鄢彬

摘要：隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展壯大，行政秘書在高職院校的行政管理工作中發(fā)揮的作用也越來越重要，其素質(zhì)以及工作效率直接影響著高校行政隊伍的建設(shè)。本文結(jié)合對相關(guān)行政秘書人員的問卷調(diào)查，介紹了高職院校行政秘書工作的特殊性及現(xiàn)狀，并針對普遍存在的一些問題提出對策性建議。

關(guān)鍵詞：高職院校;行政秘書;調(diào)查分析;策略

高職院校是我國高等教育的重要組成部分，它既有高等教育的屬性，又有高職教育的特色，隨著科教興國戰(zhàn)略目標(biāo)的逐漸明確以及我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高職教育已占據(jù)了我國高等教育的半壁江山。5月21日，教育部在其官方網(wǎng)站發(fā)布《2015年具有普通高等學(xué)歷教育招生資格的高等學(xué)校名單》，全國普通高等學(xué)校共2553所，其中高職院校1364所，占53.4%。

一所好的高校不僅要有高質(zhì)量的教師隊伍，也要有一個高素質(zhì)的行政管理隊伍。而行政秘書隊伍是高校行政管理隊伍中的一支特殊群體，在高校的行政管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文通過對高職院校行政秘書崗位現(xiàn)狀的分析，擬從高職院校及行政秘書自身等多方位考察高職院校行政秘書隊伍建設(shè)狀況。

一、高職院校行政秘書崗位現(xiàn)狀的調(diào)查與分析

如何完善高職院校行政隊伍建設(shè)，更好的發(fā)展院校？這是很多高職院校在面臨學(xué)校改革發(fā)展時所迫切需要解決的問題。為了充分了解高職院校行政秘書的職業(yè)能力發(fā)展意識和需求、職業(yè)能力發(fā)展的阻礙以及他們對自身崗位的評價等問題，我們對義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政秘書隊伍進(jìn)行了調(diào)研，并以此為出發(fā)點，對加強和改進(jìn)高職院校行政隊伍建設(shè)工作作粗淺思考與研究。

義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)有正式在編老師449人，高級職稱90人，博士17人，碩士335人，其中擔(dān)任行政秘書職務(wù)的15人?？傮w來說，他們在學(xué)院管理中較好地發(fā)揮了其特有的職能和作用，當(dāng)然也存在著一些制約行政秘書隊伍建設(shè)的矛盾，概括起來，主要包括以 下幾個方面：

1.學(xué)歷專業(yè)與崗位職責(zé)不符

高校在人才錄用上往往要求學(xué)歷層次較高，尤其是近幾年，進(jìn)入高校至少要具備碩士及以上學(xué)歷，這就決定了高校行政秘書人員的學(xué)歷與其他企事業(yè)單位的秘書相比，學(xué)歷層次普遍較高。我們在對義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院的15位行政秘書進(jìn)行調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，具有本科及以上學(xué)歷的15人，碩士及以上學(xué)歷13人，由此可見高職院校行政秘書隊伍的學(xué)歷優(yōu)勢。隨后我們在對這15人的專業(yè)背景調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，僅有5人所學(xué)的專業(yè)與秘書崗位工作有關(guān)，它們主要是語言學(xué)、社會工作、新聞傳播、行政管理、漢語言。由此可見，很多行政秘書所學(xué)專業(yè)與所從事工作性質(zhì)不符，這也導(dǎo)致部分行政秘書的職業(yè)能力發(fā)展受限。

2.身兼數(shù)職

近年來，隨著學(xué)院辦學(xué)條件的日漸成熟，為了完善學(xué)校體制，健全學(xué)院行政隊伍建設(shè)，義烏工商學(xué)院特設(shè)崗引進(jìn)一批專任行政秘書崗位人員。然而由于師資緊缺，這些專任行政秘書入職后往往不得不兼任其他教學(xué)或行政工作。秘書人員身兼數(shù)職在一定程度上導(dǎo)致部分行政秘書不能專心學(xué)習(xí)提高自己的秘書職業(yè)技能，而要花費一定精力備課上課。加上院校等方面對秘書隊伍發(fā)展建設(shè)的忽視，也在一定程度上導(dǎo)致相當(dāng)一部分秘書人員轉(zhuǎn)而把更對的精力放在教學(xué)上，反而將秘書工作放在次要位置，以期今后轉(zhuǎn)崗至專任教師。因而這在某種意義上也導(dǎo)致院校秘書隊伍人員的不穩(wěn)定，形成一種不良循環(huán)，不利于院校行政隊伍的建設(shè)發(fā)展。

