石貞貞

摘 要：在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展且廣泛應(yīng)用的今天“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代來(lái)臨，包括高校等在內(nèi)的相關(guān)單位在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中靈活合理地應(yīng)用各種先進(jìn)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，以期在全面提高檔案管理效率和質(zhì)量的前提下降低管理成本，由此獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。本文首先對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述，其次對(duì)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展背景下，高校檔案管理工作所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)進(jìn)行了分別論述，最后就如何在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下創(chuàng)新高校檔案管理工作提出了一系列合理有效的策略，希望能夠促進(jìn)高校全面有效克服檔案管理工作過(guò)程中所面臨的各種難題與挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案管理工作逐步朝著電子化、高效化、信息化等方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景;高校;檔案管理;創(chuàng)新探究

高校檔案是一個(gè)涵蓋了各種與高校相關(guān)的信息庫(kù)，既包括高校在辦學(xué)期間取得的一系列科研成果，也涵蓋了高校不同階段的工作及活動(dòng)情況，作為高校極具參考和保存價(jià)值的重要史料，高校檔案對(duì)學(xué)校而言尤為重要，其檔案管理水平的高低在一定程度上反映了其管理效率和質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，高校應(yīng)在檔案管理工作過(guò)程中靈活合理地引入成熟強(qiáng)大的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作逐步朝著現(xiàn)代化、智能化、信息化等方向推進(jìn)，從而使得檔案管理效率和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)全面提升，保證檔案資料管理的完整性、安全性及可靠性，推動(dòng)高校穩(wěn)步健康發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理的特點(diǎn)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等迅猛發(fā)展的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校檔案管理呈現(xiàn)出新的特征，具體表現(xiàn)為下述四個(gè)方面：一是開(kāi)放性和共享性等特征，檔案利用范圍相較之前明顯擴(kuò)大，為各界人士及時(shí)便捷的調(diào)用檔案提供了極大的便利;二是檔案文件能夠以電子文檔的形式進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，有助于減少紙張的使用，既環(huán)保又經(jīng)濟(jì)，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展;三是提高了高校檔案資料的傳輸及利用效率，在網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，跨區(qū)域調(diào)閱檔案已成為一種常態(tài)，切實(shí)提高了檔案利用率;四是高校檔案管理效率和質(zhì)量全面提升，依托于先進(jìn)成熟的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，管理人員能夠直接通過(guò)電腦在特定系統(tǒng)上完成對(duì)檔案的高效化、實(shí)時(shí)化及便捷化管理。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中面臨的機(jī)遇

（1）促進(jìn)高校檔案管理工作效率進(jìn)一步提高

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為高校檔案管理工作提供了極大的便利，使其管理效率和水平得到有效提升，并且切實(shí)降低了檔案管理人員的工作量，其管理工作模式和管理流程相較之前發(fā)生了明顯變化。當(dāng)前，各大高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，各類(lèi)珍貴檔案資料變得更加豐富化、多元化，包括黨群及行政等在內(nèi)的各類(lèi)檔案資源均是高校發(fā)展過(guò)程中積累起來(lái)的重要史料。隨著檔案利用率的不斷提升，檔案查詢(xún)量、查詢(xún)頻率明顯增多，無(wú)形之中導(dǎo)致高校檔案管理人員的工作量驟增。若高校不積極引入先進(jìn)成熟的信息技術(shù)，依舊通過(guò)原來(lái)的手工模式進(jìn)行查詢(xún)和管理，那么勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致查詢(xún)效率低且容易出錯(cuò)，難以全面有效地滿足檔案管理發(fā)展需求。而“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下各類(lèi)信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，既有助于提高高校檔案管理效率，還能夠降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為師生提供更好的檔案查詢(xún)服務(wù)。

（2）切實(shí)改善服務(wù)質(zhì)量，支持遠(yuǎn)程訪問(wèn)及查詢(xún)

