閆子含

摘 要：在信息技術(shù)的支撐下，越來越多的企業(yè)為了滿足發(fā)展的需求而建立財務(wù)共享服務(wù)中心，促進財務(wù)數(shù)據(jù)智能化、財務(wù)處理集中化。在國家稅務(wù)總局積極推廣電子發(fā)票的背景下，優(yōu)化費用報銷流程、提高報銷效率成為企業(yè)發(fā)展面臨的重點與難點。本文在財務(wù)共享的基礎(chǔ)上結(jié)合電子發(fā)票，分析目前費用報銷流程中存在的問題，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享模式;電子發(fā)票;報銷流程

一、引言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，為了推動“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”發(fā)展，電子發(fā)票應(yīng)運而生。為了適應(yīng)社會與科技的飛速發(fā)展并滿足財務(wù)信息化的需要，國家稅務(wù)總局于2015年發(fā)布了《關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》，并且開始全國推行。同年出臺的《會計檔案管理辦法》將會計檔案的范圍擴展至電子檔案，推動了電子發(fā)票系統(tǒng)發(fā)展并為會計信息化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。在這樣的背景下，許多企業(yè)為了提高財務(wù)管理的效率和規(guī)范化程度，將標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的財務(wù)工作集中到一個統(tǒng)一管理的信息平臺中，并使費用報銷通過線上報銷系統(tǒng)進行。電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享服務(wù)中心兩者結(jié)合可有效管控報銷中可能出現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險，提高報銷流程自動化程度，促進財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

二、電子發(fā)票的積極影響及應(yīng)用現(xiàn)狀

電子發(fā)票是將發(fā)票以電子文件的形式進行存儲、傳輸?shù)陌l(fā)票。由于電子商務(wù)平臺的不斷發(fā)展以及網(wǎng)上購物的形式逐漸成為不可缺少的一種購物形式，同時相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展也起到了技術(shù)支撐的作用，在國家政策的助推下電子發(fā)票隨之產(chǎn)生。

1.積極影響

（1） 降低企業(yè)經(jīng)營成本

電子發(fā)票的應(yīng)用為企業(yè)節(jié)約了發(fā)票的印刷成本、存儲成本以及郵寄成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。并且將電子發(fā)票與企業(yè)原有的ERP系統(tǒng)相結(jié)合，推動企業(yè)全流程信息化作業(yè)并實現(xiàn)對發(fā)票進行集中統(tǒng)一處理，有助于發(fā)票查閱和提高處理效率。京東作為電子商務(wù)領(lǐng)域的頭部電商，開出了國內(nèi)第一張增值稅電子發(fā)票，并持續(xù)推行電子發(fā)票，其應(yīng)用范圍基本覆蓋了京東全品類商品。

（2） 加強稅收征管規(guī)范化程度

雖然我國電子商務(wù)領(lǐng)域信息化程度較高發(fā)展迅速，但稅務(wù)部門的信息化建設(shè)仍滯后于電子商務(wù)行業(yè)，無法滿足稅務(wù)部門的監(jiān)管需求。稅務(wù)部門在電子發(fā)票的輔助下可進一步加強對互聯(lián)網(wǎng)交易行為的監(jiān)管。企業(yè)開具電子發(fā)票后，通過稅控系統(tǒng)實時將相關(guān)信息連接匯集到稅務(wù)部門，實現(xiàn)在短時間內(nèi)快速收集到相關(guān)市場數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)違規(guī)涉稅行為，有助于國家進行宏觀經(jīng)濟決策，進一步提高國家管理效率，促進政府職能轉(zhuǎn)變。

（3） 加強對電子商務(wù)的稅收征管

電子商務(wù)迅速發(fā)展的同時也衍生出了對其進行稅收征管困難的問題。征稅的前提是識別納稅人信息并收集交易信息，運用電子發(fā)票可及時識別納稅主體以及收集相關(guān)交易信息，降低商家偷稅漏稅的可行性，完善了電子商務(wù)領(lǐng)域的稅收征管。

