薛迪斯

摘要：隨著高校購買設(shè)備數(shù)量的逐漸增加，原有的設(shè)備采購管理制度不能較好的適應(yīng)信息時(shí)代的變化，針對(duì)目前傳統(tǒng)高校設(shè)備連續(xù)申購延期管理系統(tǒng)存在的一些問題，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行積極地研究，在信息技術(shù)背景下，創(chuàng)建信息化的管理。本文從采購申報(bào)、審批、采購、結(jié)算個(gè)四大環(huán)節(jié)詳細(xì)講解介紹高校采購信息化管理過程，在分類采購管理環(huán)節(jié)，介紹種類化采購管理方式。要想完建立在一起生產(chǎn)采購的高校信息化制度管理模式，應(yīng)該要繼續(xù)建立完善生產(chǎn)采購制度管理信息系統(tǒng)，建立更加完善的采購制度體系來用以保證儀器設(shè)備生產(chǎn)采購管理活動(dòng)地有序規(guī)范進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校;設(shè)備采購;信息化建設(shè);策略

引言：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展，教育裝備投入不斷加大，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，高校教學(xué)科研建設(shè)經(jīng)費(fèi)逐年快速增長(zhǎng)，這也直接導(dǎo)致高校教學(xué)設(shè)備產(chǎn)品采購量的快速增加。不少高校覺得自己原有的設(shè)備采購管理模式難以有效適應(yīng)一些大型設(shè)備類高校的采購管理任務(wù)繁重。因此，完善高校設(shè)備采購管理機(jī)制，建立更加科學(xué)完善的信息采購管理服務(wù)體系迫在眉睫，在如今信息化管理的背景下，實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購工作全過程中的信息化高效管理，使得設(shè)備采購管理流程更加公開、透明、高效和更加規(guī)范。因此，在高校設(shè)備采購以及管理的過程中，建立信息化的管理制度對(duì)于促進(jìn)高校的綜合發(fā)展十分有利。

一、傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題

傳統(tǒng)的電子設(shè)備使用和采購主要是通過每位采購員填寫一張紙質(zhì)設(shè)備使用和采購表。主要操作流程如下：（1）設(shè)備采購期間，采購員填寫紙質(zhì)設(shè)備采購申請(qǐng)單和紙質(zhì)借出單，經(jīng)校級(jí)部門審核登記后，送學(xué)校設(shè)備資產(chǎn)管理采購部，（2）學(xué)校財(cái)務(wù)部門辦理設(shè)備轉(zhuǎn)移登記手續(xù)，再將貸款發(fā)回學(xué)校設(shè)備資產(chǎn)管理與采購部，（3）審核登記學(xué)校設(shè)備管理與采購貸款臺(tái)賬，開始合理安排設(shè)備采購。在上述流程中產(chǎn)生的主要問題有：（1）申請(qǐng)流程繁瑣，采購者經(jīng)常在多個(gè)不同的采購部門來回奔波，效率低。（2）紙質(zhì)、數(shù)字或手寫申請(qǐng)單不規(guī)范，修改過程沒有詳細(xì)記錄，而用戶往往無法實(shí)時(shí)準(zhǔn)確了解自己和申請(qǐng)人購買的電子設(shè)備的實(shí)際購買進(jìn)度，申請(qǐng)表上的數(shù)據(jù)難以溯源;由于信息和數(shù)據(jù)利用技術(shù)正處于相對(duì)初級(jí)的發(fā)展階段，采購訂單從早期傳統(tǒng)的手工計(jì)算賬簿進(jìn)入采購控制活動(dòng)，再到后來的單機(jī)控制，全過程的手工核算賬簿不能轉(zhuǎn)變?yōu)槿?jì)算機(jī)核算賬簿。信息化發(fā)展水平低，主要體現(xiàn)在采購管理手段落后。在采購管理過程中，如何從存儲(chǔ)的采購數(shù)據(jù)庫中動(dòng)態(tài)、準(zhǔn)確地提取出相關(guān)的采購數(shù)據(jù)，使相應(yīng)的采購信息在短時(shí)間內(nèi)得到充分反映，是當(dāng)前采購信息管理更重要的發(fā)展方向。由于傳統(tǒng)的設(shè)備采購流程都是依靠手工記賬，會(huì)導(dǎo)致采購訂單信息書寫模糊、丟失等技術(shù)問題容易導(dǎo)致采購數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致設(shè)備采購管理財(cái)務(wù)部門與采購財(cái)務(wù)部門之間的聯(lián)系無法及時(shí)傳遞絕對(duì)準(zhǔn)確的采購信息數(shù)據(jù)。[1]

