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        現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響和對策

        2021-07-04 13:10:25古麗娜孜·卡地爾
        科學(xué)與財(cái)富 2021年11期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代信息技術(shù)對策影響

        古麗娜孜·卡地爾

        摘 要:企業(yè)檔案對企業(yè)內(nèi)部建設(shè)有著非常重要的作用,其既對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行全過程記錄,也對企業(yè)進(jìn)入現(xiàn)代化管理有著直接的推動(dòng)作用。信息技術(shù)的發(fā)展,推動(dòng)企業(yè)檔案電子化時(shí)代來臨,電子檔案不僅方便企業(yè)進(jìn)行檔案管理,也可以滿足企業(yè)多樣化檔案需求。信息化企業(yè)檔案管理的出現(xiàn)對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行了改變,也對傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理工作造成了沖擊,為了更好的保持企業(yè)檔案管理的高效、長久發(fā)展,需要企業(yè)充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢,推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理,以此更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;影響;對策;

        1現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

        1.1對傳統(tǒng)的檔案管理理念造成了一定沖擊

        信息技術(shù)是一種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),可以對生產(chǎn)關(guān)系和生產(chǎn)要素進(jìn)行調(diào)整,從而產(chǎn)生更大的生產(chǎn)力,因此信息技術(shù)對各行業(yè)發(fā)展都有很大的優(yōu)勢和價(jià)值,可以帶動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)力的提升,尤其是企業(yè)檔案管理。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是以人為核心,管理理念較為落后,信息技術(shù)應(yīng)用下的企業(yè)檔案管理注重以信息技術(shù)為核心,以服務(wù)對象為核心,注重提高檔案管理效率和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳輸,因此管理理念是先進(jìn)的、豐富的,也是對傳統(tǒng)檔案管理理念的一種革新和突破。

        1.2暴露出傳統(tǒng)檔案管理工作人員素質(zhì)和能力的不足

        現(xiàn)代信息技術(shù)下的企業(yè)檔案管理工作人員從職業(yè)素質(zhì)上、專業(yè)能力上相比較于傳統(tǒng)的檔案管理人員有很大的提高,也暴露出了傳統(tǒng)工作人員的素質(zhì)低下、能力不足的問題,也會(huì)對他們的發(fā)展造成一定的沖擊。比如一些傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的人工記錄方式,不僅無法適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境,也無法高效地學(xué)習(xí)信息技術(shù)管理方法,直接導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式、內(nèi)容和企業(yè)檔案管理信息化之間的差異顯著,形成對立關(guān)系。另外,在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型過程中,企業(yè)忽視對工作人員的培訓(xùn)教育,導(dǎo)致很多檔案管理工作者不懂現(xiàn)代化管理方法,對于一些信息設(shè)備和軟件不會(huì)操作,這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙我國企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理和建設(shè)發(fā)展。

        2加強(qiáng)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的對策

        2.1更新檔案管理理念

        更新檔案管理觀念,提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)的重視,是優(yōu)化和提高檔案管理質(zhì)量的重要手段。為了保證現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用,指導(dǎo)檔案管理工作的規(guī)范有序開展,首先要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者認(rèn)識到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性,現(xiàn)代企業(yè)管理中應(yīng)用的新理念、新理念,對于企業(yè)各個(gè)經(jīng)營環(huán)節(jié)的流程,在日常工作中,要注重企業(yè)的現(xiàn)代化,特別是現(xiàn)代信息技術(shù),應(yīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的全過程。加強(qiáng)現(xiàn)代信息化建設(shè)檔案管理,突破傳統(tǒng)的管理理念,以提高檔案管理的速度、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化為核心,將檔案管理提升到與其他管理公司同等的地位,引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)、軟件、利用信息技術(shù)的優(yōu)勢開展企業(yè)檔案管理工作,不斷完善新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作,不斷提高檔案管理質(zhì)量,突出新時(shí)期檔案管理工作的特點(diǎn)。

        2.2健全企業(yè)檔案管理制度

        檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部深化改革的重點(diǎn),涵蓋了企業(yè)的發(fā)展歷史、經(jīng)營管理等信息,是企業(yè)成長和發(fā)展的重要內(nèi)容,因此完善檔案管理制度顯得尤為關(guān)鍵。為更好保證企業(yè)檔案整理工作的開展,需從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā),制訂健全、完善的檔案管理制度,細(xì)化相關(guān)檔案管理人員職責(zé),使企業(yè)檔案管理處于科學(xué)有序狀態(tài),從而有效應(yīng)對企業(yè)檔案管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先,企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理的重視,不要搞形式主義。其次,在后臺(tái)使用、數(shù)據(jù)分類管理等方面進(jìn)行合理的規(guī)劃整合,對檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)的專業(yè)技能培訓(xùn),制定科學(xué)的規(guī)章制度,使檔案工作人員在工作中有章可循、有法可依。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下,要保證檔案管理工作的高效性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。在依靠信息系統(tǒng)開展檔案管理工作的情況下,要做好檔案的收集、整理、歸檔和編制工作。借助規(guī)范化的體系,可以保證檔案管理工作有序、有效地進(jìn)行。如果有信息遺漏、重復(fù)、混亂和其他現(xiàn)象在文件管理的過程中,應(yīng)該及時(shí)和準(zhǔn)確地調(diào)查有關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任,管理系統(tǒng),管理規(guī)則,提高企業(yè)的質(zhì)量文件,提高檔案管理水平。

