qǐng)等服務(wù)。

        3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的制度建設(shè)

        制度建設(shè)是任何一個(gè)社會(huì)主體正常運(yùn)行的根本,高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的開展,也應(yīng)當(dāng)建立在制度建設(shè)基礎(chǔ)上。學(xué)籍檔案管理制度是高校開展學(xué)籍檔案管理工作的主要依據(jù),其可以有序引導(dǎo)管理工作開展。高校在制定、修訂學(xué)籍檔案管理制度過程中,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真閱讀國家教育部門出臺(tái)有關(guān)制度建設(shè)的文件、政策,并結(jié)合學(xué)校發(fā)展實(shí)況,認(rèn)真分析現(xiàn)階段學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的問題,通過制度建設(shè)方式有序?qū)芾砉ぷ髦写嬖诘膯栴}進(jìn)行整改,進(jìn)一步保障學(xué)籍檔案管理制度的完善程度,切實(shí)提升制度的可行性、全面性。在學(xué)籍檔案管理制度引導(dǎo)下,高校需要制定一套行之有效的管理辦法,進(jìn)一步緩解師生辦理相關(guān)手續(xù)負(fù)擔(dān),切實(shí)提升高校學(xué)籍檔案管理工作的合理性、規(guī)范性。

        4.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

        從一定程度上講,學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視程度,決定了學(xué)籍檔案的整體管理水平。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展背景下,新技術(shù)、新方法的應(yīng)用,都必須有一支高素質(zhì)、高水平的人才隊(duì)伍支持。因此對(duì)高校來說,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員以及新近檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員績(jī)效考核以及考核結(jié)果的應(yīng)用,實(shí)行“優(yōu)勝劣汰”的人力資源管理辦法,確保人才隊(duì)伍建設(shè)能夠更好地支持高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作開展。績(jī)效考核結(jié)果需要直接與工作人員的基本工資、薪酬福利掛鉤,通過這種方式激勵(lì)工作人員為提升績(jī)效水平努力,通過這種方式為高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供保障,保證每一位工作人員都抱著積極的態(tài)度和高度責(zé)任心投入到學(xué)籍檔案管理工作中。

        結(jié)語

        綜上所述,高校學(xué)生學(xué)籍檔案是完整記錄學(xué)生學(xué)習(xí)信息的載體,加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理,有助于提升高校辦學(xué)水平,為保障國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展活力提供充足人才支持具有很好的促進(jìn)作用。當(dāng)前,我國高校必須積極轉(zhuǎn)變管理理念,明確學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題,基于信息化建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)以及制度建設(shè),實(shí)施“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略,切實(shí)提升學(xué)籍檔案管理的信息化、集中化、智能化水平,以便為高校充分發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案價(jià)值創(chuàng)造良好條件。

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        [3]張振坤.學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)存問題與應(yīng)對(duì)之策[J].城建檔案,2021

        [4]趙元昊.高校學(xué)籍檔案管理以及信息化建設(shè)路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2021

        [5]李 篤.高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及改革探索[J].內(nèi)江科技,2021

        [6]丁小洋.完善高校學(xué)籍檔案管理方式的相關(guān)探索[J].傳媒論壇,2021

        (作者單位:寶雞文理學(xué)院)

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