符路瑤 李亞飛

[摘 ? ?要] 針對檔案工作“收、管、用” 的職能，對數(shù)字檔案館建設(shè)原理與需求進(jìn)行研究，找出新時代檔案管理工作的特點(diǎn)，建設(shè)滿足新時代檔案工作需求的數(shù)字檔案館，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性，提高檔案管理工作效率，更好地發(fā)揮電子檔案的憑證作用和參考價值。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字檔案館;新時代;檔案管理;原始性;真實(shí)性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 13. 076

[中圖分類號] G270.7;TP315 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）13- 0175- 04

1 ? ? ?前 ? ?言

檔案管理工作是軍工企事業(yè)單位各項(xiàng)工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，檔案也是軍工企事業(yè)單位的重要資產(chǎn)和寶貴財(cái)富，在科研、生產(chǎn)、管理和建設(shè)過程中發(fā)揮重要的憑證和參考作用。

在新時代條件下，軍工企事業(yè)單位為適應(yīng)軍事強(qiáng)國建設(shè)要求和滿足市場需求，提高科研生產(chǎn)工作效率與市場反應(yīng)能力，滿足軍工產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定性和小批量多品種等個性化的定制需求，必須走“兩化融合”的發(fā)展道路。創(chuàng)新企業(yè)管理，提高智能化和大規(guī)模定制化生產(chǎn)能力，促進(jìn)生產(chǎn)型制造向服務(wù)型制造轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理、精益生產(chǎn)、智能制造，實(shí)現(xiàn)制造業(yè)產(chǎn)業(yè)優(yōu)化升級。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的深入應(yīng)用，信息化與工業(yè)化深度融合，軍工企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)都通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)數(shù)據(jù)無紙化傳遞，形成大量的電子文件，這對傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，新時代檔案工作必須變革。軍工企事業(yè)單位開展數(shù)字檔案館建設(shè)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化收集、管理與利用，是提高檔案工作管理水平的必由之路。

2 ? ? ?國內(nèi)外情況研究

在國際上，1994年美國成立數(shù)字檔案特別工作組，應(yīng)對數(shù)字檔案的產(chǎn)生。1996年第十三屆國際檔案大會上，美國人戴維·比爾曼首次提出虛擬檔案的概念，結(jié)合以前電子檔案館的叫法和受數(shù)字圖書館概念的影響，數(shù)字檔案館一詞隨后逐漸流行開來。后來美國、澳大利亞等國家相繼出現(xiàn)數(shù)字檔案館。

國內(nèi)，青島市最早開始建設(shè)數(shù)字檔案館，隨后深圳市和蘇州市相繼建設(shè)數(shù)字檔案館;企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)最早的是江蘇電力，國家電網(wǎng)以此為基礎(chǔ)建成覆蓋所有供電局和電力公司的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)。航空工業(yè)于2006年提出在全行業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館，并于2007年推出了第一個評價體系。2010年國家檔案局發(fā)布數(shù)字檔案館建設(shè)指南;2017年國家檔案局發(fā)布企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南。

數(shù)字檔案館從誕生到現(xiàn)在經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，分別是數(shù)據(jù)型輔助人工型數(shù)字檔案館V1.0;信息型數(shù)字檔案館V2.0;知識型協(xié)同型數(shù)字檔案館V3.0。

數(shù)字檔案館V3.0的特征是：建設(shè)重點(diǎn)在電子文件管理，實(shí)現(xiàn)多個系統(tǒng)自動歸檔功能;功能體現(xiàn)在電子檔案管理;智能技術(shù)大量應(yīng)用;重視檔案資源開發(fā)利用。

3 ? ? ?數(shù)字檔案館建設(shè)原理與需求設(shè)計(jì)方案

數(shù)字檔案館是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。

根據(jù)以上定義，數(shù)字檔案館是一個信息管理系統(tǒng)平臺，不是一幢樓，也不光是軟件，其本質(zhì)就是一個信息系統(tǒng)。既然數(shù)字檔案館是信息系統(tǒng)，那就具有信息系統(tǒng)的一般屬性，我們就可以用研究信息系統(tǒng)的方式進(jìn)行數(shù)字檔案館的研究，通過研究信息系統(tǒng)的架構(gòu)來研究數(shù)字檔案館的架構(gòu)和內(nèi)容，數(shù)字檔案館由計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)軟件、信息資源、信息用戶、規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等五個部分組成。

明確了數(shù)字檔案館的架構(gòu)，為了使數(shù)字檔案館方案落地，下面對架構(gòu)中的每個模塊進(jìn)行分析。

3.1 ? 硬件條件及網(wǎng)絡(luò)

