摘 要：高校檔案管理是一項(xiàng)完善的科學(xué)的教育工程，是學(xué)校一切工作的綜合反映，高校檔案信息化管理越早實(shí)現(xiàn)，越有利于學(xué)校的整體發(fā)展。本文探討了強(qiáng)化高校信息化管理的重要意義，淺談了高校檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，并對(duì)高校檔案信息化管理中存在的一些問題進(jìn)行分析，給出建議，以便促進(jìn)檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;思考

高校檔案管理是一項(xiàng)完善的科學(xué)的教育工程，高校檔案管理工作是為高校的整體運(yùn)行服務(wù)的，是衡量高校管理水平的重要指標(biāo)，是學(xué)校一切工作的綜合反映，是高校運(yùn)行發(fā)展的不可忽視的重要組成。想要了解學(xué)校的多方面信息，就必須通過查閱檔案，因此，高校檔案管理工作必須予以重視，必須充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。隨著現(xiàn)代化信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也從實(shí)體化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，高校檔案管理中融入信息化也成為不可避免的發(fā)展趨勢(shì)。

1 強(qiáng)化高校信息化管理的重要意義

高校檔案管理主要服務(wù)于學(xué)生和教師，而由于高校的特殊性，每年都有大量的師生相關(guān)數(shù)據(jù)的變動(dòng)，如學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)、進(jìn)修、遷入、遷出等等，檔案變動(dòng)大，頻繁、區(qū)域跨度大，而傳統(tǒng)的檔案管理工作在查閱、完善、修改等過程中均會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物力，工作效率低，時(shí)間成本大，且檔案相關(guān)的信息分析與整理的差錯(cuò)性增加，檔案管理質(zhì)量較差。

2 傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)

檔案收集缺乏系統(tǒng)的、完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息不準(zhǔn)確，內(nèi)容不完全，過期信息、虛假信息、錯(cuò)誤信息不斷出現(xiàn)。此外，傳統(tǒng)的檔案管理工作在進(jìn)行檔案的搜集、統(tǒng)計(jì)、分析、查閱等內(nèi)容時(shí)非常不方便，陳舊檔案錄入的完整性和準(zhǔn)確性差，相關(guān)數(shù)據(jù)保密性差。

3 高校檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

留存檔案的主要作用在于保存學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，同時(shí)能夠產(chǎn)生社會(huì)和經(jīng)濟(jì)雙重效益，為高校未來的發(fā)展提供參考。因此，檔案管理中需要進(jìn)一步挖掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。而深入挖掘檔案信息以及檔案種類的劃分必須具有針對(duì)性，要完全針對(duì)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行，這些需要應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行處理，提高檔案的利用效率，重視檔案信息的補(bǔ)充和完善，對(duì)殘缺的信息及時(shí)增補(bǔ)，保證錄入到系統(tǒng)中的信息是完整的、準(zhǔn)確的。檔案信息要全面覆蓋高校日常的運(yùn)行、教學(xué)中，利用信息化管理檔案，促進(jìn)檔案的查閱更加準(zhǔn)確、便捷，與傳統(tǒng)的埋頭苦找相比，將檔案工作人員徹底解放出來。

4 高校檔案信息化管理中存在的問題

4.1 對(duì)檔案信息化管理的不重視

隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，圍繞高校發(fā)展的方方面面如科研、教學(xué)等的要求也不斷提高，而高校檔案管理工作往往被忽視，認(rèn)為高校的檔案管理只是為了方便查閱，應(yīng)付上級(jí)檢查，走走形式，象征性的補(bǔ)充，像這種停留在表面上的工作缺少創(chuàng)造檔案價(jià)值的意識(shí)，導(dǎo)致高校檔案管理工作逐漸成為高校發(fā)展過程中的附屬品。