二、高校設(shè)備采購信息化建設(shè)的相關(guān)流程

1、設(shè)備申報(bào)

在申報(bào)階段，用戶通過瀏覽器進(jìn)入申報(bào)系統(tǒng)。用戶登錄后，在申購設(shè)備的界面按照系統(tǒng)里已設(shè)計(jì)好的表格輸入申購設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、品牌、擬選廠商、使用人聯(lián)系方式以及使用的經(jīng)費(fèi)卡信息、該采購該設(shè)備轉(zhuǎn)賬的金額等信息，確認(rèn)無誤之后，點(diǎn)擊”提交”，用戶所在的院級(jí)單位審核人便能看到用戶的申購單。之后，用戶登錄申報(bào)系統(tǒng)既可在校園網(wǎng)內(nèi)登錄，也可在校園網(wǎng)外登錄，并且在任意時(shí)間都可登錄系統(tǒng)進(jìn)行申報(bào)。申購航空設(shè)備真正首次做到了徹底打破國(guó)際時(shí)間域和國(guó)際空間域?qū)Φ赜虻膰?yán)格限制。

2、設(shè)備申報(bào)審批

當(dāng)用戶提交之后，就進(jìn)入了院級(jí)審核環(huán)節(jié)。此時(shí)院級(jí)審核人可看到申報(bào)用戶的所有申購信息院級(jí)審核人將核對(duì)各項(xiàng)信息，尤其是核對(duì)轉(zhuǎn)賬資金的卡號(hào)。若有填寫不規(guī)范或者錯(cuò)誤審核人可不予審批通過，返回并給出修改意見指導(dǎo)用戶修改申報(bào)信息若審批通過，申報(bào)單審批便進(jìn)入到校級(jí)設(shè)備管理部門審批環(huán)節(jié)。設(shè)備管理部門審批管理員在采購管理系統(tǒng)（申報(bào)系統(tǒng)與此系統(tǒng)端口對(duì)接、數(shù)據(jù)互傳〉里能看見院級(jí)審批通過的申購單，根據(jù)申報(bào)的信息再次審核，此時(shí)若發(fā)現(xiàn)申報(bào)錯(cuò)誤，則不予審批通過，返回用戶修改并給出修改意見;若審批通過，設(shè)備管理部門管理員按照相應(yīng)經(jīng)費(fèi)類型，進(jìn)行申購單編號(hào)，編號(hào)之后采購計(jì)劃單便自動(dòng)生成。此時(shí)，用戶在申報(bào)系統(tǒng)可看到采購計(jì)劃單和預(yù)付款借支單（財(cái)務(wù)處將根據(jù)此單據(jù)將用戶設(shè)備申購金額轉(zhuǎn)賬至設(shè)備管理部門賬戶），若經(jīng)費(fèi)卡余額不足，將導(dǎo)致財(cái)務(wù)操作時(shí)借款失敗，系統(tǒng)將自動(dòng)返回用戶修改補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)，若借款成功，則將采購單轉(zhuǎn)至設(shè)備管理部門，進(jìn)入到下一步的采購工作。

3、設(shè)備采購

所有已在財(cái)務(wù)部門完成借款手續(xù)的采購單都將轉(zhuǎn)設(shè)備管理部門，在采購管理系統(tǒng)里分配相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購，此時(shí)，采購管理系統(tǒng)顯示該筆采購計(jì)劃單正處于“采購進(jìn)行中”狀態(tài)。根據(jù)采購設(shè)備類別和金額的不同，進(jìn)行不同的采購方式，目前采用兩種采購方式，分別為網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)和招標(biāo)。