        2.3提高檔案信息化技術(shù)

        研究表明,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案職業(yè)發(fā)展的主流趨勢和進(jìn)步,檔案管理的信息化,不僅可以有效改善企業(yè)文件管理的效率和準(zhǔn)確性,同時(shí)也可以降低管理成本,提高信息數(shù)據(jù)采集和共享的力度,對促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展是重中之重。首先,要樹立并逐步深化檔案信息化意識,運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的管理理念和工作方法,實(shí)現(xiàn)并逐步完善現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的檔案信息化建設(shè),提高檔案管理工作的效率和水平。其次,加大企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的投入,進(jìn)一步完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施,如配置計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影機(jī)等技術(shù)設(shè)備,企業(yè)檔案輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的長期保存和動(dòng)態(tài)更新。同時(shí),建立和完善企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái),以實(shí)現(xiàn)資源共享。

        2.4加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

        對于一些重要行業(yè)來說,檔案管理信息化建設(shè)為企業(yè)檔案管理工作帶來了優(yōu)勢的同時(shí),也帶來安全問題,網(wǎng)絡(luò)信息傳輸是開放的,不受時(shí)間和地點(diǎn)限制的,在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案嗎管理時(shí),容易發(fā)生各種信息泄漏、信息丟失的問題,這對于企業(yè)來說影響是非常大的。尤其是企業(yè)核心檔案文件,如果出現(xiàn)安全問題,將會(huì)影響企業(yè)正常發(fā)展運(yùn)行,也會(huì)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失,因此需要企業(yè)在推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的過程中,也需要采取科學(xué)手段加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù),降低信息安全問題發(fā)生率。

        對此,企業(yè)可以在內(nèi)部電子檔案網(wǎng)站瀏覽方面設(shè)置一些權(quán)限或者設(shè)置數(shù)字密碼,從基礎(chǔ)上加強(qiáng)安全管理。企業(yè)也可以建立電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)識別系統(tǒng),實(shí)時(shí)對整個(gè)檔案信息管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)化監(jiān)督,對基本的信息安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別,及時(shí)預(yù)測網(wǎng)絡(luò)病毒,并自動(dòng)重點(diǎn)病毒侵襲,避免電子方案信息泄漏。另外,企業(yè)還可以通過雙層加密的方法對重點(diǎn)檔案信息進(jìn)行防護(hù)處理,尤其是在存儲(chǔ)和使用上,比如企業(yè)一些項(xiàng)目方案、企業(yè)研發(fā)的科學(xué)技術(shù)、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略等這些關(guān)鍵性信息。

        2.5提升檔案管理人員的綜合能力

        縱觀企業(yè)檔案管理信息化趨勢,企業(yè)檔案管理未來發(fā)展是有一定規(guī)律的,因此需要在信息化建設(shè)中不斷探索和總結(jié)企業(yè)發(fā)展規(guī)律,企業(yè)行政部門和管理部門領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)合作,完善立法,充分依靠社會(huì)力量,企業(yè)全體內(nèi)部人員的力量,引導(dǎo)企業(yè)檔案工作深入開展。

        對于企業(yè)檔案管理人員而言,其是檔案信息和企業(yè)發(fā)展、企業(yè)各部門信息對接的中間介質(zhì),因此需要重視對檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)、管理能力、信息技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng),以此確保他們對工作流程進(jìn)行準(zhǔn)確把握,適應(yīng)信息化檔案管理發(fā)展需求。對此,一方面企業(yè)需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn),通過學(xué)習(xí)機(jī)制,確保管理人員能力符合管理標(biāo)準(zhǔn);另一方面,企業(yè)可以建立交流機(jī)制,促使企業(yè)檔案管理部門可以跟其他部門進(jìn)行及時(shí)溝通,確保檔函資源實(shí)現(xiàn)高效轉(zhuǎn)化,以此提高檔案資源利用率,便于檔案管理人員進(jìn)行信息化管理。

        結(jié)束語

        新形勢下,信息技術(shù)促使社會(huì)發(fā)展不斷變革,對于企業(yè)檔案管理工作而言,既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn),為了促使企業(yè)更好的把握信息技術(shù)機(jī)遇,需要企業(yè)對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行革新和改進(jìn),全面提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效益,為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí),也可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王肖.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及優(yōu)化策略[J].城建檔案,2017(07):30-31.

        [2]王雪.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策[J].明日風(fēng)尚,2017(04):136.

        [3]張紅星.現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響及對策探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(02):79.

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