陳鵬

摘要：其他應(yīng)收款作為企業(yè)流動資金的重要組成部分，管理不善會帶來諸多問題，而往往因為其他應(yīng)收款沒有應(yīng)收賬款、存貨等主要流動資產(chǎn)項目重要而被忽視，從而帶來非必要資金占用，產(chǎn)生管理問題。本文以W公司為例，針對其在其他應(yīng)收款管理中存在的問題，分析其產(chǎn)生的原因，并在此基礎(chǔ)上提出管理機制優(yōu)化對策及建議。

關(guān)鍵詞：其他應(yīng)收;管理機制;激勵

一、引言

一般公司其他應(yīng)收款主要包括應(yīng)收的存出保證金、向職工墊付的款項、各種賠款和罰款、備用金等。而往往因為其他應(yīng)收款沒有應(yīng)收賬款、存貨等主要流動資產(chǎn)項目重要而被忽視，從而帶來不必要的資金占用，產(chǎn)生管理問題。

W公司是從事智慧城市、智能交通、智慧建筑、軌道交通及公共安全領(lǐng)域系統(tǒng)集成工程的企業(yè)，企業(yè)項目來源主要為政府招標，中標后通過將外采設(shè)備、自產(chǎn)設(shè)備進行安裝、調(diào)試并連接到公司自主研發(fā)的中心系統(tǒng)中，形成完整系統(tǒng)而提高客戶自動化水平和管理效率。W公司其他應(yīng)收款占用主要來源為在招標以及施工過程中產(chǎn)生的投標保證金、履約保證金、質(zhì)量保證金、施工保證金等存出保證金占用，以及項目實施過程中會產(chǎn)生個人借款資金占用。其他應(yīng)收款是企業(yè)流動資產(chǎn)中不可缺少的一部分，若管理不當，會給企業(yè)經(jīng)營帶來十分惡劣的影響，因缺乏管理造成的其他應(yīng)收款長期掛賬無人清理或無法清理的現(xiàn)象屢有發(fā)生，并且因其他應(yīng)收款的來源比較復(fù)雜，壞賬的確認難度也較大，這也給一些企業(yè)提供了作假了“溫床”。W公司貸款平均余額5.7億，每年支出貸款利息約2800萬元。在擔負高額貸款的同時，其他應(yīng)收款占用高達8000萬。其他應(yīng)收款余額長期居高不下，多年來未進行有效管理，加劇公司資金緊張的壓力。本文意在通過分析W公司其他應(yīng)收賬款管理存在的問題，分析其形成原因，并提出管理機制優(yōu)化建議。

二、相關(guān)理論

（一）組織管理原理

計劃：凡事“預(yù)則立，不預(yù)則廢”，如果說預(yù)見性不是管理的全部的話，至少也是其中一個基本部分。計劃主要包括對未來相關(guān)環(huán)境的分析，并以此為基礎(chǔ)確定要達到的目標，進而對要達到目標需要完成的工作進行描述，它指明了后續(xù)活動的方向。要注意的是，在制定計劃時，應(yīng)與下級管理人員討論并達成一致，這樣有利于計劃的順利實施。

組織：好的計劃需要有好的組織。組織是對企業(yè)計劃執(zhí)行的分工，包括決定組織要完成什么樣的任務(wù)，由誰來完成決策，由誰來完成任務(wù)以及匯報關(guān)系，也就是設(shè)計一個完成任務(wù)的組織體系。組織的確立要從分工關(guān)系、部門化、權(quán)限關(guān)系、溝通與協(xié)商以及程序化五個方面進行綜合考慮。確立好組織后，應(yīng)進行制度化管理，將例外問題變?yōu)槔袉栴}進行程序化決策。

人員配置：組織中的工作都是由人來完成的，把合適的人放在合適的崗位上，有利于組織目標的實現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)當通過工作系統(tǒng)分析、人力資源計劃、人事工作計劃等方式對各崗位人員進行配置，分配給其合適的工作，對績效完成情況進行科學(xué)考評，并通過系統(tǒng)教育和訓(xùn)練，加強人員管理水平。

