邵丹迪

摘要：教務(wù)秘書作為學(xué)院教學(xué)管理的中堅力量，服務(wù)于教學(xué)，是學(xué)院和院系溝通的橋梁。文章以獨立院校專業(yè)評估為視角，對教務(wù)秘書的日常工作提出了建設(shè)性的建議。文中分析了目前教務(wù)秘書隊伍的現(xiàn)狀以及教務(wù)秘書在教學(xué)管理過程中工作性質(zhì)，并就如何提高教務(wù)秘書的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)能力也提出了解決方案，為獨立學(xué)院提升教學(xué)管理質(zhì)量水平起到參考作用。

關(guān)鍵詞：獨立學(xué)院 教學(xué)管理 參考

獨立學(xué)院專業(yè)評估可以促進(jìn)高校提升辦學(xué)質(zhì)量，全面提高教師教學(xué)以及學(xué)院教學(xué)管理等各方面水平。為更好地實現(xiàn)以評促改、以評促建的目的，高校應(yīng)該全面加強對專業(yè)評估的組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好評估和教學(xué)管理中的各項關(guān)系。獨立學(xué)院是由普通本科院校和社會力量合作辦學(xué)，是我國高等教育規(guī)模迅速擴張下的產(chǎn)物，其在擴大高等教育資源、促進(jìn)高等教育大眾化等多方面產(chǎn)生了積極的影響。獨立學(xué)院一直以來都是民辦高等教育的重要組成部分，為了更好地管理和監(jiān)督民辦高校的教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)其更加健康化、科學(xué)化以及規(guī)范化發(fā)展，教育部也先后出臺了《中華人民共和國民辦教育促進(jìn)法》等一系列規(guī)范和法律條文，這些文件的頒布一方面促進(jìn)了民辦高?？沙掷m(xù)發(fā)展，另一方面也為民辦高校的專業(yè)評估提供了堅實的理論依據(jù)。

獨立院校專業(yè)評估作為江蘇省每年開展的一個重要教學(xué)評估項目，其可以起到評價、監(jiān)督、保障和提升獨立院校教學(xué)質(zhì)量的作用，是我國高等教育質(zhì)量評估體系的重要組成部分。專業(yè)評估一般分為獨立學(xué)院自我評估，撰寫狀態(tài)數(shù)據(jù)表以及自評表三個部分，必要時省教育評估院會組織專家進(jìn)行現(xiàn)場考察，學(xué)校根據(jù)現(xiàn)場評估專家給出的意見和建議進(jìn)行有針對性地整改。專業(yè)評估難度高、責(zé)任大、任務(wù)重，涉及教學(xué)質(zhì)量管理的方方面面。其中，評估報告撰寫前期，大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集和整理都離不開教務(wù)秘書，因此教務(wù)秘書在其中擔(dān)任很重要的角色，是專業(yè)評估的溝通者、服務(wù)者以及管理者，這三種角色相輔相成、相互統(tǒng)一。因此，教務(wù)秘書的工作能力和綜合素質(zhì)對于高校審核評估的成效具有較為深遠(yuǎn)的影響。作為一名經(jīng)歷獨立院校專業(yè)評估的教務(wù)秘書，我將借助專業(yè)評估中需要完成的各項事務(wù)以及遇到的各類問題來談?wù)勎业那猩眢w會，通過這次專業(yè)評估，讓我對教務(wù)秘書的工作性質(zhì)、存在問題以及今后工作的努力方向有了更加深刻地理解。

一、教務(wù)秘書隊伍的現(xiàn)狀

教務(wù)秘書作為系部教學(xué)工作的主要執(zhí)行者，事務(wù)性的工作較為繁多，再加上學(xué)院人員緊張，系部教務(wù)秘書還要兼任行政秘書以及承擔(dān)部分教學(xué)任務(wù)，在工作中往往力不從心，對工作質(zhì)量提升存在一定影響。教務(wù)秘書大都是直接上崗，缺乏相關(guān)專業(yè)背景和系統(tǒng)的理論知識培訓(xùn)，都是在工作過程中學(xué)習(xí)和摸索工作方法、總結(jié)工作經(jīng)驗。部分教務(wù)秘書仍停留在事務(wù)性的工作上，在管理方面存在較多的經(jīng)驗主義，對自身工作缺乏科學(xué)性、規(guī)范性的認(rèn)知。此外，教務(wù)秘書從事的教學(xué)管理工作存在周期性，大部分工作都是按部就班地根據(jù)通知或者文件指示執(zhí)行，工作瑣碎且難以量化，很難在自己的崗位上做出成績，幾乎沒有晉升的機會與空間，時間長了難免產(chǎn)生懈怠心理，從而缺乏主觀能動性。由于晉升空間狹窄，導(dǎo)致教務(wù)秘書的流動性較大，系部的教學(xué)管理工作無法形成良性、持久性的循環(huán)。

