摘 要：隨著全國高校教學質量評價的提高和高校教學質量報告的編制，越來越多的人重視高校檔案管理，對高校質量提出了更高的要求。高校檔案管理是一系列收集、整理、保存、提供和利用整個學校寶貴檔案材料的管理活動，涉及系統(tǒng)的制定、機構的管理以及對于人員的管理。本文以牡丹江師范學院為例，進行了相關背景的闡述，并對其進行深入研究，了解高校檔案管理現(xiàn)狀，從中找出檔案管理中存在的問題，提出與之對應的對策，以促進其更好的發(fā)展。

關鍵詞：高校;檔案管理;牡丹江師范學院

近年來，我國高等教育的快速發(fā)展令人欣慰。政府對教育的重視程度不斷提升，近幾年隨著高?；A建設規(guī)模的提升，其整體辦學條件在不斷進行優(yōu)化，這也使其對檔案管理的整體要求不斷提升。在本世紀初我國高等教育體制改革后，高校教育體制不斷完善，部分高校在此前提下進行了兼并，這也使得高校檔案管理工作愈發(fā)復雜。由于檔案管理的性質使其在高校管理的過程中非常容易被忽略，在這樣的情況之下加強基礎設施檔案管理，通過這樣的方式促進高校中對于檔案管理的優(yōu)化與實施能夠更好的進行檔案作用的發(fā)揮，進行檔案管理的規(guī)范化實施可以說是刻不容緩。高校檔案館是收集和管理大學教學和科研成果，傳播檔案信息，為教學和科研提供原始證據(jù)以及保持歷史真實面貌的重要基礎。檔案管理是高校管理的重要部分，是大學建設和發(fā)展中不可或缺的基礎性工作。隨著我國高等教育的普及和快速發(fā)展，高校的辦學規(guī)模越來越大，辦學條件日益改善，科研實力逐年提高，因此也生成了越來越多的文件。其中，有許多科研項目和學術論文具有很高的學術研究和技術開發(fā)價值。做好高校檔案管理工作，讓其可以更好地為學校的科研工作的發(fā)展提供助力，對促進學校的長遠發(fā)展具備十分重要的作用?；谶@樣的因素需要對高校檔案管理問題與相關對策進行較為深入的分析。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀——以牡丹江師范學院為例

1.高校檔案保存情況

通過了解發(fā)現(xiàn)牡丹江師范學院實現(xiàn)了倉庫收集、檢索管理以及整理分類與綜合辦公幾個板塊的管理，從整體角度來說其現(xiàn)代化的辦公設備較為全面，并且進行了防火與防盜系統(tǒng)的配備，安保人員需要對檔案管理進行監(jiān)控，非檔案管理人員不得隨意的進行檔案館的進入，在進入檔案館的時候需要進行相關事宜的登記，并對其入館目的、時間以及出館時間進行登記、查證。在牡丹江師范學院的基礎設施檔案保存方面，除特殊載體外，大部分檔案藍圖都存放在檔案箱中。對于底圖檔案其整體來說儲存條件要比藍圖好一些，是用專用的牛皮紙袋進行存放，之后放在專用的底圖柜之中，整體來說存儲環(huán)境更好。目前來說牡丹江師范學院已經(jīng)對檔案館進行了一定的優(yōu)化，對所需歸檔的檔案基本都能做到裝訂、組卷、裝盒和歸檔問題，同時也做到了防蟲、防潮、防火與隔熱，使牡丹江師范學院的檔案管理倉庫保存條件較為合理。

2.高校檔案的現(xiàn)代化管理情況

檔案管理人員需要對檔案分類整理歸檔、有序進行存放以方便后期翻閱查看和追蹤。在牡丹江師范學院中保存的檔案類別有行政、黨群、教學、科研、基建、設備、出版、外事、財務、聲像、實物、人事等12大類檔案，內容涵蓋廣泛，種類繁多，而且要求存檔時間較長，以至于在后期翻閱或查找起來比較困難，這時就需要借助科學的、現(xiàn)代的管理模式進行分類匯總和存檔。在牡丹江師范學院中雖然采用了信息化歸檔形式，但是信息化使用不完全，沒有對相關人員進行深入的信息化培訓和講解，使其對信息化檔案管理的了解比較膚淺，其功能的使用受到限制，不能很好的為檔案存檔及查閱提供技術性的支持，同時也缺乏解決問題的能力。信息化系統(tǒng)使用中更新或升級不及時，不能跟上現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，給后期的存檔翻閱帶來了不便。

