【摘? 要】當下，檔案的收集與整理成為了行政審批工作的一個重視要組成部分，對行政審批的建設起著關鍵性的作用。因此，在進行行政審批工作的過程中，要重視檔案的收集與整理的發(fā)揮作用。但是，當下的檔案的收集與整理管理工作存在一些問題，而這也影響到行政審批工作的快速發(fā)展，本文就目前行政審批工作中檔案的收集及整理的重要性及現(xiàn)階段所出現(xiàn)的問題，提出了相應的改進策略。

【關鍵詞】行政審批工作;檔案;收集;整理;分析

引言

檔案的收集及整理歷來是行政審批中重要的一個項目，并且是備受關注。不過，在進行檔案的收集與整理中，因為沒有進行相關規(guī)范的指導，管理人員隊伍素質(zhì)不高，信息化管理水平不高的限制，使得檔案的收集和整理工作整體水平也不高，這也影響到了行政審批的其他部門的工作，因為協(xié)調(diào)性不到位，所以也就影響到了整個行政審批工作的正常開展，為此，有必要對現(xiàn)階段檔案的收集及整理工作的一些突出問題進行改進，從而確保行政審批工作得以有效進行。

1.行政審批工作中檔案收集及整理的意義

（1）提高行政審批檔案的效率。良好的檔案收集與整理，可以確保有效地展開行政審批的各項工作，并且讓各項工作以保密地進行。另外，對檔案進行有效地收集與整理，可以幫助行政審批部門做好相關工作的備份處理，一些有失誤的工作，也可以在檔案的收集與整理中得到重視并且調(diào)整，為行政審批工作指明了正確的方向，提高了行政審批工作的整體效率。

（2）減少行政審批工作的成本。對檔案進行收集與整理，可以讓原來行政服務大廳里全部部門的審批業(yè)務集中到一起，一定程度上精簡了部門、人員以及辦公經(jīng)費，有效地降低了行政審批工作的成本。

（3）促進政府職能的轉(zhuǎn)變。對檔案進行收集與整理，可以重新整合了一些重復、交叉、相似的業(yè)務，讓審批權由審批式管理向監(jiān)管式服務轉(zhuǎn)變。并且，在進行的過程中，也明確了各部門的職責，從而促進了各部門將精力集中到完善各自的工作中，同時也將各部門的行政審批權統(tǒng)一集中起來，以制定更完善的宏觀調(diào)控政策，讓政府職能得到很好地轉(zhuǎn)變。

2.行政審批工作中檔案收集及整理現(xiàn)存問題

（1）重視標準化檔案管理。方圓正因為講究規(guī)矩，才得以實現(xiàn)應有的形狀。對于面臨大量的行政審批工作的壓力下，如果不進行規(guī)范化，標準化的檔案管理制度，就會讓行政審批工作的效率變低，前進緩慢，甚至是出現(xiàn)工作環(huán)境混亂的現(xiàn)象。而現(xiàn)階段的行政審批工作的情況是，人員對檔案的收集與整理工作的有效性沒有得到很好保障，不良的工作狀態(tài)和現(xiàn)象仍然明顯，這就需要相關的執(zhí)行標準來引導工作人員進行規(guī)范化工作，從而提升行政審批工作的效率。

（2）檔案管理隊伍素質(zhì)有待提升。從目前來看，我國行政審批檔案管理已經(jīng)向檔案信息化管理方向前進了，但是看其實際的管理理念與方式還是需要有待提升的?？焖侔l(fā)展的時代，行政單位的領導更要重視提高人才隊伍的培養(yǎng)工作，合理安排人員開展檔案收集與整理工作，全面提升工作人員的素質(zhì)水平，讓各工作人員能發(fā)揮出更大的主動性和創(chuàng)新能力，為行政審批工作做出應有的貢獻。

（3）信息化管理水平不高。行政審批是我國的一項重要的基礎性工作，隨著企業(yè)數(shù)量的增多，行政審批工作量也大了起來。而目前的情況來看，采用傳統(tǒng)的工作模式仍然是很明顯，對檔案的收集與整理主要是以人工操作的方式進行，而這種方式顯然會讓工作效率變低，也增加了一定的風險。因為紙質(zhì)文件在收集與管理過程中，容易會發(fā)生字跡模糊，或者丟失的現(xiàn)象，這就給行政審批帶來了影響，所以，提高信息化管理水平是很有必要的事。

3.行政審批工作中檔案收集及整理的改進措施

（1）建立科學的檔案管理制度。要想行政審批檔案的收集與整理得到有序進行，那么背后是需要有科學、合理的管理制度的支撐，才會讓各項收集與整理工作能井然有序地開展。為此，就要對檔案管理制度進行完善，讓檔案管理人員明確清楚自身的工作職責所在，并且以協(xié)作的方式進行合作，從而讓行政審批檔案管理工作得以很好開展，以促進行政審批部門向規(guī)范化道路前進。