4.2 管理人員專業(yè)性不足

融入信息化技術(shù)必須配備相關(guān)的專業(yè)性人才，而由于機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致隨意安排人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作，導(dǎo)致檔案雜亂無章，置放錯(cuò)亂，文檔與內(nèi)容不對(duì)應(yīng)，該清理的不清理，該完善的不完善。此外，負(fù)責(zé)管理檔案的人員往往工作相對(duì)放松，自身疏忽大意，甚至出現(xiàn)檔案信息泄露的情況。有的高校安排年齡比較大的，退休的人員兼職檔案管理工作，這些人員對(duì)信息化手段并不熟悉，不擅長計(jì)算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備的使用，在信息化建設(shè)的拓展中力不從心，無法優(yōu)質(zhì)的完成檔案管理工作。

4.3 信息化本身的安全隱患

近年來，信息化處理手段發(fā)展迅猛，但其本身也存在一些安全隱患，如紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)，操作過程容易出現(xiàn)登記錯(cuò)誤，且電子化設(shè)備無法完美的復(fù)原手寫漢字的原樣，導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)和文字可能被改動(dòng)，且網(wǎng)絡(luò)化自身的風(fēng)險(xiǎn)性可能導(dǎo)致遠(yuǎn)程操控或是黑客進(jìn)入，被惡意盜用、修改等。

5 檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

5.1 領(lǐng)導(dǎo)層面意識(shí)的轉(zhuǎn)變

有的領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理工作的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案工作沒有給予足夠的重視。此外，檔案管理應(yīng)該是專業(yè)性的工作，但高校管理人員不組織專業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案工作質(zhì)量不能得到保證。因此，為了檔案管理工作的信息化建設(shè)的順利開展，必須推動(dòng)檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)[1-2]。數(shù)據(jù)庫的建立必定會(huì)需要專業(yè)技術(shù)人才針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的管理和維護(hù)，這也需要高校在資金投入，加強(qiáng)培養(yǎng)，引入相關(guān)的專業(yè)性人才上提高檔案管理工作的整管理質(zhì)量。為了方便檔案的搜集、統(tǒng)計(jì)、分析、查閱等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫需要增加檔案管理工作的檢索和標(biāo)注功能，同時(shí)確保陳舊檔案錄入的完整性和準(zhǔn)確性。

5.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)

信息化管理需要配相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和采集設(shè)備以及安裝對(duì)應(yīng)的檔案管理軟件，建設(shè)完整的、標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，與校園內(nèi)的局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施接軌，通過校園內(nèi)的局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)頁渠道，實(shí)現(xiàn)信息共享以及快捷的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)更新、修正和增補(bǔ)，提高檔案信息利用的效率。

5.3 提高信息化管理的安全性

完善高校檔案管理信息化管理的相關(guān)制度，提高高校檔案管理工作的規(guī)范化水平。尤其是檔案管理的保密制度，做到檔案歸檔、保密、鑒定銷毀必須審慎，對(duì)違反保密規(guī)定的情況必須追究，檔案管理工作落實(shí)雙人雙鎖制度，確保檔案管理的安全性，數(shù)據(jù)庫實(shí)施加密處理，強(qiáng)化檔案管理工作的安全性[3-4]。

6 小結(jié)

高校檔案管理是一項(xiàng)完善的科學(xué)的系統(tǒng)工程，高校檔案管理工作是為高校的整體發(fā)展服務(wù)的，是衡量高校管理水平的重要指標(biāo)，是學(xué)校一切工作的綜合反映，高校檔案信息化管理越早實(shí)現(xiàn)，越有利于學(xué)校的整體發(fā)展。早日實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，看到將檔案管理推向信息化之后得到的益處和影響，形成新的觀念，這有助于推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程，早日實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作的規(guī)范化，為高校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2015（1）：181-182.

[2]陳海英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2017（1）：59-61.

[3]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對(duì)策研究[J].情報(bào)科學(xué)，2012（2）：15-16.

[4]龐力，崔艷玲.淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國教育信息化，2009（9）：47-48.

作者簡介

馬麗霞（1981-），館員，內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)工作。