姚萌萌 安春姬

摘? ? 要：教務秘書工作是高校教學管理中的一個重要環(huán)節(jié)。教務秘書是領導者進行教學管理決策的得力助手，是保證各教學單位教學工作正常運轉、教務及師資得以完善管理的一支重要力量。為順應新時代高等教育綜合改革、應對高等教育快速發(fā)展和迎接“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的新挑戰(zhàn)，教務秘書在工作方式、工作觀念和工作思路上應有所改變和創(chuàng)新，才能滿足高等教育教學管理工作的需要，發(fā)揮管理育人和服務育人的作用。

關鍵詞：教務秘書;工作方式;工作觀念;工作思路

中圖分類號：G647? ? ? 文獻標識碼：A? ? ?文章編號：1002-4107（2021）07-0046-02

隨著高校改革的不斷深入，處于核心地位的教學管理工作逐步趨向科學化、規(guī)范化和制度化。教務秘書作為教學工作的基層管理者和執(zhí)行者，對高校教學秩序的建立與運行起著十分重要的作用。教務秘書既是教務工作的具體執(zhí)行者和操作者，又是各項教學活動的組織者和安排者，同時還是教務處與院部之間、教師之間和師生之間開展教學活動的連接者和聯(lián)絡者，教務秘書工作為學校教育教學工作的正常運行提供有力保障。為保障教育教學工作順利開展，教務秘書創(chuàng)新工作方式，提高工作效率，顯得尤為重要。

一、教務秘書工作創(chuàng)新的必要性

（一）順應新時代高等教育綜合改革

2015年，習近平總書記主持召開中央全面深化改革領導小組會議，通過推進建設世界一流大學方案;同年發(fā)布《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，

提出要推動一批高水平大學和學科進入世界一流行列或前列。2016年，開始新一輪建設。2017年，黨的十九大報告指出，要“加快一流大學和一流學科建設，實現(xiàn)高等教育內涵式發(fā)展”。2018年，習近平總書記在全國教育大會上強調，要深化辦學體制和教育管理改革，充分激發(fā)教育事業(yè)發(fā)展生機活力。我國高等教育領域改革現(xiàn)在正處于攻堅克難的關鍵時期，教務秘書工作作為高校一項基礎、核心的教學管理工作，需要順應時代和高校發(fā)展需要，不斷創(chuàng)新工作理念、知識和方法。

（二）應對高等教育快速發(fā)展的需要

2019年初，教育部高等教育司副司長范海林介紹了《全面振興本科教育 推進高等教育內涵發(fā)展情況》，范海林表示，總體而言，我國已建成了世界上規(guī)模最大的高等教育體系，高等教育毛入學率達到48.1%，中國即將由高等教育大眾化階段進入普及化階段。2020年，受新冠肺炎疫情影響，為千方百計穩(wěn)定和擴大就業(yè)，高職院校擴招100萬人，普通本科、研究生也大幅擴招，加快了中國高等教育進入普及化階段的節(jié)奏。學生人數(shù)的不斷增加帶來的是教學管理工作量的不斷增加，但教務秘書崗位人數(shù)基本不變，高校教務秘書工作面臨巨大的壓力和挑戰(zhàn)，必須探索創(chuàng)新工作思路，以此提高工作效率[1]。

（三）迎接“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來的新挑戰(zhàn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)影響了生活的方方面面，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的出現(xiàn)，孕育出一種全新的教育形態(tài)。智慧教室、翻轉課堂、慕課、微課等教學方式逐漸成為高校一種新的教學形式，不僅對教師和學生來說是挑戰(zhàn)，對教務秘書來說也是全新的挑戰(zhàn)。在新冠肺炎疫情防控期間，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”帶來的新挑戰(zhàn)轉化成了新機遇，在應對突發(fā)應急事件時，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”幫助高校應對危機，全面開展線上教學，關鍵時刻化危機為契機，開創(chuàng)了教學及其管理的新模式，也啟迪了教務秘書工作方式的創(chuàng)新。

二、教務秘書工作創(chuàng)新的路徑

2020年，高校借助現(xiàn)代化技術手段和信息化建設成果，所有高校響應國家號召“停課不停學、停課不停教”，“云教學”和“云辦公”的方式讓高校教學和管理工作基本不斷線，應對疫情而產生的新的工作方式，為教務秘書工作創(chuàng)新提供了新思路。

（一）工作方式創(chuàng)新

1.學校加強信息化建設，提供高效工作保障

目前，國內高校信息化發(fā)展進入智慧校園階段，用戶的需求、學生的培養(yǎng)、教師的發(fā)展是智慧校園的核心。

（1）打造智慧校園。智慧校園建設可以流程再造推動多部門協(xié)同。通過信息化手段實現(xiàn)管理及服務流程再造，將傳統(tǒng)的現(xiàn)場業(yè)務辦理逐步轉變?yōu)榫W(wǎng)上辦理、線上線下結合辦理、大廳辦理多種方式，將學校教務、人事、圖書、一卡通、迎新、離校、OA辦公、電子郵件等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通，實現(xiàn)信息共享，以促進多部門之間的管理及服務協(xié)同，提高管理效率，提高校園數(shù)字化、智能化、一體化水平。

智慧校園建設可以同時加強教育信息化建設。一是利用信息技術構建基于網(wǎng)絡的學習空間，促進高校人才培養(yǎng)模式改革，推動高校教育教學模式創(chuàng)新，打造頗具特色的信息化應用體系和管理模式。二是建設智慧教室、錄播教室、沉浸式遠程直播教室等現(xiàn)代化教室，打造優(yōu)質在線課程，滿足跨空間和時間的教學需求。三是構建數(shù)字化教學資源管理平臺。將高校日常教學積累的各類視頻、音頻、圖片、文件等資源做好分類儲存，將高校教學資源進行統(tǒng)一和集中管理，以便在教學、教研和評估等工作中對其進行再利用。