硬件及網(wǎng)絡(luò)可以充分利用現(xiàn)有條件，形成了覆蓋所有部門、與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離的局域網(wǎng)，配備高性能網(wǎng)絡(luò)設(shè)備提供可靠的訪問鏈路。

3.2 ? 檔案管理系統(tǒng)（軟件）

作為數(shù)字檔案館的核心部分——檔案管理系統(tǒng)（軟件）的設(shè)計(jì)與需求分析是關(guān)系到數(shù)字檔案館建設(shè)成敗的關(guān)鍵，系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)、信息人員操作的易用性、系統(tǒng)的便捷維護(hù)等要求都對數(shù)字檔案館的建設(shè)有重要的影響，為了建設(shè)性能可靠、工作高效、方便快捷的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，在建設(shè)數(shù)字檔案館初期就應(yīng)該制訂詳細(xì)的頂層設(shè)計(jì)方案，圍繞檔案工作的“收、管、用”三個核心功能，開展檔案管理系統(tǒng)研究，實(shí)現(xiàn)檔案工作與“兩化融合”業(yè)務(wù)要求相匹配。

3.2.1 ? 系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口

系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口主要是體現(xiàn)檔案“收”的職能，采用C/S結(jié)構(gòu)和B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的模式，以數(shù)字化檔案管理為核心，通過數(shù)據(jù)接口解決檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的無縫對接，實(shí)現(xiàn)科研和文書檔案的實(shí)時在線自動歸檔功能。確保接收檔案的原始性與真實(shí)性，使電子檔案發(fā)揮憑證作用，豐富了檔案來源理論。

3.2.2 ? 檔案資源管理操作控制臺

檔案資料管理操作控制臺是實(shí)現(xiàn)檔案工作“管”的職能，是進(jìn)行檔案資源數(shù)字化和檔案業(yè)務(wù)管理工作的基本管理功能模塊。完成館藏檔案資源的數(shù)據(jù)著錄、編輯、數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出、原文掃描、掛接、上傳、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表輸出、鑒定與銷毀、庫房管理、檔案編研等工作。主要由文件管理、檔案整編、檔案管理三個部分組成。

文件管理模塊主要對來自O(shè)A系統(tǒng)和PDM系統(tǒng)的公文文書和科研生產(chǎn)中形成的技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)資料、記錄等進(jìn)行收集。通過整理編目和鑒定，即可將具有歸檔保存價值的文件提交到檔案整編模塊中，并形成豐富的館藏檔案資源。

利用檔案整編功能，對具有歸檔價值的公文文書、科技資料、管理性文件等，通過檔案管理員編輯整理、完善信息后，經(jīng)過歸檔立卷流程，形成最終的檔案文件。實(shí)現(xiàn)文檔一體化的目標(biāo)。

3.2.3 ? 系統(tǒng)維護(hù)與設(shè)置管理

除了滿足檔案的“收、管、用”職能外，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)有以下功能：檔案庫、文件庫、資料庫以及各種表單的創(chuàng)建以及結(jié)構(gòu)管理、節(jié)點(diǎn)層次布局與功能維護(hù)，各種模板的結(jié)構(gòu)定義，結(jié)構(gòu)字段的增加與刪除、數(shù)據(jù)著錄規(guī)則定義、代碼維護(hù)、網(wǎng)頁顯示定義、排序規(guī)則設(shè)置與卡片檢索字段設(shè)置等;數(shù)據(jù)的日常備份與恢復(fù)，日志查看，系統(tǒng)功能設(shè)置，代碼維護(hù)，主題詞維護(hù)，全文路徑的設(shè)置，服務(wù)器FTP地址配置等功能;系統(tǒng)對于一些功能是否啟用的開啟控制等;按照檔案業(yè)務(wù)管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行合理化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的層次管理。

3.2.4 ? 系統(tǒng)安全策略

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的不同之處在于檔案的載體介質(zhì)不同，數(shù)字檔案館以電子載體為主，系統(tǒng)的安全防護(hù)就得從信息化的手段入手，確保檔案數(shù)據(jù)不受病毒等不可預(yù)測因素的侵害，防止無授權(quán)進(jìn)入或擴(kuò)大知悉范圍，確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，系統(tǒng)提供對數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、單/整庫備份恢復(fù)等功能。通過日志管理記錄登錄人、時間、操作內(nèi)容等信息，采取保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理的措施。

3.2.5 ? 檔案檢索利用平臺

檔案檢索利用平臺實(shí)現(xiàn)檔案工作“用”的職能，檔案的最終目的是利用，為利用者提供有價值的信息，是數(shù)字檔案館建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)，所以檔案利用是否方便，一定程度上決定了數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗。

