王大中
【摘要】中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心已初步形成了從基層項(xiàng)目部到股份公司總部一套完整的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)監(jiān)管體系。該系統(tǒng)與成本、物資、稅務(wù)、銀行、OA等其他系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)接口,各種類型的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在各信息系統(tǒng)間共生共享,促進(jìn)系統(tǒng)一體化、自動(dòng)化能力的大幅提升,也進(jìn)一步提高了公司協(xié)同管控能力,為“大數(shù)據(jù)”資產(chǎn)的開發(fā)利用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。文章通過對(duì)中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享模式在基層項(xiàng)目部的實(shí)踐進(jìn)行研究,選取基層項(xiàng)目部管理者和業(yè)務(wù)人員的角度,剖析了其中的不足,并對(duì)財(cái)務(wù)共享模式基層項(xiàng)目側(cè)的前景提出建議。
【關(guān)鍵詞】業(yè)財(cái)融合;共享中心;展望
【中圖分類號(hào)】F275;F540.33
一、中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享模式基層項(xiàng)目側(cè)實(shí)踐現(xiàn)狀
中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心自2016年啟動(dòng)建設(shè)以來,綜合考慮業(yè)務(wù)特征、信息化水平、財(cái)務(wù)人員現(xiàn)狀等多方面因素,以國(guó)內(nèi)外財(cái)務(wù)共享服務(wù)領(lǐng)先企業(yè)為標(biāo)桿、不斷吸取先進(jìn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),以期建設(shè)具有前瞻性、拓展性的中國(guó)中鐵特色的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)。建設(shè)目標(biāo)核心體現(xiàn)在四個(gè)方面:規(guī)模效應(yīng)下的成本降低,集中效應(yīng)下的財(cái)務(wù)管理水平及效率的提高,擴(kuò)展效應(yīng)下的集團(tuán)管控水平提高,聚焦效應(yīng)下的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力上升。在共享平臺(tái)的背景下,基層項(xiàng)目部實(shí)踐的基本業(yè)務(wù)流程是基層項(xiàng)目部或法人層級(jí)的業(yè)務(wù)人員填寫業(yè)務(wù)單據(jù),審批后通過共享平臺(tái)自動(dòng)傳遞到共享數(shù)據(jù)中心,通過平臺(tái)的任務(wù)分發(fā)機(jī)制,將需要制證的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行專業(yè)化的分工,完成制證審批、預(yù)記賬;對(duì)需要支付的業(yè)務(wù)將支付指令傳遞到資金系統(tǒng)進(jìn)行審核支付,支付成功后生成正式會(huì)計(jì)憑證,完成歸檔和打印。
從基層項(xiàng)目管理者的維度:一是統(tǒng)一會(huì)計(jì)核算,加速標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。財(cái)務(wù)共享中心針對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)設(shè)立了相應(yīng)的流程,規(guī)范了集團(tuán)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算,有利于各項(xiàng)費(fèi)用的歸集,保證數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性,避免了核算錯(cuò)誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);二是降低項(xiàng)目運(yùn)行成本,提高工作效率。降低成本的普遍方式是在保證業(yè)務(wù)總量不變的情況下,員工總數(shù)量有一定幅度減少,設(shè)立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后,各級(jí)企業(yè)將部分財(cái)務(wù)和全部業(yè)務(wù)集中起來處理,減少了項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員配置,工作效率隨之提升,人員成本費(fèi)用也大幅下降;三是提高了項(xiàng)目成本管理水平。