鄭曉華

摘 要：高校財務是國家財經(jīng)法規(guī)的執(zhí)行者，也是高校產(chǎn)學研的服務者，隨著我國數(shù)字化的進一步發(fā)展，對高校財務報銷也提出了新的挑戰(zhàn)。如何加大財務服務力度，構建財務服務體系，實現(xiàn)無接觸財務報銷，成為高校財務報銷應該亟待解決的問題?；诤谙淅碚摚轿龈咝o接觸財務服務體系的構建及完善對策，以期更好地服務于高校的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：高校財務;無接觸;服務體系;黑箱理論

中圖分類號：G647.5? ? ? ?文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）13-0081-04

隨著國家對高校投入的不斷加大，以及信息化技術發(fā)展的不斷深化，對高校財務服務也提出了新的要求。高校財務工作者也必須順應形勢轉變觀念，從傳統(tǒng)的高校師生來財務處辦事的模式改變?yōu)樨攧展ぷ髡咭鲃臃铡?yōu)質(zhì)服務、無接觸服務的模式。在這個特殊的時期，構建高校無接觸財務服務體系，將成為高校財務管理的一個新視角，是滿足目前工作需求的一個必然選擇。

一、高校財務報銷現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)報銷模式存在弊端

1.人員集中，面對面接觸。高校傳統(tǒng)的報銷模式就是高校師生攜帶已預約并整理好的報銷單據(jù)到財務大廳交單，由專業(yè)財務人員初審收單然后報銷，更有甚者，是到財務大廳排隊報銷，那財務大廳就是一個人員高度集中的地方，而高校財務處又是窗口單位，面對的是全校師生，人員集中會大大增加交叉感染的風險，給高校師生的安全帶來隱患，與我國目前萬眾一心抗擊疫情的要求嚴重不符。

2.工作效率低下。傳統(tǒng)的排隊交單報銷會占用高校師生的很多時間，而對于財務人員，也需要撥冗出大量的人力來進行初審，這樣的報銷流程無疑對報銷人員和財務人員都是一種時間和精力的浪費，工作效率極其低下，制約著高校財務管理的水平。

（二）高校財務報銷難、報銷煩

1.新業(yè)務層出不窮、新政策不斷推出。隨著高校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校經(jīng)費來源也越來越多元化，并且隨著國家信息化水平的不斷發(fā)展，購物方式、結算方式也越來越多樣化，此外，國家不定期出臺新的財經(jīng)政策、學校也會不斷修訂各項財務規(guī)章制度，各種新業(yè)務層出不窮，新政策不斷推出，這些都增加了財務人員的工作難度。為了適應不斷變化的新政策，要不斷學習新業(yè)務，導致高校財務人員長期處于新知識、新政策不斷更迭學習的狀態(tài)。

2.高校投入不斷加大，財務人員相對匱乏。國家對高校教育投入的不斷加大，高校經(jīng)費總量不斷擴大，有數(shù)據(jù)顯示，2014年全國教育投入為3.282萬億元，而2018年全國教育投入4.61萬億元，短短5年間，教育投入增長了40.63%，而財務人員隊伍卻沒有隨之壯大，導致財務人員長期處于高強度、超負荷的工作狀態(tài)。

3.信息不對稱，宣傳力度不夠。高校具有師生規(guī)模龐大、且學生流動性強等特點，導致前來辦理業(yè)務的人員數(shù)量眾多，且流動性大，他們對財務專業(yè)性知識的了解少之又少。而財務又是一個專業(yè)性很強并且有一定技術含量的工作，同樣的規(guī)則要講給不同的人，甚至同一件事情，往返幾次不同的人前來辦理，又要重復去解釋，這就給財務核算人員宣傳和解讀財務報銷知識帶來很大的挑戰(zhàn)。

4.報銷手續(xù)較多，各部門聯(lián)動較多。由于財務報銷往往不是單憑一張發(fā)票就可以報銷，而是需要有一些審批手續(xù)或者報銷要件，甚至需要到高校設備處、科研院、國際合作處等部門辦理必要的手續(xù)。這些就需要掌握非常完善的政策及規(guī)則，而高校師生經(jīng)常忙于科研忽略財務，導致辦理報銷時各項手續(xù)不全，必須重新走程序等情況需要往返多次，浪費時間。