在高校教學(xué)教育活動(dòng)如火如荼持續(xù)開(kāi)展的今天，包括黨政電子公文等在內(nèi)的大量數(shù)據(jù)相應(yīng)產(chǎn)生，由此使得電子檔案資源規(guī)模迅速擴(kuò)大，與此同時(shí)，各類(lèi)先進(jìn)成熟的信息技術(shù)的日臻成熟及廣泛應(yīng)用切實(shí)提高了高校檔案數(shù)字化、電子化發(fā)展速度。在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，可直接通過(guò)掃描等技術(shù)將高校的紙質(zhì)文檔和照片文檔快速高效地轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓樵?xún)和保存的電子檔案，從而使得電子檔案規(guī)模迅速擴(kuò)大。為了便于師生查閱檔案資料，高校管理人員依托于先進(jìn)強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)和高校之間保持密切聯(lián)系，創(chuàng)建了操作便捷且性能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，使得師生查閱檔案資料不受時(shí)空的約束，支持師生通過(guò)計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程訪問(wèn)及查詢(xún)，使得高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量大幅改善。

（3）便于深入挖掘有價(jià)值檔案，支持檔案資源實(shí)時(shí)共享

在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，高校檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢(shì)迅猛，每年都會(huì)新增大量的電子文檔，可供分析的電子檔案資源越來(lái)越多，其規(guī)模不可估量。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展及信息技術(shù)日臻成熟的發(fā)展背景下，各類(lèi)先進(jìn)、強(qiáng)大的技術(shù)為人們?cè)诖罅康臋n案資源中便捷高效的挖掘出最有研究和使用價(jià)值的檔案提供了強(qiáng)大支持，有助于將其便捷高效地全面整合，由此形成高質(zhì)量的檔案資源。同時(shí)，也為人們查詢(xún)和共享檔案資源提供了極大的便利，有利于良好地滿足師生查閱和使用檔案資料的需求。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中所面臨的挑戰(zhàn)

（1）信息專(zhuān)業(yè)人才匱乏

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，最具潛力且最急需的人才當(dāng)屬信息專(zhuān)業(yè)人才，他們?cè)诟咝n案管理工作開(kāi)展過(guò)程中扮演著極其重要的角色。不過(guò)，遺憾的是，目前很多高校檔案部門(mén)普遍存在著人才短缺的問(wèn)題，既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才非常少，很多檔案管理人員的技術(shù)能力較差，盡管引入了一系列成熟強(qiáng)大的新系統(tǒng)、新設(shè)備，但是由于操作不嫻熟、不專(zhuān)業(yè)，致其價(jià)值和作用無(wú)法得到充分彰顯，由此造成的后果是檔案管理效率和質(zhì)量并未隨著設(shè)備投入的增大而顯著提升。有專(zhuān)家表示，資深信息專(zhuān)業(yè)人才匱乏的問(wèn)題短期內(nèi)不會(huì)得到妥善處理，其缺口會(huì)隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)一步擴(kuò)大，而這也對(duì)高校檔案管理工作的信息化發(fā)展提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

（2）高校檔案設(shè)備管理不到位

目前，很多高校側(cè)重于教學(xué)及科研工作的開(kāi)展，包括高校設(shè)備檔案管理等在內(nèi)的服務(wù)性工作并未得到足夠的關(guān)注，很多高校沒(méi)有創(chuàng)設(shè)專(zhuān)門(mén)的設(shè)備管理部門(mén)，而是直接將實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備和檔案管理融合在一起，導(dǎo)致檔案設(shè)備管理效率和質(zhì)量較為低下。很多高校出現(xiàn)了重購(gòu)買(mǎi)輕管理的情況，不僅不利于檔案設(shè)備得到高效高質(zhì)的管理，也使得很多檔案設(shè)備的價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮，長(zhǎng)期處于閑置的狀態(tài)，浪費(fèi)現(xiàn)象較為嚴(yán)重。除以上問(wèn)題外，很多高校管理人產(chǎn)權(quán)意識(shí)較差，資產(chǎn)歸屬不明，特別是對(duì)外單位贈(zèng)送的檔案設(shè)備，往往沒(méi)有被正式納入檔案設(shè)備管理范疇之內(nèi)，未加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)檔案設(shè)備的檔案記錄和整合，賬務(wù)與實(shí)際不符的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，不利于國(guó)有資產(chǎn)得到應(yīng)有保管和利用。