2.應(yīng)用現(xiàn)狀

（1） 提高了重復(fù)報銷的風(fēng)險

辨別紙質(zhì)發(fā)票的真?zhèn)蝿t主要依賴于專用的發(fā)票紙張，因此每一張紙質(zhì)發(fā)票都是唯一的，發(fā)生重復(fù)報銷的可能性較低。電子發(fā)票主要通過電子簽章的有效性來辨別真?zhèn)?，有統(tǒng)一的防偽技術(shù)。盡管電子發(fā)票是以電子信息的形式存儲且有防偽標(biāo)識，但大多數(shù)企業(yè)的報銷流程仍然需要將電子發(fā)票打印出來再進行報銷，若將電子發(fā)票多次打印，打印出的紙質(zhì)發(fā)票幾乎沒有任何差別，財務(wù)人員為了避免重復(fù)報銷就需要逐張核實，這無疑會增加財務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，使本來簡單的報銷流程復(fù)雜化，同時使電子發(fā)票失去了降低成本的優(yōu)勢。

（2） 缺少統(tǒng)一的電子發(fā)票平臺

我國電子發(fā)票的發(fā)展還不完善，暫未建立起統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺，各企業(yè)所使用的相關(guān)電子發(fā)票平臺并沒有建立聯(lián)系，各平臺之間處于相互獨立的狀態(tài)。這導(dǎo)致各平臺之間的電子發(fā)票沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。非標(biāo)準(zhǔn)化將阻礙電子發(fā)票的流通，這種情況不僅出現(xiàn)在不同企業(yè)之間，甚至一個企業(yè)的不同省市的分公司之間也存在這種現(xiàn)象。各平臺無法智能識別非標(biāo)準(zhǔn)化的電子發(fā)票，用戶則需要在不同的平臺上重復(fù)錄入發(fā)票信息。目前，電子發(fā)票只應(yīng)用于增值稅電子發(fā)票，其他發(fā)票仍然是紙質(zhì)發(fā)票的形式，若沒有統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺，則勢必會阻礙全面推廣應(yīng)用電子發(fā)票。

（3） 電子發(fā)票成本轉(zhuǎn)移到消費者身上

盡管開具發(fā)票的企業(yè)向消費者開出了電子發(fā)票，但由于我國目前電子發(fā)票的相關(guān)應(yīng)用體系還不夠完善，報銷流程暫時還未實現(xiàn)從半線上報銷模式轉(zhuǎn)換為完全線上報銷，消費者進行報銷時仍然需要將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)發(fā)票。開具發(fā)票一方節(jié)約的發(fā)票打印成本在無形中轉(zhuǎn)移給了消費者，同時電子發(fā)票的環(huán)保作用也沒有得到體現(xiàn)。這一弊端更大地體現(xiàn)在不熟悉電腦打印和有頻繁打印發(fā)票需求的消費者群體中。

三、財務(wù)共享模式下費用報銷流程存在的問題

許多企業(yè)出于提高財務(wù)管理效率的目的著手建立財務(wù)共享服務(wù)中心，并結(jié)合財務(wù)共享服務(wù)中心進行費用報銷，使得原本分散在各個分公司的資金支付權(quán)集中到財務(wù)共享服務(wù)中心，并將報銷的流程與標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，從而大量減少不實或不符合規(guī)定的費用支出。但一些企業(yè)對財務(wù)共享模式并沒有建立正確的認(rèn)識，以為新設(shè)一個系統(tǒng)就可以實現(xiàn)報銷流程簡易化以及快速化。這種錯誤的認(rèn)知不僅沒有達(dá)到期望達(dá)到的目的，還會使原有的報銷流程更加復(fù)雜。

1.未從根本上改變報銷流程

財務(wù)共享模式下報銷文件往往通過掃描的方式轉(zhuǎn)換為圖形影像上傳到系統(tǒng)中，而圖形影像中并沒有發(fā)票的數(shù)據(jù)化信息，系統(tǒng)無法從中智能識別報銷所需要的相關(guān)關(guān)鍵信息。若系統(tǒng)的自動化程度較低，仍然需要將圖形影像中與報銷相關(guān)的數(shù)據(jù)通過人工的方式錄入系統(tǒng)，報銷人人工錄入的關(guān)鍵點并沒有減少，財務(wù)人員還需要進行賬務(wù)處理并審核發(fā)票。在沒有根本上改變報銷流程的情況下，沒有高自動化的報銷流程并不能起到簡化報銷流程的作用。