3.行政秘書對工作的滿意度，對職業(yè)前景的規(guī)劃

我們在對這15位行政秘書的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于這些行政秘書文化素質(zhì)較高，且年齡普遍年輕化，他們對自己的職業(yè)發(fā)展寄予很高的期望，很注重自我價值的實現(xiàn)。由于院校領(lǐng)導(dǎo)的忽視、相關(guān)制度的缺乏，導(dǎo)致很多行政秘書對自己的職業(yè)發(fā)展前景表示擔(dān)憂，因而他們都很大程度上表示如果有機(jī)會會選擇轉(zhuǎn)崗，去做專任教師。也有的表示他們不會在行政秘書崗位上任職太久，如果長期得不到重視與發(fā)展甚至?xí)x擇離職。

對于職業(yè)發(fā)展前景，他們表示希望學(xué)院等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠重視秘書隊伍建設(shè)，能夠提供更多學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，以提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。人事部門能夠完善相關(guān)考核制度，在職稱評審上力求公平公正，不偏不倚。

4.高校對秘書的重視程度與規(guī)劃

雖然院校領(lǐng)導(dǎo)每天都需要與秘書人員打交道，但在很多領(lǐng)導(dǎo)看來，秘書工作是綜合性、服務(wù)性、輔助性的工作，沒有什么專業(yè)性、獨立性可言，絕大多數(shù)人都可以勝任。恰恰由于高校領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作認(rèn)識上的偏誤，他們更多的是關(guān)心招聘進(jìn)來的秘書人員學(xué)歷層次，而忽視了秘書隊伍專業(yè)性以及進(jìn)修培訓(xùn)等發(fā)面的問題。事實上，秘書人員與其他行政管理人員一樣，也需要經(jīng)常參加秘書專業(yè)知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)與交流，只有秘書人員的學(xué)歷層次、專業(yè)培訓(xùn)與時俱進(jìn)了，工作效率才能得以提高，對學(xué)校整體工作的展開也有積極促進(jìn)作用。

當(dāng)然，除了主管領(lǐng)導(dǎo)對秘書隊伍建設(shè)的忽視之外，院校的相關(guān)部門在對秘書的考核評定以及職務(wù)晉升方面也沒有給予相應(yīng)的關(guān)注與重視。在學(xué)期學(xué)年考核上，關(guān)于專任秘書的考核，各個分院部門往往會參照該秘書的學(xué)歷與資歷直接評定等級，一方面是因為一個分院往往只有一名專任秘書，或者是一名秘書身兼數(shù)職，與其他專任老師一起考核評判標(biāo)準(zhǔn)不同，因而只能直接給定考核結(jié)果。另一方面還因為院校缺乏對行政秘書隊伍的統(tǒng)一管理，各個秘書分屬不同院系部門，考核標(biāo)準(zhǔn)也難以劃一。在職稱評定上，由于部分行政秘書是專任教師編制入校的，也有部分行政秘書是行政管理崗入校，因而他們在職稱評定上也不統(tǒng)一且參差不齊。

二、加強行政秘書隊伍建設(shè)的若干思考

1.充分發(fā)揮高職院校的主導(dǎo)功能

（1）人事部門確立合適的選拔標(biāo)準(zhǔn)

高職院校行政秘書人員的選拔招聘是高職院校行政隊伍建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，堅持樹立合適的選拔標(biāo)準(zhǔn)是把好行政隊伍建設(shè)入口的前提。合適的選拔標(biāo)準(zhǔn)，首先除一定的學(xué)歷要求外，要專業(yè)對口，對秘書的相關(guān)專業(yè)知識有所接觸;其次要求熱愛秘書工作崗位，有一顆服務(wù)他人的熱心;再次要在人員年齡性別上做好調(diào)控，優(yōu)化行政秘書隊伍;最后要把握好行政秘書人員考評機(jī)制，完善考評細(xì)則，力求公平公正的對待每位行政秘書。

（2）注重對行政人員的相關(guān)培訓(xùn)

