郭毅

摘 要：進入信息化社會以后，在各個企業(yè)的辦公室管理中，計算機的應(yīng)用和普及越來越普遍，現(xiàn)代化的辦公和計算機的結(jié)合也越來越受到人們的歡迎。辦公自動化是新技術(shù)革命中的一個技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，在辦公室管理中發(fā)揮著不可忽視的作用。本文對辦公自動化在辦公室管理中的應(yīng)用進行了分析，以期能夠?qū)θ蘸蟮霓k公室管理提供幫助和經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；辦公室管理；應(yīng)用

一、辦公自動化在辦公室中的概念

將現(xiàn)代化的辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，稱為辦公自動化。在現(xiàn)代的辦公室工作中，辦公室的作用一方面是領(lǐng)導(dǎo)作出決策的場所，但是除了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在此做出決策，發(fā)布指示以及進行文檔上的來往之外，另一方面，辦公室更深層更實際的工作是信息的收集、存儲、檢索、處理和分析，然后做出決定，將決定作為信息傳達給下級部門或者合作單位，或者是業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。在辦公自動化中，人和機器缺一不可。在企事業(yè)單位的日常工作中，是一定會運用到辦公自動化的，辦公自動化在這些單位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同時，辦公自動化也是可以不斷進行調(diào)整和根據(jù)自身實際需要進行定制的。一方面，在辦公室內(nèi)，辦公自動化可以實現(xiàn)人機互相連接，操作信息采集、查詢和統(tǒng)計等方面的工作，便于領(lǐng)導(dǎo)進行管理和做出決策。另一方面，企事業(yè)單位在與外界進行溝通的時候，運用辦公自動化將事半功倍，員工可以通過辦公自動化，通過網(wǎng)絡(luò)獲得需要的資料和信息，也可以與外界進行互動，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)遠程辦公。辦公自動化的運用，提高了辦公室工作的辦公效率和行政管理的有效性，應(yīng)用辦公自動化將更有利于進行辦公室管理工作。

二、辦公自動化在辦公室管理中的發(fā)展

在辦公室管理的應(yīng)用中，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了好幾個階段。第一個階段是起步階段，人們在日常辦公中，運用的是電子信息技術(shù)，辦公自動化知識用于資料的整理和管理，但是卻缺乏溝通、協(xié)同和互動等綜合處理，因此，這個時候還沒有達到真正意義上的辦公自動化。到了第二個應(yīng)用階段，內(nèi)部網(wǎng)路、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等網(wǎng)路進入到辦公室管理工作中，將網(wǎng)路引入辦公自動化中，徹底避免了以往辦公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人們的工作，提高了工作效率，并且達到了規(guī)范管理和組織模式的目的。在辦公自動化的發(fā)展階段中，各種應(yīng)用軟件的發(fā)展逐步成熟，從以前的行政辦公信息服務(wù)，現(xiàn)逐步將使用功能發(fā)展到組織內(nèi)部管理活動的各個環(huán)節(jié)中。此外，在與外界進行溝通中，隨著外界環(huán)境的不斷變化，辦公軟件的功能也隨之越來越能夠滿足客戶各方面的需求，辦公自動化不斷擴大和提高自身軟件的應(yīng)用范圍和應(yīng)用技術(shù)，為辦公室管理工作提供越來越多的便利，使得辦公自動化在辦公室管理中應(yīng)用更加廣泛。雖然實現(xiàn)數(shù)字化辦公還需要一定的時間，但是在現(xiàn)代化的辦公室管理中，數(shù)字化辦公是發(fā)展的必然趨勢。

