張倩倩

摘 要：探索信息技術條件下的遠程查檔是當前高校提升檔案管理水平、降低查詢成本的重要舉措，在當前高校檔案工作發(fā)展中具有十分積極的意義。在遠程查檔實踐過程中存在各種問題，通過分析當前遠程查檔的特點及存在的問題，并對遠程查檔過程中涉及的資金、制度、人員培訓等方面提出了解決方法，對我國高校遠程查檔提供一定指導。

關鍵詞：遠程查檔;探索;思考

高校檔案涉及師生及學校管理過程中的多方面信息，包含學籍、學校行政、人事、財務、基建等方面信息，關系到畢業(yè)生的就業(yè)、深造、落戶，為教師的晉升提供依據(jù)，是學校日常管理過程中的重要體現(xiàn)[1]。

隨著科技水平的不斷進步以及人們對檔案信息管理要求的不斷提高，原理單純依靠紙質版的檔案資料以及線下進行資料填寫的方式難以滿足人們的要求，因此遠程查檔檔案管理發(fā)展的必然。目前已有城域網(wǎng)、局域網(wǎng)等應用于民生檔案的查詢[2]。部分地區(qū)還建有數(shù)據(jù)檔案中心，將有價值的檔案數(shù)據(jù)保管利用[3]。高校作為社會知識密集型場所，應率先推廣實踐遠程查檔管理服務。在當前，開展遠程查檔是解決目前高校檔案管理中服務效率不高、查詢成本高、受時間與空間的限制等核心問題的關鍵，因此開展遠程查檔的問題分析及措施研究在當前高校檔案工作中具有十分重要意義。

1 遠程查檔的特點

1）安全保密。數(shù)據(jù)泄露事件在我們身邊時常發(fā)生，比如QQ被盜，銀行卡盜刷，都是我們自身信息泄露以及操作不當導致的，因此對于數(shù)據(jù)的安全保密工作十分重要，需要保證數(shù)據(jù)使用的正確性。而遠程查檔系統(tǒng)具有加密技術保護傳輸過程的安全保密性，并且會進行隨機賬號密碼以及使用身份的動態(tài)認證，不管是客戶端還是市場端均需要進行認證才能使用，極大程度的保證了使用數(shù)據(jù)的安全保密性。

2）方便快捷。遠程查檔不受時間和地區(qū)上的限制，不管是居家還是出國都可以通過與數(shù)據(jù)庫的連接而進行數(shù)據(jù)的查找，極大節(jié)省了路途的時間，實現(xiàn)信息查找的快捷化。

3）節(jié)約成本。遠程查檔大大減少了資源的浪費，延長了信息的使用年限。對于電子資源來說，不管是保存多少年都是可以的，同時查閱方便，不會造成紙質查詢上人力物力的浪費，工作效率也得到了提升。

4）實現(xiàn)遠程打印。遠程查檔既可以對遠端的信息進行查看，也可以將遠端傳輸?shù)奈募M行實時打印查看，節(jié)約了時間成本。對于信息的傳送只需要上傳到遠程查檔平臺就可以完成，減少人力的浪費，實現(xiàn)人力的合理分配，數(shù)據(jù)信息的使用也快速高效。

5）管理運營簡單。遠程查檔系統(tǒng)由于具備低網(wǎng)絡水平下的運行能力，因此無需進行專人負責管理制度，資料查檔結束后即可關閉，使用時進行開啟，即使使用人數(shù)較多也不會造成數(shù)據(jù)崩潰，因此運營簡單，操作方便。

2 遠程查檔的問題

由于遠程查檔是通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡而建立起來的，那么就難免會因為數(shù)據(jù)量大，操作不當，網(wǎng)絡穩(wěn)定問題而出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰，遠程查檔管理體系中存在以下一些問題：

1）管理人員信息處理能力不足。作為遠程查檔的工作人員應具備專業(yè)的網(wǎng)絡知識和能力，懂得如何運營數(shù)據(jù)傳輸與使用才能更好的服務于系統(tǒng)，由于當前社會大發(fā)展的背景下，這類工作沒有形成教學科目傳授給學生，還有一方面是對于使用者而言，每一個完整的遠程查檔網(wǎng)絡雖不用專門進行管理，但也要由管理人員每天檢查運行穩(wěn)定和安全程度，若長期忽視就容易導致遠程查檔問題的出現(xiàn)。