主要包括崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)要對專任教師和行政人員分開培訓(xùn)，要讓新入職的行政人員明確自己入校的崗位職責(zé)，培育他們的職業(yè)認(rèn)同感，使他們樹立愛崗敬業(yè)的精神。只有認(rèn)同了自己的職業(yè)，才能更有信心、更加積極的投入到行政工作中，從而促進(jìn)院校的健康發(fā)展。此外，學(xué)校還要提供行政人員不斷地學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，不斷更新他們的知識，只有督促他們不斷學(xué)習(xí)，才能讓他們將所學(xué)知識轉(zhuǎn)化為工作能力，不斷提高工作積極性。

（3）校企合作培養(yǎng)

高職院校的發(fā)展尤其是地方院校的發(fā)展有賴于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的發(fā)展，目前很多高職院校都開展了校企合作培養(yǎng)“雙師”型教師隊伍，高校教師下企業(yè)，一方面用專業(yè)知識指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，另一方面也積累實踐經(jīng)驗，以便更好的指導(dǎo)教育學(xué)生。然而很多校企合作多是讓教師下企業(yè)培養(yǎng)鍛煉，而鮮有行政人員去企業(yè)，在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)，很多高職院校行政人員表示愿意也期待去企業(yè)鍛煉學(xué)習(xí)的。我們知道，高校工作相對穩(wěn)定，行政工作也相對固定，這也容易讓行政人員產(chǎn)生倦怠心理，為了激發(fā)高校行政人員工作積極性，我們認(rèn)為適當(dāng)提供機(jī)會讓高校行政人員去企業(yè)鍛煉，不失為一劑良策。

（4）領(lǐng)導(dǎo)的重視

相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的秘書觀，所謂秘書觀，就是一定社會的人們認(rèn)識、評價秘書這一社會職業(yè)和職務(wù)的總觀點和總看法。[1]只有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到行政秘書工作在院校管理中的作用，只有他們了解了行政秘書的心理發(fā)展需求，他們才會在行動上關(guān)心在乎并支持行政秘書隊伍建設(shè)，從而在宏觀上推動行政秘書工作的順利開展。

1.行政秘書人員的自我培養(yǎng)

高職院校行政秘書的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到高職院校行政隊伍建設(shè)的總體水平及工作質(zhì)量。如何做好高職院校行政秘書工作，不僅需要院校等外部力量的努力，更是需要我們行政秘書自身調(diào)節(jié)提升。我們在《淺談如何做好高職院校行政秘書工作》一文中提到，高職院校行政秘書不僅要具備一定的基本素質(zhì)，還必須樹立三種意識即學(xué)習(xí)意識、規(guī)則意識以及服務(wù)意識，推崇一絲不茍、團(tuán)結(jié)協(xié)作以及鍥而不舍的三種精神，達(dá)到四個維度高度、熱度、力度和速度，具備四種能力溝通能力、動手能力、策劃能力、管理能力。高職院校行政秘書人員一定要正確處理好行政、科研與教學(xué)三者之間的關(guān)系，明確自己的發(fā)展方向與目標(biāo)，切忌抱怨及消極怠工。

清代朱用純在他的《治家格言》中說道：“宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井?！敝挥形覀冃姓貢陨砟軌蛘J(rèn)識到當(dāng)前所處的環(huán)境，努力將自己的狀態(tài)調(diào)整到最佳，利用各種機(jī)會學(xué)習(xí)提升相關(guān)職業(yè)知識技能，處理好科研與行政管理工作關(guān)系，定會得到實現(xiàn)自身價值的機(jī)會。

三、結(jié)語

隨著我國高校管理體制改革的不斷深入，高職院校行政秘書隊伍將面臨著巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。行政秘書工作繁雜，但工作之中卻蘊含很多管理上的知識。我們只有在實際的行政管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷分析存在的問題與矛盾，才能使行政秘書隊伍乃至整個院校的行政隊伍建設(shè)走上更加科學(xué)、更加規(guī)范的軌道。

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[5]陳曉瑜.淺談高校行政管理人員的職業(yè)生涯管理.大學(xué)教育[J].2014年7月

基金項目：本課題源自義烏工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級課題，課題項目名稱《職院校行政人員隊伍建設(shè)研究—以行政秘書為例》課題編號2015028。