摘 要：在現(xiàn)代化大背景下，醫(yī)院檔案管理工作為了進(jìn)一步提升管理效率與質(zhì)量，逐漸完善現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理體系。醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，可使檔案管理辦公數(shù)據(jù)信息處理速度顯著提升，全面提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。本文通過對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，探討主要改進(jìn)措施，為醫(yī)院檔案管理工作開展及相關(guān)專業(yè)人員提供指導(dǎo)與參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;辦公自動(dòng)化環(huán)境;醫(yī)院管理

醫(yī)院服務(wù)管理工作的順利進(jìn)行，可促進(jìn)醫(yī)院長久穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理作為其中作為重要的服務(wù)管理組成部門，加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提升并完善醫(yī)院檔案管理工作，可使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。醫(yī)院檔案管理工作中雖然已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，但是在實(shí)際工作中仍存在一些缺陷，有待進(jìn)一步優(yōu)化完善，可進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理效率與質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)化發(fā)展。

1 辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

1）存儲(chǔ)安全性。存儲(chǔ)作為檔案管理工作的重要組成部分。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，利用自動(dòng)化辦公軟件與系統(tǒng)，可使檔案管理工作的存儲(chǔ)從原有的紙質(zhì)儲(chǔ)存轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮觾?chǔ)存，通過電子芯片、硬盤等方式對(duì)資料文件進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅可節(jié)約紙張，降低成本，同時(shí)存儲(chǔ)量大，不易受到外界環(huán)境的影響，可使檔案的存儲(chǔ)工作更簡單，同時(shí)可提升檔案管理工作的安全性、可靠性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的便捷性、高效率與方便性。

2）實(shí)現(xiàn)高效管理。辦公自動(dòng)化背景下，多數(shù)企事業(yè)單位開始利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行工作，切實(shí)保證企事業(yè)單位正常穩(wěn)定開展。一般情況下，檔案管理工作是以人工方式對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行收集、整理。但是，傳統(tǒng)人工管理方式存在較大的缺陷與弊端，不僅工作人員的工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度較大，而且檔案管理效率較低，管理質(zhì)量較差。醫(yī)院科室較多，不同診療方案存在一定差異，使得檔案管理工作極易出現(xiàn)偏差，而利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可使上述差錯(cuò)有效避免，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率。

3）實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息的共享極為重要，可保證檔案資源的有效利用，進(jìn)一步提升檔案管理的實(shí)踐價(jià)值?；ヂ?lián)網(wǎng)中的信息傳播工具較多，例如QQ、微信等軟件，均可實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳輸。醫(yī)院開展檔案管理過程中，可根據(jù)自身實(shí)際情況，選擇合適的軟件工具，對(duì)檔案管理工作信息傳輸進(jìn)行規(guī)范，提升檔案管理效率。檔案管理工作中要學(xué)會(huì)利用文獻(xiàn)檢索軟件，方便工作人員對(duì)各類文獻(xiàn)進(jìn)行快速檢索，使文件使用效率大幅提升，同時(shí)減少人工檢索時(shí)文件查詢花費(fèi)的時(shí)間。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1）管理制度未完善。在辦公自動(dòng)化背景下，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理工作情況進(jìn)行分析可知，醫(yī)院檔案管理中仍存在一定的制度疏漏，影響檔案管理工作落實(shí)，例如，缺乏完善的信息管理機(jī)制，對(duì)軟件與硬件缺乏有效的管理制度等，在一定程度上均會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量與效率造成不良影響[1]。醫(yī)院檔案管理過程中，未能全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案管理，必將導(dǎo)致檔案管理工作開展過程中存在阻礙，降低管理效率，嚴(yán)重時(shí)也會(huì)浪費(fèi)管理資源。

2）自動(dòng)化辦公系統(tǒng)尚未普及。目前，通過對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)使用情況進(jìn)行分析，多數(shù)醫(yī)院采用的自動(dòng)辦公系統(tǒng)仍存在一定的缺陷，導(dǎo)致自動(dòng)化系統(tǒng)使用過程中存在諸多問題，例如，軟件與硬件投入比例失調(diào)，多數(shù)醫(yī)院重視硬件投入，而忽視軟件中的重要性。醫(yī)院內(nèi)軟件技術(shù)人員的綜合水平較低，導(dǎo)致軟件技術(shù)較為低下[2]。醫(yī)院管理團(tuán)隊(duì)水平較為低下，無法切實(shí)導(dǎo)致辦公軟件在實(shí)際工作中落實(shí)，在一定程度上降低了自動(dòng)化辦公效率。

