余亞浩

摘 要：新時(shí)代對高職院校檔案工作提出了新要求，不僅要提高社會(huì)大眾的檔案思想認(rèn)識(shí)，而且要提高檔案專業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)和檔案意識(shí)。高職院校的檔案意識(shí)對檔案歸檔、開發(fā)、利用等都具有重要意義，而且對檔案信息化的發(fā)展有促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案意識(shí);意識(shí)培養(yǎng)

社會(huì)發(fā)展離不開檔案的記錄，而檔案意識(shí)必然會(huì)伴隨著檔案的產(chǎn)生。高職院校檔案意識(shí)的產(chǎn)生和發(fā)展對本校檔案工作至關(guān)重要。正如事物發(fā)展的原理，檔案意識(shí)的發(fā)展同樣都會(huì)出現(xiàn)由低級(jí)向高級(jí)發(fā)展的過程。如果對我國檔案意識(shí)發(fā)展歷程總結(jié)，可以看出是遵循社會(huì)發(fā)展規(guī)律的，而且我國良好的社會(huì)環(huán)境也是檔案意識(shí)發(fā)展的助推器，因此高職院校檔案意識(shí)的發(fā)展是穩(wěn)步前進(jìn)的。

1 概念界定

檔案意識(shí)由檔案工作者檔案意識(shí)和社會(huì)大眾的檔案意識(shí)共同組成的，由于檔案工作者從事具體的工作，所以他們與社會(huì)大眾的檔案意識(shí)有極大的差別。筆者認(rèn)為對檔案意識(shí)的主體做詳細(xì)闡述很有必要，而且要強(qiáng)調(diào)檔案工作者在檔案意識(shí)中的主體地位。檔案意識(shí)定義中的人包括兩方面的主體：一方面是社會(huì)人員即未專門從事檔案工作的人員，另一方面是檔案人員即檔案工作者。

2 研究現(xiàn)狀

高職院校檔案是學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄，能夠真實(shí)反映高職院校的階段性發(fā)展目標(biāo)、教學(xué)工作、學(xué)生情況、對外事務(wù)等相關(guān)現(xiàn)狀，它為高職院校各項(xiàng)工作的順利開展提供重要依據(jù)。2020年，楊玲通過分析高職院校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題得出了培養(yǎng)大學(xué)生檔案意識(shí)的必要性[1]，進(jìn)而提出了培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)的有效途徑。2018年，宋健通過對檔案意識(shí)發(fā)展演變的歷程研究[2]，提出了我國檔案意識(shí)發(fā)展演變的特點(diǎn)以及對檔案事業(yè)的啟示。2013年張進(jìn)從彝族修譜活動(dòng)中思考分析出我國社會(huì)檔案意識(shí)的現(xiàn)狀和原因[3]。綜上所述，我國對檔案意識(shí)的研究較為豐富，但是涉及高職院校檔案意識(shí)的研究則相對不多。高職院校檔案事業(yè)起步晚、發(fā)展慢，因此我們有必要通過研究分析提高高職院校檔案意識(shí)。

3 高職院校檔案管理出現(xiàn)的問題

3.1 特色檔案管理資源缺失

目前，我國大部分高職院校并未意識(shí)到自身的特色優(yōu)勢是檔案管理中重要的組成，并且檔案管理的資源利用率較低，說明高職院校沒有做好檔案利用的后續(xù)工作，也沒有發(fā)揮出高職院校作為知識(shí)高端陣地的優(yōu)勢。譬如，高職院校學(xué)術(shù)技術(shù)專家的資料利用、院校專業(yè)特色資源的管理以及名校名師檔案資料的管理上，檔案管理工作很少能對這些資料進(jìn)行針對性地反映，其中一部分高職院校只把教師檔案當(dāng)做普通的資料進(jìn)行歸檔上架，而沒有意識(shí)到教師檔案對教育教學(xué)領(lǐng)域的特色利用價(jià)值，很多名師、專家的學(xué)術(shù)資料不能通過檔案的開發(fā)利用發(fā)揮出他們應(yīng)有的價(jià)值和作用。