三、辦公自動化在辦公室管理中應(yīng)用的實現(xiàn)條件

在實現(xiàn)辦公自動化的過程中，除了需要人、機兩大條件，還需要一些其他的必備條件才能在辦公室中運用辦公自動化。第一，通信平臺。通信平臺作為內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，通過網(wǎng)站和信息共享軟件等為信息和通信的實現(xiàn)提供了便捷、安全和暢通。第二，信息發(fā)布平臺。人們在辦公中如需對電子公告或者電子文件等類似文檔進行發(fā)布，可以借助信息發(fā)布的平臺進行發(fā)布，從而使其在單位內(nèi)部得到傳播，使得各個職工能夠?qū)挝坏墓ぷ鲃討B(tài)進行及時了解。第三，工作流程自動化。工作流程自動化可以將類似公文處理、收發(fā)文件、審批和報告請示等普遍的工作進行實時的監(jiān)控和跟蹤，從而使得各個崗位和部門之間達到協(xié)同工作，對規(guī)范辦公制度提高辦公效率非常有效。第四，文檔管理自動化。在手工辦公的時代，文檔的管理和檢索是一個比較耗時耗力的工作，難度也相對較大，特別是日積月累的文檔尤其不容易找到也容易丟失，自從辦公自動化出現(xiàn)后，人們可以使用文檔管理自動化，通過word、excel等形式對文件進行保管和分類，便于保存和儲存。

四、辦公自動化在企業(yè)辦公室管理中的應(yīng)用

在企業(yè)辦公室中，實現(xiàn)辦公自動化可以實現(xiàn)辦公高效率、低成本，在節(jié)省大量人力和實踐的同時，最大限度地發(fā)揮儲存信息的作用，提高了整個辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，能夠使各個部門和各個員工都達到信息共享、教學(xué)資源共享。雖然目前企業(yè)在運用辦公自動化的過程中，出現(xiàn)了一些問題，比如一些部門的辦公室中的辦公自動化意識還不夠強，人員的素質(zhì)參差不齊，造成資源浪費，還有一些應(yīng)用軟件不是很完善，不能完全符合辦公應(yīng)用的需求等等，我們?nèi)匀灰獔猿植恍傅卦诂F(xiàn)代化的企業(yè)辦公室中推行辦公自動化，面對上述問題我們需要提出解決措施應(yīng)對。首先，企業(yè)要樹立“以人為本”的現(xiàn)代化管理理念，企業(yè)辦公室管理人員是企業(yè)辦公管理工作的主要依靠力量，加強人才在辦公自動化上的培養(yǎng)，不僅能夠加強辦公室管理工作，同時也是提高辦公效率和質(zhì)量的關(guān)鍵。

企業(yè)要為辦公室管理人員提供機會，創(chuàng)造條件，不斷鼓勵和支持他們參加各種培訓(xùn)和自學(xué)，提高管理水平和業(yè)務(wù)水平。其次，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要加強對辦公自動化的重視程度，企業(yè)的辦公室管理要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)對企業(yè)的管理、研發(fā)和生活服務(wù)有關(guān)的信息資源進行全面的數(shù)字化管理，實現(xiàn)辦公室管理的自動化。此外，對于各種設(shè)備和軟件要做到及時更新?lián)Q代。在運用辦公自動化的同時，需要加強企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的檢查和監(jiān)督，確保系統(tǒng)能夠在一個安全、穩(wěn)定、高效的環(huán)境下運行。辦公室管理工作是一項復(fù)雜而瑣碎的工作，需要辦公人員具備相關(guān)的專業(yè)能力，包括科學(xué)地進行辦公室統(tǒng)計工作和有效地對各類資料進行歸類存檔等。此外，辦公室管理人員還需要具備良好的協(xié)調(diào)和處理能力面對復(fù)雜多變的人際關(guān)系。通過辦公自動化的應(yīng)用，不僅給企業(yè)員工帶來了工作上的便利，提高了他們的工作效率，同時更能夠借助其構(gòu)建起來的網(wǎng)路，減少和化解分歧，實現(xiàn)辦公室管理中更加便捷的交流溝通和協(xié)作。這是在辦公室管理中應(yīng)用辦公自動化的體現(xiàn)。

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