摘 要?互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)各行各業(yè)造成了沖擊，在信息化大潮的沖擊之下，各行業(yè)的生產(chǎn)、工作方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。其中，傳統(tǒng)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)形式，管理方式也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。高校檔案記錄著學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)。本文在數(shù)字化背景下分析高校聲像檔案的管理與利用，著重分析聲像檔案的特點(diǎn)以及使用價(jià)值，以期為高校做好聲像檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞 高校 數(shù)字化管理 聲像檔案 數(shù)字化利用

中圖分類(lèi)號(hào) G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-05-09

★作者簡(jiǎn)介：杜婷婷，?？诮?jīng)濟(jì)學(xué)院，研究方向?yàn)闄n案管理。

Abstract The progress and development of the Internet and information technology has impacted all walks of life. Under the impact of the information tide， the production and working methods of all walks of life have undergone tremendous changes. Among them， the traditional archives have been transformed into the form of network digital archives storage， and the management mode has also undergone tremendous changes. College archives record school teaching activities， scientific research activities， party and government management and other activities. This paper analyzes the management and utilization of audio-visual archives in colleges and universities under the background of digitization， focusing on the characteristics and utilization value of audio-visual archives in hope of providing reference for the management of audio-visual archives in colleges and universities.

Keyword colleges and universities; digital management; audio-visual archives; digital utilization

信息時(shí)代的到來(lái)，標(biāo)志著傳播媒介從二維走向了多維模式?？萍嫉倪M(jìn)步使得更多的新技術(shù)、新手段應(yīng)用到社會(huì)各界的發(fā)展和工作中來(lái)。人類(lèi)記錄的載體從二維紙質(zhì)的文字表達(dá)走向了多維立體的聲音影像，甚至是AI全息影像的記錄，記錄的內(nèi)容更加客觀、真實(shí)、立體，因此催生了聲像檔案。當(dāng)下聲像檔案成為我國(guó)檔案記錄的重要模式，檔案管理方式也隨之發(fā)生改變，尤其是在科技、人文匯聚的高校，如何利用數(shù)字化做好高校聲像檔案管理成為我們探究的熱門(mén)課題。

一、聲像檔案的概念與特點(diǎn)

所謂聲像檔案，顧名思義就是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織，甚至是個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的聲音、影像的特殊信息載體，同時(shí)輔以文字說(shuō)明，就形成了檔案歷史記錄。伴隨著近些年信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，逐步成為檔案的重要組成部分[1]。由于聲像檔案是依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的，因此與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有本質(zhì)上的區(qū)別，具體來(lái)講主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.生動(dòng)形象。文字檔案在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的過(guò)去一直是人們用以記錄活動(dòng)并保存的主要方式，但是伴隨著信息時(shí)代的發(fā)展，長(zhǎng)篇累牘的記錄不但容易造成表述不清，同時(shí)也不易保存，而反映事物變化的聲音、影像等方式則能完美解決這個(gè)問(wèn)題。聲像檔案是聲音影像與文字的有機(jī)結(jié)合，相互印證、相互補(bǔ)充，為閱讀者傳遞更為清晰明確的信息，更便于讀者接受，因此聲像檔案因其生動(dòng)性，使用方便程度遠(yuǎn)超其他檔案類(lèi)型[2]。

2.立體真實(shí)。文字檔案等二維紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)在于，作為承載信息的工具，受到時(shí)間和空間的限制。而聲像檔案的優(yōu)勢(shì)就在于立體真實(shí)，依賴(lài)先進(jìn)的科技手段以及快速的傳送手段，突破了時(shí)間和空間對(duì)于信息傳播的限制，甚至可以超越時(shí)空進(jìn)行傳送，這是其他種類(lèi)檔案所難以企及的。聲像檔案通過(guò)科技手段將事件現(xiàn)場(chǎng)“還原”，對(duì)于閱讀者來(lái)說(shuō)有身臨其境之感，更便于后人對(duì)于事件的解讀和了解。

3.易于復(fù)制。聲像檔案相較于傳統(tǒng)檔案，有易于復(fù)制、易于保存的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)。對(duì)于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)，占用空間量大，移動(dòng)困難，而且對(duì)于記錄和載體要求非常高，如果選擇不當(dāng)則會(huì)造成記錄不清等問(wèn)題，對(duì)后期調(diào)取使用造成困難，遇到不可抗因素容易損毀，缺點(diǎn)十分明顯。而聲像檔案則能夠解決這些問(wèn)題，聲像記錄品容易復(fù)制而且不受載體限制，感光膠片、磁帶、光盤(pán)甚至是云儲(chǔ)存都可以，并且不改變文件的信息質(zhì)量，比紙質(zhì)檔案更容易保管和利用[3]。