（3）高校檔案管理工作中隱私權(quán)保護(hù)面臨挑戰(zhàn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，包括信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列先進(jìn)成熟技術(shù)的迅猛發(fā)展及普遍應(yīng)用為人們采集傳遞及共享信息提供了極大的便利，不過(guò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展及廣泛應(yīng)用的背后也蘊(yùn)藏著較為嚴(yán)峻的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，若信息技術(shù)存在漏洞或不足，或許會(huì)為木馬等病毒侵入系統(tǒng)提供便利，勢(shì)必會(huì)對(duì)高校檔案管理工作中的隱私權(quán)保護(hù)產(chǎn)生較大挑戰(zhàn)。另外，搜索引擎或多或少的存在一定缺陷，這也在一定程度上影響了檔案管理隱私權(quán)的有效維護(hù)，或許會(huì)出現(xiàn)檔案資料被外泄、被竊取、被篡改或者被刪除等情況，難以全面有效地保障檔案資料的安全性與可靠性，所以高校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，務(wù)必要警惕網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等帶來(lái)的負(fù)面影響，及時(shí)采取合理有效的手段增強(qiáng)檔案資料管理的安全性，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及各種加密技術(shù)為檔案資料打造一個(gè)強(qiáng)大的屏障，全面有效地抵御和防范各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)與侵襲。

三、 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作創(chuàng)新策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念，形成創(chuàng)新思維

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案管理工作者務(wù)必要緊隨時(shí)代發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，形成互聯(lián)網(wǎng)思維，在此思維指導(dǎo)下，將檔案管理工作和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全方位深層次的融合。高校檔案管理部門(mén)需要充分發(fā)揮微信、微博等各種媒介推進(jìn)檔案服務(wù)工作高效化、持續(xù)化、數(shù)據(jù)化、信息化發(fā)展，依托于先進(jìn)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展遠(yuǎn)程培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等一系列活動(dòng)。一言蔽之，高校檔案管理人員應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展，保持與時(shí)俱進(jìn)的精神，逐步形成創(chuàng)新思維，科學(xué)合理的調(diào)整檔案管理理念和模式，促進(jìn)信息技術(shù)的作用和價(jià)值得到充分發(fā)揮，促進(jìn)信息管理效率和質(zhì)量全面提升，為廣大師生科學(xué)合理的應(yīng)用檔案資料提供極大便利，同時(shí)推動(dòng)高校穩(wěn)步長(zhǎng)效發(fā)展。

2.不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法

互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，需要打破傳統(tǒng)的管理模式，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)思維方式和檔案管理模式，在檔案管理方面積極謀求創(chuàng)新與發(fā)展。第一，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案的存儲(chǔ)及管理形式發(fā)生了顯著變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)楦菀妆４婧驼{(diào)取的電子文檔，檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)文檔資料的嚴(yán)格審核，保證其真實(shí)性及客觀性，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)，保證存儲(chǔ)的安全性與可靠性。第二，高校需要立足于現(xiàn)實(shí)情況，通過(guò)先進(jìn)成熟的技術(shù)構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、科學(xué)合理的檔案管理制度，確保檔案管理工作有條不紊地穩(wěn)步推進(jìn)，對(duì)各類(lèi)工作人員的操作權(quán)限進(jìn)行合理明確，增強(qiáng)檔案管理的安全性。第三，高校在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，依托于先進(jìn)強(qiáng)大的信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，全面存儲(chǔ)并高效管理各類(lèi)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)傳輸及全面共享，減少工作人員的工作量并降低管理成本，促進(jìn)高校獲得可觀的效益。

3.加強(qiáng)高校檔案設(shè)備管理

高校在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了輕視設(shè)備管理的情況，在一定程度上制約了檔案管理工作的高效化、高質(zhì)化開(kāi)展，高校應(yīng)重視并強(qiáng)化對(duì)檔案設(shè)備的嚴(yán)格管理。第一，高校管理層需要正確認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案設(shè)備管理的必要性和急迫性，制定嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的檔案設(shè)備監(jiān)管制度，實(shí)施誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則。高校各部門(mén)務(wù)必要保證權(quán)責(zé)清晰，分工合理，共同規(guī)劃和布設(shè)設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)，確保設(shè)備運(yùn)行安全可靠，促進(jìn)高校檔案工作管理效率和質(zhì)量全面提升，由此幫助高校獲得可觀的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益。