基于以上幾點，解決高校報銷難、報銷煩，釋放高校師生在報銷上花費的時間，充分發(fā)揮高校師生的科研力量，構建高校無接觸報銷財務服務體系勢在必行。

二、基于黑箱理論構建高校無接觸財務服務體系

（一）黑箱理論

黑箱理論，是指對特定的系統(tǒng)開展研究時，人們把系統(tǒng)作為一個看不透的黑色箱子，研究中不涉及系統(tǒng)內(nèi)部的結構和相互關系，僅從其輸入輸出的特點了解該系統(tǒng)規(guī)律，用黑箱方法得到的對一個系統(tǒng)規(guī)律的認識。不通過分析生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)部結構和相互關系，而是根據(jù)生態(tài)系統(tǒng)整體物質(zhì)和能量的輸入和輸出關系及其影響因子得到該生態(tài)系統(tǒng)的結構和功能的規(guī)律，一個系統(tǒng)中，在同樣的輸入作用下，它的輸出和所模擬的對象的輸出相同或類似，就可以確認是實現(xiàn)了模擬的目標。在高校財務報銷中，有大量的業(yè)務是重要性低、重復性強，而且需要占用大量的時間和人力來完成的，在我們高校財務服務體系中，就可以將此類業(yè)務進行服務外包，這個操作環(huán)節(jié)就可以看作是黑箱，控制前端的收單、培訓等環(huán)節(jié)以及后端的復核、稽核環(huán)節(jié)，并將發(fā)現(xiàn)的問題反饋給前端，如此往復，在制單環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題會大大減少，那么服務外包環(huán)節(jié)的風險就可以大大降低，在可控的風險范圍內(nèi)就可以實現(xiàn)黑箱操作的目標，這樣可以釋放財務人員的時間和精力，從而有效提升財務人員的服務效率。

（二）無接觸財務服務體系構建

圖1反映了如何對在中端操作的黑箱進行有效的控制手段。該圖顯示，報銷人網(wǎng)上預約打印約單后，使用自助報賬投單機進行投單，之后由專人到投單機收集約單并交給收單人，收單人收到單據(jù)后將所有單據(jù)集中進行紫外線消毒殺菌，然后收單人就可以初步審核報銷手續(xù)及要素是否齊全，將不合規(guī)的約單初步收集，沒問題的約單錄入物流系統(tǒng)進行分配制單，也就是黑箱操作服務外包環(huán)節(jié)，在這個環(huán)節(jié)中也會發(fā)現(xiàn)不符合報銷規(guī)定的單據(jù)，并將其進行收集。最后將合規(guī)的約單制單后將單據(jù)交由復核人員，查看賬務處理等前期環(huán)節(jié)是否有誤，并將有誤的單據(jù)退回至制單人員。至此，就將所有不符合報銷規(guī)定的單據(jù)收集齊全，此時將單據(jù)問題進行分類，第一類是可以通過電話解決的問題，這類單據(jù)電話聯(lián)系經(jīng)辦人后由財務人員更改信息進行約單處理;第二類是需要補充材料的，可以聯(lián)系經(jīng)辦人將需要補充的材料告知，經(jīng)辦人可按要求補充后重新預約，并在打印的約單上注明原約單號補充材料，財務收單人員看到此類約單就可以通過物流系統(tǒng)檢索原約單的分配情況，直接將補充材料給制單人;第三類是確需退回的約單，依靠系統(tǒng)短信通知經(jīng)辦人，短信內(nèi)容會編輯退單原因、取單窗口及時間等，經(jīng)辦人按照約定的時間到專窗取回。這樣就極大地減少了報銷人員和財務人員的接觸機會，基本實現(xiàn)了無接觸財務報銷。復核人員在復核過程中要注意定期匯總近期發(fā)現(xiàn)的問題，將問題及時進行反饋，這樣就能有效控制黑箱操作環(huán)節(jié)的風險。

