王茂敏 謝琳

摘 要：人力資源是高校核心資源，人事檔案開(kāi)發(fā)利用能夠有效發(fā)揮人力資源價(jià)值。本文以人力資源管理為視角，討論了高校人事檔案特點(diǎn)、高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的主要方式，以及人力資源管理與人事檔案開(kāi)發(fā)利用之間的關(guān)系，提出了基于人力資源管理視角做好高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的具體舉措，有利于進(jìn)一步做好人事檔案資源開(kāi)發(fā)利用，提高人力資源管理效率。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;檔案開(kāi)發(fā)利用;高校

人力資源是高校核心資源，也是提升高校綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要基礎(chǔ)。高校人事檔案是我國(guó)人事制度管理的一項(xiàng)重要特色，是高校工作者身份、學(xué)歷、資歷等憑證，與個(gè)人工資待遇、組織關(guān)系、社保緊密關(guān)聯(lián)，是高校選人、用人及人力資源開(kāi)發(fā)利用的重要現(xiàn)實(shí)依據(jù)[1 ]。人力資源管理與人事檔案開(kāi)發(fā)利用相輔相成，相互促進(jìn)。一方面，規(guī)范、科學(xué)的人事檔案資源開(kāi)發(fā)利用，利于提升人力資源管理效率。另一方面，高效人力資源管理，也利于人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作，發(fā)揮高校人事檔案應(yīng)有價(jià)值。

1 高校人事檔案特點(diǎn)

1.1 全面性

高校人事檔案主要包括履歷材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、表彰獎(jiǎng)懲材料、科研成果材料，這些人事檔案材料展現(xiàn)個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展的全貌，突出體現(xiàn)了人事檔案反映教職員工全貌的顯著特征[2 ]。

1.2 現(xiàn)實(shí)性

高校管理的人事檔案，其檔案材料的主體大多為在職教職員工，仍處于教育、教學(xué)和管理崗位工作之中，其人事檔案便成為高校人事部門(mén)正確使用人才資源，合理發(fā)掘人才潛力，續(xù)聘及解決工資等問(wèn)題的重要現(xiàn)實(shí)依據(jù)。人事檔案直接服務(wù)于高校人事工作，為現(xiàn)實(shí)人才資源管理提供服務(wù)，現(xiàn)實(shí)性是其顯著重要特點(diǎn)。

1.3 真實(shí)性

高校人事檔案中的履歷材料、獎(jiǎng)懲材料、教育教學(xué)成果材料，學(xué)歷材料等等，這些都是具有其真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提，也是高校人事檔案生命線所在。高校人事檔案真實(shí)性，既體現(xiàn)在其材料內(nèi)容的客觀真實(shí)，也體現(xiàn)在整體內(nèi)容完整齊全[3 ]。真實(shí)性是其為高校人力資源開(kāi)發(fā)利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵。

1.4 動(dòng)態(tài)性

高校人事檔案在其立卷后，檔案資料及內(nèi)容并不是靜止、一成不變的，而是隨著高校人事檔案當(dāng)事人崗位的變化、學(xué)歷的增長(zhǎng)、職務(wù)的變遷等等，而及時(shí)得以補(bǔ)充和完善，隨著高校人事檔案當(dāng)事人人生職業(yè)道路的不斷延伸而將這一過(guò)程中不斷形成的一些反映新信息的文件材料陸續(xù)補(bǔ)充到檔案資料中，從而較為全面地反映當(dāng)事人面貌。因此，高校人事檔案需要及時(shí)做好新材料的收集補(bǔ)充，最大限度地縮短人事檔案與高校教職員工實(shí)際情況“時(shí)間差”。

1.5 流動(dòng)性

隨著高校人事制度改革的推進(jìn)，雙向選擇成為人才流動(dòng)的主要方式。高校人事檔案管理與高校教職員工的人事管理相統(tǒng)一，做到檔隨人走，防止出現(xiàn)人、檔脫節(jié)，有檔無(wú)人或有人無(wú)檔的情況。作為高校檔案管理人員，要密切關(guān)注人事工作情況，在人員新進(jìn)或流出時(shí)，協(xié)助做好檔案接收和流轉(zhuǎn)[4 ]。