（1）部分大學(xué)對(duì)采購設(shè)備金額不足或低于10萬元的高校學(xué)生計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼產(chǎn)品等設(shè)備分別設(shè)計(jì)進(jìn)行"網(wǎng)上競(jìng)價(jià)"，采用的信息平臺(tái)主要是中山大學(xué)全新開發(fā)設(shè)計(jì)并正在進(jìn)行應(yīng)用推廣的“高校網(wǎng)上競(jìng)價(jià)系統(tǒng)”，該系統(tǒng)主要為高校進(jìn)行小金額的設(shè)備采購提供便利。經(jīng)過這幾年的運(yùn)行，系統(tǒng)功能逐步完善，解決了傳統(tǒng)采購模式不透明、不公開、效率低、難以監(jiān)督等問題。網(wǎng)上采購競(jìng)價(jià)活動(dòng)是在泛指高校采購代理人直接通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)直接發(fā)布高校采購報(bào)價(jià)信息，而后供應(yīng)商直接通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布報(bào)價(jià)、采購銷售過，整個(gè)流程由高校計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行采購管理和競(jìng)價(jià)記錄、采購競(jìng)價(jià)結(jié)果在網(wǎng)上展開公布等各種采購競(jìng)價(jià)活動(dòng)的一個(gè)全過程。通過網(wǎng)上競(jìng)價(jià)交易系統(tǒng)實(shí)時(shí)發(fā)布產(chǎn)品采購報(bào)價(jià)信息，所有具備資質(zhì)的供應(yīng)商可以不受限制的在同一時(shí)間看到發(fā)布的采購信息。在參與競(jìng)價(jià)期間，采購方無權(quán)了解某家供應(yīng)商參與了報(bào)價(jià)，也無從了解多少家供應(yīng)商參與了競(jìng)價(jià)，而供應(yīng)商也不了解有多少競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手參與了競(jìng)價(jià)，直至競(jìng)價(jià)結(jié)束才能揭曉。最后的競(jìng)價(jià)結(jié)果則根據(jù)相關(guān)管理原則（符合原則的前題下，價(jià)低者中標(biāo)）選擇供應(yīng)商。中標(biāo)結(jié)果在網(wǎng)絡(luò)上公開，監(jiān)管部門能有效監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了采購的公平公正。申報(bào)管理系統(tǒng)與招標(biāo)競(jìng)價(jià)管理系統(tǒng)的完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了零星機(jī)電設(shè)備開發(fā)采購的招標(biāo)申請(qǐng)、審核、競(jìng)價(jià)、中標(biāo)的全方位網(wǎng)絡(luò)化流程管理，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式落后的局面，開創(chuàng)了工作流程痕跡化、信息化管理的新模式。申報(bào)競(jìng)價(jià)用戶網(wǎng)上可以實(shí)時(shí)不受申報(bào)地點(diǎn)時(shí)段限制通過全國(guó)網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)申報(bào)，供應(yīng)商可以不受申報(bào)時(shí)間地段限制在網(wǎng)上實(shí)時(shí)參與網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)，職能部門競(jìng)價(jià)審批人員審核也在全國(guó)網(wǎng)絡(luò)競(jìng)價(jià)系統(tǒng)中實(shí)時(shí)進(jìn)行，所有數(shù)據(jù)信息都可登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢到。

（2）對(duì)于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、沒有通用標(biāo)準(zhǔn)且難以用價(jià)格來評(píng)判的教學(xué)科研儀器設(shè)備，目前我們采取的是用戶初步向供應(yīng)商詢價(jià)，填寫擬選設(shè)備管理部門采購人員進(jìn)一步多方詢價(jià)的采購辦法。在設(shè)備管理部門人員詢價(jià)采購的過程中，原則是盡量降低價(jià)格，替用戶節(jié)省資金，以不高于用戶申購設(shè)備金額預(yù)算的前提下成交。