（三）無接觸財務服務體系構建的相關措施

1.開設公眾號，提升服務效率。隨著信息化技術的不斷深化，微信公眾號已經(jīng)成為信息發(fā)布的一個重要平臺，高校財務作為高校的一個重要窗口服務部門，也應順應新媒體的發(fā)展潮流，開設微信公眾號。財務報銷的各項新政策層出不窮，新規(guī)定不斷推出，這些新的規(guī)章制度就可以利用公眾號進行發(fā)布。此外，一些常用的標準，如差旅標準等、業(yè)務流程等也可以利用財務公眾號進行推送，這樣就打破了傳統(tǒng)的時間、地點等因素的限制，方便師生在任意時間、任意地點來完成信息的查詢、業(yè)務的辦理，以及掌握財務新動態(tài)。因此，開設財務公眾號已經(jīng)成為提升財務服務的一個有效手段。

2.報銷前端控制。財務報銷前端控制手段主要包括：一是網(wǎng)上預約。目前大部分高校都實行網(wǎng)上預約報銷，解決了報銷人員排隊等候的問題，另外可以在前端收單處就發(fā)現(xiàn)和處理掉一些報銷過程中不合規(guī)、不合法的情況，以及可以基本滿足報銷手續(xù)齊全的要求，為業(yè)務外包奠定基礎。二是設置學生財務助理。由于高校報銷人員流動性大，規(guī)則掌握不夠透徹，引入科研財務助理成本較高?；诖?，設置學生財務助理就是最好也是最合理的解決方案。首先，學生學習能力強，人員隊伍龐大，財務處每個學期可以對其進行培訓，讓其大概掌握財務報銷政策，并且建立財務助理微信群，財務助理可以在群里實時提問，由專業(yè)財務人員進行解答，使得網(wǎng)約單的交單質(zhì)量明顯提高，很大程度的分擔了一部分財務人員的壓力。其次，學生財務助理相對專業(yè)科研財務助理成本低，可以更大范圍的滿足高校教師的基本財務需求。

3.報銷中端購買服務。報銷中端購買服務也就是指財務報銷業(yè)務的黑箱操作環(huán)節(jié)，由于高校編制的限制，財務人員的數(shù)量不能滿足高校日益增長的經(jīng)費需求，將日常報銷業(yè)務中重要性低、重復性強、需要占用大量時間和人力來完成的部分報銷業(yè)務進行外包處理，這樣就可以有效緩解財務人員的報銷壓力，將財務人員更多的轉向管理、服務、以及報銷前端和后端的控制，實現(xiàn)低成本、高效率的效果。

4.報銷后端控制。報銷過程由外包公司參與后，報銷后端就更要加強控制以防范風險。主要包括：一是加強復核人員的綜合素質(zhì)，復核人員要對外包公司人員做的賬務嚴格把關，保證外包人員賬務處理準確且政策執(zhí)行到位;二是加強高校稽核的作用，確保外包人員的業(yè)務處理完全遵守高校財務相關規(guī)定的要求;三是引入物流系統(tǒng)，動態(tài)管理原始單據(jù)的流轉，防止遇到問題時查不到追責對象。

5.財務服務進院系。將財務工作延伸到每個學院，給每個學院配一個財務聯(lián)系人，讓財務聯(lián)系人加入每個學院群的大家庭中，使得財務人員能夠站在學院老師的周圍為大家服務，做到主動服務、貼近專家、增進了解，實現(xiàn)財務處和全校廣大師生之間的“無縫對接”。有任何財務問題可以隨時隨地地聯(lián)系財務聯(lián)系人，財務聯(lián)系人也可以隨時隨地的解決教師提出的有關問題。此外，各種新政策、新程序、新動向可以及時在院系群里推送，這種主動服務的舉措可以有效緩解院系老師報銷難、重復跑腿的現(xiàn)象。

6.機器人百問百答。通過將高校財務人員嵌入到學生財務助理群和學院教師群中的方式，為財務人員搜集師生關切的問題提供了有效的素材。財務人員將各個群里的財務問題定期匯總，并且將其形成標準答案，將問題和答案嵌入到機器人和微信平臺，辦事人員可以通過關鍵詞詢問機器人或者微信平臺搜索獲取答案，這將在一定程度上釋放財務人員的工作壓力，使得財務人員可以更高效地完成更加復雜的工作。