（2）提高檔案管理員工的素質(zhì)。員工素質(zhì)的高低影響到檔案管理水平的高低，因為檔案管理是人為操控的，檔案管理人員具備高素質(zhì)，才會確保檔案管理工作能以高質(zhì)量完成。為此，重視培養(yǎng)檔案管理員工的素質(zhì)，可以讓員工意識到自身工作的重要性，以及清楚自己的具體職責所在，這樣員工才會全心全意地投入到檔案管理工作中，做到細心，保密。

（3）對檔案分析與管理進行規(guī)范化指導。有必要進行相關的科學指導工作，表現(xiàn)為：一是建立檔案收集與整理的專用庫房，提供專用的檔案柜，讓檔案收集與整理工作得以規(guī)范進行，避免數(shù)據(jù)的混亂;二是將原單位與現(xiàn)所審批的檔案做好歸屬，并且明確檔案保存的必要性;三是規(guī)范各審批窗口，讓檔案業(yè)務可以得到很好地銜接，不斷檔;四是讓相關人員做好審批檔案的工作，確保收集與整理工作的質(zhì)量。

（4）對檔案業(yè)務人員做好培訓。對每個窗口的審批檔案人員進行深入培訓，讓各人員熟悉檔案收集與整理的工作流程和操作技能，從而確保各人員能做好本職業(yè)務工作。再者，因為各窗口業(yè)務審批職能的不同，所以，進行個性化培訓也是有必要的，從而讓檔案的收集與整理可以實現(xiàn)由誰做歸誰管，便于之后查找利用。

（5）提高檔案信息化管理水平?；ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展的時代，只有與時俱進，才能讓檔案收集與整理工作得以高效完成。有必要將現(xiàn)代信息化管理技術加以重視，從而利用到行政審批工作中。這就需要提高人員的網(wǎng)絡管理水平，從而改變工作方式，以更好、更快的方式完成預期的檔案收集與整理目標。傳統(tǒng)的檔案收集與整理方式是人工工作，也就是通過紙質(zhì)文件的保存，但是這種方式隨著時間的推移，文件上的文字會出現(xiàn)一定的不清晰性，并且也容易出現(xiàn)丟失的情況，這給行政審批檔案收集與管理工作帶來一定的難度。而利用好檔案信息化建設之后，可以用掃描、轉(zhuǎn)化等信息化手段，把紙質(zhì)文件和圖片進行了電腦保存，成為了電子資源，并且還能作相應的信息目錄，文件等數(shù)據(jù)庫的形式保存，極大便利于日后的使用與查詢，這讓也大大減少了檔案存儲的空間，以及更好地管理了信息資源。

（6）建立考核機制和完善激勵機制。之所以要重視考核機制和激勵機制，主要是考慮到提高工作人員的工作積極性，讓工作人員更好地發(fā)揮主觀能動性，為行政審批工作做出更大的貢獻。所以，對于不同的部門進行分層管理，并且進行相應的考核，以及充分聽取各部門對考核管理的意見，以便更好讓考核機制為工作人員所接受。另外，完善的激勵機制，讓員工的參與積極性更高了，執(zhí)行力也更強了，從而讓管理工作也深得人心。關于激勵機制，可以開展部門的評比活動，然后給予獎勵，如與工資掛鉤、物質(zhì)獎勵、榮譽表彰等，以這些方式讓檔案管理工作能以更好地運行和發(fā)展。

4.結(jié)束語

在行政審批工作中，檔案的收集及整理起了重要的作用，要想發(fā)揮好檔案的收集及整理的作用，就要應該充分重視標準化檔案管理，確保各項收集與整理工作有序進行;提高檔案管理員工的素質(zhì)，促進檔案管理工作能以高效完成;對檔案分析與管理進行規(guī)范化指導，以保證檔案收集與整理工作的質(zhì)量;對檔案業(yè)務人員做好培訓，以確保各人員能熟悉操作本職工作;提高網(wǎng)絡管理水平，以更好地管理檔案資源;建立考核機制和完善激勵機制，促進行政審批工作能以更好地運行和發(fā)展。

參考文獻

[1]郭曉光;成立相對集中審批權的行政審批局之思考，[J].中國行政管理，2014，8：31-32

[2]王翠翠;探討行政事業(yè)單位檔案管理的思路，[J].新課程（下），2014，5：195-195

[3]李茹;行政審批檔案信息化管理工作要點探究[J].科技創(chuàng)新導報，2017，1：105-107

作者簡介： 周新永（1978.11-），男，漢族，山東博興人，本科，高級工程師，研究方向為檔案管理、行政審批檔案信息化。