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了成本系統(tǒng)與共享系統(tǒng)的對(duì)接,成本系統(tǒng)各項(xiàng)表單可以及時(shí)自動(dòng)推送到共享平臺(tái),避免了業(yè)務(wù)的重復(fù)操作,實(shí)現(xiàn)了成本系統(tǒng)和共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步,成本系統(tǒng)可付款額度的推送確保項(xiàng)目資金收支的合理,有利于項(xiàng)目開展成本分析,實(shí)現(xiàn)資金收支平衡,提高項(xiàng)目整體管理水平;四是強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目部?jī)?nèi)控管理。共享賬務(wù)查詢較以往的財(cái)務(wù)軟件有了較大提升,界面可視化程度更高,影像系統(tǒng)的建立方便查賬時(shí)直接查看憑證附件,提高查賬效率;五是提高了數(shù)據(jù)分析的精確性和數(shù)據(jù)傳遞的及時(shí)性。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成立提高了企業(yè)數(shù)據(jù)分析整合能力,保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,財(cái)務(wù)共享平臺(tái)全面、高效的賬務(wù)查詢功能使得財(cái)務(wù)人員能夠比以往更快速地完成數(shù)據(jù)匯總分析,并將整理好的數(shù)據(jù)及時(shí)反饋給項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及其他業(yè)務(wù)部門,以便其他業(yè)務(wù)部門對(duì)數(shù)據(jù)做進(jìn)一步的分析,更有利于基層項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)層做出正確的決策。
從基層項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員的維度:一是實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程辦公,提升業(yè)務(wù)處理效率。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)上線前財(cái)務(wù)人員只有收到項(xiàng)目紙質(zhì)資料后才能做賬務(wù)處理,業(yè)務(wù)處理時(shí)間較長(zhǎng);財(cái)務(wù)共享中心建立后,業(yè)務(wù)人員只需要發(fā)起表單,將手續(xù)齊全的資料掃描件上傳,流程審批完畢即可生成憑證,提升了業(yè)務(wù)處理效率;二是將一系列管理制度用系統(tǒng)方式固化,提升管理剛性約束。在共享系統(tǒng)上線前,存在入賬附件和簽字不齊全,資料、手續(xù)后補(bǔ)的情況,共享上線后從審批制度上要求憑證附件及各項(xiàng)手續(xù)務(wù)必齊全才能入賬,通過層層審批,杜絕了先入賬后補(bǔ)資料的現(xiàn)象,降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);三是有利于基層財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)和職業(yè)轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)立,把財(cái)務(wù)人員從繁瑣的日常業(yè)務(wù)中解脫出來,能夠有更多的精力參與項(xiàng)目管理,促進(jìn)財(cái)務(wù)人員由財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型。
二、中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享模式基層項(xiàng)目側(cè)運(yùn)行存在問題
(一)業(yè)財(cái)融合問題
財(cái)務(wù)共享中心架構(gòu)容易被誤解為一種集權(quán),產(chǎn)生一定對(duì)抗性,共享審批制度的標(biāo)準(zhǔn)化,造成財(cái)務(wù)系統(tǒng)外的其他業(yè)務(wù)部門認(rèn)為財(cái)務(wù)共享對(duì)基層實(shí)際業(yè)務(wù)過度干預(yù),在扁平化管理模式流行的今天,高度垂直化的管理容易引發(fā)下級(jí)單位的抵觸情緒,部分人員認(rèn)為,財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施將給業(yè)務(wù)部門在一定程度上帶來約束,使業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)機(jī)遇時(shí)無法像以往那樣能夠及時(shí)、自主作出相應(yīng)的決策,降低了市場(chǎng)應(yīng)對(duì)能力。財(cái)務(wù)共享中心工作也容易被誤解為單一的財(cái)務(wù)一體化,而實(shí)際上財(cái)務(wù)共享中心旨在著力打造“業(yè)財(cái)資稅一體化”,用以提升企業(yè)管理水平,其由財(cái)務(wù)部門牽頭,其他業(yè)務(wù)部門相互配合,共同推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。在財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行過程中,一方面存在財(cái)務(wù)人員不了解業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況,另一方面存在業(yè)務(wù)人員難以理解財(cái)務(wù)人員對(duì)于成本效益的顧慮,造成業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間難以協(xié)同的問題,無法達(dá)到預(yù)期的運(yùn)作效果,導(dǎo)致企業(yè)實(shí)際收益受到一定程度的影響,真正實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)資稅一體化”任重道遠(yuǎn)。