（四）無接觸財務報銷下特殊業(yè)務辦理流程

1.因公出國、來華人員的財務業(yè)務和會議費。在日常報銷中，對于因公出國、邀請來華人員的財務業(yè)務和會議費的報銷就比較煩瑣，一是由于審核要素較多，二是票據(jù)種類較多，三是票據(jù)形式多樣化，還有就是有標準，報銷必須在標準內(nèi)報銷，不能超標準。因此，對于這類業(yè)務，如果完全由經(jīng)辦人整理投單，勢必增加退單的可能性，而且對于解釋的退單原因，經(jīng)辦人不一定能一次性了解，從而增加了因單據(jù)往返延誤報銷的可能性。對于這類業(yè)務，應采取“網(wǎng)上預約+線上審核+自助投遞”的程序，增加線上審核環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人將所有票據(jù)拍照上傳到公共郵箱，由財務人員定期查看審核，反饋需要補充或者更改的材料，保證投遞的單子質(zhì)量。

2.特殊需現(xiàn)場辦理的收支業(yè)務。有些特殊的緊急業(yè)務，例如支付防疫物資費用、支付住院押金、領取撫恤金等業(yè)務，這類業(yè)務由于特殊或者事態(tài)緊急，需要現(xiàn)場辦理，應事先約好辦理時間，并確定好需準備的材料，按照約定時間，攜帶相關材料現(xiàn)場辦理。

3.需補充材料的退單。在制單過程中發(fā)現(xiàn)有一些需要補充材料而產(chǎn)生的退單，對于這類退單，經(jīng)辦人可以按照要求把需補充的材料先拍照發(fā)給財務處公共郵箱，郵件注明網(wǎng)約單號和當前處理審核人姓名，審核人員預審通過后，經(jīng)辦人打印網(wǎng)報單及補充材料再次投遞，并在約單上注明“補充材料，轉幾號窗口”。

三、完善無接觸財務報銷的對策

（一）完善內(nèi)部控制管理制度

無接觸財務報銷需要依靠強大的數(shù)字化校園網(wǎng)絡，需要財務系統(tǒng)、物流系統(tǒng)、設備系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等鉤稽配合，但軟件不可能解決所有的問題，還需基于學校層面完善內(nèi)部控制管理制度，嚴謹?shù)膬?nèi)部控制制度可以有效降低風險，強化財務管理，保證財務流程標準化，推進無接觸財務報銷正常運行。

（二）簡化傳統(tǒng)流程

傳統(tǒng)的報銷都有各項審批和簽字蓋章制度，傳統(tǒng)的報銷流程中首先需要的就是項目負責人簽字和院系或者部門蓋章，這就需要經(jīng)辦人預約后要找項目負責人和院系或者部門領導，但特殊的時期，為了減少人員聚集，財務處也采取順應形勢的改變舉措。首先是改變院系或者部門蓋章的要求，由于之前的蓋章環(huán)節(jié)也多是流于形式，并沒有對所報銷的票據(jù)及其他合同等附件進行審查。因此，對于日常的報銷取消院系或者部門蓋章，并沒有增加風險，反而滿足了減少了人員集聚的要求。

（三）完善網(wǎng)簽功能

報銷需要項目負責人簽字，特別是大額報銷還需要多級領導審核簽字，但領導一般都公務纏身，而且多層領導很難在一段時間內(nèi)都找到，同時也增加了面對面的幾率。因此，完善網(wǎng)簽功能，一方面可以使領導在簽字時不受時間、地點的限制，另一方面也縮減了經(jīng)辦人找領導簽字的時間，解決了報銷環(huán)節(jié)因簽字影響工作效率的問題，還在很大程度上減輕了領導的工作壓力，最主要的是減少了面對面的情況。

結語

基于上述幾個服務手段的優(yōu)化和服務體系的構建，高校財務就能基本實現(xiàn)無接觸財務報銷。在這個特殊的時期，一方面能做好疫情防控，避免面對面接觸，為高校師生提供了安全保證;另一方面可以滿足高校改革發(fā)展的財務服務要求，讓教師少跑腿，釋放更多的時間、精力于科研和教學工作當中。當然，高校財務服務體系的構建依然是一個不斷探索、漫長的過程，主動優(yōu)質(zhì)的服務沒有終點，還需要高校財務人員持之以恒的努力。即便等到疫情過后，這種無接觸財務報銷模式也必然會持續(xù)發(fā)揮它的優(yōu)勢，這是社會信息化發(fā)展的必然結果。總之，要盡可能結合時代的發(fā)展需求，利用高科技手段，拓寬財務工作服務領域，改善服務態(tài)度，提高服務效率，使財務服務真正落到實處，達到我們的最終服務目的。

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