李瓊芳

摘要：提高辦公室文件傳閱工作過程管理水平，不僅有利于帶動辦公室整體工作效率提升，而且還能夠切實(shí)增強(qiáng)辦公室文件管理整體工作的安全性，有效避免文件在傳閱過程之中出現(xiàn)丟失和信息泄漏的情況，對于辦公室管理走向現(xiàn)代化而言，意義顯著。為此，本文主要對有效展開辦公室文件傳閱工作過程管理應(yīng)遵循的各項(xiàng)基本原則進(jìn)行分析闡釋，在此基礎(chǔ)上，探討辦公室文件傳閱工作的過程管理方法，旨在提供具備一定參考意義的借鑒。

關(guān)鍵詞：辦公室管理;文件傳閱工作;過程管理方法

伴隨我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技水平的不斷提升，辦公室管理也適應(yīng)時代變化趨勢對于工作人員提出了更高的要求 [1]。在這一過程之中，文件傳閱工作的過程管理因在辦公室整體管理實(shí)踐中占據(jù)重要地位而日益受到各方重視，可以說，文件傳閱工作的過程管理水平，直接體現(xiàn)出辦公室的整體工作水平。為此，辦公室文件管理人員必須提高對于文件傳閱工作的過程管理重視力度，明確應(yīng)在管理實(shí)踐之中遵循的基本原則，充分掌握有效展開管理實(shí)踐的科學(xué)方法，力求構(gòu)建安全高效的文件傳閱過程管理體系與模式。

一、有效展開辦公室文件傳閱工作過程管理應(yīng)遵循的基本原則

（一）手續(xù)登記原則

對于各類可進(jìn)行傳閱的文件，管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)制度，做好相應(yīng)登記，落實(shí)好文件傳閱過程管理的手續(xù)登記原則，確保在完成對于文件傳閱各方面信息的登記之后，再展開正式的文件傳閱，以此形成對于文件行蹤的全方位掌握，有效降低文件丟失的可能性，與此同時完善相應(yīng)的責(zé)任追究體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)過程管理工作水平的提升。在進(jìn)行手續(xù)登記的過程之中，辦公室文件管理人員應(yīng)重視提醒文件傳閱及經(jīng)辦人員重視對文件加以妥善保管，以此有效防止文件檔案丟失和損壞。

（二）流程規(guī)范原則

辦公室文件傳閱工作必須按照規(guī)范的流程進(jìn)行，遵循流程規(guī)范原則，按照一定的順序展開文件傳閱，以此保障過程管理的有序性，避免過程管理工作出現(xiàn)混亂的情況。為此，辦公室文件管理工作人員需要明確重要文件的傳閱層級，科學(xué)確定傳閱順序，同時根據(jù)實(shí)際情況對于文件傳閱順序加以靈活調(diào)整，以此在保證文件傳閱基本框架與流程不變的基礎(chǔ)上，有效提升文件傳閱的效率。比如，若某位領(lǐng)導(dǎo)臨時出差，那么在進(jìn)行文件傳閱過程管理實(shí)踐時，辦公室文件管理工作人員可以按照順序?qū)⑽募冉挥身樞蛑械南乱晃活I(lǐng)導(dǎo)閱讀，待出差領(lǐng)導(dǎo)回歸之后，再將文件傳閱至其手中，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時完成對于重要文件的補(bǔ)閱，從而提高文件傳閱的效率。

（三）內(nèi)容保密原則

傳閱中的文件屬于單位機(jī)密的重要構(gòu)成，因而在展開文件傳閱工作的過程管理時，工作人員必須遵循內(nèi)容保密原則，重視按照《保密法》的相關(guān)要求和企業(yè)內(nèi)部對于文件保密的要求，有效守護(hù)文件的安全，切實(shí)避免文件信息泄漏等可能給單位造成嚴(yán)重負(fù)面影響的情況出現(xiàn)，切實(shí)增強(qiáng)文件信息的安全性。對于已經(jīng)完成傳閱的文件，工作人員應(yīng)按照制度規(guī)定及時進(jìn)行文件回收、歸檔和保存處理工作，以此避免文件出現(xiàn)丟失和信息泄漏，降低相應(yīng)風(fēng)險，促進(jìn)過程管理水平實(shí)現(xiàn)提升[2]。

二、辦公室文件傳閱工作過程管理的科學(xué)方法

（一）做好辦公室文件歸檔與分類工作

文件傳閱工作的過程管理由文件簽收、文件登記、文件歸檔及文件分類等一系列內(nèi)容所共同構(gòu)成，每項(xiàng)具體的工作，都應(yīng)由專門的工作人員完成，以此明確不同工作人員的具體責(zé)任，營造權(quán)責(zé)統(tǒng)一的工作氛圍[3]。其中，高效的文件歸檔與分類是有效展開文件傳閱過程管理的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，因而辦公室文件管理人員必須提高對于這兩項(xiàng)工作的重視力度，在展開管理實(shí)踐時，對文件歸檔與分類的標(biāo)準(zhǔn)加以全方位的細(xì)化，為工作人員的實(shí)踐提供科學(xué)指導(dǎo)。比如，可以根據(jù)文件的重要性對文件進(jìn)行分類，或者根據(jù)文件的性質(zhì)對文件進(jìn)行分類，對于不同類別的文件分別采取針對性的傳閱過程管理措施，以此有效提高管理實(shí)踐的針對性與實(shí)效性。在辦公室文件傳閱活動之中，通常按照由下至上的順序展開傳閱，這樣可以調(diào)動下級領(lǐng)導(dǎo)對于文件提出相關(guān)意見，以此為本單位領(lǐng)導(dǎo)的綜合決策工作提供參考與指導(dǎo)，這是需要在過程管理實(shí)踐之中加以注意的地方。