（3）對(duì)于單筆金額超過10萬元的采購計(jì)劃單，根據(jù)天津大學(xué)相關(guān)規(guī)定，必須進(jìn)行公開招標(biāo)首先由用戶提出設(shè)備技術(shù)指標(biāo)，設(shè)備管理部門審核，確認(rèn)沒有頃向性，則通過中國(guó)政府采購網(wǎng)和大學(xué)設(shè)備信息網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告;若有超過家供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)，則在開標(biāo)時(shí)公開唱標(biāo);若有家應(yīng)標(biāo)，則進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判;若只有家應(yīng)標(biāo)，此時(shí)，設(shè)備管理部門要求用戶做深度調(diào)研，向招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)闡述充分理由申請(qǐng)單一來源談判采購。通過以上種采購方式采購，確認(rèn)賣方單位，完成簽合同手續(xù)。簽完合同之后，采購員把合同號(hào)輸入采購管理系統(tǒng)，此時(shí)采購單處于"簽訂合同中"的狀態(tài)。

4、金額結(jié)算

完成采購流程之后，就進(jìn)入到了金額結(jié)算階段。此時(shí)，在用戶采購設(shè)備管理財(cái)務(wù)系統(tǒng)之后將自動(dòng)記錄所用戶簽訂合同的重要事項(xiàng)信息，如果用戶合同付款金額已經(jīng)超過用戶轉(zhuǎn)入時(shí)的經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示經(jīng)費(fèi)不足，則自動(dòng)返回對(duì)應(yīng)用戶并在進(jìn)行合同修改時(shí)如補(bǔ)款，請(qǐng)返回用戶進(jìn)行追加轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，在用戶追加后的經(jīng)費(fèi)結(jié)算過程中，不必通過相關(guān)院級(jí)會(huì)計(jì)審核和校級(jí)公用設(shè)備采購管理財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審批，根據(jù)合同金額選擇結(jié)算時(shí)經(jīng)費(fèi)不足的轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，追加后的經(jīng)費(fèi)信息提交用戶頁面之后，即可直接用戶進(jìn)行管理財(cái)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬;如果用戶經(jīng)費(fèi)充足，則此時(shí)在用戶采購設(shè)備管理財(cái)務(wù)系統(tǒng)里將會(huì)輸入合同付款相關(guān)信息，包括合同付款人、收款管理單位及財(cái)務(wù)聯(lián)系人等，完成合同余額入賬結(jié)算，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)記錄合同余額入賬結(jié)算的截止時(shí)間，并自動(dòng)顯示用戶采購設(shè)備狀態(tài)編號(hào)為"余額結(jié)算"，財(cái)務(wù)處理部會(huì)計(jì)根據(jù)用戶采購設(shè)備管理財(cái)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)算信息，完成對(duì)設(shè)備供應(yīng)商的所有付款結(jié)算手續(xù)，完成所有合同余額入賬結(jié)算后，設(shè)備原始采購發(fā)票余額會(huì)直接發(fā)至對(duì)應(yīng)用戶手中，進(jìn)行用戶設(shè)備固定資產(chǎn)余額登記結(jié)算入賬。入賬流程完成之后，去公司財(cái)務(wù)處或者會(huì)計(jì)中心報(bào)賬，完成這個(gè)產(chǎn)品采購入賬流程。

5、采購過程短信提醒服務(wù)

該系統(tǒng)首次將短信提醒服務(wù)融入采購流程。在“采購進(jìn)行中”和“合同簽訂余額結(jié)算”三種狀態(tài)下，采購管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶預(yù)留的聯(lián)系方式自動(dòng)向用戶發(fā)送相應(yīng)的提醒短信，告知用戶設(shè)備采購的各種狀態(tài)，以便用戶實(shí)時(shí)了解所申請(qǐng)?jiān)O(shè)備的采購進(jìn)度。短信提醒服務(wù)不僅體現(xiàn)了服務(wù)意識(shí)，而且提高了辦公效率，避免了用戶經(jīng)常詢問采購進(jìn)度，對(duì)設(shè)備采購業(yè)務(wù)人員起到了間接的監(jiān)督作用。[2]

三、信息化采購達(dá)到的效果

1、通過高校整體采購信息化流程設(shè)計(jì)，使得高校采購管理過程更加規(guī)范化

作為推進(jìn)我國(guó)高校采購行業(yè)系統(tǒng)管理化和信息化的一個(gè)組成整體及其系統(tǒng)設(shè)計(jì)者從技術(shù)理念而言，基本質(zhì)上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了我國(guó)采購業(yè)務(wù)申報(bào)、審批、采購、結(jié)算四個(gè)系統(tǒng)一體化，明確了采購流程，清晰了審批、采購的權(quán)限界定，在審批環(huán)節(jié)就實(shí)現(xiàn)了采購信息的痕跡化管理。采購過程中網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)、公開招標(biāo)的方式都使得采購信息公開，相關(guān)采購記錄信息都能在采購管理系統(tǒng)“追根溯源”，實(shí)現(xiàn)采購動(dòng)態(tài)信息化管理。

