陳鵬

摘要：其他應(yīng)收款作為企業(yè)流動(dòng)資金的重要組成部分，管理不善會(huì)帶來諸多問題，而往往因?yàn)槠渌麘?yīng)收款沒有應(yīng)收賬款、存貨等主要流動(dòng)資產(chǎn)項(xiàng)目重要而被忽視，從而帶來非必要資金占用，產(chǎn)生管理問題。本文以W公司為例，針對(duì)其在其他應(yīng)收款管理中存在的問題，分析其產(chǎn)生的原因，并在此基礎(chǔ)上提出管理機(jī)制優(yōu)化對(duì)策及建議。

關(guān)鍵詞：其他應(yīng)收;管理機(jī)制;激勵(lì)

一、引言

一般公司其他應(yīng)收款主要包括應(yīng)收的存出保證金、向職工墊付的款項(xiàng)、各種賠款和罰款、備用金等。而往往因?yàn)槠渌麘?yīng)收款沒有應(yīng)收賬款、存貨等主要流動(dòng)資產(chǎn)項(xiàng)目重要而被忽視，從而帶來不必要的資金占用，產(chǎn)生管理問題。

W公司是從事智慧城市、智能交通、智慧建筑、軌道交通及公共安全領(lǐng)域系統(tǒng)集成工程的企業(yè)，企業(yè)項(xiàng)目來源主要為政府招標(biāo)，中標(biāo)后通過將外采設(shè)備、自產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行安裝、調(diào)試并連接到公司自主研發(fā)的中心系統(tǒng)中，形成完整系統(tǒng)而提高客戶自動(dòng)化水平和管理效率。W公司其他應(yīng)收款占用主要來源為在招標(biāo)以及施工過程中產(chǎn)生的投標(biāo)保證金、履約保證金、質(zhì)量保證金、施工保證金等存出保證金占用，以及項(xiàng)目實(shí)施過程中會(huì)產(chǎn)生個(gè)人借款資金占用。其他應(yīng)收款是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中不可缺少的一部分，若管理不當(dāng)，會(huì)給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來十分惡劣的影響，因缺乏管理造成的其他應(yīng)收款長(zhǎng)期掛賬無人清理或無法清理的現(xiàn)象屢有發(fā)生，并且因其他應(yīng)收款的來源比較復(fù)雜，壞賬的確認(rèn)難度也較大，這也給一些企業(yè)提供了作假了“溫床”。W公司貸款平均余額5.7億，每年支出貸款利息約2800萬元。在擔(dān)負(fù)高額貸款的同時(shí)，其他應(yīng)收款占用高達(dá)8000萬。其他應(yīng)收款余額長(zhǎng)期居高不下，多年來未進(jìn)行有效管理，加劇公司資金緊張的壓力。本文意在通過分析W公司其他應(yīng)收賬款管理存在的問題，分析其形成原因，并提出管理機(jī)制優(yōu)化建議。

二、相關(guān)理論

（一）組織管理原理

計(jì)劃：凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，如果說預(yù)見性不是管理的全部的話，至少也是其中一個(gè)基本部分。計(jì)劃主要包括對(duì)未來相關(guān)環(huán)境的分析，并以此為基礎(chǔ)確定要達(dá)到的目標(biāo)，進(jìn)而對(duì)要達(dá)到目標(biāo)需要完成的工作進(jìn)行描述，它指明了后續(xù)活動(dòng)的方向。要注意的是，在制定計(jì)劃時(shí)，應(yīng)與下級(jí)管理人員討論并達(dá)成一致，這樣有利于計(jì)劃的順利實(shí)施。

組織：好的計(jì)劃需要有好的組織。組織是對(duì)企業(yè)計(jì)劃執(zhí)行的分工，包括決定組織要完成什么樣的任務(wù)，由誰來完成決策，由誰來完成任務(wù)以及匯報(bào)關(guān)系，也就是設(shè)計(jì)一個(gè)完成任務(wù)的組織體系。組織的確立要從分工關(guān)系、部門化、權(quán)限關(guān)系、溝通與協(xié)商以及程序化五個(gè)方面進(jìn)行綜合考慮。確立好組織后，應(yīng)進(jìn)行制度化管理，將例外問題變?yōu)槔袉栴}進(jìn)行程序化決策。

人員配置：組織中的工作都是由人來完成的，把合適的人放在合適的崗位上，有利于組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過工作系統(tǒng)分析、人力資源計(jì)劃、人事工作計(jì)劃等方式對(duì)各崗位人員進(jìn)行配置，分配給其合適的工作，對(duì)績(jī)效完成情況進(jìn)行科學(xué)考評(píng)，并通過系統(tǒng)教育和訓(xùn)練，加強(qiáng)人員管理水平。

