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        檔案管理工作的重要性分析

        2020-09-07 08:18:21周雪春
        速讀·中旬 2020年4期
        關(guān)鍵詞:要點(diǎn)重要性檔案管理

        周雪春

        ◆摘? 要:檔案管理是所有企業(yè)中一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作,它是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的保障,但卻很容易被忽視。如今,檔案管理的重要性隨著企業(yè)的不斷發(fā)展而提升,我們必須重新審視檔案管理工作的地位,找準(zhǔn)工作的要點(diǎn),做好該項(xiàng)工作。本文分析了檔案管理工作的重要性,提出了一些做好檔案管理工作的要點(diǎn)。

        ◆關(guān)鍵詞:檔案管理;重要性;要點(diǎn)

        當(dāng)今,企事業(yè)單位之間產(chǎn)生了競(jìng)爭(zhēng)和進(jìn)一步發(fā)展的需求,而獲得發(fā)展的優(yōu)勢(shì),主要在于能否做好關(guān)鍵的基礎(chǔ)性工作。檔案管理在所有基礎(chǔ)性工作中無(wú)疑占據(jù)十分重要的地位,但是它的重要性卻往往不被肯定。分析檔案管理工作的作用,我認(rèn)為它的重要性體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

        1檔案管理工作的重要性

        檔案管理工作包括對(duì)檔案資料的整理、歸類(lèi)、保存、調(diào)取和查閱。首先,它是保證企業(yè)檔案資料完整性和真實(shí)性的重要工作。在當(dāng)今的信息時(shí)代下,任何資料都是一種無(wú)形的財(cái)富,企業(yè)中的人事檔案和工作檔案都記錄了重要的內(nèi)容,部分甚至為帶有機(jī)密性的文件,檔案管理的整理和保存工作能夠?qū)⑺形募Y料妥善保管,避免重要信息泄露或者遭到篡改,這從某種角度來(lái)說(shuō)也是維護(hù)了企業(yè)的利益。因此,檔案管理盡管不屬于業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的工作,一直被納為后勤工作,但是它對(duì)企業(yè)利益的維護(hù)作用也是不容小覷的。

        保存檔案的目的是為了在需要時(shí)調(diào)取、查閱、使用,而這同樣屬于檔案管理工作的范疇內(nèi)。通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)和整理,方便后期查找。如今,檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化,能夠快速查詢(xún)所需的內(nèi)容,大大提高了資料的利用率,也為其它工作的開(kāi)展提供了重要的支撐。

        另外,檔案管理者還能夠設(shè)置檔案查閱的權(quán)限,避免隨意越權(quán)查閱檔案資料,防范資料丟失,保護(hù)了企業(yè)資源的完整性。

        由此可見(jiàn),檔案管理工作的重要性是不容置否的,必須加強(qiáng)檔案管理制度及人才隊(duì)伍建設(shè),做好這項(xiàng)工作。

        2做好檔案管理工作的幾個(gè)要點(diǎn)

        2.1提升相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)知

        檔案記錄了本單位的各種活動(dòng),本單位相關(guān)的大量經(jīng)濟(jì),政治和文化訊息,在對(duì)本單位回憶歷史和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)方面發(fā)揮著必不可少的作用。同時(shí),檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分,干好本單位的檔案管理工作也是非常重要,倘若檔案管理人員沒(méi)能實(shí)時(shí)獲得檔案,將造成某些檔案遺失,造成檔案殘缺和缺失,最后會(huì)對(duì)以后的使用出現(xiàn)困難。因此,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員務(wù)必保持警惕,增強(qiáng)對(duì)檔案管理主要性的理解,并有層有次地對(duì)本單位的檔案數(shù)值實(shí)行管理。