2）缺乏團結協(xié)作和資源共享意識。每一個遠程查檔系統(tǒng)的管理都有統(tǒng)一的團隊和指揮，這樣能夠保證遇到問題時快速高效的解決，對于遠程查檔系統(tǒng)的管理人員也是如此，需要與系統(tǒng)維護人員、數(shù)字化公司經(jīng)常溝通及時解決問題。

3）經(jīng)濟支出大。遠程查檔系統(tǒng)并非一蹴而就的，需要不斷的錄入數(shù)據(jù)，保存資源，漸漸的才能形成規(guī)模。這就需要大量的人力，人力成本的增加也就導致財力費用的上漲，因此需要持續(xù)的經(jīng)費投入以維系數(shù)據(jù)庫的更新與升級。

4）遠程查檔系統(tǒng)管理方式單一。遠程查檔系統(tǒng)管理仍采用傳統(tǒng)考核制度管理的方法進行，由于管理方式單一，從而造成的問題如員工獨立解決問題導致效率低下，問題上報模糊導致解決拖延，不協(xié)作等問題。遠程查檔系統(tǒng)的管理人員與其他的部門不同，遠程查檔工作需要充分體現(xiàn)團隊意識和合作能力，才能保證信息傳輸正確、時效快且一致。

3 遠程查檔中問題的思考

當前，高校檔案遠程服務模式尚處于探索階段，在理論和實踐方面存在許多可以改進的地方，通過對問題的分析，提出以下幾點思考。

1）保障經(jīng)費，統(tǒng)一標準。遠程查檔對于促進和提升高校檔案管理及利用水平具有重要作用，應當早日建立起全國或地區(qū)統(tǒng)一的經(jīng)費標準，高校應按標準保證持續(xù)地財政投入，同時建立統(tǒng)一的經(jīng)費考核制度、?？顚Ｓ?。

2）完善制度，規(guī)范遠程查檔工作流程。統(tǒng)一的制度是遠程查檔順利運行的基礎。制度化的遠程查檔系統(tǒng)會更加規(guī)范，每個使用者也都很清晰的知道自己該怎樣做，下一步是什么，怎樣利用資源，使遠程查檔系統(tǒng)更加健康的發(fā)展。目前并未有完善的制度對信息共享進行科學統(tǒng)籌[4]。遠程查檔制度應明確遠程查檔系統(tǒng)、工作流程及操作方式、系統(tǒng)維護及管理責任人、人員培訓、保密要求、問題處理等內(nèi)容。

3）統(tǒng)一培訓，定期交流。檔案管理人員對館藏偏重于保管輕于利用。缺少主動性[5]。對于遠程查檔系統(tǒng)的管理工作人員應該進行統(tǒng)一培訓和定期交流，從而幫助管理人員提高專業(yè)能力，開擴視野，孰知新的操作技術和維護方式，從而適應不斷改進的遠程查檔系統(tǒng)，并在此系統(tǒng)上采取交流機制，共同對遠程查檔中的問題進行充分探討，促使問題得到有效解決，以滿足不同程度人們對于遠程查檔系統(tǒng)的需求。

4）持續(xù)的系統(tǒng)維護。隨著遠程查檔系統(tǒng)的發(fā)展，會有越來越多的信息資源納入其中，可利用和查找的資源越來越豐富，此時對于系統(tǒng)的承載力的要求很高，同時上線查找資料的人數(shù)多了，若是系統(tǒng)癱瘓，必定會影響用戶的使用效果。因此，持續(xù)的系統(tǒng)維護顯得很有必要。一是作為遠程查檔的管理人員，應該具備發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問題的前瞻眼光，具備防患于未然的能力以及出現(xiàn)問題短時間恢復正常秩序的能力，這樣才能保證遠程查檔系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。二是遠程查檔系統(tǒng)應有長期穩(wěn)定的資金流，保證系統(tǒng)的開發(fā)計劃不會因為資金鏈斷開而中斷，在穩(wěn)定的系統(tǒng)和長期的資金鏈維持下，不斷完善遠程查檔系統(tǒng)，使其更好服務于全體社會。

4 總結

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，遠程查檔必然是未來檔案管理的必由之路。高校作為人才和知識的密集地，不僅具備遠程查檔的條件，更應在遠程查檔推廣和應用中起到帶頭示范作用。當前，在遠程查檔系統(tǒng)的建設、使用維護過程中遇到種種問題，但相信，這些問題會隨著不斷實踐過程中得到解決。在將來，我們也要帶著對遠程查檔的思考更好的發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，使其更好服務生活，讓生活更加快捷高效。

參考文獻

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