二、聲像檔案管理面臨的問(wèn)題和困境

雖然聲像檔案相比傳統(tǒng)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)際操作過(guò)程中，聲像檔案的管理卻沒(méi)有跟上實(shí)際需求，受到傳統(tǒng)檔案管理的制約，聲像檔案的發(fā)展和使用存在很多問(wèn)題，具體總結(jié)如下。

1.聲像檔案儲(chǔ)存形式單一。當(dāng)下不少高校雖然館藏了大量的聲像檔案，但是在管理和利用上卻依然沿用傳統(tǒng)的模式。例如，不少高校館藏聲像檔案存儲(chǔ)形式單一，沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化，聲像檔案的信息資源沒(méi)有得到充分的利用，對(duì)于聲像檔案的管理也沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，而是采用傳統(tǒng)檔案管理辦法手動(dòng)操作，完全不能滿(mǎn)足數(shù)碼時(shí)代的拍攝需求和利用者的使用需求。

2.聲像檔案管理制度缺失。隨著多媒體不斷普及，現(xiàn)代高校聲像檔案使用率越來(lái)越高，而檔案數(shù)量也在不斷增加，但是由于管理制度缺失，聲像檔案在儲(chǔ)存過(guò)程中容易產(chǎn)生脫磁、掉粉等現(xiàn)象，造成很多重要媒體文件丟失。況且由于沒(méi)有科學(xué)合理的管理制度，因此一旦發(fā)生管理人員職務(wù)變動(dòng)，重新熟悉聲像檔案檢索需要花費(fèi)大量的時(shí)間，因此使用起來(lái)反而不方便。同時(shí)傳統(tǒng)的檔案檢索辦法應(yīng)用于聲像檔案檢索查找時(shí)，只能采用一幀一幀的畫(huà)面尋找，耗費(fèi)大量的時(shí)間卻很難找到需要的素材，巨大的工作量和時(shí)間占有量，不但沒(méi)有發(fā)揮出聲像檔案的優(yōu)勢(shì)，反而失去了使用聲像檔案的意義[4]。

3.聲像檔案存在保密性問(wèn)題。聲像檔案在高校實(shí)際使用中還存在一個(gè)重大的問(wèn)題，那就是保密性問(wèn)題。為了便于取用，聲像檔案會(huì)被存儲(chǔ)在服務(wù)器當(dāng)中，并采用共享模式開(kāi)放，所有的用戶(hù)都可以看到檔案內(nèi)容，這種模式對(duì)于普通文件的取用十分便利，但是對(duì)于特殊文件的保密則無(wú)法兼顧，如果單獨(dú)傳送會(huì)造成工作人員工作量增大，時(shí)間成本上升，也違背了使用聲像檔案的初衷。

三、數(shù)字技術(shù)與高校聲像檔案管理的融合

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，具體包括四個(gè)方面。即計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、聲像技術(shù)和高密度信息存儲(chǔ)技術(shù)。也就是說(shuō)聲像檔案通過(guò)與數(shù)字化技術(shù)融合，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享和利用是現(xiàn)代檔案工作的一大重要特征。因此對(duì)于聲像檔案來(lái)說(shuō)，數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)能夠取代傳統(tǒng)膠片、磁帶等載體，通過(guò)各種技術(shù)手段使其成為網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流中的一部分，將檔案收集、整理、保管和鑒定實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化，從而增加保管和調(diào)取的便利程度，使聲像檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用[5]。具體技術(shù)如下。

1.聲像檔案的數(shù)字化處理。在高校館藏的檔案中，有不少記錄校史的珍貴影像資料，為了實(shí)現(xiàn)方便保存，需要將其進(jìn)行數(shù)字化處理。可以將照片，包括底片進(jìn)行掃描翻拍，配以文字說(shuō)明進(jìn)行入庫(kù)儲(chǔ)存;同時(shí)將傳統(tǒng)材質(zhì)的影像磁帶進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，變?yōu)橛?jì)算機(jī)可讀取的方式，將其和新型載體合二為一，變成現(xiàn)代化的聲像檔案，交由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理。

2.工作中數(shù)字化聲像檔案的應(yīng)用。對(duì)于當(dāng)下高校在實(shí)際工作中需要收集的信息和影像資料，包括會(huì)議記錄等資料在內(nèi)可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行音頻采集，利用數(shù)碼軟件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，從而存儲(chǔ)刻錄。而對(duì)于視頻資料也可以利用這種方式進(jìn)行保存，同時(shí)在網(wǎng)頁(yè)制作過(guò)程中，對(duì)諸多素材可以通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)碼編輯等進(jìn)行處理，在現(xiàn)行工作中將數(shù)字化與聲像檔案無(wú)縫銜接進(jìn)行應(yīng)用。