        2.2加強(qiáng)常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

        管理者需一直注意其行為指引和監(jiān)督的任務(wù),而不是插手具體工作。通常,應(yīng)當(dāng)勤奮學(xué)習(xí)怎樣增強(qiáng)本人的指引藝術(shù),比如,不妨在網(wǎng)上搜羅相關(guān)檔案管理的一些信息,或者參與網(wǎng)上的一些專(zhuān)業(yè)論壇或帖子欄,然后和大家一塊探討管理方法和管理藝術(shù)來(lái)提升自己管理技能,每年的年終立卷歸檔工作是檔案工作中的平常和根本業(yè)務(wù)工作,做好每年年度立卷工作對(duì)穩(wěn)定檔案工作成果發(fā)揮著關(guān)鍵效用,還是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提與基本保障,為了提升管理效能,檔案管理指導(dǎo)員可以為新人員組織短期培訓(xùn),來(lái)提高他們的專(zhuān)業(yè)能力,降低由于業(yè)務(wù)技術(shù)不熟釀成的錯(cuò)誤。

        2.3對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)要熟練

        管理人員在提升自身業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí),他們還必須了解本館的檔案,不僅要提升自己,還不能忽視基本工作的實(shí)施,針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,有必要根據(jù)國(guó)家和省級(jí)檔案機(jī)關(guān)公布的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和方法實(shí)時(shí)提出解決方案,制止平常工作的混亂,影響檔案管理的正常運(yùn)行。對(duì)待不一樣的解析造成的問(wèn)題,比如:有些檔案工作者在理解文書(shū)中“一事一卷”方法中的“一事”時(shí)可能不正確,甚至出現(xiàn)“一文一卷”,對(duì)于這樣的情況,管理人員務(wù)必趕快利用立卷檢查和檔案質(zhì)量檢查等各方面機(jī)會(huì),做出詳細(xì)合理的解說(shuō),更正員工的錯(cuò)誤做法。

        2.4優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

        檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類(lèi)檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來(lái),為了顯著簡(jiǎn)化現(xiàn)有的檔案管理流程,則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于,建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性,并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程,進(jìn)而提升了管理工作效率。

        2.5建立完整網(wǎng)絡(luò)檔案管理

        檔案工作有很多特征,如點(diǎn)多,面積大,線條長(zhǎng),現(xiàn)在許多檔案室出現(xiàn)人力欠缺和資金缺少問(wèn)題,網(wǎng)絡(luò)檔案管理的成立能在很大程度上緩解這一矛盾。所謂的檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)是創(chuàng)立由檔案管理部門(mén)為龍頭的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),通過(guò)檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè),有利于檔案工作的順利進(jìn)展,還可以共享兄弟檔案的信息,為后期借鑒經(jīng)驗(yàn),減少?gòu)澛?,提高工作效率提供了更多便利,在?chuàng)建電子檔案管理時(shí),需要選取擁有優(yōu)良網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員,還要成立專(zhuān)門(mén)的指導(dǎo)和管理部門(mén),保證可以確切地實(shí)行這項(xiàng)高技術(shù)和繁瑣的工作。

        2.6保障檔案信息安全性

        檔案資料作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源,必須保證完整性和真實(shí)性。而在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中,很容易遭到惡意竊取,或者由于操作失誤,設(shè)備損壞等因素導(dǎo)致資料丟失,這一點(diǎn)是需要尤其注意的。面對(duì)信息化的當(dāng)前時(shí)期背景,關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域,因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來(lái)全面防控檔案信息遺失。具體針對(duì)查閱檔案資料來(lái)講,應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下,則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過(guò)全方位的檔案加密處理,應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。

        3結(jié)束語(yǔ)

        經(jīng)過(guò)綜合分析,可以得知檔案管理工作本身體現(xiàn)為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應(yīng)被忽視,檔案管理工作對(duì)于全過(guò)程的單位運(yùn)行具有不可忽視的重要價(jià)值。截至目前,很多企事業(yè)單位都已逐漸意識(shí)到有序推行檔案管理對(duì)于提升單位工作效益的必要性,并且也在探求適合于管理本單位各類(lèi)檔案的舉措。未來(lái)在實(shí)踐中,關(guān)于檔案管理仍然應(yīng)當(dāng)歸納其中的珍貴工作經(jīng)驗(yàn),據(jù)此服務(wù)于檔案管理綜合效果的優(yōu)化。

        參考文獻(xiàn)

        [1]王星.企業(yè)檔案管理工作的重要性分析[J].企業(yè)改革與管理,2018(08):23+84.

        [2]張欣.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化分析[J].中國(guó)高新區(qū),2018(09):225.

        [3]陳鳳.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析[J].管理觀察,2018(02):79-80.

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