3.高校檔案管理人員情況

據(jù)了解牡丹江師范學院檔案人員的學歷基本都為研究生畢業(yè)，學歷水平與以前相比有了明顯提高，這也說明牡丹江師范學院檔案管理人員的整體素質有了一定的提升，檔案管理工作對于員工的要求也在不斷的加強。在目前來說其需要具備較強的專業(yè)性，并且其對檔案管理人員的要求較高，不僅僅需要具備高超的業(yè)務素質，還需要具備良好的檔案管理經(jīng)驗，同時在這一基礎上，需要保障檔案管理的完整性與有效性。牡丹江師范學院檔案管理人員從學歷和專業(yè)水平上基本符合要求，但是沒有標準的培訓流程和缺乏必要的培訓提升渠道，沒有持續(xù)的知識輸入，就難免會與時代脫節(jié)，不能給學校檔案管理工作帶來建設性意見。

二、高校檔案管理存在的問題

1.標準化、精細化管理模式需要加強

科技不斷發(fā)展使得高校相關設施與環(huán)境不斷完善，牡丹江師范學院也是如此，其目前來說已經(jīng)將計算機技術引入到相關檔案的管理方面，并且進行了現(xiàn)代化軟件與管理設備的使用，逐步形成了文件管理的信息化。但是面對龐大的存儲庫和各種需要歸檔的資料，如果沒有一個標準化的工作流程，在后期工作中分工不明確或者流程繁瑣不標準，難免會出現(xiàn)一團亂或者檔案管理人員經(jīng)常加班的情況，只有制定一套精細化的管理流程，嚴格按照流程執(zhí)行，在面對如此龐大的工作量時，相關工作人員才能有條不紊地進行整理歸檔翻閱查看。同時還應該建立精細化、標準化的交接流程，因為數(shù)據(jù)庫針對的是整個學校的存儲，自然會有來自各個部門的資料都匯集在這里，如果缺乏必要的交接和流程指導，也會給工作帶來不必要的麻煩。比如，存檔人員拿過來資料，恰巧碰到檔案管理人員比較忙碌或者沒在座位上，不能口頭進行交接，也會給后期存檔帶來麻煩。信息化時代的到來讓我們的生活更加方便，牡丹江師范學院可以充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，充分利用信息化軟件的擴展功能，實現(xiàn)信息的同步化、可視化，如存儲資料的狀態(tài)、年限等等在信息化系統(tǒng)中明示出來，以方便大家在后期查找時一目了然。高校檔案管理工作是一個較為系統(tǒng)的工程，其在進行工作的過程中必然會涉及到很多的信息，其包含黨政信息、教學信息以及基礎建設信息等方面，需要牡丹江學院的檔案管理人員不斷與時俱進。

2.檔案管理制度不健全

想要進行檔案管理體系的良好開展需要進行檔案管理制度的制定，近幾年我國進行了多個檔案管理法規(guī)的頒布，如《檔案法》《普通高校檔案管理工作辦法》等，這些法律法規(guī)的出臺能夠對高校檔案管理進行一定的優(yōu)化。引導并規(guī)范檔案管理行為，從而對學校檔案管理制度進行優(yōu)化，但是就目前來說牡丹江師范學院檔案管理制度依然存在很多的不完善，其各個管理部門之間無法進行良好的溝通，檔案管理之間存在脫節(jié)。指導制度和監(jiān)督制度有保障，檔案收集資料不全;各高校未記錄每學期的教研、招生、畢業(yè)等工作會議;牡丹江師范學院目前來說沒有對學籍進行較為良好的管理，不同部門對于學生社會實踐活動的記錄存在一定的不一致，無法及時對學生的相關信息進行跟蹤，缺乏良好的檔案管理制度。同時，其部分檔案管理工作存在不嚴謹?shù)那闆r，甚至存在隨意亂抽檔案資料、借閱不歸還、缺乏必要的檔案保護制度和措施等不良現(xiàn)象。