3.2 檔案數(shù)字化導(dǎo)致的存儲(chǔ)問題

數(shù)字檔案館建設(shè)是“十三五”時(shí)期檔案信息化工作一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出了要求。高職院校檔案數(shù)字化也是迫在眉睫，由于信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件的載體壽命一般要比計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效期長，因此常常會(huì)出現(xiàn)電子文件載體與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不相適配的情況，我們需要關(guān)注的重點(diǎn)是如何讓數(shù)字化的信息在技術(shù)更新的過程中能夠繼續(xù)使用。其次，所有的檔案都根據(jù)其價(jià)值劃分了保管期限，通常保存在檔案室（館）的檔案都是為了能夠長久保存，所以會(huì)對檔案保存的條件要求嚴(yán)格以便能夠長期存儲(chǔ)。隨著科技的進(jìn)步，各種存儲(chǔ)形式不一，自然會(huì)對檔案數(shù)字化的保存工作帶來極大的挑戰(zhàn)。例如，通過磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)保存的電子檔案，這種存儲(chǔ)方式的期限是20年，但現(xiàn)實(shí)是很多的電子檔案在這些存儲(chǔ)介質(zhì)中只存了幾年就沒辦法被讀取了。新技術(shù)的崛起自然會(huì)對傳統(tǒng)的行業(yè)帶來挑戰(zhàn)，檔案系統(tǒng)需要隨時(shí)更新，電子數(shù)據(jù)需要不斷創(chuàng)新以應(yīng)對現(xiàn)狀。

3.3 服務(wù)理念導(dǎo)致的主動(dòng)性不強(qiáng)

目前，行政機(jī)關(guān)的管理模式和高職院校檔案管理工作的模式特點(diǎn)相近，都是以本單位的工作為中心，并將此作為服務(wù)的重點(diǎn)。另外行政機(jī)關(guān)的工作模式不具備積極主動(dòng)性，都是導(dǎo)致高職院校檔案工作主動(dòng)性不夠的原因。其次，檔案利用過程的繁瑣步驟也是導(dǎo)致檔案利用率不高的一方面，應(yīng)從簡化檔案利用程序開始。從“想人所想”的視角出發(fā)，檔案工作者提高地不僅僅是服務(wù)水平，更多的是檔案專業(yè)者的水準(zhǔn)，主動(dòng)熱情地為利用者服務(wù)需要每一個(gè)檔案人來踐行。

3.4 自身發(fā)展局限導(dǎo)致辦學(xué)水平不高

通過調(diào)查筆者發(fā)現(xiàn)，高職院校的發(fā)展水平、管理層次均和其自身的檔案管理有著對等的關(guān)系。通常，高職院校的科學(xué)管理觀念越強(qiáng)、綜合水平越強(qiáng)，對檔案工作越能夠體現(xiàn)出積極拓展的態(tài)度。高職院校對檔案的重視程度是該院校是否具有長遠(yuǎn)發(fā)展眼光的標(biāo)尺之一，能夠有效地將檔案資料轉(zhuǎn)化為信息資源并為人所用，不僅可以減少很多不必要的查找工作，例如申報(bào)國家專業(yè)項(xiàng)目需要利用檔案資料，既快速補(bǔ)充資料還能夠幫助學(xué)院順利申報(bào)工作的開展;而且能夠樹立良好的學(xué)院形象，使其成為全方位綜合發(fā)展的高職院校。

高職院校從1980年開始才實(shí)現(xiàn)真正意義上的發(fā)展，歷史局限性自然會(huì)導(dǎo)致自身發(fā)展的局限，從而導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)。一方面，高職院校認(rèn)識(shí)不到檔案對記載本校發(fā)展歷史用以決策未來發(fā)展前景等方面有著重要的作用;另一方面，主觀臆斷學(xué)校的發(fā)展自己最清楚，保存檔案不僅僅浪費(fèi)人、財(cái)、物的投入，還可能會(huì)給學(xué)校帶來其他管理問題。歸根結(jié)底還是高職院校的檔案意識(shí)不夠，沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，所以才會(huì)出現(xiàn)自身局限導(dǎo)致的辦學(xué)水平不高。

4 高職院校檔案意識(shí)培養(yǎng)的必要性

4.1 檔案意識(shí)培養(yǎng)對高職院校的意義

任何社會(huì)制度的檔案意識(shí)都是伴隨著檔案而形成的，高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步可以說是檔案意識(shí)增強(qiáng)的結(jié)果，體現(xiàn)在下面三點(diǎn)：一是檔案意識(shí)增強(qiáng)是檔案的法律意識(shí)加強(qiáng)的結(jié)果，在高職院校發(fā)展的過程中，則亟需檔案觀念培養(yǎng)全體教職工的檔案法律觀念，尤其對那些珍貴的歷史檔案顯得尤為重要;二是增強(qiáng)檔案意識(shí)對于充分挖掘檔案價(jià)值具有重要意義，任何一個(gè)高職院校的發(fā)展歷史都是我國職業(yè)院校發(fā)展的縮影;三是高職院校檔案意識(shí)的培養(yǎng)對檔案的開發(fā)利用工作有益，有助于推動(dòng)高職檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.2 檔案意識(shí)培養(yǎng)對師生的意義