3.網(wǎng)站建設(shè)以及信息平臺(tái)搭建。在信息化時(shí)代，高校聲像檔案管理可以與校園門(mén)戶(hù)網(wǎng)站等信息發(fā)布平臺(tái)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。例如，采用三網(wǎng)聯(lián)合的模式：局域網(wǎng)針對(duì)到館查閱的用戶(hù)使用方便;校園網(wǎng)信息門(mén)戶(hù)主要是針對(duì)學(xué)校內(nèi)部學(xué)生查閱文件和檔案，為其提供檔案資源快速檢索;而互聯(lián)網(wǎng)則是面向社會(huì)，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)照片檔案的在線(xiàn)觀看，利用現(xiàn)代化信息手段設(shè)置文件檢索功能，替代傳統(tǒng)手工檢索，提高使用便利性[6]。

四、數(shù)字化技術(shù)“媒資”系統(tǒng)在聲像檔案管理中的新舉措

聲像檔案是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，伴隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，“媒資”概念開(kāi)始出現(xiàn)并擴(kuò)大使用覆蓋面。所謂“媒資”就是全媒體資產(chǎn)管理，對(duì)于音視頻資料、文字圖表等多媒體資料的數(shù)字化儲(chǔ)存、檢索、編目以及信息發(fā)布和設(shè)備、固定資產(chǎn)管理這一系列全面的管理系統(tǒng)。可以說(shuō)“媒資”的出現(xiàn)為高校聲像檔案的管理提供了新的途徑和思路。當(dāng)下高校聲像檔案的應(yīng)用范圍很廣，涵蓋了各個(gè)部門(mén)的工作。傳統(tǒng)的檔案只是作為歷史見(jiàn)證的身份出現(xiàn)在檔案庫(kù)，海量資料同時(shí)入庫(kù)，一旦需要必須經(jīng)過(guò)人工檢索，而要找到其中的一張照片或者某個(gè)鏡頭工作難度大、工作效率低。而引入“媒資”系統(tǒng)則可以完美地解決這方面的問(wèn)題。

首先來(lái)講，“媒資”系統(tǒng)簡(jiǎn)化檔案手機(jī)檢索。在當(dāng)下，高校檔案部門(mén)可以對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將磁帶中的內(nèi)容和媒體文件通過(guò)上載保存到“媒資”系統(tǒng)當(dāng)中，而這種方式也可以避免文件質(zhì)量因?yàn)闀r(shí)間的緣故受到影響。伴隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，素材越來(lái)越多，素材庫(kù)越來(lái)越豐富，利用管理軟件對(duì)媒體資源進(jìn)行管理和檢索，能做到多而不亂，即便管理人員發(fā)生變動(dòng)，也不影響工作的正常進(jìn)行[7]。

其次，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，方便使用。對(duì)于高校聲像檔案管理來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)不同的媒體形式進(jìn)行區(qū)分，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)方便使用者查找?？梢酝ㄟ^(guò)區(qū)分圖片、音頻、視頻三大類(lèi)在其下面設(shè)立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。例如，可以設(shè)立科研工作、學(xué)生工作、后勤保障和教務(wù)工作等等，對(duì)于各種活動(dòng)的圖像、音頻、視頻內(nèi)容采集，分門(mén)別類(lèi)歸納到各自專(zhuān)題之下，方便管理員進(jìn)行管理的同時(shí)，也方便取用者檢索使用。

再次，在編目過(guò)程中管理人員可以針對(duì)視頻文件的場(chǎng)景和鏡頭進(jìn)行細(xì)化編目，以保證使用人員能通過(guò)檢索快速找到需要的素材。同時(shí)還要進(jìn)行用戶(hù)的權(quán)限設(shè)置，設(shè)置用戶(hù)對(duì)于素材的訪問(wèn)權(quán)限，保障其下載需要的素材的同時(shí)，還能夠保障素材的安全性。

最后，聲像檔案的存放位置可以按照利用率進(jìn)行儲(chǔ)存，既解決了利用需求，同時(shí)也解決了數(shù)據(jù)庫(kù)有限的問(wèn)題，分級(jí)存儲(chǔ)是長(zhǎng)久保存聲像檔案的有效方式，也是解決聲像檔案存儲(chǔ)問(wèn)題的有效解決辦法。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息社會(huì)的大背景之下，傳統(tǒng)檔案管理模式不能適應(yīng)當(dāng)下高校活動(dòng)記錄的需求。因此要做好聲像檔案記錄，做好聲像檔案信息化記錄，將其與數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，加強(qiáng)聲像檔案的科學(xué)管理，使聲像檔案發(fā)揮出更大的作用，同時(shí)對(duì)高校發(fā)展起到促進(jìn)和推動(dòng)的作用。

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