領(lǐng)導(dǎo)（激勵(lì)）：亞伯拉罕·哈羅德·馬斯洛，美國(guó)著名心理學(xué)家。他強(qiáng)調(diào)人的潛能、自由、責(zé)任和尊嚴(yán)，建立起以人為中心的“人本主義”心理學(xué)方法論。馬斯洛需求層次理論按先后順序分為生理需求、安全需求、愛和歸屬感需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求五類。在充分了解員工需要、目標(biāo)與動(dòng)機(jī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)所處需求層次的不同，通過工作豐富化、員工參與管理以及獎(jiǎng)酬等方式進(jìn)行激勵(lì)。

控制：控制有直接控制和間接控制，直接控制主要是作業(yè)人員對(duì)工作過程的直接控制，間接控制主要是管理者通過業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)對(duì)作業(yè)人員進(jìn)行間接控制。在控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)的主要項(xiàng)目要考慮：目標(biāo)變量、確定目標(biāo)變量的測(cè)定方法、確定事前標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)定結(jié)果的溝通方式、確定事后評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

三、W公司其他應(yīng)收款管理存在的問題

W公司其他應(yīng)收款平均余額高達(dá)8000萬，賬齡一年以上占比高達(dá)26%，問題集中表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（一）投標(biāo)保證金清理不及時(shí)

對(duì)于借付的工程項(xiàng)目投標(biāo)保證金，正常情況下無論企業(yè)是否中標(biāo)，都應(yīng)于簽訂合同后5日內(nèi)退回，W公司在投標(biāo)完成后，經(jīng)辦人員沒有及時(shí)與招標(biāo)單位聯(lián)系，將投標(biāo)保證金退還，財(cái)務(wù)人員雖每月下發(fā)清理計(jì)劃進(jìn)行盯催，但受人員精力、信息獲取時(shí)間晚等因素限制，往往是事后管理，無法在過程中及時(shí)獲取投標(biāo)信息，從而導(dǎo)致投標(biāo)保證金清理不及時(shí)。

（二）履約保證金受工期影響占用時(shí)間長(zhǎng)

W公司項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)施工前交給業(yè)主的履約保證金，均以現(xiàn)金形式繳納或由投標(biāo)保證金直接轉(zhuǎn)履約保證金，此部分保證金需要項(xiàng)目終驗(yàn)或?qū)徲?jì)完成后返還，從開始施工到終驗(yàn)周期平均長(zhǎng)達(dá)1年以上，且存在部分項(xiàng)目因客戶不滿意長(zhǎng)時(shí)間扣押履約保證金，此部分資金占用產(chǎn)生資金成本較高。

（三）員工借款報(bào)銷不及時(shí)，考核未與資金占用成本相關(guān)聯(lián)

受工程類企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)影響，項(xiàng)目中部分費(fèi)用開支采用職工借款的形式預(yù)支，待職工報(bào)銷時(shí)使用發(fā)票進(jìn)行沖銷，這種處理方式使得W公司存在大量員工借款類其他應(yīng)收款。結(jié)果造成：一是因部分發(fā)票取得困難或不及時(shí)，造成成本費(fèi)用入賬不及時(shí)，影響當(dāng)期損益，二是應(yīng)該及時(shí)歸還的款項(xiàng)不能及時(shí)歸還導(dǎo)致呆賬的產(chǎn)生。例如：?jiǎn)T工借款繳納的中標(biāo)服務(wù)費(fèi)等費(fèi)用，報(bào)銷不及時(shí)，甚至存在年初借款，年末仍未報(bào)銷情況。目前管理辦法中規(guī)定的考核僅根據(jù)超期賬齡設(shè)置200元、500元和800元的三擋考核，導(dǎo)致部分金額較大借款出現(xiàn)個(gè)人理財(cái)收益大于考核金額情況。

四、W公司其他應(yīng)收款問題原因分析

（一）相關(guān)部門職責(zé)不清推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重

W公司現(xiàn)行其他應(yīng)收款管理辦法中，并沒有明確投標(biāo)保證金、履約保證金以及其他類型款項(xiàng)具體歸口管理部門，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門認(rèn)為此項(xiàng)工作應(yīng)由財(cái)務(wù)承擔(dān)，財(cái)務(wù)部門認(rèn)為應(yīng)由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)現(xiàn)象，相關(guān)部門職責(zé)不清推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重。

（二）考核力度不足

W公司現(xiàn)行其他應(yīng)收款管理辦法中規(guī)定：因支付外單位費(fèi)用、保證金以及其他業(yè)務(wù)原因形成的其他應(yīng)收款，凡是不按規(guī)定時(shí)間清理的，每月按應(yīng)清理時(shí)點(diǎn)起的賬齡，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核，超期2-3個(gè)月考核200元，4-6個(gè)月考核500元，7-12個(gè)月考核800元。因考核力度小，出現(xiàn)過借款人截留款項(xiàng)用于購(gòu)買個(gè)人理財(cái)產(chǎn)品等占用公司資金取得投資收益行為。