通過檔案檢索利用平臺，根據(jù)個人的檢索習(xí)慣和偏好提供智能檢索、卡片檢索、高級檢索和樹型檢索四種檢索查詢方式，支持多用戶并發(fā)操作，方便用戶數(shù)據(jù)檢索的不同需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的檢索、瀏覽、借閱、利用管理功能。檔案管理系統(tǒng)依據(jù)登錄用戶權(quán)限提供檔案條目數(shù)據(jù)和電子全文的瀏覽;在檢索利用平臺中，無權(quán)限用戶可通過網(wǎng)上查詢所需的檔案條目信息，利用 “暫存架”功能選擇所要利用的檔案/文件記錄，向利用管理員提交利用申請信息，等待檔案利用管理員的審核批準(zhǔn)。

檔案利用管理員通過借閱登記、授權(quán)處理、歸還、催還處理和利用統(tǒng)計(jì)等功能，來管理用戶網(wǎng)上查詢/借閱權(quán)限的申請、登記和賦權(quán)處理工作;及時掌握檔案資料的日常借閱、歸還和催還等情況信息，同時完成歸還、催還和利用統(tǒng)計(jì)等一系列的管理工作。

3.3 ? 信息人員

從定義中可看出人是數(shù)字檔案館中的重要因素之一，沒有人就無法實(shí)現(xiàn)“人機(jī)一體化”，那么人在數(shù)字檔案館中起什么作用呢？對數(shù)字檔案館中的各類角色的用戶權(quán)限管理關(guān)系到數(shù)字檔案館是否能夠高效運(yùn)行，同時也是系統(tǒng)安全的保障。

在數(shù)字檔案館中信息管理人員分為檔案管理人員和檔案利用人員兩類。首先創(chuàng)建用戶信息，將用戶劃分為不同的職能角色，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能操作權(quán)限的控制，使檔案資源的管理與利用更明細(xì)化;然后，以部門或業(yè)務(wù)職能為單位，將用戶劃分成若干個組，針對組進(jìn)行檔案類型樹節(jié)點(diǎn)賦權(quán)，來圈定用戶群體針對不同檔案/文件資源的操作、利用和訪問權(quán)限;每個用戶可以歸屬于一個職能部門或組，也可以歸屬于多個職能部門或組。并且，通過用戶在不同組中的“角色”和“密級”，來控制用戶對檔案的瀏覽、全文瀏覽和下載權(quán)限，以及對數(shù)據(jù)字段的著錄、修改與刪除權(quán)限等。

3.4 ? 制度建設(shè)

為了保證數(shù)字檔案館的正常運(yùn)行，必須建立健全管理制度，包括數(shù)字檔案館安全控制要求、數(shù)字檔案館檔案資源目錄結(jié)構(gòu)及代碼要求、數(shù)字檔案館電子文件歸檔要求、數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)采集要求、數(shù)字檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理要求、數(shù)字檔案館信息著錄要求、歸檔電子文件利用管理要求等制度。

3.5 ? 數(shù)字檔案館的安全與保密管理機(jī)制

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)的檔案館一樣有大量的秘密資料，所以數(shù)字檔案館的安全與保密工作至關(guān)重要。但是數(shù)字檔案館的安全與保密機(jī)制與傳統(tǒng)檔案館有巨大差異，數(shù)字檔案館的安全與保密管理機(jī)制主要是在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中固化到業(yè)務(wù)流程中，從物理層、網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)庫層、應(yīng)用系統(tǒng)層和保密管理層等方面加強(qiáng)安全建設(shè)，建立一套完整有效的安全保密防護(hù)體系。

數(shù)字檔案館與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，機(jī)房嚴(yán)格按保密要害部位進(jìn)行防護(hù);通過設(shè)置專用VLAN，在核心交換機(jī)上部署防火墻、入侵檢測和漏洞掃描系統(tǒng)、主機(jī)安全與審計(jì)系統(tǒng)、安裝身份認(rèn)證工具、所有的服務(wù)器和客戶機(jī)安裝殺毒軟件等防護(hù)措施。建立定期自動進(jìn)行異機(jī)備份機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的安全可靠;數(shù)據(jù)庫作為數(shù)字檔案館的系統(tǒng)支持平臺，并設(shè)置有效的安全策略。采用用戶名加口令的認(rèn)證策略保證對系統(tǒng)訪問的合法性;系統(tǒng)設(shè)立“三員”，即系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員，并安排不同的人員擔(dān)任，形成了相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制。

4 ? ? ?數(shù)字檔案館建設(shè)中的難點(diǎn)和關(guān)鍵技術(shù)

4.1 ? 檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案館的核心部分，關(guān)系到數(shù)字檔案館建設(shè)的成敗，檔案業(yè)務(wù)“收、管、用”功能的實(shí)現(xiàn)、操作的易用性、系統(tǒng)的便捷維護(hù)等要求也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)所在。為了建設(shè)性能可靠、工作高效、方便快捷的數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，在建設(shè)數(shù)字檔案館初期就應(yīng)該制訂詳細(xì)的頂層設(shè)計(jì)方案，不斷進(jìn)行迭代，開展檔案管理系統(tǒng)研究，實(shí)現(xiàn)檔案工作與“兩化融合”業(yè)務(wù)要求相匹配。

