劉彥明 張明明

摘 要：檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分。我們要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)資源共享，開展遠(yuǎn)程利用，使檔案、政務(wù)信息公共服務(wù)惠及廣大人民群眾。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;實踐;思考

近年來，各地檔案館都建立健全了檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，足額保障檔案信息化建設(shè)工作經(jīng)費，建成了已公開現(xiàn)行文件查閱中心，并建立了檔案局網(wǎng)站，但是在縣鄉(xiāng)兩級檔案信息化建設(shè)方面還有待于探索和思考，本文筆者就此話題淺談幾點認(rèn)識與思考。

1 縣鄉(xiāng)兩級檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1 缺乏長期科學(xué)規(guī)劃

目前，全國各級檔案部門對檔案信息化建設(shè)缺乏宏觀規(guī)劃和管理，對檔案信息化建設(shè)總體思路和目標(biāo)不明確，資源共建與共享意識不強。有的檔案室雖然制定了信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，成立了領(lǐng)導(dǎo)小組，將信息化建設(shè)提上了重要議事日程，但是，沒有緊密結(jié)合單位實際，缺乏科學(xué)性、操作性和針對性，只是根據(jù)上級單位的規(guī)定要求“按部就班”地進(jìn)行，缺乏主動性、自覺性和開拓創(chuàng)新意識，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。

1.2 資金投入力度不足

經(jīng)費短缺、資金不足是長期困擾檔案部門發(fā)展的一個重要因素，尤其是基層檔案部門。檔案信息化建設(shè)是一項投入較高、回報周期較長的工程，檔案館信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施配備困難，部分領(lǐng)導(dǎo)“有多少錢辦多少事”，存在等、靠、要的思想，資金方面沒有保障，以致不能確保檔案信息化工作的順利開展。

1.3 發(fā)展水平參差不齊

主觀認(rèn)識到位、客觀經(jīng)濟基礎(chǔ)較好的檔案館發(fā)展水平較高，反之則較差，相互之間缺乏溝通和交流，檔案管理應(yīng)用軟件也不統(tǒng)一。有的檔案館建成內(nèi)部局域網(wǎng)、檔案信息網(wǎng)站和電子文件中心，與政務(wù)網(wǎng)互聯(lián)互通，機讀目錄數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)字化建設(shè)達(dá)到一定規(guī)模;有的檔案館至今尚處于紙上談兵和起步階段，未見任何實質(zhì)性進(jìn)展。檔案信息網(wǎng)站普遍存在信息含量小、更新不及時、內(nèi)容不豐富、網(wǎng)站功能發(fā)揮不夠理想的情況，特別是對電子文件的收集、整理、歸檔至今未形成統(tǒng)一的管理模式。

1.4 檔案系統(tǒng)信息化人才缺乏

目前縣級檔案館檔案管理人員，絕大多數(shù)為非檔案專業(yè)的人員。雖然他們有從事檔案專業(yè)工作的豐富經(jīng)驗，對接收和審查材料歸檔、保證歸檔材料的系統(tǒng)、完整以及在提供快捷、滿意服務(wù)等傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作中起到了積極作用，但受檔案工作科學(xué)化、正規(guī)化、信息化的認(rèn)知缺陷及檔案管理專業(yè)理論水平不高所限，客觀上影響了縣級綜合檔案館信息化建設(shè)總體進(jìn)程、效率和檔案信息化成果的利用。

2 加快縣鄉(xiāng)兩級檔案信息化建設(shè)的幾點建議

2.1 切實加強檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先必須對其有一個基本正確地的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。要認(rèn)真分析研究，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