（三）對(duì)保證金支付方式無人監(jiān)管，導(dǎo)致現(xiàn)金支出較大

目前W公司履約保證金均以現(xiàn)金形式繳納，未考慮采取其他方式提供履約保證的可能性以降低資金占用。通過查閱《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》，其中第四十八條規(guī)定：采購(gòu)文件要求中標(biāo)或者成交供應(yīng)商提交履約保證金的，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)以支票、匯票、本票或者金融機(jī)構(gòu)、擔(dān)保機(jī)構(gòu)出具的保函等非現(xiàn)金形式提交。而W公司多年來一直采用現(xiàn)金形式繳納，沒有充分利用政策條件降低其他應(yīng)收款占用。

五、W公司其他應(yīng)收款管理對(duì)策及建議

（一）明確各相關(guān)部門對(duì)其他應(yīng)收款的管理職責(zé)

加強(qiáng)各部門間團(tuán)結(jié)協(xié)作，財(cái)務(wù)部應(yīng)建立臺(tái)賬并負(fù)責(zé)整體其他應(yīng)收款的監(jiān)督管理工作，具體包括核算、對(duì)賬、監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、下發(fā)清理計(jì)劃、核算清理完成率、發(fā)布考核通報(bào)以及費(fèi)用類借款的清收。

施工管理部門應(yīng)作為履約、質(zhì)量、施工類保證金的歸口管理部門，根據(jù)項(xiàng)目施工進(jìn)度對(duì)履約、質(zhì)量、施工類保證金收回的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行整體把控，負(fù)責(zé)該類保證金回收的督辦和調(diào)度。

營(yíng)銷管理部門應(yīng)作為投標(biāo)類保證金的歸口管理部門，根據(jù)合同簽訂情況對(duì)投標(biāo)類保證金收回的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行整體把控，負(fù)責(zé)投標(biāo)類保證金回收的督辦和調(diào)度。

其他部門，凡是有其他應(yīng)收款余額的，該部門負(fù)責(zé)人應(yīng)作為清收第一責(zé)任人，督促本部門人員清收款項(xiàng)。

明確各責(zé)任部門后，每月由財(cái)務(wù)下發(fā)其他應(yīng)收款清收計(jì)劃，各部門負(fù)責(zé)具體催收，并將清理完成率作為部門長(zhǎng)KPI固化到每月工作任務(wù)書中。

（二）加強(qiáng)其他應(yīng)收款獎(jiǎng)懲力度

對(duì)超期其他應(yīng)收款的考核，原根據(jù)超期賬齡設(shè)置200元、500元和800元的考核力度較小，建議調(diào)整為按占用金額和一年期基準(zhǔn)貸款利率計(jì)算的占用利息額考核，同時(shí)應(yīng)規(guī)定凡是可以對(duì)公支付款項(xiàng)，不允許通過個(gè)人進(jìn)行周轉(zhuǎn)，必須進(jìn)行公對(duì)公支付，避免個(gè)人占用公司資金理財(cái)收益超過罰款金額的情況。

對(duì)于已經(jīng)形成的長(zhǎng)期未清款項(xiàng)，應(yīng)形成具有吸引力的清理獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)業(yè)務(wù)人員盡快將款項(xiàng)收回，減少公司資金占用。

（三）采取措施減少其他應(yīng)收款產(chǎn)生

使用履約保函代替履約保證金。因《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》中明確規(guī)定履約保證金可以金融機(jī)構(gòu)、擔(dān)保機(jī)構(gòu)出具的保函等非現(xiàn)金形式提交，應(yīng)在公司內(nèi)明確履約保證金全部以銀行保函形式提供，申請(qǐng)支付履約保證金時(shí)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核是否符合要求對(duì)必須以現(xiàn)金支付的要設(shè)置相應(yīng)審批流程由公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方能支付。

（四）制定科學(xué)清收措施

對(duì)其他應(yīng)收款的構(gòu)成進(jìn)行分析，并有針對(duì)性地采取不同的催收辦法：對(duì)內(nèi)部員工的借款，可以采取與工資相結(jié)合的形式，追償欠款;對(duì)于外部借款，可采取適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)措施，提高償還積極性;對(duì)借款時(shí)間長(zhǎng)、數(shù)額大，多次催收無效，且無法從其他可控途徑清回欠款的，要及時(shí)向法院起訴，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

六、結(jié)論

W公司的其他應(yīng)收款管理問題是在其經(jīng)營(yíng)與管理過程中存在的比較突出的一個(gè)問題，因其不是集團(tuán)與公司管理重點(diǎn)，多年來未得到有效關(guān)注。本文希望通過對(duì)其產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析并形成管理改善建議，加強(qiáng)W公司其他應(yīng)收款管理，從而減少資金占用規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于其他應(yīng)收款的管理，要做到，從源頭分析其產(chǎn)生的原因，采取積極的防范措施，制定嚴(yán)格的管理辦法，對(duì)已形成的其他應(yīng)收款要加速清收工作，減少壞賬損失。

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