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        關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

        2021-09-13 02:28:27汪靜
        時代商家 2021年24期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)思考檔案管理

        汪靜

        摘要:在當(dāng)前的信息化時代背景下,各行各業(yè)在開展相關(guān)工作時,都引入了信息技術(shù),推動了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在開展檔案管理工作時,相關(guān)單位需要做到與時俱進(jìn),將信息技術(shù)引入檔案管理工作之中,借此加強檔案的信息化建設(shè),改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足之處,提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而相關(guān)單位若想實現(xiàn)檔案管理的有效建設(shè),則需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行全面解析,同時還要掌握信息化建設(shè)的關(guān)鍵點,并結(jié)合實際情況,采用科學(xué)合理的方式,提升檔案管理工作的信息化水平。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理;思考

        檔案信息化管理,是指利用計算機為主的智能化手段計劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮檔案管理。檔案信息化管理平臺,則是由計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成,以及多媒體、信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用,實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理,從而為檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。一言以蔽之,檔案信息化管理平臺,是由硬件設(shè)備與軟件工具共同組成的,檔案信息資源與公共信息傳遞系統(tǒng)相結(jié)合而形成的計算機服務(wù)平臺。檔案信息化平臺作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一,也是實現(xiàn)檔案信息化管理的一項基礎(chǔ)性工作。加快推動檔案信息化管理平臺建設(shè),是適應(yīng)信息化時代檔案管理的必要舉措,對提升檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實意義。

        一、檔案信息化建設(shè)與信息化管理的價值

        采用信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行建設(shè)與管理,可以在很大程度上降低檔案管理的難度,將原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,不僅可以節(jié)省保存空間,還可以降低檔案折損率,延長檔案的保存期限,避免檔案資料不完備,甚至丟失。與此同時,相關(guān)人員可以利用檔案系統(tǒng)的檢索功能快速且精確地調(diào)取資料,提高檔案利用率與檔案服務(wù)水平,節(jié)省時間和精力?,F(xiàn)階段,大多數(shù)企事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)與管理的重要性,且在檔案信息化建設(shè)與管理方面傾注了大量的精力與資金,逐步改善了檔案信息化建設(shè)水平與管理水平,為自身的經(jīng)營發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

        二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問題

        (一)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,管理規(guī)范性有待加強

        在檔案信息化建設(shè)和發(fā)展中,雖然很多應(yīng)用軟件均可滿足電子公文管理的總體要求,但在檔案管理信息化建設(shè)的過程中,只有部分軟件可滿足既定的管理要求。這就要求工作人員要制定統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)?,F(xiàn)階段,尚未建立完善的組織規(guī)劃,這是檔案信息化建設(shè)中十分常見的問題,在信息化建設(shè)的過程中并未制定科學(xué)的規(guī)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),降低了檔案管理流程的合理性,無法保證檔案的有效利用,影響了檔案管理工作效率,甚至出現(xiàn)了低水平重復(fù)建設(shè)和各自為政的問題,該種情況也在一定程度上阻礙了檔案信息的合理應(yīng)用。再者,檔案管理工作不規(guī)范,管理方法較為落后,與經(jīng)營管理存在脫節(jié)問題,干擾了檔案信息資源管理與其他環(huán)節(jié)信息管理間銜接的緊密性。

        (二)信息化建設(shè)意識不足

        對于信息化建設(shè)工作來說,其自身的有效開展實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新,同時也加快了檔案管理服務(wù)理念的變革發(fā)展。信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理應(yīng)用,能夠在較大程度上提升檔案管理工作的效率,而且也能夠提高其服務(wù)水平,使得相關(guān)用戶對檔案資料的查閱更加方便,并且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享,這些都是檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢。但是,部分檔案管理工作者對于信息化建設(shè)的重要作用缺乏全面且正確的認(rèn)知,以至于對于信息化建設(shè)的重視度不高,一些檔案管理者本身的思想觀念比較傳統(tǒng),對于檔案信息化建設(shè)接受程度較低,這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程無法順利推進(jìn),最終影響到檔案管理的變革創(chuàng)新發(fā)展,大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

        (三)不同的檔案管理部門存在差異性

        不同區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有一定的差異性,且其發(fā)展速度也不一樣,這樣也會影響到檔案管理的信息化程度,受經(jīng)濟(jì)因素的影響,各地區(qū)對于檔案信息化建設(shè)的投入力度不同,也會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度存在較大的差異。一些地區(qū)的檔案管理部門,已經(jīng)開始使用計算機進(jìn)行檔案資料的管理,大大提升了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是還有部分檔案管理部門還在使用單機開展檔案管理工作,導(dǎo)致檔案管理水平比較低下,難以實現(xiàn)有效的資源共享,不利于檔案管理工作的發(fā)展。

        (四)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平欠缺

        檔案管理工作中,很多人員均為兼職的管理人員,只有很少的一部分檔案管理人員專職從事檔案管理工作。因此,檔案管理人員的專業(yè)能力和工作水平存在較大的差異。兼職的檔案管理人員并未受過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn),僅僅依據(jù)自身的計算機操作經(jīng)驗完成檔案管理工作,故而無法及時有效地解決工作中出現(xiàn)的問題,只能等待專業(yè)的技術(shù)人員對問題進(jìn)行處理。另外,管理人員專業(yè)知識明顯不足,在應(yīng)用管理軟件的過程中會出現(xiàn)歸檔不及時,甚至信息錯誤等問題,上述問題也成為影響檔案工作效率的關(guān)鍵因素。

