劉婷

摘? 要：本文在簡(jiǎn)要概述文秘工作與文書(shū)檔案管理工作關(guān)系的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)了兩者之間既緊密相連又相互獨(dú)立的特殊關(guān)系，對(duì)當(dāng)前文秘工作與文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了概括分析，并提出樹(shù)立一體化的管理理念、規(guī)范管理工作、借助信息化手段以及培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才等加強(qiáng)文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的具體的措施。

關(guān)鍵詞：文秘工作;文書(shū)檔案管理工作;一體化

現(xiàn)如今，隨著辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化水平的快速發(fā)展，對(duì)機(jī)關(guān)文秘和檔案工作也相應(yīng)的提出了更高的要求，如何創(chuàng)新工作方法，使文件登記、立卷、著錄工作適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求，已成為機(jī)關(guān)文秘和檔案工作者面臨的一個(gè)問(wèn)題。本文就文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的一體化發(fā)展作一些簡(jiǎn)單的探討。

一、文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的關(guān)系

文秘工作與文書(shū)檔案管理工作兩者是魚(yú)水關(guān)系，將這兩項(xiàng)工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)是現(xiàn)代化辦公的必要手段。文秘工作與文書(shū)檔案管理工作在日常工作中都需要經(jīng)常與文件打交道，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文秘工作者是文件的創(chuàng)造者，而文書(shū)檔案管理工作者是文件的守護(hù)者。文秘工作者完成的重要的文件或資料要定期移交到檔案管理室進(jìn)行保存，以后若因?yàn)楣ぷ餍枰?，文秘工作者還需要文書(shū)檔案管理人員的幫助找到相關(guān)資料。公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量相互影響著對(duì)方的工作質(zhì)量，因此將文、檔兩者之間的兩項(xiàng)不同專(zhuān)業(yè)的工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，使之規(guī)范化是現(xiàn)代化辦公的必要手段。

二、文秘工作與文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

在現(xiàn)實(shí)工作中文秘工作與文書(shū)檔案管理工作既具有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，又在分工上各有不同之處，因此大多實(shí)行分塊管理制，這種體制從某種程度上拉大了文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的距離，使文秘人員文書(shū)檔案意識(shí)淡薄，另一方面檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在管理過(guò)程中出現(xiàn)脫節(jié)，主要表現(xiàn)為：

（一）公文的格式和處理辦法不規(guī)范

1.用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范。公文用紙質(zhì)量差和耐折度低，保存時(shí)間不長(zhǎng);紙型大小不規(guī)范;印刷裝訂中，有掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字、釘腳不齊等問(wèn)題。影響到公文的嚴(yán)肅性、美觀性和文書(shū)檔案的完整性。

2.文種不準(zhǔn)確，程序不規(guī)范。最容易混淆的是“請(qǐng)示“和“報(bào)告”不分，有的該用“請(qǐng)示”卻用了“報(bào)告”，有的“報(bào)告”中來(lái)雜“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合一為“請(qǐng)示報(bào)告”，影響了公文受理及其作用的發(fā)揮。公文的辦理程序常常是有越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無(wú)復(fù)核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象，直接影響到文書(shū)檔案管理工作。

3.原稿不齊全，編號(hào)不規(guī)范。公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具有存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺了原稿或修改稿。還有的歸檔材料是傳真原件或復(fù)印件，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清?；蛴捎诘怯洸患皶r(shí)，公文編號(hào)常出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)等情況，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。

（二）文件的歸檔立卷不規(guī)范

由于檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和利用的，文件之間的歷史聯(lián)系容易被分制。表現(xiàn)在具體工作中，就是一些檔案管理人員不按照檔案形成的規(guī)律，忽略文件在其形成的實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系，僅根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合檔案，造成文件之間歷史和邏輯關(guān)系的混亂，使其無(wú)法如實(shí)全面地反映歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。

（三）檔案管理不規(guī)范

1.基礎(chǔ)管理差。特別是在一些綜合性檔案室，存檔內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度大，且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。

2.歸檔范圍把握不準(zhǔn)。凡是已辦理完畢，對(duì)今后工作具有一定查考利用價(jià)值的文件，均屬歸檔范圍。目前，由于多種原因，在非正式文件歸檔方面存在不足，具體表現(xiàn)為：①領(lǐng)導(dǎo)人講話、工作匯報(bào)、典型發(fā)言等材料的歸檔不夠完善;②音像資料的歸檔不夠完善。