2.人力資源管理存在缺陷

財務(wù)共享模式下，將各分公司的事務(wù)性功能、財務(wù)工作都集中到財務(wù)共享服務(wù)中心，實現(xiàn)集中處理重復(fù)的工作，可將部分優(yōu)秀的財務(wù)人員從重復(fù)且繁瑣的工作中解放出來，進而從事有利于提高企業(yè)家指出的管理會計工作，例如數(shù)據(jù)分析和預(yù)算管理，不僅有助于財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)型，還可產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)，進而降低財務(wù)管理成本。但處于財務(wù)共享中心的財務(wù)人員的職能更偏向于做流水線工作，工作內(nèi)容趨于重復(fù)且繁瑣，接觸到與管理決策相關(guān)的工作機會較少，晉升空間受到了較大限制，導(dǎo)致工作熱情減少、離職率高。

3.合規(guī)風(fēng)險增加

財務(wù)共享模式將業(yè)務(wù)審核和審批分隔開，財務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)審核，企業(yè)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)審批。這樣的形式雖然可以一定程度上降低企業(yè)內(nèi)部存在舞弊行為的可能性，但也產(chǎn)生了負(fù)面影響。一是財務(wù)人員往往不了解所審核業(yè)務(wù)的實質(zhì)，僅僅能做到形式上的審核，使審核只是在走過場。二是財務(wù)人員長期在系統(tǒng)中進行審核，一旦遇到系統(tǒng)錯誤，過于依賴系統(tǒng)的審核人員則無法及時發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致工作披露。三是由于目前的財務(wù)共享服務(wù)中心大多將原始的實物單據(jù)和電子文件分割開來，財務(wù)人員無法察覺電子文件。雖然在形式上可以通過審核，但其內(nèi)容與實際情況不一致，提高了報銷人員提供經(jīng)修改后的原始文件的可能性，合規(guī)風(fēng)險提高。

導(dǎo)致財務(wù)共享模式下報銷流程不能達(dá)到理想狀態(tài)的原因歸納起來主要是基于互聯(lián)網(wǎng)的計算和存儲功能沒有與財務(wù)共享完全建立聯(lián)系。發(fā)票等原始憑證上傳到系統(tǒng)中后沒有真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，沒有將非標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，這一轉(zhuǎn)化過程仍然需要通過人工的方式完成。這一現(xiàn)狀也表明，從開具發(fā)票等原始憑證到錄入企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)中，需要在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)全面信息化，并且錄入的數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度也極為重要。只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到接收這一過程全部標(biāo)準(zhǔn)化，提高數(shù)據(jù)識別以及處理的智能化水平，才能顯著提高各項財務(wù)工作效率。

四、結(jié)合電子發(fā)票在財務(wù)共享模式下對報銷流程的優(yōu)化策略

在財務(wù)共享模式下應(yīng)用電子發(fā)票系統(tǒng)不是簡單地由電子發(fā)票代替紙質(zhì)發(fā)票。為了實現(xiàn)優(yōu)化報銷流程，提高報銷效率的目的，其關(guān)鍵點在于克服電子發(fā)票系統(tǒng)與財務(wù)共享模式現(xiàn)有的不足之處，并將兩者有效地結(jié)合起來。

1.完善電子發(fā)票系統(tǒng)