3.檔案管理人員專業(yè)素質待提高

檔案管理是一項具備較強政策性的工作，也是一項專業(yè)技術要求很高的工作，檔案工作者需要具備良好的道德素質，并且需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能勝任檔案管理工作。由于牡丹江師范學院不重視檔案管理工作，因此沒有配備更多的專業(yè)人才，沒有系統(tǒng)地學習和培訓檔案專業(yè)，目前高校檔案管理人員的專業(yè)水平不高。目前，高校檔案管理團隊普遍存在知識結構、職稱結構和年齡結構不合理的現(xiàn)象，這也使得教育水平與專業(yè)素質無法滿足新時期進行檔案管理工作開展的需要。目前很少有專業(yè)人員能夠進行檔案內容的熟悉，對檔案信息進行深入的研究與開發(fā)，導致高校檔案館由于缺乏生命力、效率和服務而發(fā)展緩慢。由于人員素質不高，使得檔案工作無法充分發(fā)揮作用，造成檔案資源和工作時間的極大浪費。高校檔案管理人員的職稱大多數(shù)為初級和中級，檔案專業(yè)人員的高級職稱很少，這限制了高校檔案管理水平的提高。在高?？焖侔l(fā)展、信息技術不斷更新的今天，高校檔案管理人員不僅要掌握檔案專業(yè)知識，還要精通計算機信息技術，同時也需要全面了解檔案管理和信息技術。目前來說牡丹江師范學院人才配置情況不符合高校進行檔案管理的需要。同時，現(xiàn)有的檔案管理人員大多年齡較高，所以其整體對于先進知識的接受程度相對較低傳統(tǒng)的觀念無法跟上時代的需要，部分檔案管理工作人員穩(wěn)定性不足，存在較高的人員流動問題。考慮到很多工作人員在檔案管理部門申請職稱或升職的機會較少，在崗的檔案管理人員基本上隨時準備換崗，工作上不能安心。

三、提高高校檔案管理的對策

1.管理技術手段優(yōu)化

隨著時代的飛速發(fā)展，高校逐漸認識到進行檔案管理的重要性，在這樣的前提下，高校需要對檔案管理進行深入的重視，在這一過程中需要進行檔案管理要求的明確，并積極地進行先進技術手段的引入，從而進行檔案管理工作環(huán)境的優(yōu)化，并進行服務質量與服務效率的有效提升，使其能夠最大程度的進行檔案管理。與此同時，需要進行檔案資源的充分利用，從而適應知識經(jīng)濟的發(fā)展，將數(shù)字技術、信息技術等技術運用到對于文件的信息開發(fā)與管理方面，從而更好的提升文件網(wǎng)絡覆蓋率。高效率的文件信息管理需要進行文件管理與服務功能的充分發(fā)揮，從而實現(xiàn)文件的綜合管理。學校需要充分進行信息數(shù)據(jù)庫的管理，從而將信息存儲方式的改變，盡快實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提升交流與溝通能力，保障檔案信息的真實性與有效性，使其能夠方便用戶的使用與查詢。

2.完善檔案管理制度

（1）完善檔案管理職能

檔案管理工作需要具備全面性、安全性與規(guī)范性。同時，還需要適應高校和社會發(fā)展的需求，注重檔案管理的現(xiàn)代化和科學化。高校檔案管理工作如今已經(jīng)不僅僅是進行資料的收集與管理，需要遵循高校檔案管理的整體發(fā)展方向，對高校檔案進行整體的研究，對檔案信息進行分析。進行檔案信息開發(fā)是其中的重中之重，同時需要進行其管理職能的完善，將辦理重點從存儲逐漸向開發(fā)重組與創(chuàng)新進行發(fā)展，使現(xiàn)有檔案信息的潛力得到充分利用，進而實現(xiàn)檔案管理的根本轉變。

