摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，人們被海量的信息包圍著，這些信息中分為有用的以及沒有用的，人事檔案是對單位或者公司員工詳細(xì)情況的記錄，而且人事檔案是由單位以及部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范化的管理的文件材料，是用人單位對員工情況的詳細(xì)記錄，而作為人事檔案部門的工作人員，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前高職院校人事檔案管理工作中面臨著諸多的問題，而高職院校人事檔案精細(xì)化管理就是人事檔案管理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;精細(xì)化;管理

對于人事檔案管理工作而言，如何從海量的信息中辨別信息的真實(shí)性，對于人事部門的檔案工作而言，這是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)，在人事檔案管理工作的過程之中，人事檔案管理人員需要對信息進(jìn)行核實(shí)，這樣才能夠保證信息錄入的正確性，然后由下一個(gè)環(huán)節(jié)，對已經(jīng)錄入的信息進(jìn)行核實(shí)，而在這一過程之中，人事檔案管理與檢查人員需要對一部分失真或者不符合現(xiàn)實(shí)情況的數(shù)據(jù)或者信息予以修正，基于此，本文以高職院校為研究對象，對人事檔案精細(xì)化管理策略進(jìn)行論述。

一、高職院校人事檔案精細(xì)化管理面臨的問題

（一）檔案管理意識不強(qiáng)

在檔案管理單位以及部門的檔案社會(huì)調(diào)查研究過程之中，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前大部分檔案管理單位以及部門對于財(cái)務(wù)狀況太過重視，那么就會(huì)在一定程度上忽視了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，從這一點(diǎn)說明當(dāng)前在檔案資料管理的過程之中，大部分管理者以及工作人員并不真正明白人事檔案管理工作的重要性，始終都存在著一種誤解，檔案管理工作最主要的任務(wù)就是利用數(shù)字化的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種類型以及各個(gè)部門檔案管理以及檢查工作中，雖然社會(huì)上對檔案管理以及檢查工作開始普遍重視，但是，檔案管理以及檢查工作中仍然面臨者意識層面的問題，這一點(diǎn)具體體現(xiàn)在人事部門的管理層。由此可見，當(dāng)前的檔案管理意識不強(qiáng)就會(huì)成為當(dāng)前檔案管理工作中的主要問題之一[1]。

（二）檔案管理人員的專業(yè)化能力較弱

對于檔案處理工作專業(yè)性的要求究竟如何，在通過對相關(guān)資料的查詢之后，我們能夠了解到當(dāng)前的檔案處理工作具有一定的難度性以及技巧性，管理人員綜合素養(yǎng)在一定程度上會(huì)直接決定檔案管理工作的成效，而且大部分的檔案管理單位以及部門對于檔案管理人員并沒有安排關(guān)于檔案管理以及檢查檔案等課程的學(xué)習(xí)，從而就會(huì)導(dǎo)致人事檔案檢查人員只是對檔案工作一知半解，這是因?yàn)閷τ跈n案的整理與分類，是一項(xiàng)具有專業(yè)性以及難度的工作，因?yàn)閷n案的整理與分類工作會(huì)消耗掉處理人員或者檔案保管人員一定的時(shí)間，從而說明當(dāng)前人事檔案在管理中，會(huì)遇到的問題有許多，具體涉及檔案的內(nèi)容、內(nèi)容的核實(shí)、人員的處理能力、以及相關(guān)部門支持度等都會(huì)影響到檔案的處理情況。鑒于我國大部分的檔案管理單位以及部門工作人員對于檔案檢查處理的意識較弱，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理過程之中雜亂無序的情況[2]。

（三）檔案技術(shù)設(shè)備無法滿足人事檔案工作的各項(xiàng)要求

檔案技術(shù)設(shè)備無法滿足人事檔案工作的各項(xiàng)要求，當(dāng)前國家的檔案管理技術(shù)設(shè)備的專業(yè)化程度較低，大多數(shù)的檔案管理單位以及部門并沒有使用模擬存儲(chǔ)技術(shù)，檔案管理并未真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)化以及科學(xué)化的管理，由此可見，檔案技術(shù)設(shè)備無法滿足人事檔案工作的各項(xiàng)要求逐漸成為檔案管理過程之中亟待解決的問題。