1.6 保密性

高校人事檔案材料內(nèi)容涉及個(gè)人成長(zhǎng)、家庭信息，以及其功過(guò)等諸多方面情況?？梢?jiàn)，高校人事檔案屬于黨和國(guó)家的秘密，任何組織或個(gè)人都不得隨意泄露和私自保存人事檔案材料，也不得未經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)或同意，任意將其掌握的人才檔案資料向社會(huì)其他組織或個(gè)人提供服務(wù)[5 ]。即便是高校檔案管理機(jī)構(gòu)，個(gè)人也不能隨意查閱其人事檔案。

2 高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用方式

2.1 查（借）閱

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，高校檔案管理部門(mén)根據(jù)人事管理需要，通過(guò)提供原件、閱覽室閱覽等方式，為需要查閱人事檔案的機(jī)構(gòu)或人員提供查閱服務(wù)。查（借）閱人事檔案應(yīng)履行查（借）閱審批材料，按照程序履行簽字、蓋章手續(xù);查借閱應(yīng)有2人以上人員在場(chǎng)，且一般應(yīng)為黨員;查（借）閱應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)進(jìn)行。查（借）閱高校人事檔案主要應(yīng)用于政審、黨員發(fā)展、錄用、晉升、人才培養(yǎng)，以及高校修史編制、舉辦展覽等。

2.2 復(fù)制

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，高校干部人事檔案復(fù)制應(yīng)按照有關(guān)要求管理。鑒于高校人事檔案的保密性等，非經(jīng)其人事主管部門(mén)審批，并進(jìn)行統(tǒng)一登記、備案，一般情況下是不允許個(gè)人復(fù)制其人事檔案資料的。在具體實(shí)踐中，高校人事檔案資料復(fù)制，應(yīng)由申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，到管理其人事檔案的部門(mén)進(jìn)行復(fù)制，且應(yīng)有2人及以上人員在場(chǎng)，一般應(yīng)為黨員。應(yīng)在規(guī)定的復(fù)制范圍內(nèi)進(jìn)行人事檔案資料復(fù)制，不得隨意擴(kuò)大復(fù)制范圍。復(fù)制完成后，需要加蓋人事檔案管理部門(mén)印章，具有與原人事檔案同等證明效力和價(jià)值[6 ]。

2.3 摘錄

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，摘錄高校干部人事檔案應(yīng)按照有關(guān)要求管理和使用。在具體摘錄其人事檔案信息時(shí)，應(yīng)按照程序，履行必要的審批手續(xù)，并征得高校人事檔案主管部門(mén)的同意，根據(jù)高校干部人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，在制式的《人事檔案情況摘錄表》中填寫(xiě)其所要摘錄的內(nèi)容，例如，摘錄其家庭成員信息、履歷類(lèi)材料、學(xué)歷學(xué)位專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)類(lèi)、政審/審核類(lèi)、黨團(tuán)類(lèi)及表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)等，摘錄人應(yīng)簽名，署上摘錄日期，蓋章，等等。

3 高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用與人力資源管理關(guān)系

人力資源管理是指運(yùn)用科學(xué)有效方法對(duì)高校人力資源進(jìn)行有目的的組織、培訓(xùn)、調(diào)配，從而使高校人力資源得到有效控制、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)，最終達(dá)到高校人力資源管理目標(biāo)最大化。高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用則是根據(jù)高校人事管理需要，通過(guò)人事檔案信息支撐，助力人才資源合理配制，實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值最大化。具體來(lái)說(shuō)，高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用與人力資源管理二者之間存在促進(jìn)和制約的關(guān)系[7 ]。

3.1 促進(jìn)