3.檔案交接管理不規(guī)范?！稒C(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位?！比欢趯?shí)際工作中，尤其是在基層單位中，有一部分單位或檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)。

三、加強(qiáng)文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的有效辦法

（一）樹(shù)立一體化管理理念

為了加強(qiáng)文秘工作與文書(shū)檔率管理工作，首先需要樹(shù)立一體化的管理理念，奠定這兩項(xiàng)工作發(fā)展的基石。文檔一體化的實(shí)質(zhì)就是把文秘工作和文書(shū)檔案管理工作從組織制度到具體程序真正結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)文書(shū)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)合理。

（二）規(guī)范管理工作

要使這兩項(xiàng)工作能夠更加順利快速的進(jìn)行就必須根據(jù)相關(guān)規(guī)定與實(shí)際情況，合理規(guī)范工作秩序和要求，加強(qiáng)這兩項(xiàng)工作的對(duì)接交流。（1）嚴(yán)格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定;（2）理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立細(xì)化有效的管理制度和工作程序;（3）配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具適應(yīng)檔案法律法規(guī)的要求。

（三）借助信息化手段

在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多工作的發(fā)展已經(jīng)離不開(kāi)信息化技術(shù)的支持，因此我們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)文秘工作與文書(shū)管理工作一體化管理就要借助信息化技術(shù)這個(gè)平臺(tái)將這兩項(xiàng)工作更緊密的聯(lián)系在一起。首先應(yīng)該建立一個(gè)信息化管理平臺(tái)，建立信息收集、分類(lèi)、查找等不同功能，方便工作人員的管理以及人們的查找利用。同時(shí)要加強(qiáng)與其它部門(mén)的交流，收集其他部門(mén)的建議建立方便快捷的信息化平臺(tái)，使每個(gè)人都能保持高效的工作效率同時(shí)減少不必要的麻煩。

（四）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才

文書(shū)職位的工作人員因缺乏職業(yè)素養(yǎng)，在很多工作中存在問(wèn)題，同時(shí)因?yàn)椴荒苤匾曌约旱墓ぷ鳎诠ぷ髦袘猩⑺尚?，使得工作質(zhì)量嚴(yán)重降低，給相關(guān)部門(mén)帶來(lái)很大的損失。在文秘工作與文書(shū)管理工作中，專(zhuān)業(yè)的工作人員不僅能更快地完成工作保證質(zhì)量，更便于這兩項(xiàng)工作的順利接洽實(shí)現(xiàn)辦公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供有效性的建議，當(dāng)面對(duì)改革創(chuàng)新時(shí)，能夠以專(zhuān)業(yè)的眼光看待問(wèn)題，做出最合理的判斷，推陳出新，保證工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文秘工作與文書(shū)檔案管理工作是一個(gè)社會(huì)分工不同的兩個(gè)專(zhuān)業(yè)，它們?cè)诠ぷ髦屑认嗷ブ萍s又相互聯(lián)系。在現(xiàn)實(shí)的生括中我們已經(jīng)不能將這兩項(xiàng)工作完全分開(kāi)，為了實(shí)現(xiàn)便捷化和科學(xué)化的現(xiàn)代化辦公我們應(yīng)該想盡一切辦法將這兩項(xiàng)工作緊密聯(lián)系在一起，堅(jiān)持一體化理念，利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化人才，規(guī)范各項(xiàng)工作，提高人們的工作效率，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)提供更準(zhǔn)確的建議，實(shí)現(xiàn)部門(mén)利益最大化。

參考文獻(xiàn)

[1] 侯明，白宇紅.談文書(shū)檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題及對(duì)策[J]，《辦公室業(yè)務(wù)》，2012

[2] 黎艷輝，淺談文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J]，《黑龍江檔案》，2011

[3] 肖娜，淺談文書(shū)檔率管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J]，《魅力中國(guó)》，2013

[4] 宋李娜，淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理[J]，《檔案》，2010

[5] 范愛(ài)玲，宋楊，淺析文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]，《城市建設(shè)理論研究：電子版》，2012

[6] 王雙艷，淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理[J]，《中國(guó)科技從橫》，2011