二、高職院校人事檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化策略

（一）樹立數(shù)據(jù)庫檢查檔案理念，注重個(gè)人信息等資料的收集工作

人事檔案管理是借助數(shù)據(jù)庫軟件與工具，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)與資料的收集、存儲(chǔ)、分析與處理的功能，具有傳播速度快、類型多樣化、所耗用成本較小、可靠程度較高的特點(diǎn)。由此可見，人事檔案精細(xì)化管理的難度較大，一方面形容的是數(shù)據(jù)的總量較大，另一方面也是體現(xiàn)在龐大的數(shù)據(jù)庫能夠更為快速、更為高效的滿足人事部門的需要，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的高效化運(yùn)行，這對于服務(wù)型檔案管理模式的優(yōu)化而言大有裨益。如何利用人事檔案管理的工具與手段，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理工作的高效化運(yùn)行，不僅是重復(fù)使用人事檔案管理的系統(tǒng)，而且充分實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與會(huì)計(jì)數(shù)字檔案管理的聯(lián)系統(tǒng)一，運(yùn)用人事檔案管理以及相關(guān)工具，實(shí)現(xiàn)檔案工作的跳躍式發(fā)展。在信息化時(shí)代背景之下，人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)就是對于個(gè)人信息等資料的收集工作[3]。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理人才的培養(yǎng)

在人事檔案管理的時(shí)代背景之下，檔案管理人才的培養(yǎng)也是檔案安全管理工作過程中的重要環(huán)節(jié)，這要求國家需要頒布相關(guān)的法律與政策，強(qiáng)化對檔案安全管理人員的技能培訓(xùn)，具體而言，培訓(xùn)的內(nèi)容需要涉及人事檔案管理技術(shù)以及工具，更要求工作人員對人事檔案工作流程十分了解。將人事檔案管理的各項(xiàng)政策落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與檔案安全管理的完美融合，極大的提升會(huì)計(jì)工作的效率。在人才的培養(yǎng)途徑層面，可以進(jìn)行校企合作、技術(shù)課堂等形式進(jìn)行人事檔案管理人才的招聘。在公務(wù)員的招聘與錄取過程中，需要注重對于人才的實(shí)踐能力的訓(xùn)練，具體通過設(shè)置與人事檔案管理密切相關(guān)的課程，擴(kuò)充人事檔案管理課堂教學(xué)的廣度與深度，培養(yǎng)復(fù)合型人才，借助“政用產(chǎn)學(xué)研”方式引領(lǐng)檔案的規(guī)范化發(fā)展之路，因此，加強(qiáng)認(rèn)識檔案管理人才的培養(yǎng)能夠?yàn)槿蘸蟮臋n案管理工作提供有利條件。

（三）建立健全檔案利用審批制度，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置

建立健全檔案管理制度，政府部門的辦公人員必須按照規(guī)定的流程，在獲取檔案資料之前，先行報(bào)請主管或負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并且樹立體系化的檔案利用以及審批制度，檔案部能夠借助網(wǎng)絡(luò)化的相關(guān)技術(shù)與手段進(jìn)行信息的收集與檔案的管理活動(dòng)，使檔案收集速度更快，耗時(shí)更短，保證電子檔案的準(zhǔn)確性，為民眾提供更為滿意的電子檔案以及相關(guān)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的飛躍發(fā)展。優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置，應(yīng)該根據(jù)利用者的具體情況進(jìn)行設(shè)置，并且結(jié)合電子檔案內(nèi)容的密級進(jìn)行區(qū)分性的歸類與管理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行一定周期的重設(shè)，以防止秘鑰的丟失與被破解。因此，建立健全檔案利用審批制度，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置就成為高職院校人事檔案精細(xì)化管理的策略之一。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的高速發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性不言而喻，各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到數(shù)字檔案與檔案規(guī)范化以及流程化的建設(shè)重要性及未來趨勢。本篇文章結(jié)合高職院校人事檔案精細(xì)化管理面臨的問題，其中的問題主要表現(xiàn)在以下的三個(gè)方面，分別為檔案管理意識不強(qiáng)、檔案管理人員的專業(yè)化能力較弱、檔案技術(shù)設(shè)備無法滿足人事檔案工作的各項(xiàng)要求，提出高職院校人事檔案精細(xì)化管理的優(yōu)化策略，具體從以下的三個(gè)方面展開論述，分別為樹立數(shù)據(jù)庫檢查檔案理念，注重個(gè)人信息等資料的收集工作、加強(qiáng)人事檔案管理人才的培養(yǎng)、建立健全檔案利用審批制度，優(yōu)化檔案的密鑰設(shè)置。

參考文獻(xiàn)

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史曉紅，女，1972.11生，湖南臨澧人，本科，副研究館員（檔案系列高級），組織人事處人事檔案管理，主要研究方向：工商管理。