孟祥輝

摘 要：固定資產(chǎn)在單位全部資產(chǎn)中占據(jù)重要的地位，固定資產(chǎn)的管理是一項重要工作，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理主要是依托財務(wù)管理中具體的會計工作，通過會計核算和監(jiān)督，在賬務(wù)上處理并且反映出來，賬面的記載結(jié)果與實際使用情況進行對比，從對比的差異中去加強管理，這種管理模式主要是把賬實相符作為管理的目標(biāo)，作為現(xiàn)代的管理要求已經(jīng)不再適應(yīng)，我們應(yīng)當(dāng)通過新的技術(shù)和手段來改善傳統(tǒng)的管理方法，以更科學(xué)的管理模式適應(yīng)新的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：智能信息化技術(shù);固定資產(chǎn);應(yīng)用

結(jié)合內(nèi)部控制中對固定資產(chǎn)管理的具體要求，在固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)制定出了關(guān)鍵控制點和具體措施，總體上要求固定資產(chǎn)的管理應(yīng)當(dāng)做到真實、完整、及時。內(nèi)部控制要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強全部固定資產(chǎn)的管理，重視固定資產(chǎn)維護和更新改造，不斷提升固定資產(chǎn)的使用效能，積極促進固定資產(chǎn)處于良好運行狀態(tài)[1];制定固定資產(chǎn)目錄，對每項固定資產(chǎn)進行編號，按照單項資產(chǎn)建立固定資產(chǎn)卡片，詳細記錄各項固定資產(chǎn)的來源、驗收、使用地點、責(zé)任單位和責(zé)任人、運轉(zhuǎn)、維修、改造、折舊、盤點等相關(guān)內(nèi)容;嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)日常維修和大修理計劃，定期對固定資產(chǎn)進行維護保養(yǎng)，切實消除安全隱患;強化對生產(chǎn)線等關(guān)鍵設(shè)備運轉(zhuǎn)的監(jiān)控，嚴(yán)格操作流程，實行崗前培訓(xùn)和崗位許可制度，確保設(shè)備安全運轉(zhuǎn);根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，充分利用國家有關(guān)自主創(chuàng)新政策，加大技改投入，不斷促進固定資產(chǎn)技術(shù)升級，淘汰落后設(shè)備，切實做到保持本企業(yè)固定資產(chǎn)技術(shù)的先進性和企業(yè)發(fā)展的可持續(xù)性;嚴(yán)格執(zhí)行固定資產(chǎn)投保政策，對應(yīng)投保的固定資產(chǎn)項目按規(guī)定程序進行審批，及時辦理投保手續(xù);規(guī)范固定資產(chǎn)抵押管理，確定固定資產(chǎn)抵押程序和審批權(quán)限等;將固定資產(chǎn)用作抵押的，應(yīng)由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后，由資產(chǎn)管理部門辦理抵押手續(xù)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對接收的抵押資產(chǎn)的管理，編制專門的資產(chǎn)目錄，合理評估抵押資產(chǎn)的價值;建立固定資產(chǎn)清查制度，至少每年進行全面清查。對固定資產(chǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)查明原因，追究責(zé)任，妥善處理;加強固定資產(chǎn)處置的控制，關(guān)注固定資產(chǎn)處置中的關(guān)聯(lián)交易和處置定價，防范資產(chǎn)流失[2]。

近年來，現(xiàn)代化技術(shù)特別是智能信息化技術(shù)在管理中應(yīng)用廣泛，如通過智能終端設(shè)備，搭建信息化傳輸橋梁，把管理現(xiàn)狀轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行整理計算，把最終結(jié)果用于管理實踐中。作為固定資產(chǎn)管理，也可以利用這種現(xiàn)代技術(shù)，提升固定資產(chǎn)管理的效率和精確度，采用科學(xué)高效的管理方法，來實現(xiàn)更高的管理目標(biāo)。智能設(shè)備目前在生活和工作中普遍應(yīng)用，運用現(xiàn)代的信息識別和網(wǎng)絡(luò)傳輸交換技術(shù)，把傳統(tǒng)煩瑣沉重的管理工作變得輕松起來，以往需要大量的統(tǒng)計工作將通過現(xiàn)代技術(shù)快速準(zhǔn)確完成，把從業(yè)人員從以往繁雜工作的束縛中解放出來，更多的精力用于監(jiān)督。當(dāng)下，一部手機走遍天下已經(jīng)不是科幻故事，如智能手機這樣的智能終端設(shè)備已經(jīng)走入尋常百姓家，當(dāng)然也應(yīng)用于工作的方方面面，智能手機改變了人們的生活方式，給人們帶來相當(dāng)大的便捷，也給人們帶來爆炸性的信息源，鑒于此，我們在日常的固定資產(chǎn)管理上也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)潮流，大膽的引入這種技術(shù)，為我們改進管理工作模式提速插翅[3]。