2、節(jié)省資金，提高采購效率

網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、公開招標(biāo)以及多方詢價(jià)能讓更多供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)，充分體現(xiàn)了公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，而正由于得到了充分競(jìng)爭(zhēng)，保證了設(shè)備采購的價(jià)格處于合理的水準(zhǔn)，在較大程度上避免出現(xiàn)貪污腐敗問題，在一定程度上節(jié)約了投入資金。采購各方工作通過網(wǎng)絡(luò)化的信息化，可以有效縮短高校采購各方的工作時(shí)空點(diǎn)和距離，縮短了高校采購工作周期，從而有效地提高采購工作效率。由于管理職責(zé)明確，辦公十分明確，項(xiàng)目一旦正式啟動(dòng)，沒有特殊管理原因，元法推脫管理責(zé)任，可以顯著有效提高項(xiàng)目辦公工作效率。

3、實(shí)行有效監(jiān)督，杜絕腐敗滋生

設(shè)備產(chǎn)品采購的招標(biāo)申請(qǐng)、審批、采購、中標(biāo)以及貨款結(jié)算等一系列行業(yè)信息都希望能在的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中找尋的蹤跡，采購招標(biāo)工作辦理流程公開透明，能夠隨時(shí)調(diào)取相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。在采購信息管理系統(tǒng)中充分使用質(zhì)量數(shù)據(jù)采掘、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)，對(duì)采購歷史數(shù)據(jù)資料進(jìn)行深入的分析處理，使高校采購管理工作的質(zhì)量管理體系實(shí)現(xiàn)高度信息化、智能化。由于采購網(wǎng)絡(luò)的信息開放性、共享性，采購相關(guān)監(jiān)管部門不僅可以實(shí)現(xiàn)全程實(shí)時(shí)跟蹤網(wǎng)上網(wǎng)下采購的執(zhí)行全過程，上級(jí)部門和其他采購相關(guān)監(jiān)管部門也同樣可以同時(shí)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購監(jiān)督，此外，還可以有效避免采購監(jiān)管人員進(jìn)行暗箱操作，防止人員接受非法賄賂的危險(xiǎn)可能。

四、采購文檔的電子化

作為一套信息化的管理系統(tǒng)還必須具備另外一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)，就是對(duì)商品采購管理過程中可能涉及的大量文件或者資料信息進(jìn)行實(shí)時(shí)電子數(shù)字化采集管理。在每次采購操作流程設(shè)計(jì)結(jié)束之后，采購部的業(yè)務(wù)員應(yīng)會(huì)把每次采購操作過程中可能涉及的采購文件作為資料，上傳至采購管理系統(tǒng)中的合同文檔管理模塊，最后完成整個(gè)的采購進(jìn)程。例如：用戶在使用經(jīng)費(fèi)采購設(shè)備結(jié)束后，會(huì)遇到用戶項(xiàng)目結(jié)題或者其他事情，需要和以前完成的采購設(shè)備對(duì)賬，往往需要設(shè)備發(fā)票和合同，此時(shí)，需從檔案館查詢相應(yīng)的紙質(zhì)化資料中，非常繁瑣。電子化管理后，將直接從系統(tǒng)中打印，獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，對(duì)辦公效率的提升具有重要的意義。[3]

結(jié)語：采購流程是一個(gè)高度統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)。在采購管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)采購信息查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，根據(jù)關(guān)鍵詞可以查詢到任意一條采購信息。因此，要完全掌握建立支撐起高校采購的資源信息化高校管理模式，應(yīng)對(duì)高校采購管理過程中可能出現(xiàn)的新技術(shù)問題，進(jìn)行不斷的完善。此外，還需建立更加完善規(guī)范的制度來保證設(shè)備采購活動(dòng)的有序進(jìn)行，從而確保學(xué)校的政府采購管理工作有章可循。

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