（1） 建立統(tǒng)一的電子發(fā)票服務(wù)平臺。2021年3月24日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進一步深化稅收征管改革的意見》中要求在2021年內(nèi)建立起全國統(tǒng)一的電子發(fā)票管理服務(wù)平臺，并全天24小時為納稅人提供服務(wù)，全方位解決電子發(fā)票在實際工作中存在的應(yīng)用問題，這也反映出我國在現(xiàn)階段建立統(tǒng)一的電子發(fā)票管理服務(wù)平臺的緊迫性。目前，電子發(fā)票平臺已在北京、陜西、寧波等地進行試點，2020年9月1日，在寧波稅務(wù)局開具出了第一張增值稅電子專票，試點納稅人可免費在稅務(wù)部門申領(lǐng)稅務(wù)UKEY。未來電子發(fā)票平臺將逐步在全國推廣，并根據(jù)實際需要做出相應(yīng)的完善，滿足平臺使用者的實際需求。

（2） 企業(yè)根據(jù)需要建立內(nèi)部電子發(fā)票系統(tǒng)，積極與第三方合作。大型企業(yè)業(yè)務(wù)量大且業(yè)務(wù)更復(fù)雜，例如京東、騰訊等，為了更好地理順業(yè)務(wù)邏輯，提高財務(wù)管理效率，有必要且有需求建立適合于企業(yè)自身的內(nèi)部電子發(fā)票系統(tǒng)，并將內(nèi)部電子發(fā)票系統(tǒng)與稅務(wù)機關(guān)的電子發(fā)票平臺相連接，提高電子發(fā)票的流轉(zhuǎn)效率。然而對于中小企業(yè)來說，建立內(nèi)部電子發(fā)票平臺所需要的成本高于其帶來的收益，同時使用紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票的方式更加可取。目前，我國已有不少優(yōu)質(zhì)的專門從事信息服務(wù)的企業(yè)，例如金蝶、用友等正著手研發(fā)電子發(fā)票平臺，方便中小企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)與其連接。中小企業(yè)出于成本效益的原則可積極與第三方電子發(fā)票服務(wù)平臺合作。

隨著我國經(jīng)濟與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，第三方支付在各種支付方式中所占比例逐漸提高，相關(guān)支付平臺迅速發(fā)展。第三方支付所特有的實時性、無紙化的特點與電子發(fā)票類似。支付的同時伴隨著獲取發(fā)票，企業(yè)若與第三方支付平臺合作，可一定程度上解決報銷繁瑣的問題。比如，企業(yè)員工通過第三方支付發(fā)生交易行為，同時第三方支付平臺生成電子發(fā)票存入員工的賬戶中，若企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)與第三方支付平臺建立連接，員工不僅可以在手機上查詢電子發(fā)票，還可將電子發(fā)票與相關(guān)的交易信息直接上傳到企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)中，提高了電子發(fā)票的流通效率，保證了電子發(fā)票內(nèi)容的真實性，降低了財務(wù)人員審核電子發(fā)票時的風(fēng)險，實現(xiàn)了從消費、開具電子發(fā)票到報銷的閉環(huán)。

（3） 結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)解決報銷繁的痛點。目前報銷電子發(fā)票仍然需要將其打印成紙質(zhì)發(fā)票，為了避免報銷人篡改打印件的內(nèi)容，財務(wù)人員需要將電子發(fā)票與打印件內(nèi)容逐張核對，加大了財務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)。結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)不可篡改的特點，可防止區(qū)塊鏈電子發(fā)票內(nèi)容被篡改，實現(xiàn)將報銷流程從半線上模式轉(zhuǎn)換為從開票、流轉(zhuǎn)到報銷的全過程均在線上完成。同時財務(wù)人員可隨時在財務(wù)系統(tǒng)中檢查區(qū)塊鏈電子發(fā)票的實時狀態(tài)，例如，開具發(fā)票后，發(fā)票狀態(tài)為“已開具”，報銷后，發(fā)票狀態(tài)為“已報銷”，電子發(fā)票是否已經(jīng)報銷一目了然，避免一票多報。區(qū)塊鏈電子發(fā)票不需要企業(yè)額外購買專用稅控設(shè)備，降低成本的同時也吸引了大量商戶使用。