4.2 ? 數(shù)字檔案資源的獲取

數(shù)字檔案資源可以從兩方面獲取，一方面是從業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)自動獲取所需的電子文件，另一方面是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理獲取電子檔案資源。對于前者，在業(yè)務(wù)與檔案系統(tǒng)之間設(shè)置好接口是關(guān)鍵，設(shè)置好文件歸檔“路徑”，對檔案的“收、管”兩職能效率的提高有很大作用。對大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這是個工作量巨大的任務(wù)，需要按輕重緩急和利用率排名決定數(shù)字化的先后順序。

4.3 ? 保密體系建設(shè)

數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案一樣，有大量的涉密資料，在網(wǎng)絡(luò)條件下如何保證數(shù)字檔案館的有效運(yùn)行，不出現(xiàn)失泄密，是數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中必須認(rèn)真考慮的問題。

5 ? ? ?數(shù)字檔案館對軍工企事業(yè)單位檔案工作的影響

5.1 ? 推動了檔案理論的變革

數(shù)字檔案館是為適應(yīng)“兩化融合”后的檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。從檔案的收集、管理、利用等整個環(huán)節(jié)來看，數(shù)字檔案館在對資料的收集、傳遞過程中，電子文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致，確保了歸檔資料的原始性、真實(shí)性。它的有序處理和集成管理的功能為資料收集、整理、組卷、存檔、保管、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期的全過程管理提供了可能。在技術(shù)層面，隨著IT技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化與工業(yè)化融合的逐步深入，紙質(zhì)時代的檔案來源原則、生命周期理論得到發(fā)展，產(chǎn)生了新來源觀、文件連續(xù)體理論等新的理論。

5.2 ? 改變企業(yè)檔案的管理工作

“兩化融合”后改變了檔案資料的收集和保管方式，數(shù)字檔案館的建設(shè)將從根本上改變檔案工作的方式、方法。信息及載體類型更加多樣化，檔案工作由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以電子文檔、數(shù)據(jù)和三維裝配圖等電子文件為主要形式面向員工提供服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變;網(wǎng)絡(luò)化的管理方式取代了原有的手工管理;檔案工作的內(nèi)容也從單純的管理檔案信息本身，向?qū)崿F(xiàn)與信息活動有關(guān)資源的綜合管理方向發(fā)展;數(shù)字檔案館比傳統(tǒng)檔案館管理模式有明顯優(yōu)勢，是檔案管理技術(shù)的進(jìn)步。

5.3 ? 提升了檔案工作服務(wù)效率

檔案的服務(wù)利用方式從分散、孤立、局部、被動的信息服務(wù)向系統(tǒng)、整體、全局、主動的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變;檔案利用不再受“孤本”限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享;在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，用戶為查一份檔案往往要跑到檔案館，而且經(jīng)常受上、下班時間的限制，通過數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程瀏覽，擴(kuò)大了檔案的利用空間，為實(shí)現(xiàn)檔案價值最大化又向前邁進(jìn)了一大步;數(shù)字檔案館的建成，為員工提供了“隨時敞開大門”和“全天候服務(wù)”的檔案館。

數(shù)字檔案館具有傳統(tǒng)檔案管理模式不具備的優(yōu)勢，數(shù)字檔案館正逐步發(fā)揮“大數(shù)據(jù)”的優(yōu)勢成為單位知識中心，利用者使用檔案信息更加方便和快捷，從而加快了檔案信息的傳播速度，檔案信息的價值得以體現(xiàn)，為“檔案強(qiáng)企”提供強(qiáng)有力的檔案資源保障。

6 ? ? ?結(jié) ? ?論

本文通過對數(shù)字檔案館建設(shè)原理和應(yīng)用研究，得出以下三點(diǎn)結(jié)論：

（1）數(shù)字檔案館通過數(shù)據(jù)接口將業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件資料及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，使接收電子檔案的原始性和真實(shí)性得到很好的保證，確保了電子檔案的憑證價值和參考價值。

（2）數(shù)字檔案館很好地解決了快速增長的電子文件管理需求與傳統(tǒng)檔案管理工作之間的矛盾。

（3）數(shù)字檔案館在軍工企事業(yè)單位“兩化融合”的時代要求下，更好地滿足了科研、生產(chǎn)、管理對檔案工作利用的要求，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案資源的數(shù)字化、檔案管理手段的信息化、檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)對象的擴(kuò)大化和服務(wù)方式的多樣化。