（二）做好辦公室文件的摘要記錄工作

在展開文件傳閱之前，管理人員需要對參與傳閱的文件進(jìn)行認(rèn)真的

研讀符合分析，把握文件內(nèi)容的重點(diǎn)，做好相關(guān)摘要記錄工作，以此促進(jìn)傳閱效率提高，幫助參與文件傳閱的人員快速了解文件的內(nèi)容與文件的精神實(shí)質(zhì)[4]。在此方面，文件管理人員可以適當(dāng)在文件中做出相應(yīng)重點(diǎn)標(biāo)識，尤其重視標(biāo)識出與本企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容表述，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)快速把握文件重點(diǎn)與核心內(nèi)容，完成對于文件的快速梳理，加快文件傳閱的速度與效率，最大限度地實(shí)現(xiàn)過程管理的重要價值。此外，文件管理工作人員應(yīng)定期對文件摘要進(jìn)行修訂，以此確保其能夠有效反映文件的核心內(nèi)容，有效發(fā)揮文件摘要的重要作用。

（三）加強(qiáng)對于文件傳閱活動的監(jiān)督力度

在展開文件傳閱工作的過程管理實(shí)踐時，除做好文件歸檔、文件分類及文件摘要記錄之外，對于文件的具體去向，辦公室文件管理工作人員同樣應(yīng)重視做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，加強(qiáng)監(jiān)督力度，以此對關(guān)于文件的信息進(jìn)行實(shí)時更新與動態(tài)掌握，同時確保文件傳閱工作的時效性，讓每一位領(lǐng)導(dǎo)及時完成對于文件的閱讀和學(xué)習(xí)，推動文件精神真正在單位內(nèi)部得到落實(shí)。對于重要性高的文件，管理人員需要在對文件內(nèi)容進(jìn)行全方位把握的基礎(chǔ)上，將其中的相關(guān)批示進(jìn)行具體細(xì)化，建設(shè)相應(yīng)的執(zhí)行項(xiàng)目，與各個部門展開相應(yīng)的溝通交流，促進(jìn)單位的整體辦公效率實(shí)現(xiàn)提高。

（四）提高辦公室文件傳閱過程管理信息化水平

信息時代，在文件傳閱工作的過程管理之中引入“互聯(lián)網(wǎng) +”思維，借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建高效文件管理模式，成為辦公室完成文件傳閱過程管理體系創(chuàng)新的重要路徑[5]。為此，單位應(yīng)加大信息化文件管理方面的資金投入，為辦公室文件管理工作人員創(chuàng)設(shè)良好的信息化辦公環(huán)境，如配備高性能計(jì)算機(jī)等，與此同時重視通過主題培訓(xùn)發(fā)展工作人員的信息素養(yǎng)，幫助他們掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)操作以及應(yīng)用計(jì)算機(jī)對于傳閱文件加以科學(xué)管理的方法，同時增進(jìn)工作人員對于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全方位了解。此外，單位還應(yīng)重視優(yōu)化人才招聘環(huán)節(jié)引入信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，以此提高自身信息技術(shù)水平，更好地將大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)引入文件傳閱過程管理之中。比如，工作人員可以將“射頻識別標(biāo)簽”這一物聯(lián)網(wǎng)的核心技術(shù)引入至辦公室文件傳閱過程管理之中，將射頻識別標(biāo)簽粘貼至參與傳閱的文件上，通過掃描射頻識別標(biāo)簽獲取文件的摘要信息、對文件的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，及時了解文件的動向與情況，同時應(yīng)用計(jì)算機(jī)對射頻識別標(biāo)簽所反饋的信息進(jìn)行實(shí)時記錄，從而有效提高文件傳閱過程管理的實(shí)效性。

結(jié)束語：

總而言之，基于高水平文件傳閱過程管理工作對于提高辦公效率、增強(qiáng)辦公室文件信息安全性等方面所具備的重要價值，辦公室文件管理人員必須重視采取措施提高文件傳閱過程管理能力，在展開文件傳閱過程管理實(shí)踐時，落實(shí)好手續(xù)登記原則、流程規(guī)范原則及內(nèi)容保密原則，通過采取做好辦公室文件歸檔與分類、做好辦公室文件摘要記錄、加強(qiáng)對于文件傳閱活動的監(jiān)督力度以及提高信息化管理水平等方法，切實(shí)改善辦公室文件傳閱過程管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]??? 武鵬飛.辦公室文件傳閱工作的過程管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：12.

[2]??? 廖天啟.做好文件傳閱工作的訣竅[J].秘書工作，2018（004）：52.

[3]??? 何慧云.淺談辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作[J].環(huán)球市場，2018（025）：211.

[4]??? 李雪峰.辦公室文件資料信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：62.

[5]龍海艦.論提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對策[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018（014）：145.