目前電子發(fā)票報銷繁瑣的現(xiàn)狀使報銷人和財務(wù)人員更傾向于使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票報銷，而對使用電子發(fā)票報銷存在抵觸情緒。普通消費者對電子發(fā)票的認(rèn)識不足，導(dǎo)致傳統(tǒng)電子發(fā)票難以發(fā)揮其優(yōu)勢，反而使普通消費者放大了電子發(fā)票的劣勢。將電子發(fā)票與區(qū)塊鏈技術(shù)相結(jié)合，在稅務(wù)信息共享的前提下保證相關(guān)信息的真實性，區(qū)塊鏈上的電子發(fā)票信息實時更新，方便相關(guān)涉稅人員及時檢查電子發(fā)票信息，普通消費者可通過手機自行下載發(fā)票。

2.完善財務(wù)共享中心

（1） 接入電子發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化的電子發(fā)票數(shù)據(jù)信息代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票經(jīng)過掃描后形成的圖像文件，標(biāo)準(zhǔn)化電子發(fā)票數(shù)據(jù)中每個字段都有其特定的價值，系統(tǒng)可直接智能識別其含義。例如，報銷只需輸入電子發(fā)票的發(fā)票編號，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票編號查找發(fā)票信息，財務(wù)人員通過系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置好的選項或根據(jù)需求，從中提取所需數(shù)據(jù)自動操作入賬、匯總、填制記賬憑證等重復(fù)性工作均由系統(tǒng)自動完成。這不僅降低了發(fā)票打印、掃描、人工入賬的成本，還使報銷流程更加自動化，提高了報銷效率。

（2） 根據(jù)信用評級匹配不同的報銷流程。財務(wù)共享中心需要將有限的人力資源合理分配至資金結(jié)算業(yè)務(wù)和審核業(yè)務(wù)。當(dāng)資金結(jié)算業(yè)務(wù)量較大時，會導(dǎo)致用于審核的資源不足，降低報銷速度。基于此，企業(yè)可將信用評級與報銷流程結(jié)合起來，不同的信用評級匹配不同的報銷流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)量分流的目的。信用等級根據(jù)報銷申請人的歷史信用行為記錄、報銷金額、業(yè)務(wù)性質(zhì)等要素劃分成為A、B、C等級。例如，對于信用等級A可免去部分審核環(huán)節(jié)，直接給予付款;而信用等級C則需要加大審核力度或者對其進行雙重審核。信用評級可在一定程度上簡化對高信用等級人員的報銷流程，提高報銷流程規(guī)范化程度。

（3） 優(yōu)化績效考核體系，拓寬財務(wù)人員晉升渠道。財務(wù)共享中心需要針對財務(wù)人員制定一套完整的績效考核體系，制定科學(xué)的考核指標(biāo)，完善財務(wù)人員的輪崗制度。一是在業(yè)績評價中充分發(fā)揮財務(wù)共享中心的優(yōu)勢，從共享系統(tǒng)中獲取業(yè)績評價所需要的數(shù)據(jù)，不僅保證了數(shù)據(jù)的真實性和公正性，還能方便提取數(shù)據(jù)。二是明確每一位財務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提高財務(wù)人員的工作熱情與積極性，降低離職率，例如工作表現(xiàn)突出且達(dá)到特定標(biāo)準(zhǔn)的共享財務(wù)人員可晉升到管理會計崗位，或者作為業(yè)務(wù)財務(wù)外派到企業(yè)的業(yè)務(wù)前方。三是更好地運用考核結(jié)果切實地將考核結(jié)果與職工的工資薪金掛鉤。

五、結(jié)語

為了提高財務(wù)管理效率，降低成本支出，越來越多的大企業(yè)開始建立財務(wù)共享服務(wù)中心。目前國家大力推進電子發(fā)票的應(yīng)用，電子發(fā)票逐漸取代紙質(zhì)發(fā)票成為未來的發(fā)展趨勢。從企業(yè)的角度來說，應(yīng)在完善目前財務(wù)共享服務(wù)中心功能以及結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上合理地將財務(wù)共享中心與電子發(fā)票系統(tǒng)相連接，進一步優(yōu)化并規(guī)范報銷流程，提高財務(wù)工作效率的同時，降低了財務(wù)人員的工作壓力，促進財務(wù)工作重心由重復(fù)性工作轉(zhuǎn)移至管理會計工作。

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