領(lǐng)導(dǎo)（激勵）：亞伯拉罕·哈羅德·馬斯洛，美國著名心理學(xué)家。他強調(diào)人的潛能、自由、責(zé)任和尊嚴，建立起以人為中心的“人本主義”心理學(xué)方法論。馬斯洛需求層次理論按先后順序分為生理需求、安全需求、愛和歸屬感需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求五類。在充分了解員工需要、目標與動機的基礎(chǔ)上，根據(jù)所處需求層次的不同，通過工作豐富化、員工參與管理以及獎酬等方式進行激勵。

控制：控制有直接控制和間接控制，直接控制主要是作業(yè)人員對工作過程的直接控制，間接控制主要是管理者通過業(yè)績評價對作業(yè)人員進行間接控制。在控制系統(tǒng)設(shè)計時的主要項目要考慮：目標變量、確定目標變量的測定方法、確定事前標準、測定結(jié)果的溝通方式、確定事后評價標準。

三、W公司其他應(yīng)收款管理存在的問題

W公司其他應(yīng)收款平均余額高達8000萬，賬齡一年以上占比高達26%，問題集中表現(xiàn)為以下幾個方面：

（一）投標保證金清理不及時

對于借付的工程項目投標保證金，正常情況下無論企業(yè)是否中標，都應(yīng)于簽訂合同后5日內(nèi)退回，W公司在投標完成后，經(jīng)辦人員沒有及時與招標單位聯(lián)系，將投標保證金退還，財務(wù)人員雖每月下發(fā)清理計劃進行盯催，但受人員精力、信息獲取時間晚等因素限制，往往是事后管理，無法在過程中及時獲取投標信息，從而導(dǎo)致投標保證金清理不及時。

（二）履約保證金受工期影響占用時間長

W公司項目進場施工前交給業(yè)主的履約保證金，均以現(xiàn)金形式繳納或由投標保證金直接轉(zhuǎn)履約保證金，此部分保證金需要項目終驗或?qū)徲嬐瓿珊蠓颠€，從開始施工到終驗周期平均長達1年以上，且存在部分項目因客戶不滿意長時間扣押履約保證金，此部分資金占用產(chǎn)生資金成本較高。

（三）員工借款報銷不及時，考核未與資金占用成本相關(guān)聯(lián)

受工程類企業(yè)的業(yè)務(wù)特點影響，項目中部分費用開支采用職工借款的形式預(yù)支，待職工報銷時使用發(fā)票進行沖銷，這種處理方式使得W公司存在大量員工借款類其他應(yīng)收款。結(jié)果造成：一是因部分發(fā)票取得困難或不及時，造成成本費用入賬不及時，影響當期損益，二是應(yīng)該及時歸還的款項不能及時歸還導(dǎo)致呆賬的產(chǎn)生。例如：員工借款繳納的中標服務(wù)費等費用，報銷不及時，甚至存在年初借款，年末仍未報銷情況。目前管理辦法中規(guī)定的考核僅根據(jù)超期賬齡設(shè)置200元、500元和800元的三擋考核，導(dǎo)致部分金額較大借款出現(xiàn)個人理財收益大于考核金額情況。

四、W公司其他應(yīng)收款問題原因分析

（一）相關(guān)部門職責(zé)不清推諉扯皮現(xiàn)象嚴重

W公司現(xiàn)行其他應(yīng)收款管理辦法中，并沒有明確投標保證金、履約保證金以及其他類型款項具體歸口管理部門，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門認為此項工作應(yīng)由財務(wù)承擔，財務(wù)部門認為應(yīng)由業(yè)務(wù)部門承擔現(xiàn)象，相關(guān)部門職責(zé)不清推諉扯皮現(xiàn)象嚴重。

（二）考核力度不足

W公司現(xiàn)行其他應(yīng)收款管理辦法中規(guī)定：因支付外單位費用、保證金以及其他業(yè)務(wù)原因形成的其他應(yīng)收款，凡是不按規(guī)定時間清理的，每月按應(yīng)清理時點起的賬齡，對相關(guān)責(zé)任人進行考核，超期2-3個月考核200元，4-6個月考核500元，7-12個月考核800元。因考核力度小，出現(xiàn)過借款人截留款項用于購買個人理財產(chǎn)品等占用公司資金取得投資收益行為。