4. 注重專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和難題，而這則需要打造一支專(zhuān)業(yè)能力突出、綜合素養(yǎng)良好的檔案管理人員隊(duì)伍，他們不僅需要懂得檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還能夠嫻熟靈活地操作相關(guān)系統(tǒng)及軟件，能夠根據(jù)教師及學(xué)生需求快速準(zhǔn)確的查詢(xún)相關(guān)資料，滿足其應(yīng)用需求。首先，高校應(yīng)面向社會(huì)廣泛招納檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)且懂得電腦操作的復(fù)合型人才，促其在互聯(lián)網(wǎng)思維的引導(dǎo)下靈活合理地開(kāi)展檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作逐步朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、高效化等方向發(fā)展;其次，高校應(yīng)重視并強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)等方式促其掌握更多的檔案管理知識(shí)，積極學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的技術(shù)和系統(tǒng)操作技能，使其在夯實(shí)檔案管理知識(shí)基礎(chǔ)的前提下，嫻熟操作與檔案管理相關(guān)的現(xiàn)代化、智能化設(shè)備。以此推進(jìn)高校檔案管理工作高效、高質(zhì)地全面開(kāi)展，更好地滿足校內(nèi)師生檔案查閱需求。

5.加強(qiáng)高校檔案管理工作中隱私權(quán)保護(hù)

在檔案管理工作開(kāi)展中，為避免出現(xiàn)資料外泄等相關(guān)問(wèn)題，需加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)力度，并及時(shí)采用最新的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有漏洞進(jìn)行修補(bǔ)與完善，以切實(shí)保障個(gè)人信息安全。不僅如此，當(dāng)主體發(fā)出查詢(xún)請(qǐng)求時(shí)，高校需明確告知在查詢(xún)過(guò)程中需注意的相關(guān)事項(xiàng)，既要保證檔案資料使用的規(guī)范性與合法性，也要承諾為當(dāng)事人保密。如果權(quán)主體沒(méi)有履行職責(zé)致使當(dāng)事人資料外泄，那么就需要追究權(quán)主體的法律責(zé)任。實(shí)際上，高校也可通過(guò)利用專(zhuān)業(yè)技術(shù)手段對(duì)非查詢(xún)信息進(jìn)行屏蔽處理，以提高信息使用的規(guī)范性與安全性。如果發(fā)現(xiàn)檔案資料基于非法途徑流出，權(quán)利人要立即告知相關(guān)工作人員，并要求開(kāi)發(fā)與使用特定的過(guò)濾及屏蔽程序，以避免隱私資料大范圍傳播。作為一名合格的檔案管理工作者，必須要積極履行使命，切實(shí)保障個(gè)人隱私安全，防止隱私被惡意非法泄漏。與此同時(shí)，我國(guó)也要對(duì)不同主體各自承擔(dān)責(zé)任的情形與免責(zé)事由進(jìn)行明確規(guī)定，主動(dòng)改進(jìn)與完善侵犯隱私的相關(guān)法律責(zé)任體系，并從實(shí)際出發(fā)制訂相適應(yīng)的規(guī)范條例，確保涉及各種隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題都能以立法方式被妥善解決，由此逐步提高檔案管理水平，切實(shí)保證個(gè)人隱私安全。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理呈現(xiàn)出了一系列新特征、新變化，其管理變得越來(lái)越電子化、高效化、信息化，使得檔案管理工作效率和質(zhì)量得到了顯著提高。在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的背景下，高校管理人員務(wù)必要緊隨檔案管理信息化發(fā)展步伐，積極轉(zhuǎn)變管理理念，合理調(diào)整和優(yōu)化管理模式，推動(dòng)高校檔案事業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展。高校唯有積極隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展做出迅速響應(yīng)和改變，才能夠使得檔案管理工作的模式得到有效創(chuàng)新，促其管理效率和水平全面提升，繼而為高校實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展提供強(qiáng)大支持。

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（作者單位：南陽(yáng)師范學(xué)院地理科學(xué)與旅游學(xué)院）