高校人力資源管理與人事檔案開(kāi)發(fā)利用聯(lián)系緊密。高效、精準(zhǔn)的人事檔案開(kāi)發(fā)利用能夠促進(jìn)人力資源管理更加科學(xué)、合理。一是促進(jìn)人力資源管理的根本途徑。通過(guò)高校人事檔案管理，可為人力資源管理提供可靠人事信息。通過(guò)高校人事檔案信息分析，及時(shí)掌握高校人力資源現(xiàn)狀，為人力資源的學(xué)科間調(diào)配、職級(jí)晉升等提供參考。二是衡量人力資源管理基本標(biāo)尺。高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用是高校人力資源管理的重要目的。鑒于高校人事檔案與人力資源管理之間的密切關(guān)聯(lián)性，從人事檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，高校人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)水平也在一定程度上反映了高校人力資源管理的水平。高校人事檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，開(kāi)發(fā)利用頻次高，開(kāi)發(fā)利用效果好，也是衡量人力資源管理質(zhì)量和水平的基本標(biāo)尺。三是促進(jìn)人力資源管理更趨合理。全面的人事檔案信息，能夠幫助高校管理者識(shí)別不同崗位人才特點(diǎn)，以及崗位職責(zé)需要，合理調(diào)配人力資源在高校不同崗位之間變動(dòng)，最大程度地發(fā)揮出人力資源的價(jià)值和作用。此外，提升高校人力資源管理水平。人事檔案作為人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息是人力資源管理不可或缺的參考內(nèi)容，通過(guò)人事檔案信息分析，合理進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)、人才引進(jìn)、薪酬水平確定等，不斷提升人力資源管理水平，促進(jìn)高校教育事業(yè)發(fā)展。

3.2 制約

科學(xué)、規(guī)范、高效的高校干部人事檔案開(kāi)發(fā)利用十分有利于促進(jìn)高校人力資源管理;但，當(dāng)人事檔案管理不能適應(yīng)人力資源管理需要時(shí)，就會(huì)對(duì)高校人力資源管理起到制約和阻礙作用。一方面，阻礙人力資源配制合理性。人事檔案信息失真，或者分析不完整，就會(huì)影響到對(duì)現(xiàn)有人力資源結(jié)構(gòu)的正確分析，也不利于人力資源的引進(jìn)和管理，影響人力資源使用的公平性、公正性，最終阻礙的是高校人力資源配制的合理性和高效性。另一方面，降低高校人力資源管理效力。高校人事檔案的動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性等特點(diǎn)，要求做好人事檔案管理的實(shí)時(shí)更新、個(gè)性化記載，通過(guò)人事檔案信息記錄，準(zhǔn)確反映當(dāng)事人的特長(zhǎng)和才能，從而提升高校人力資源管理效力?？梢?jiàn)，人事檔案內(nèi)容雷同、資料單一、無(wú)個(gè)性化記載等，都會(huì)影響高校人力資源配置效力。此外，高校人事檔案管理也會(huì)影響其人力資源管理效率。人事檔案資料歸檔不及時(shí)、不全面，會(huì)影響高校人事部門(mén)準(zhǔn)確獲取相關(guān)人員信息，極大地影響人力資源管理效率。

4 人力資源管理視角下高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用策略

4.1 完善人事檔案開(kāi)發(fā)利用制度

在人才戰(zhàn)略背景之下，人事檔案開(kāi)發(fā)利用和人力資源管理的重視程度均有大幅提升[8 ]。傳統(tǒng)重視人事檔案“物”的自身為中心的管理模式，逐漸朝著以“人”為中心的開(kāi)發(fā)利用轉(zhuǎn)變，人事檔案價(jià)值得以全面展現(xiàn)。從高校人事檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，要不斷完善人事檔案歸檔、資料更新、檔案收集、查（借）閱、銷(xiāo)毀、摘錄等相關(guān)規(guī)章制度，通過(guò)制度形式規(guī)范高校人事檔案管理，不斷提升高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用能力和水平。例如，出臺(tái)干部人事開(kāi)發(fā)利用審核機(jī)制，教務(wù)處負(fù)責(zé)審核日常教育教學(xué)情況;人事處負(fù)責(zé)審核人員基本信息、政治面貌等相關(guān)信息，重點(diǎn)是要做好“三齡兩歷一身份”審核[9 ]。此外，還要規(guī)范高校人事檔案查（借）閱、復(fù)制、摘錄等規(guī)章制度，以及查（借）閱流程和審批制度，明確人事檔案開(kāi)發(fā)利用相關(guān)保密規(guī)定、歸還時(shí)間、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、更新頻率。要立足高校人力資源管理的實(shí)際需要，進(jìn)一步完善人事檔案開(kāi)發(fā)利用各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，使高校人事檔案管理制度化、規(guī)范化，逐步實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理有章可循、有據(jù)可依、有法可依。