(二)平臺(tái)管理問題
共享人員配備嚴(yán)重不足不能完全滿足業(yè)務(wù)需要,現(xiàn)有人員與定員差距較大,人均工作量較大。目前基層項(xiàng)目部平均每人日審單量約150單,勢(shì)必存在審核質(zhì)量和審核時(shí)效問題;共享系統(tǒng)管理員一般由財(cái)務(wù)人員擔(dān)任,缺乏既有財(cái)務(wù)知識(shí)同時(shí)具有計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的專業(yè)人才;各二級(jí)單位根據(jù)自身需求單獨(dú)開發(fā)的個(gè)性化系統(tǒng)功能模塊,單位之間缺少溝通交流,目前還無法實(shí)現(xiàn)資源共享;共享系統(tǒng)運(yùn)維能力有待加強(qiáng),問題解決方案反饋不及時(shí);內(nèi)部配套規(guī)范制度亟待完善,不利于共享平臺(tái)的日常管理。
(三)功能拓展問題
系統(tǒng)功能不夠完善,共享平臺(tái)會(huì)計(jì)核算主系統(tǒng)已順暢運(yùn)行,但管理模塊功能尚不健全,風(fēng)險(xiǎn)管控仍需加強(qiáng);共享平臺(tái)價(jià)值創(chuàng)造能力有待提升,數(shù)據(jù)資產(chǎn)的挖掘利用、支撐前端業(yè)務(wù)發(fā)展及輔助管理決策等方面尚未發(fā)揮出最大效用;共享平臺(tái)和其他系統(tǒng)貫通還不夠充分,如人力資源系統(tǒng)、法律合規(guī)系統(tǒng)等,各層級(jí)企業(yè)共享服務(wù)平臺(tái)之間互聯(lián)互通還需要一定時(shí)間。
三、中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享模式基層項(xiàng)目側(cè)實(shí)踐優(yōu)化舉措
(一)逐步優(yōu)化現(xiàn)有共享平臺(tái)模塊功能
業(yè)務(wù)流程是財(cái)務(wù)共享過程的核心和靈魂環(huán)節(jié),流程是否合理和科學(xué)決定了財(cái)務(wù)共享中心的工作效率和質(zhì)量。要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化,減少人為因素在業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的影響,實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)對(duì)流程進(jìn)行管控,緊扣基層項(xiàng)目部日常管理需要;進(jìn)一步提升基層項(xiàng)目部財(cái)務(wù)共享服務(wù)的工作質(zhì)量;進(jìn)一步強(qiáng)化后臺(tái)輔助信息管理。如,開發(fā)合同登記等模塊,合同相關(guān)信息目前由各業(yè)務(wù)部門分散管理,業(yè)務(wù)流程無法對(duì)合同中預(yù)付款情況、進(jìn)度款支付比例等重要數(shù)據(jù)做到風(fēng)險(xiǎn)卡控和隔離,存在一定合同管理風(fēng)險(xiǎn)。
(二)逐步提升共享中心機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量
一是完善制度建設(shè),做好整章建制工作,為共享中心健康發(fā)展提供制度安排;二是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),對(duì)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)開展定期或者不定期的培訓(xùn),培養(yǎng)綜合型專業(yè)人才;三是適量增加審單人員,實(shí)現(xiàn)定期共享輪崗,提升共享人員綜合審單能力和職業(yè)操守;四是定期開展財(cái)務(wù)共享中心與基層項(xiàng)目部的交流活動(dòng),采納基層財(cái)務(wù)人員的基本訴求和合理建議,釋放一定靈活性,在強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)共享的規(guī)制性同時(shí)夯實(shí)財(cái)務(wù)共享的服務(wù)性,對(duì)存在分歧的業(yè)務(wù)及時(shí)提供合理、可行的解決方案,從而提高財(cái)務(wù)共享中心認(rèn)可度,打造“業(yè)財(cái)資稅一體化”;五是大力推進(jìn)智能化建設(shè),推廣OCR、稅務(wù)系統(tǒng)推送,實(shí)現(xiàn)智能審單,積極開發(fā)雙方表單和多方表單、增加機(jī)制自動(dòng)表單類型,減少審核單量。
(三)逐步健全信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)平臺(tái)職能