（三）對保證金支付方式無人監(jiān)管，導(dǎo)致現(xiàn)金支出較大

目前W公司履約保證金均以現(xiàn)金形式繳納，未考慮采取其他方式提供履約保證的可能性以降低資金占用。通過查閱《中華人民共和國政府采購法實施條例》，其中第四十八條規(guī)定：采購文件要求中標或者成交供應(yīng)商提交履約保證金的，供應(yīng)商應(yīng)當以支票、匯票、本票或者金融機構(gòu)、擔保機構(gòu)出具的保函等非現(xiàn)金形式提交。而W公司多年來一直采用現(xiàn)金形式繳納，沒有充分利用政策條件降低其他應(yīng)收款占用。

五、W公司其他應(yīng)收款管理對策及建議

（一）明確各相關(guān)部門對其他應(yīng)收款的管理職責(zé)

加強各部門間團結(jié)協(xié)作，財務(wù)部應(yīng)建立臺賬并負責(zé)整體其他應(yīng)收款的監(jiān)督管理工作，具體包括核算、對賬、監(jiān)控、風(fēng)險預(yù)警、下發(fā)清理計劃、核算清理完成率、發(fā)布考核通報以及費用類借款的清收。

施工管理部門應(yīng)作為履約、質(zhì)量、施工類保證金的歸口管理部門，根據(jù)項目施工進度對履約、質(zhì)量、施工類保證金收回的時間節(jié)點進行整體把控，負責(zé)該類保證金回收的督辦和調(diào)度。

營銷管理部門應(yīng)作為投標類保證金的歸口管理部門，根據(jù)合同簽訂情況對投標類保證金收回的時間節(jié)點進行整體把控，負責(zé)投標類保證金回收的督辦和調(diào)度。

其他部門，凡是有其他應(yīng)收款余額的，該部門負責(zé)人應(yīng)作為清收第一責(zé)任人，督促本部門人員清收款項。

明確各責(zé)任部門后，每月由財務(wù)下發(fā)其他應(yīng)收款清收計劃，各部門負責(zé)具體催收，并將清理完成率作為部門長KPI固化到每月工作任務(wù)書中。

（二）加強其他應(yīng)收款獎懲力度

對超期其他應(yīng)收款的考核，原根據(jù)超期賬齡設(shè)置200元、500元和800元的考核力度較小，建議調(diào)整為按占用金額和一年期基準貸款利率計算的占用利息額考核，同時應(yīng)規(guī)定凡是可以對公支付款項，不允許通過個人進行周轉(zhuǎn)，必須進行公對公支付，避免個人占用公司資金理財收益超過罰款金額的情況。

對于已經(jīng)形成的長期未清款項，應(yīng)形成具有吸引力的清理獎勵機制，鼓勵業(yè)務(wù)人員盡快將款項收回，減少公司資金占用。

（三）采取措施減少其他應(yīng)收款產(chǎn)生

使用履約保函代替履約保證金。因《中華人民共和國政府采購法實施條例》中明確規(guī)定履約保證金可以金融機構(gòu)、擔保機構(gòu)出具的保函等非現(xiàn)金形式提交，應(yīng)在公司內(nèi)明確履約保證金全部以銀行保函形式提供，申請支付履約保證金時由財務(wù)部負責(zé)審核是否符合要求對必須以現(xiàn)金支付的要設(shè)置相應(yīng)審批流程由公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方能支付。

（四）制定科學(xué)清收措施

對其他應(yīng)收款的構(gòu)成進行分析，并有針對性地采取不同的催收辦法：對內(nèi)部員工的借款，可以采取與工資相結(jié)合的形式，追償欠款;對于外部借款，可采取適當獎勵措施，提高償還積極性;對借款時間長、數(shù)額大，多次催收無效，且無法從其他可控途徑清回欠款的，要及時向法院起訴，維護企業(yè)合法權(quán)益。

六、結(jié)論

W公司的其他應(yīng)收款管理問題是在其經(jīng)營與管理過程中存在的比較突出的一個問題，因其不是集團與公司管理重點，多年來未得到有效關(guān)注。本文希望通過對其產(chǎn)生的原因進行分析并形成管理改善建議，加強W公司其他應(yīng)收款管理，從而減少資金占用規(guī)避風(fēng)險。對于其他應(yīng)收款的管理，要做到，從源頭分析其產(chǎn)生的原因，采取積極的防范措施，制定嚴格的管理辦法，對已形成的其他應(yīng)收款要加速清收工作，減少壞賬損失。

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