（2）加強檔案服務職能

高校的檔案管理是為大學與社會所進行的服務，是進行檔案管理的最終目標，在這樣的情況下要進行文件服務功能的優(yōu)化，將文件服務放在工作的首位。讓其能夠更好地進行檔案管理的發(fā)展。集中在為高等學校的教育科研和社會服務上，以擴大高校檔案管理的發(fā)展空間。

（3）建立檔案教育職能

檔案教育是進行檔案服務的良好體現(xiàn)，但是其與檔案服務存在一定的差異，檔案教育是進行檔案管理的外部支持，檔案管理組織的教育職能體現(xiàn)在對于輿論宣傳的提升與對學生檔案意識的提升方面，檔案教育能夠使用多種方式進行呈現(xiàn)，促進高校檔案管理的發(fā)展，從而展示檔案信息資源的發(fā)展成果，并向教師和學生們介紹檔案管理的重要性。從高校圖書館開設文獻檢索課的實踐中汲取教訓，提升檔案知識與進行檔案利用方式的傳授，同時需要進行大學生檔案遺失的提升，對學生檔案利用方式進行優(yōu)化，這樣必然大大提高大學檔案管理的效率。

3.加強管理人才培訓

隨著時代的不斷發(fā)展，人力資源逐漸成為生產力的第一要素。為了提升高校檔案管理水平并實現(xiàn)科學化與先進化的管理需要具備高素質的人才隊伍，這些都對檔案管理工作者提出了高質量的需求，檔案管理不僅僅是一項政治工作，更加是進行國家真實面貌的事業(yè)。檔案管理工作者必須具有高政治素質、高職業(yè)道德、熱愛檔案。具有敬業(yè)精神，遵守職業(yè)道德為基礎，使用扎實的檔案管理專業(yè)知識與專業(yè)技能對檔案管理進行優(yōu)化，檔案管理工作者需要具備敏銳的洞察力，并需要進行信息的開發(fā)，具備一定的創(chuàng)新精神，所以對檔案管理人員的優(yōu)化需要從年齡、學歷與專業(yè)等方面，建立一個高素質的檔案管理團隊，這也是檔案管理水平進行提升的重要保障。檔案工作者的素質培訓是有效提升高校檔案管理水平的有效保障，在這樣的前提下需要將其列入到高校的人才管理計劃中去，從具體角度來說，需要進行其整體培訓制度的優(yōu)化，也是進行檔案管理的一部分，檔案管理制度化是檔案管理工作者的保障，需要建立良好的培訓機制，從而保障培訓質量。檔案管理部門要建立相應的考核機制，以激發(fā)檔案工作者參加培訓的積極性，主動性和有效性。相關部門應該成立一個工作小組，互相幫助，互相學習，互相彌補，使其能夠在實踐中了解問題，解決問題，對檔案管理進行優(yōu)化。

四、結論

高校的基本建設離不開基礎設施檔案，其能夠反映出高校的整體建設歷程，能為高校建設提供良好的根據(jù)，檔案管理是高校中的基礎工作之一，高校發(fā)展的過程中需要其發(fā)揮良好的作用。當前高校管理與檔案管理所面臨的問題是如何建立高校檔案管理體系，使其能夠在新平臺上發(fā)揮良好作用，更好地為高校檔案管理進行工作。高校中進行檔案管理工作還需要結合實際，對其存在的問題與對策進行良好的分析。以促進其更好的進行發(fā)展。

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（作者單位：牡丹江師范學院檔案館）

基金項目：黑龍江省高等院校檔案學會一般課題，課題名稱“在校園文化建設中高校檔案文化服務可及性研究”項目編號：HGDK2020-16

作者簡介：叢迪陽（1990-），女，漢族，黑龍江人，研究生，中級館員，研究方向：檔案管理。