摘 要：對于會計檔案而言，其保存并記錄了重要的財務(wù)信息，無論是對企業(yè)還是事業(yè)單位的良性發(fā)展均十分重要。在新的歷史發(fā)展時期下，也帶動了會計檔案的改變，同樣若想實現(xiàn)高職院校與時代發(fā)展相同步，也應(yīng)加以進一步改革。對此，文章以高職院校中的會計檔案管理為著眼點，對其在內(nèi)涵建設(shè)方面的重要性與有關(guān)路徑加以簡要分析。

關(guān)鍵詞：高職院校;會計檔案;內(nèi)涵建設(shè)

會計檔案所包含的信息，具有一定的規(guī)律性、系統(tǒng)性。借助會計檔案，一方面能夠?qū)Ω呗氃盒?nèi)外所涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)充分了解，檢查當中是否存在違法犯紀等現(xiàn)象，此外還能為高職院校的良性發(fā)展提供必要的依據(jù)。因此，若想更好地推動高職院校內(nèi)涵建設(shè)，認真對待會計檔案管理工作極其必要。

一、簡析會計檔案對高校的重要性

第一，財務(wù)預算編制需以會計檔案為依據(jù)。高職院校能否科學編制財務(wù)預算編制，能夠清楚反映高職院校的財務(wù)管理能力與水平，至于會計檔案則能為提高財務(wù)預算編制的科學性提供正確、真實的依據(jù)。具體表現(xiàn)在以下幾方面：首先，會計檔案能夠精準確定與測算高職院校財務(wù)收入。其次，能夠為支出預算提供必要依據(jù)。最后，會計檔案能為年度項目支出的合理安排提供參考決策，例如大型維修、購置設(shè)備、基本建設(shè)、采購物品等。

第二，會計檔案能真實反饋院校發(fā)展歷程。出于做好學校管理工作尤其是財務(wù)管理，在高校發(fā)展過程中學校領(lǐng)導一定會通過會計檔案，掌握與了解高職院校的財務(wù)狀況與發(fā)展歷程[1]。院校發(fā)展歷程能夠通過會計檔案展現(xiàn)出來，體現(xiàn)在以下幾點：首先，會計檔案可以掌握與了解高職院校的實際資產(chǎn)狀況，包含資產(chǎn)構(gòu)成、總額、應(yīng)用以及形成來源。其次，會計檔案可以對高職院校的債務(wù)及債權(quán)情況充分掌握與了解，包含二者的構(gòu)成、總額、償還時間等，尤其是要注重超出規(guī)定時間而沒有收回以及歸還的債權(quán)及債務(wù)。最后，會計檔案可以了解歷年收支情況，包括學校財務(wù)收入的構(gòu)成、增長速度，支出的結(jié)構(gòu)與總額等。

第三，會計檔案能為財務(wù)控制與監(jiān)督提供有力支撐。高職院校的各項管理工作離不開財務(wù)預算的支持，可是能否有效執(zhí)行預算一定要在執(zhí)行預算中展開科學的財務(wù)控制及監(jiān)督[2]。從某種角度來講，財務(wù)監(jiān)督根據(jù)財務(wù)預算指標比較、判斷與分析院校各種業(yè)務(wù)活動，而且及時與有效提出有關(guān)建議，這對財務(wù)活動的規(guī)范，財務(wù)制度的落實、優(yōu)化財務(wù)管理，為財務(wù)收支預算提供保障等具有巨大的現(xiàn)實意義。對于財務(wù)控制而言，采取相應(yīng)的措施與方法，校正與衡量高職院校實施財務(wù)預算的整個過程與結(jié)果，從而保證高職院校發(fā)展目標和出于目標達成而制定有關(guān)財務(wù)預算能夠?qū)崿F(xiàn)。對此，不管是財務(wù)控制還是財務(wù)監(jiān)督，均需要依據(jù)學校財務(wù)部門出示的檔案資料，掌握財務(wù)活動進行狀況與了解執(zhí)行情況，能為其內(nèi)部管理提供必要的數(shù)據(jù)信息，與此同時還可以為保護國家財產(chǎn)安全提供強有力支撐。

二、簡析高校會計檔案管理工作存在的主要問題

文章認為，會計檔案管理工作存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一，觀念方面?，F(xiàn)階段，在高職院校中阻礙會計檔案的因素有許多，出于達到提高財務(wù)工作質(zhì)量的目的，若想實現(xiàn)高職院校的有效發(fā)展離不開財務(wù)工作的改革與創(chuàng)新。在高職院校財務(wù)工作中，主要的財務(wù)工作為財務(wù)往來、成本控制以及財務(wù)預算等，所以高職院校十分重視。但是因為會計檔案管理不僅周期長而且工作復雜，所以很多高職院校未能提高對管理會計檔案的重視程度。第二，制度方面。眼下，即使高職院校均有其相應(yīng)的財務(wù)管理體系，會計流程也相對嚴謹。可依然有部分高職院?，F(xiàn)行的財務(wù)制度，未能細化至管理方面，針對收集、歸檔、立卷甚至銷毀會計檔案均缺少完善、明確的指導流程[3]。除此之外，關(guān)于崗位工作，一些院校也未能明確規(guī)定會計檔案細化，借閱等行為。在財務(wù)管理制度中如果缺少會計檔案管理，一方面會對工作的正常開展造成阻礙，另一方面也漸漸削弱了控制學校風險的能力。第三，人員方面。從會計檔案管理字面分析，可以看出其結(jié)合了檔案管理與會計工作性質(zhì)，針對相關(guān)人員自身的專業(yè)素質(zhì)提出較高要求?？蓮膶嶋H情況來看，雖然高職院校會計隊伍的整體財務(wù)素養(yǎng)較為良好，但在增強檔案管理能力上依舊有很大的提升空間。此外，因為在日常財務(wù)工作中會形成許多檔案，所以大大提高了管理工作量，針對缺少或是管理能力偏低的會計人員，則屬于一項艱巨的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，在分類與歸類財務(wù)檔案方面，許多會計人員會略顯不知所措。