4.2 做好人事檔案信息資料收集

高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的前提和基礎(chǔ)，是人事檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集，要維護(hù)人事檔案資料的真實(shí)性、全面性、及時(shí)性和個(gè)性化，以滿足高校人力資源管理的現(xiàn)實(shí)需要。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，高校人事部門(mén)應(yīng)及時(shí)將干部人事檔案移交至檔案管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一歸口管理[10 ]。例如，工資改革、職稱(chēng)評(píng)定、獎(jiǎng)勵(lì)表彰、年度考核等資料，要求資料形成部門(mén)在一個(gè)月內(nèi)按照規(guī)定移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)加強(qiáng)與其他部門(mén)之間的溝通聯(lián)系，積極做好檔案資料收集、移交業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)做好教育教學(xué)、師德師風(fēng)等方面的個(gè)性化資料收集。尤其是要注重從人力資源開(kāi)發(fā)的角度，側(cè)重收集不同崗位的人事檔案信息資料，從而為后期人事檔案資料開(kāi)發(fā)利用提供有力的數(shù)據(jù)和信息支持。

4.3 建設(shè)人事檔案開(kāi)發(fā)利用數(shù)據(jù)庫(kù)

信息化建設(shè)是新時(shí)代高校人事檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要舉措，建立全面、準(zhǔn)確、翔實(shí)的高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是保證其開(kāi)發(fā)利用效果，促進(jìn)人力資源優(yōu)化配置的重要技術(shù)支撐。應(yīng)及時(shí)將收集到的人事檔案信息進(jìn)行信息化錄入，建立完備的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，例如個(gè)人履歷、獎(jiǎng)懲記錄、職稱(chēng)評(píng)聘、職務(wù)任免、學(xué)歷變化等信息。為便于后期利用，在高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)模板上選擇應(yīng)用全文數(shù)據(jù)庫(kù)，并將使用頻率高、附加值高的檔案資料進(jìn)行掃描錄入，通過(guò)較為完備的全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，后期可利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案信息的傳輸、查閱、復(fù)制及摘錄，從而發(fā)掘高校人事檔案信息價(jià)值，滿足人力資源優(yōu)化配置的信息參考價(jià)值。此外，加快局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和廣域網(wǎng)建設(shè)，推動(dòng)高校人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享。

4.4 提高人事檔案開(kāi)發(fā)利用能力

人力資源視角下做好高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用，需要具體從事人事檔案工作者擁有過(guò)硬的業(yè)務(wù)素能，既要政治過(guò)硬，也要業(yè)務(wù)過(guò)硬、素能過(guò)硬。在掌握基本的人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)上，要積極拓展計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、人力資源管理等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升綜合業(yè)務(wù)素能。為此，一方面，是要積極做好現(xiàn)有從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，有重點(diǎn)地做好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及人力資源管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。另一方面，是要積極引入急需人才。根據(jù)人員編制現(xiàn)狀及現(xiàn)實(shí)需要，加大復(fù)合型人才引進(jìn)力度，保障高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作現(xiàn)實(shí)需要。此外，要善于借助“外腦”。通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)家、顧問(wèn)等形式，幫助高校檔案部門(mén)做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和人才培育。

4.5 注重人事檔案開(kāi)發(fā)利用安全

隨著高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，人事檔案管理面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅，做好信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案信息安全，需要牢固樹(shù)立安全意識(shí)，關(guān)注人事檔案信息開(kāi)發(fā)利用安全。一方面，加強(qiáng)技防。選用專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理軟件、安裝正版殺毒軟件等，使用專(zhuān)門(mén)的密鑰登錄，做好物理隔離。另一方面，做好人防[11 ]。加強(qiáng)《檔案法》《保密法》知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升人事檔案管理工作的人員的安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，做好計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提高自身業(yè)務(wù)能力和水平。三是做好制度安全防范。既要保障人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，也要做好利用過(guò)程中的安全防范工作，可通過(guò)建立身份識(shí)別制度，提升檔案信息應(yīng)用安全。

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作者簡(jiǎn)介：王茂敏（1981— ），濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，主要從事人事檔案管理、信息化建設(shè)方面研究。謝琳（1981— ），山東建筑大學(xué)講師，主要從事工業(yè)設(shè)計(jì)方面研究。