一方面要對(duì)現(xiàn)有共享平臺(tái)功能持續(xù)優(yōu)化,另一方面要進(jìn)一步提升共享中心的增值服務(wù)職能。一是提供可視化的基層項(xiàng)目全方位全過程信息,更好發(fā)揮財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的作用,給基層項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供一個(gè)微觀項(xiàng)目全局信息可視化窗口,該可視化窗口可在電腦端、IPAD、手機(jī)端等同時(shí)查看,以便基層項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)基層項(xiàng)目施工進(jìn)度、成本構(gòu)成及資金動(dòng)態(tài)的全方面掌握;二是充分挖掘共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)資產(chǎn),將分散的數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)一,增加各類管理報(bào)表開發(fā),為基層項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)提供精準(zhǔn)的決策依據(jù);三是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控,完善工作制度體系和流程設(shè)計(jì),增加風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示等功能,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)功能;四是實(shí)現(xiàn)信息貫通,積極拓展一體化工作平臺(tái)的入駐和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)入倉(cāng),將相關(guān)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)共享平臺(tái)互聯(lián)互通。
四、中國(guó)中鐵財(cái)務(wù)共享模式(基層項(xiàng)目側(cè))優(yōu)化展望
持續(xù)將業(yè)務(wù)流程、財(cái)務(wù)流程、管理流程進(jìn)一步分梯度網(wǎng)格化融合,保障業(yè)務(wù)合法、合理和合規(guī),實(shí)時(shí)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);通過多維度、多層次、多角度對(duì)業(yè)務(wù)大數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)專業(yè)化分析,支撐基層項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析和精準(zhǔn)決策支持管理。
堅(jiān)持“業(yè)財(cái)融合”目標(biāo)。共享平臺(tái)作為信息貫通工程的重要組成部分和有效實(shí)施載體,要按照股份公司信息化的統(tǒng)籌規(guī)劃要求,繼續(xù)推進(jìn)財(cái)務(wù)與前端業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效結(jié)合,在推動(dòng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)發(fā)展的同時(shí),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的互通互聯(lián)。
遵循“智能、易用”的原則。重點(diǎn)做好財(cái)務(wù)共享平臺(tái)現(xiàn)有功能的優(yōu)化升級(jí),穩(wěn)步開發(fā)新功能,并以個(gè)性化需求為導(dǎo)向,以增強(qiáng)基層項(xiàng)目用戶體驗(yàn)為目標(biāo),引入智能化信息技術(shù),提升共享平臺(tái)智能化水平和易用性。如,開發(fā)智能審單、移動(dòng)報(bào)銷、資金預(yù)警等模塊,實(shí)現(xiàn)機(jī)器人在各業(yè)務(wù)模塊的運(yùn)用。
讓基層項(xiàng)目數(shù)據(jù)資產(chǎn)創(chuàng)造價(jià)值。隨著財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在國(guó)內(nèi)和海外所有基層項(xiàng)目的全面上線,形成真實(shí)有效的底層元數(shù)據(jù)資源,合并成大數(shù)據(jù)資產(chǎn)池,伴隨賬轉(zhuǎn)表等信息系統(tǒng)的落地和有機(jī)加工,智能化數(shù)據(jù)資產(chǎn)資源分析系統(tǒng)也呼之欲出。
持續(xù)加大境內(nèi)外基層項(xiàng)目財(cái)務(wù)共享人才的儲(chǔ)備和建設(shè)。組織開展層次清晰、形式多樣、內(nèi)容豐富的管理培訓(xùn)與宣傳,適時(shí)改革用人體制,改革市場(chǎng)化用工機(jī)制,建立中國(guó)中鐵本土特色的財(cái)務(wù)共享專家?guī)旌腿瞬艓?kù)。
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