（2）完善教學管理系統(tǒng)。教學管理系統(tǒng)是高校師生常用也必用的一個綜合信息管理系統(tǒng)。教學管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)也是學校財務、人事、學生管理、PU等系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)源，學生和教師的相關數(shù)據(jù)是否準確直接影響著學校各類費用核算以及學生獎、助學金評定等工作。因此，建設完善的教學管理系統(tǒng)尤為重要。

完善的教學管理系統(tǒng)應滿足教學管理人員和師生的需求。教學管理人員可以分權限編輯、管理和查看教學相關運行數(shù)據(jù)及分析結果;教師可以在系統(tǒng)上完成與教學任務相關的工作;學生可以查看培養(yǎng)方案要求、課程、成績、學業(yè)完成情況等與學業(yè)有關的內容;教務秘書可以高效完成學籍、排課、成績、畢業(yè)等管理工作。

2.教務秘書合理運用信息化，提高工作效率

教務秘書要了解并熟練使用學校信息化建設成果。教務秘書工作煩瑣、復雜，教學管理系統(tǒng)是教務秘書工作的一個重要抓手，熟練使用教學管理系統(tǒng)，清楚掌握辦事流程和要求，對完成教務秘書工作可以達到事半功倍的效果。

教務秘書要了解并熟練使用現(xiàn)代化辦公軟件。教務秘書工作需要整理、填報和核對大量的數(shù)據(jù)，如學生重修報名開課、教師教學工作量核算、學生成績數(shù)據(jù)分析等需要依據(jù)學校相關制度開展的工作，以上工作所需要的數(shù)據(jù)可以從教學管理系統(tǒng)中導出，但所有數(shù)據(jù)的提供需要二次甚至是多次加工，因此熟練使用Office等辦公軟件也可以大大提高工作效率。

（二）工作觀念創(chuàng)新

1.高校加強教務秘書隊伍建設和培訓

高校要加強教務秘書隊伍建設和培訓，打造一支相對穩(wěn)定的、專業(yè)的、具有創(chuàng)新意識的教務秘書隊伍[2]。高校根據(jù)教師和學生數(shù)量確定教務秘書配備數(shù)量，引進適量的教務秘書。對新入職教務秘書進行專業(yè)崗位培訓，培訓內容包括崗位職責、規(guī)章職責、辦事流程、教學管理系統(tǒng)操作等。對于在崗教務秘書也要給予其參加培訓和學習的機會，學習新的政策、教育理念和優(yōu)秀同行的教學管理經(jīng)驗[3]。

2.教務秘書具備工作創(chuàng)新意識和能力

創(chuàng)新是指個人打破常規(guī)，突破現(xiàn)狀，敢為人先，敢于挑戰(zhàn)未來，謀求新境界。教務秘書工作包括學籍、考試、課程、成績等方面，教務秘書這“一根針”如何串起“千條線”，就需要教務秘書具備創(chuàng)新意識和能力。創(chuàng)新意識和能力的獲得需要教務秘書樹立終身學習的理念，抓住一切學習新理念、新方法的機會，善于思考，敢于打破常規(guī)，拓寬工作思路。根據(jù)實際情況，不斷改進工作方式和方法，充分發(fā)揮主觀能動性，勇于嘗試新方法，利用現(xiàn)代化信息技術手段來提高工作效率[4]。

（三）工作思路創(chuàng)新

教務秘書工作緊緊圍繞教師和學生，通過管理和服務發(fā)揮著自己的價值。教務秘書工作不是簡單地上傳下達，而是需要站在教師和學生的角度去思考問題，確定教師和學生的訴求，以教師和學生能夠接受的方式解釋學校政策制度。教務秘書工作不是簡單地執(zhí)行任務，而是需要在完成教育教學管理工作后有總結和思考，為領導決策提供有價值的參考意見。教務秘書工作不是簡單地周而復始，而是需要教務秘書本身對自己工作有反思、有總結、有改進[5]。

教務秘書作為教學工作的基層管理者和執(zhí)行者，對高校教學秩序的建立與運行起著十分重要的作用，教務秘書這支隊伍的建設和發(fā)展應得到高校的重視和支持。高校重視教務秘書隊伍建設并加強教務秘書隊伍培訓，建立和完善教務秘書工作發(fā)展路徑;教務秘書在做好本職工作的基礎上創(chuàng)新工作方式、觀念和思路。如此，教務秘書才能順應時代發(fā)展和高等教育改革需要，為高等教育教學管理和服務做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]黃博.論高校教學秘書工作的創(chuàng)新[J].職教通訊，2015（11）：67-69.

[2]李燕瓊.民辦本科院校教學秘書隊伍建設研究——以廣州市花都區(qū)3所民辦本科院校為例[D].桂林：廣西師范大學，2018.

[3]黃銳遠.高校教學秘書隊伍問題及對策研究——以寧波大學為例[D].上海：華東師范大學，2009.

[4]韋素玲.高校教學秘書隊伍專業(yè)化建設的路徑[J].黑龍江教育（高教研究與評估），2012（2）：71-73.

[5]饒麗麗.新時期高校教學秘書工作創(chuàng)新路徑探索[J].產業(yè)與科技論壇，2019，18（9）：271-272.

■ 編輯∕陳晶