固定資產(chǎn)管理中關(guān)鍵的就是動態(tài)管理，我們可以把一個單位模擬成一個“圈”，這個“圈”并不是不變的，它是始終在運動變化的，固定資產(chǎn)從外界進入這個“圈”后，即是固定資產(chǎn)誕生，也就是整個生命周期的起點，固定資產(chǎn)在單位的這個“圈”中會發(fā)生各種各樣的變化，比如：折舊、減值、更新改造、修理等變化，還會為之發(fā)生其他的支出，也可能因之帶來收入，每次變化，無疑會引起價值的變動，也就影響到了會計核算，最后固定資產(chǎn)要離開這個“圈”，就是資產(chǎn)的消亡，也就是整個生命周期的終點，固定資產(chǎn)生命周期的全過程中的每一次變動，都需要進行跟蹤管理，這種跟蹤管理要及時完整，如果滯后、不完整的管理，就失去意義，不是真正的管理[4]。利用智能設(shè)備和信息技術(shù)來管理固定資產(chǎn)的全生命周期，能為固定資產(chǎn)管理提供有效的幫助，我們可以把管理工作分為三個階段，首先是實施前的準(zhǔn)備，然后是過程的實施，最后是監(jiān)督和評價，下面具體說明一下這三個階段[5]。

一、第一階段是準(zhǔn)備工作

如在對某個單位的固定資產(chǎn)進行全面清查期間，我們發(fā)現(xiàn)單位固定資產(chǎn)管理缺乏制度監(jiān)管，相關(guān)責(zé)任人對固定資產(chǎn)管理意識不到位，經(jīng)濟責(zé)任觀念認(rèn)識不足，對于一些歷史遺留問題不能妥善處理，陳舊性問題長期積壓，原購買固定資產(chǎn)手續(xù)不完善，發(fā)票管理、合同管理、審批管理不健全，資產(chǎn)數(shù)量較多的情況下不能有效利用計算機軟件信息化管理，依然停留在原始手工記賬狀態(tài)，工作效率不高，固定資產(chǎn)未進行“建檔制卡”，歷次內(nèi)部清查流于形式，清查結(jié)果高度雷同，未切實做到實事求是，會計核算與實物管理脫節(jié)，形成賬管和物管“兩張皮”的現(xiàn)實局面，從單位層面上不易掌握固定資產(chǎn)的動態(tài)跟蹤，無法精準(zhǔn)管控。結(jié)合這種情況，我們可擬探索引用智能信息化技術(shù)來管理固定資產(chǎn)，首先對各項固定資產(chǎn)“打碼建標(biāo)”，這需要在對單位的固定資產(chǎn)進行全面清查的基礎(chǔ)上，把逐項固定資產(chǎn)建立動態(tài)檔案，每項固定資產(chǎn)的生命周期變動應(yīng)當(dāng)明確，這需要做出大量的基礎(chǔ)工作，不但可以對清查工作能有效推動，還為以后的高效管理打下了基礎(chǔ)[6]。