        三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的有效措施

        (一)加大檔案信息化建設(shè)軟硬件投入

        相關(guān)單位必須高度重視信息化建設(shè),同時結(jié)合國家規(guī)定和要求選擇軟硬件設(shè)備,切實加強檔案管理數(shù)據(jù)庫和通信方式的科學(xué)化建設(shè)?,F(xiàn)如今,我國檔案信息化建設(shè)的水平存在十分明顯的差異,能夠推動檔案信息化的單位數(shù)量十分有限,而且并未形成規(guī)?;l(fā)展趨勢。這種情況與相關(guān)單位工作人員的重視程度有著十分密切的聯(lián)系。對此,相關(guān)部門需積極建立人才檔案及其他檔案的信息化建設(shè)機制,從而加強人員的管理意識,切實做好執(zhí)行工作,合作和協(xié)調(diào)各項工作的有序開展,不斷提升信息化水平,為單位信息連接與共享創(chuàng)造有利條件。另外,檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)是簡化檔案工作,提高檔案信息的利用率,充分展現(xiàn)檔案信息的價值和作用。傳統(tǒng)檔案管理工作中,工作人員的壓力較大,任務(wù)量繁重。對此,可積極采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備,使用掃描儀和智能識別技術(shù),實現(xiàn)文字、圖片及音頻資料向數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換,合理利用統(tǒng)計分析軟件,處理檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲和更新的過程中,合理應(yīng)用云計算技術(shù)能夠有效降低管理成本,且利用云計算技術(shù)建立的檔案平臺可在短時間內(nèi)存儲、查找并傳輸數(shù)據(jù),也可維持?jǐn)?shù)據(jù)信息的安全性與完整性,信息化的優(yōu)勢十分明顯,故而有關(guān)單位務(wù)必高度重視設(shè)備投入,以順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求。

        (二)建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

        相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性,并在檔案管理工作中發(fā)揮出實際效用,增強檔案管理工作的質(zhì)量與效率,就需要加大投入力度,購進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件,為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?;诖?,相關(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站,并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺,借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能,借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù),借此實現(xiàn)檔案信息資源的共享,促使檔案資源得到充分的利用。另外,相關(guān)單位要投入充足的資金費用,購買計算機、掃描儀等各種信息化設(shè)備,同時還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量,借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

        (三)加強檔案業(yè)務(wù)流程管理

        將檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)內(nèi)容納入計算機管理體系,實現(xiàn)檔案收集、查詢、借閱、歸還等工作流程的申請、審批、登記、歸還、銷毀等流程網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。借助計算機信息技術(shù),不斷優(yōu)化檔案管理流程。具體可在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置自動生成系統(tǒng),制作《檔案查詢、借閱申請及處理單》,處理單包括申請、審批、辦理、歸還等業(yè)務(wù)流程。每一個流程需要填寫相應(yīng)內(nèi)容,方可完成相應(yīng)流程內(nèi)容。如“申請”環(huán)節(jié)需要填寫案卷題名、檔號、密級、申請單位、申請人、申請原因等;“審批”環(huán)節(jié)需要填寫項目主管領(lǐng)導(dǎo)、保密辦審核、公司領(lǐng)導(dǎo)簽名及簽批日期等。

        (四)提高檔案管理者的專業(yè)水平

        檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主要落實者與推動者,其自身的檔案管理能力及素養(yǎng),會對檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接的影響。因此,相關(guān)單位若想加快檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)程,就需要加強對檔案管理人員工作能力的重視,通過開展培訓(xùn)、講座、研討會等多種活動,提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力,使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用?;诖?,有關(guān)單位可以開展定期的專業(yè)培訓(xùn),在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進(jìn)的檔案管理思想、管理技術(shù)手段等,也要將相關(guān)信息知識與技術(shù)加入其中,促使檔案管理人員在參與培訓(xùn)的過程中,能夠積累更多的專業(yè)知識,掌握信息化檔案管理工作的技能,提升其信息化意識,使得檔案管理者能夠熟練操作信息設(shè)備,以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

        四、結(jié)束語

        檔案管理工作對諸多單位的建設(shè)與發(fā)展起到關(guān)鍵作用。檔案管理部門應(yīng)該正確認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的意義與價值,認(rèn)真分析目前檔案信息化建設(shè)與管理中存在的各類問題。在時代發(fā)展的大背景下,改變傳統(tǒng)的檔案管理理念,優(yōu)化檔案管理的信息化水平?;谛畔⒒夹g(shù),單位的檔案建設(shè)和管理將會更為高效有序,更為規(guī)范,進(jìn)而發(fā)揮出檔案的最大利用價值,為單位的穩(wěn)步前行提供強大助力。

        參考文獻(xiàn):

        [1]王永福.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].健康周刊,2017(12):45-46.

        [2]張義森,閆孟菡.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(10):83-84.

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