三、加強會計檔案促進高校內(nèi)涵發(fā)展的措施

第一，通過信息技術(shù)，提高會計檔案管理水平。高職院校在進行會計檔案管理過程中，有效應(yīng)用信息技術(shù)一方面可以提高會計檔案的可靠性，另一方面還能提升管理效率。對此，會計檔案管理需要引入信息技術(shù)。第一，建立電子財務(wù)檔案是個老生常談的話題，例如以往紙質(zhì)的記賬憑證、財務(wù)報表也需要形成電子檔案，這樣能在一定程度上防止遺失與破損紙質(zhì)檔案。另外，也可以應(yīng)用專業(yè)的管理系統(tǒng)，例如OA等。借助這樣的軟件系統(tǒng)進行審批、填報等相關(guān)業(yè)務(wù)，能在節(jié)省資源的同時提升工作效率。有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠加強會計檔案管理的實效性。但我們需要認識到，實現(xiàn)會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息化存在很多阻礙因素，這在很大程度上是因為缺少院校領(lǐng)導的重視。因此，要做好建設(shè)宣傳工作，針對高職院校有關(guān)會計檔案管理工作者，可以從以下幾方面進行宣傳工作：（1）科學制定會計檔案信息化建設(shè)計劃與方案;（2）依據(jù)方案制定需求面向全校進行問卷調(diào)查，調(diào)查對象應(yīng)做到全面，包含在?；虍厴I(yè)學生、在職教師等;（3）匯總并分析問卷調(diào)查，根據(jù)相關(guān)原理形成最終的統(tǒng)計結(jié)果，從而形成可行性報告。通過可行性報告，根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)信息匯總出必要的經(jīng)費預算。

第二，通過規(guī)范管理，提高會計檔案的系統(tǒng)性與完整性[4]。高職院校應(yīng)對已有的會計檔案科學整理，依據(jù)《會計檔案管理辦法》中有關(guān)要求提高管理工作的科學性，從而形成相對完備的會計檔案。首先，高職院校的財務(wù)部門應(yīng)安排專門的人負責管理工作，提高和學校檔案部門之間的協(xié)調(diào)、聯(lián)系程度。其次，高職院校需要依據(jù)會計檔案與財產(chǎn)的清理、清查結(jié)果，對會計憑證進行重新編制，對賬面記錄科學調(diào)整，以此形成與高職院校實際情況相符合的，完整、真實的檔案資料。最后，高職院校需要把合并之后且進行歸檔整理的會計檔案形成電子版，依托于現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，構(gòu)建高職院校內(nèi)部局域網(wǎng)，認真對待專項的電子會計檔案管理，以此滿足高職院校領(lǐng)導對整體情況充分了解的需要，有關(guān)職能部門滿足內(nèi)部管理工作的需求，從而提升會計檔案管理效率[5]。

第三，提高領(lǐng)導水平、科學制訂計劃，對學校財產(chǎn)進行全面清理。針對現(xiàn)下許多高職院校來講，已經(jīng)步入發(fā)展的常態(tài)化階段，基于此應(yīng)進一步提高會計檔案管理工作水平。因為會計檔案能為反饋學校發(fā)展歷史提供重要信息依據(jù)，會計檔案形成需要以財產(chǎn)形成過程為基礎(chǔ)，所以，若是有合并而形成的高職院校需要提高對清查學校財產(chǎn)工作的重視，將“家底”摸清。文章認為應(yīng)從以下幾方面入手：首先，組建領(lǐng)導小組，將清查學校財產(chǎn)的目標與任務(wù)加以明確;其次，科學制訂會計檔案管理工作計劃，確定負責人員、責任部門以及具體任務(wù)時間等;最后，依據(jù)財產(chǎn)清查，出示盤存清單，高職院校財務(wù)部門需以清單為依據(jù)對賬面記錄進行適當調(diào)整，讓賬實相契合。

四、結(jié)語

通過文章分析可以看出會計檔案，一方面可以綜合反饋高職發(fā)展歷史，另一方面還能為開展科學的內(nèi)部管理提供法定依據(jù)?；谛聲r期背景下，我國各大高職院校需要提高會計檔案的重視，將內(nèi)部審計、內(nèi)部控制等各項重要作用充分發(fā)揮，以此加強高職院校內(nèi)涵建設(shè)。

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作者簡介：盤利珍（1988—），女，瑤族，湖南永州人，本科，助理館員，研究方向：高校檔案研究。