二、教務(wù)秘書在專業(yè)評估中所承擔(dān)的工作和特性

教務(wù)秘書是學(xué)院最基層的教學(xué)管理人員，是學(xué)院和系部開展教學(xué)工作的重要支撐，是聯(lián)系系部領(lǐng)導(dǎo)和師生、系部與學(xué)院教務(wù)處之間關(guān)系的橋梁和紐帶，是學(xué)院教學(xué)管理工作的主要執(zhí)行者，對保障系部教學(xué)活動的質(zhì)量起到了不可替代的作用。在獨立學(xué)院專業(yè)評估中，教務(wù)秘書也承擔(dān)著大量的工作，根據(jù)《獨立學(xué)院本科專業(yè)綜合評估狀態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表填報指南》以及《江蘇省獨立學(xué)院專業(yè)綜合評估指標(biāo)體系》以及學(xué)院教學(xué)管理的實際要求，教務(wù)秘書必須具備一定的思想責(zé)任意識和相應(yīng)的工作能力。

（一）教務(wù)秘書的工作性質(zhì)

通過獨立學(xué)院專業(yè)評估，對教務(wù)秘書的工作性質(zhì)有了更加深刻地理解。系部教務(wù)秘書的工作定位是在教學(xué)院長或者系主任的指導(dǎo)下，完成每學(xué)期課務(wù)管理、教學(xué)資料收集與整理，協(xié)助教務(wù)處管理系部教研活動和實踐教學(xué)、管理監(jiān)控系部教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生學(xué)籍和教學(xué)工作管理等。但是，通過此次專業(yè)評估之后，要成為一名合格且專業(yè)的教務(wù)秘書，在完成一般的事務(wù)性工作之外，還應(yīng)積極發(fā)揮自身的主觀能動性，完成更多創(chuàng)新性的工作。教務(wù)秘書是專業(yè)評估關(guān)鍵環(huán)節(jié)的“守門員”，只有教務(wù)秘書在教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，才能滿足專業(yè)評估的各項指標(biāo)，真正提升教學(xué)質(zhì)量。

1.做好學(xué)院與系部良好地溝通橋梁

在教學(xué)管理的過程中，教務(wù)秘書是學(xué)院和系（部）、教師和學(xué)生之間的紐帶，是他們溝通的橋梁。教務(wù)秘書每天都會接收到很多來自各個部門的通知，在信息接收和傳達(dá)的過程中，教務(wù)秘書必須對每個通知做簡單地了解，再將通知轉(zhuǎn)發(fā)出去，以便解答教師和學(xué)生的疑問，在后期還需對通知中涉及的材料做相應(yīng)的收集、整理以及上傳。將系部老師在教學(xué)過程中出現(xiàn)的疑問與困難及時向教務(wù)處及系部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋，以便更好地提升教學(xué)管理質(zhì)量。教務(wù)秘書要對系部的整個教學(xué)管理進(jìn)行全盤統(tǒng)籌，無論是安排教學(xué)任務(wù)、安排考試都要根據(jù)學(xué)院、系部教師和學(xué)生的實際情況進(jìn)行合理安排，當(dāng)出現(xiàn)緊急問題時，要處變不驚，充分溝通，在符合學(xué)院規(guī)定的情況下靈活協(xié)調(diào)。

2.教學(xué)管理中的問題的發(fā)現(xiàn)與完善

教務(wù)秘書是系部教學(xué)工作的主要執(zhí)行者，專業(yè)評估以及高校的教學(xué)管理不僅需要有決策力的領(lǐng)導(dǎo)，也需要一個好的參謀者。領(lǐng)導(dǎo)是規(guī)章制度的制定者和決策者，但教務(wù)秘書是對系部教學(xué)具體情況了解最為詳盡，因此，在制定的過程中，教務(wù)秘書需要將教學(xué)日常管理中的重要信息和支撐材料收集、整理并且匯總給領(lǐng)導(dǎo)，為更好地制定相關(guān)規(guī)章制度提供堅實的理論依據(jù)和實踐支持。此外，教務(wù)秘書最了解整個系部教學(xué)運行，在教學(xué)管理的過程中，需要及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理中出現(xiàn)的問題并及時上報給系部領(lǐng)導(dǎo)。再者，作為教務(wù)秘書需要有豐富的管理經(jīng)驗，在教學(xué)管理過程中，對于教務(wù)管理的安排上需要有一定的預(yù)見性，對于將來可能出現(xiàn)的問題做到未雨綢繆，在發(fā)現(xiàn)問題后及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，保障教學(xué)平穩(wěn)運行。