檔案意識(shí)的重要性對于高職院校師生的表現(xiàn)是大家對檔案工作有了深刻認(rèn)識(shí)。主要表現(xiàn)：一是對檔案的工作態(tài)度客觀公正，師生對于檔案的了解就不再是人事檔案就是檔案的全部，更加了解教學(xué)、科研、基建、照片檔案之間的區(qū)別。二是能夠增強(qiáng)師生對檔案相關(guān)法規(guī)和學(xué)校檔案制度的了解，減少在日常工作中不歸檔的現(xiàn)象。特別是一些老師不愿意將自己的學(xué)術(shù)科研材料交給檔案室進(jìn)行保管，一方面是歸檔后教師自己利用不方便另一方面學(xué)校沒有統(tǒng)一要求。檔案意識(shí)的培養(yǎng)一旦形成，師生有檔案意識(shí)即增強(qiáng)檔案日常歸檔觀念，他們就不會(huì)再出現(xiàn)上面的問題，保證了高職院校檔案的完整性。

5 高職院校檔案意識(shí)提升的對策

5.1 加強(qiáng)宣傳培養(yǎng)師生檔案意識(shí)

增強(qiáng)高職院校廣大師生的檔案意識(shí)對本校檔案是否齊全完整、檔案管理的質(zhì)量有直接關(guān)系，因此高職院校檔案意識(shí)的增強(qiáng)對高校檔案的管理具有重要意義，是高職院校檔案工作的基礎(chǔ)。增強(qiáng)檔案意識(shí)的主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是檔案規(guī)范和制度意識(shí)的增強(qiáng)。高職院校的檔案歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)要符合檔案規(guī)范和制度的要求。二是增強(qiáng)立卷的意識(shí)。高職院校檔案材料的收集和積累的意識(shí)，保證了學(xué)院檔案的完整性。三是增強(qiáng)檔案歸檔意識(shí)。按照學(xué)院檔案制度，及時(shí)將學(xué)院的文件材料歸檔。高職院校師生形成檔案意識(shí)直接帶來的就是檔案的規(guī)范化和科學(xué)化，以及檔案的管理氛圍良好。

5.2 做好檔案利用工作，加深檔案意識(shí)

檔案管理的是信息資料，最終的目的是提供利用，所以檔案室（館）是檔案信息資源服務(wù)的機(jī)構(gòu)，只有檔案被廣大群眾所利用，高職院校的檔案才發(fā)揮了他們的作用和價(jià)值，才可以擴(kuò)大檔案的利用范圍，讓更多的人了解檔案，也才能深層地挖掘檔案的范圍和資源需求，為社會(huì)提供便利，促進(jìn)社會(huì)各項(xiàng)發(fā)展。因此，提供利用是檔案工作的價(jià)值體現(xiàn)，是檔案信息化的目標(biāo)。增強(qiáng)檔案意識(shí)對于檔案利用工作來說就是提高檔案的利用率，因?yàn)闄n案的價(jià)值就是通過檔案的查詢利用表現(xiàn)的。筆者認(rèn)為，提高檔案利用率就是要滿足社會(huì)利用檔案的需求，以及以利用者為中心的檔案信息的開發(fā)，為檔案的查詢、利用等提供便利條件。

綜上所述，檔案意識(shí)在不同的行業(yè)有不同的發(fā)展，檔案意識(shí)產(chǎn)生發(fā)展對檔案信息化帶來的影響越來越大，尤其是高職院校的檔案意識(shí)對其檔案的管理有很好的促進(jìn)作用，能夠進(jìn)一步發(fā)揮高職院校檔案的館藏價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]楊玲.淺談高職院校學(xué)生檔案與學(xué)生檔案意識(shí)[J].福建茶葉，2020（02）：295.

[2]宋健.我國檔案意識(shí)發(fā)展演變研究[D].黑龍江大學(xué)，2018（02）.

[3]張進(jìn).從“小涼山”修譜活動(dòng)看我國社會(huì)檔案意識(shí)[D].云南大學(xué)，2015（06）.