二、第二階段是實施工作

通過前期的準(zhǔn)備工作最基礎(chǔ)，已經(jīng)把各項固定資產(chǎn)分門別類，并且對每一項資產(chǎn)進行了建檔，這在手工管理階段已經(jīng)完成，以往的固定資產(chǎn)卡片屬于原始的管理，停留在手工狀態(tài)、標(biāo)簽制作粗糙、缺乏體系化、防偽措施不足等因素，遠遠不適合目前的發(fā)展和日常管理。但是在信息化管理的模式下，還需要搭建管理系統(tǒng)，就要通過計算機作為平臺，搭建固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來完成。在當(dāng)今計算機技術(shù)和信息化發(fā)展環(huán)境下，這已經(jīng)是很尋常的技術(shù)，并且非常成熟，任何一個管理系統(tǒng)都應(yīng)當(dāng)具備這樣的功能，在搭建好的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)下，對各項固定資產(chǎn)進行編碼登記，是一個比較重要的工作，關(guān)系到后期管理科學(xué)性和效率性的要求，編碼的位數(shù)設(shè)計和級次設(shè)計都需要全面和長遠的考慮，既能滿足當(dāng)下使用管理，又能適應(yīng)未來的發(fā)展。以資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)為依托，賦予每個實物資產(chǎn)一張唯一的二維碼標(biāo)簽作為永久性標(biāo)識，把固定資產(chǎn)從投入使用到報廢處置的整個生命周期進行全過程跟蹤管理。信息化管理從源頭上杜絕人工盤存中存在的錯、漏、重等現(xiàn)象，大幅度減少錄入數(shù)據(jù)人為錯誤的發(fā)生概率，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實可靠，從而大幅提升固定資產(chǎn)管理效率和質(zhì)量;有效規(guī)避了因資產(chǎn)管理中賬、卡、物不符，導(dǎo)致的資產(chǎn)盤存不清、閑置浪費和資產(chǎn)流失的弊端;為資產(chǎn)管理工作提供全面、可靠、高效的動態(tài)數(shù)據(jù)跟蹤，最終實現(xiàn)資產(chǎn)管理的信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。二維碼又稱二維條碼，是近幾年來移動設(shè)備上流行的編碼方式，用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在二維方向上分布的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息的，使用若干個與二進制相對應(yīng)的幾何形體來表示文字?jǐn)?shù)值信息，通過圖像輸入設(shè)備或光電掃描設(shè)備自動識讀以實現(xiàn)信息自動處理。用已經(jīng)存在的固定資產(chǎn)編碼通過軟件工具生成二維碼，使之成為每項固定資產(chǎn)的唯一性身份標(biāo)識，這種身份標(biāo)識具有唯一性、不變性和排他性等特征，用其編碼標(biāo)識固定資產(chǎn)是比較高效的方法。當(dāng)下，人們普遍使用智能手機，智能手機在國內(nèi)普及率較高，掃碼技術(shù)是智能手機比較通用的功能，使用智能手機作為二維碼識別設(shè)備可以解決設(shè)備終端的問題，利用人們?nèi)粘Ｊ褂玫氖謾C來完成識別這一項工作，不必再單獨采購識別設(shè)備，這對單位來說解決了采購成本的壓力，又避免設(shè)備維護相關(guān)工作。采用手機掃碼的前提，需要在手機上安裝適配資產(chǎn)管理系統(tǒng)的專用程序，通過這個程序，在網(wǎng)絡(luò)的支持下，把資產(chǎn)的動態(tài)進行實時監(jiān)控，并對信息加以統(tǒng)計匯總，以圖片、數(shù)據(jù)、文字說明等不同的形式作為輔助資料留檔，使得手機掃碼與計算機平臺中的信息管理系統(tǒng)形成閉合的循環(huán)。通過利用軟件、手機終端、網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)整個固定資產(chǎn)管理體系，還需要介入安全防范技術(shù)，對整個環(huán)境下的信息數(shù)據(jù)進行保護，對數(shù)據(jù)的安全管理應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范，對于操作人員應(yīng)當(dāng)進行授權(quán)管理和責(zé)任管理，建立應(yīng)對防范失控的應(yīng)急機制，做好數(shù)據(jù)備份[7]。

三、第三階段是監(jiān)督和評價工作

通過前述的工作，已經(jīng)初步實現(xiàn)了通過智能信息技術(shù)來管理，但是并未完全實現(xiàn)管理的目標(biāo)，建立起科學(xué)完善的監(jiān)督和評價機制，是對固定資產(chǎn)規(guī)范化管理的必要保證。實際工作中，在內(nèi)部控制中要求人員“相互分離、相互制約”，就是在操作權(quán)限上規(guī)范，避免舞弊，在信息化條件下，依然要進行權(quán)限的規(guī)范，通過制度來實現(xiàn)對不同權(quán)限的約束，職員的操作應(yīng)當(dāng)受到監(jiān)督，相關(guān)的授權(quán)審批應(yīng)當(dāng)?shù)轿?，通過不同職級崗位操作員的授權(quán)，來完成下一步的工作，并且每一次操作，在后臺管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保留痕跡，不限于對操作員資格、操作時間、操作內(nèi)容和操作網(wǎng)絡(luò)地址等要素進行管控，把監(jiān)督保持在事中。利用信息化技術(shù)設(shè)置限制性和禁止性指標(biāo)參數(shù)，如把固定資產(chǎn)成本價值、閑置周期、利用率、處置標(biāo)準(zhǔn)等指標(biāo)量化后制定成預(yù)警參數(shù)，若運轉(zhuǎn)過程中達到某參數(shù)系統(tǒng)即會向管理者發(fā)送預(yù)警信息，并為其展現(xiàn)若干應(yīng)對方案。利用信息化管理后，把固定資產(chǎn)管理評價納入績效考核內(nèi)容中，把管理責(zé)任細化，讓以往的“無所謂”的散漫管理觀念轉(zhuǎn)變成“必須做”的積極管理意識[8]。

綜上，采用智能信息化技術(shù)管理固定資產(chǎn)是良好的發(fā)展趨勢，符合科學(xué)管理目標(biāo)，需要從上到下全方位的努力才能完成，把管理形成體系化。

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