3.教學(xué)管理信息化建設(shè)

教務(wù)系統(tǒng)是高校師生在教學(xué)過程中必須要使用的平臺，該平臺為學(xué)生提供選課、成績查詢、畢業(yè)審核信息查詢等，是教師的教學(xué)任務(wù)書的下達(dá)、教學(xué)大綱的上傳、成績的提交等工作的一個平臺，因此，教務(wù)秘書要充分理解教務(wù)管理系統(tǒng)的內(nèi)容和意義，充分利用教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行工作，保障教務(wù)管理工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，提高工作效率。

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理過程中的重要環(huán)節(jié)，教學(xué)檔案的管理對高校的教學(xué)、科研具有重大意義，它不僅是促進(jìn)獨立學(xué)院不斷發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，是教育教學(xué)過程化管理的重要環(huán)節(jié)。因此，無論是從日常教學(xué)質(zhì)量管理還是專業(yè)評估角度，教學(xué)檔案都是檢查的重要部分。在現(xiàn)場評估過程中，專家除了聽課之外，最重要的評閱手段就是通過調(diào)閱教學(xué)檔案發(fā)現(xiàn)問題，需要及時的將日常教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理。隨著教學(xué)管理的縱向發(fā)展，高校的教學(xué)檔案管理愈發(fā)龐雜，傳統(tǒng)紙質(zhì)化教學(xué)資料的歸檔工作量巨大、效率較低且后期翻閱麻煩，還存在丟失的風(fēng)險，難以滿足日常教學(xué)管理和專業(yè)評估的要求。因此，教學(xué)檔案的信息化管理勢在必行，在信息化高度發(fā)展的今天，教務(wù)秘書應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息化手段，依托專業(yè)評估的要求，推進(jìn)教學(xué)檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化、科學(xué)化，解決傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理收集、整理、存放以及調(diào)閱帶來的問題。此外，教務(wù)秘書應(yīng)該明確檔案管理對于高校教學(xué)過程管理的重要性，提高教學(xué)檔案的管理意識，提升教學(xué)檔案管理的能力。以獨立學(xué)院專業(yè)評估工作要求為標(biāo)準(zhǔn)，配合現(xiàn)代信息化管理手段，健全教學(xué)檔案管理的配套機制，構(gòu)建完整的信息化教學(xué)檔案管理體系，推動教學(xué)檔案管理持續(xù)發(fā)展。

三、加強教務(wù)秘書隊伍的建設(shè)的措施

隨著高等學(xué)校教育改革事業(yè)以及信息化教育的不斷發(fā)展，教學(xué)管理中也存在著許多問題與挑戰(zhàn)，這就需要教務(wù)秘書通過學(xué)習(xí)來不斷更新知識儲備，更新知識體系，轉(zhuǎn)變管理理念，提升管理能力。此外學(xué)院需要定期舉辦培訓(xùn)講座對教務(wù)秘書進(jìn)行培訓(xùn)，做到“走出去、請進(jìn)來”。在信息化迅速發(fā)展的今天，教務(wù)秘書要不斷學(xué)習(xí)新知識，與時代發(fā)展理念相契合，提高辦公軟件的操作水平；學(xué)院需要加強教學(xué)管理信息化，營造良好的工作氛圍，積極發(fā)揮教務(wù)秘書的主觀能動性，在保證工作質(zhì)量的同時提升工作效率。

作為學(xué)校和教學(xué)管理部門，要加強對教務(wù)秘書的思想教育，提升工作意識，同時要對教務(wù)秘書的工作給予認(rèn)可，定期對教務(wù)秘書的工作進(jìn)行評比、表彰，對于工作積極性高、表現(xiàn)出色的教務(wù)秘書在評職晉級、薪資待遇等方面給予政策傾斜，提高其工作積極性，發(fā)揮其主觀能動性，增加其對工作的認(rèn)同感與歸屬感，保障教務(wù)秘書隊伍的穩(wěn)定性，從而提高教學(xué)質(zhì)量管理水平。

四、結(jié)語

高校的專業(yè)評估可以促進(jìn)高校的辦學(xué)質(zhì)量，全面提高教學(xué)質(zhì)量，有效的教學(xué)管理則是教學(xué)質(zhì)量的基本保障。作為教學(xué)管理隊伍的中堅力量，唯有全力提升教務(wù)秘書的內(nèi)涵素質(zhì)，提高教學(xué)管理能力，多角度切實提升其工作效率與精準(zhǔn)度，才能更好地保障學(xué)院教學(xué)質(zhì)量管理水平。

課題名稱：常州大學(xué)懷德學(xué)院教育教學(xué)研究課題2019年立項課題

（基金號：2019HDJY30）

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