2.2 切實加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

縣檔案館、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、縣直各單位檔案室信息化建設(shè)要與縣委、縣政府及其各部門電子政務(wù)、各行業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行，配備相應(yīng)的硬件設(shè)備，逐步實現(xiàn)檔案管理自動化。一要加快完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施維護暨服務(wù)配套設(shè)施建設(shè)。根據(jù)檔案業(yè)務(wù)拓展需要，適當(dāng)增加購置業(yè)務(wù)用計算機、觸摸屏、應(yīng)用服務(wù)器、海量存儲設(shè)備、UPS電源設(shè)備易損耗零配件等終端設(shè)備。二要加快完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為做好館藏存量檔案數(shù)據(jù)異地備份及配合實現(xiàn)省市縣檔案館之間的互聯(lián)互通，配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)交換機、防火墻等配套設(shè)備。三要加快推進(jìn)檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)。逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，爭取利用3-5年時間，完成館藏檔案文件級檢索工具的數(shù)字化。四要積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)。對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)換，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。五要購置音視頻數(shù)字化設(shè)備。除進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工外，還應(yīng)加大視頻檔案、音頻檔案、多媒體檔案數(shù)字化的力度。

2.3 切實加強檔案室電子歸檔管理工作

一要加強對各單位檔案的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，逐步實現(xiàn)電子文件適時歸檔，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件的真實性、完整性和有效性，以免電子文件的流失和檔案資源重復(fù)進(jìn)行數(shù)字化加工。二要堅持紙質(zhì)檔案和電子檔案同時保管的“雙軌制”，并作為以后檔案接收進(jìn)館的一個硬性條件。

2.4 切實加強立檔單位檔案信息化建設(shè)

縣檔案行政管理部門要根據(jù)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各立檔單位的工作職能、性質(zhì)和需求，認(rèn)真研究制定電子文件歸檔的范圍、保管期限等規(guī)范性制度，并負(fù)責(zé)做好指導(dǎo)和服務(wù)工作。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各立檔單位在向縣檔案館移交檔案時，要做到同時移交文件級機讀目錄?？h檔案管理部門要加強對列入接收進(jìn)館范圍的各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各立檔單位電子文件和電子檔案歸檔范圍的監(jiān)督和管理，做好接收各項工作中的檢查指導(dǎo)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各立檔單位要切實加強對自行產(chǎn)生的電子文件及時進(jìn)行采集、積累、鑒定、著錄、歸檔，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整和有效，并按照縣檔案部門的要求實現(xiàn)檔案整體移交，逐步實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。

2.5 切實加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

檔案信息化人才隊伍是檔案信息化的成功之本。要加大對在職人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)或外出進(jìn)修培訓(xùn)的力度，尤其要強化有關(guān)計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理現(xiàn)代管理技術(shù)和信息安全防范意識等方面知識培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)和工作技能，努力造就一批熟悉檔案管理和計算機應(yīng)用的復(fù)合型多層次專業(yè)隊伍。

2.6 切實加強對檔案信息化工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

要把檔案信息化建設(shè)工作納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，明確檔案信息化工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門，納入有關(guān)人員崗位職責(zé)?？h檔案館要將檔案信息化建設(shè)工作納入檔案執(zhí)法檢查內(nèi)容，加強指導(dǎo)服務(wù)和督促檢查。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、各部門、各單位要把檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)的整體框架，統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)。要將檔案館（室）在硬件、軟件投入、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化、檔案的現(xiàn)代化管理等方面的經(jīng)費列入縣級財政預(yù)算，同時加強對檔案信息化經(jīng)費的審計督查和績效考核，確保?？顚Ｓ每茖W(xué)使用。

2.7 切實加強檔案信息安全管理

檔案信息安全保障工作涉及檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，包括法律、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、管理、人才等各個方面，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。一要提升認(rèn)識，筑牢防線。全體檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會檔案信息建設(shè)必須重視保密審查有關(guān)要求和精神實質(zhì)，進(jìn)一步強化保密觀念，認(rèn)真履行保密職責(zé)，筑牢保密工作防線。二要規(guī)范審查，嚴(yán)格把關(guān)。要進(jìn)一步建立完善檔案信息保密審查工作機制，堅持“先審查、后公開”和“一事一審”的原則，分管把守、各司其責(zé)，做到審查工作有領(lǐng)導(dǎo)分管、有部門負(fù)責(zé)、有專人實施。凡向互聯(lián)網(wǎng)站提供或發(fā)布的信息，要堅持“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”原則。三要抓好落實，確保安全。要針對檔案工作實際，采取切實有效措施，加強館藏檔案查閱利用和開放工作的保密審查，確保檔案實體和檔案信息安全。

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