3）缺乏告訴檔案管理人員。檔案管理工作中引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，自動(dòng)化技術(shù)在實(shí)際操作過程中，更重視精準(zhǔn)性，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)則具備多樣性，但是二者在實(shí)際管理工作中應(yīng)用，均需工作人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)，方可提升管理效率[3]。但是，現(xiàn)今部分檔案管理工作人員仍以傳統(tǒng)檔案管理模式為主，缺乏自動(dòng)化辦公意識(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用及相關(guān)專業(yè)知識(shí)均有所欠缺，無法有效落實(shí)檔案管理的辦公自動(dòng)化工作。

4）存儲(chǔ)安全隱患。隨著科學(xué)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，電子文件存儲(chǔ)機(jī)制下，很容易被他人篡改刪除，因此，存儲(chǔ)安全是現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理中需要著重考慮的關(guān)鍵問題。醫(yī)院檔案管理中電子病歷較多，且涉及患者的隱私，若電子病歷丟失或被人盜竊，導(dǎo)致患者隱私信息泄露，降低醫(yī)院檔案管理的安全性。

3 醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施

1）完善管理制度。就醫(yī)院檔案管理工作開展而言，檔案管理制度的建立，需要結(jié)合醫(yī)院經(jīng)營、發(fā)展等多方面信息，全面了解檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中的重要性，管理層應(yīng)重視自動(dòng)化辦公體系的建設(shè)，明確檔案管理工作的權(quán)利與職責(zé)，構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，切實(shí)保障檔案管理工作的合理落實(shí)。醫(yī)院檔案管理工作中，加強(qiáng)制度化體系構(gòu)建，提升檔案管理工作的及時(shí)性、快捷性，可使工作人員嚴(yán)格按照技術(shù)規(guī)范進(jìn)行操作，對(duì)文件進(jìn)行歸檔處理，按照標(biāo)準(zhǔn)格式對(duì)醫(yī)院內(nèi)各科室文件資料進(jìn)行編制歸檔，實(shí)現(xiàn)標(biāo)注化、格式化、統(tǒng)一化的管理[4]，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。明確相關(guān)負(fù)責(zé)人，將檔案管理職責(zé)進(jìn)行劃分明確，一旦檔案出現(xiàn)錯(cuò)亂、缺失等問題，直接找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，避免相互推諉，降低管理效率。

2）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的意識(shí)培養(yǎng)，對(duì)促進(jìn)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)具有重要意義。管理層人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化的普及，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，提升個(gè)人專業(yè)能力與素質(zhì)，切實(shí)保證檔案管理工作中辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)提升工作的護(hù)理性、規(guī)范性[5]。制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工給與獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在檔案管理疏漏的原因，應(yīng)根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重情況給與批評(píng)教育，嚴(yán)重者辭退處理，通過有效的監(jiān)管，可提升工作人員工作積極性、主動(dòng)性，全面提升工作人員的自身素質(zhì)，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作的落實(shí)效率。

3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管力度。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建可使醫(yī)院檔案管理工作的可靠性、安全性有效提升，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)管力度，可保證醫(yī)院內(nèi)文件的安全性與機(jī)密性。檔案管理中采用不同層級(jí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加密方式，加設(shè)網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，可使檔案信息的監(jiān)督力度進(jìn)一步加強(qiáng)[6]。做好備份處理，一旦文檔出現(xiàn)丟失與損害，可通過查找備份或者技術(shù)修復(fù)等方式，對(duì)文件信息進(jìn)行恢復(fù)，保證信息的完整性與安全性。

4 結(jié)束語

綜上，醫(yī)院檔案管理中加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，可使檔案管理工作更具高效性、便捷性，最大程度保證檔案資料的完整性、安全性。辦公自動(dòng)化下醫(yī)院檔案管理工作的落實(shí)，是對(duì)原有檔案管理模式的革新與改變，在此期間管理模式、員工工作模式均會(huì)隨之發(fā)生改變，因此，管理者應(yīng)加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及，強(qiáng)化檔案管理信息化教育，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]鮑磊.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）.

[2]劉寧.辦公自動(dòng)化背景下的醫(yī)院檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（1）：122-122.

[3]龔美玉.探討檔案工作在醫(yī)院人事管理工作中的地位與作用[J].健康必讀，2019（4）：232-233.

[4]田甜.新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作開展研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）.

[5]楊靜.事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究[J].中國管理信息化，2019（6）.

[6]張珍光.企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）.

作者簡介

田玲芝（1977-），女，山東省濱州市陽信縣，本科，館員，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)陽信縣中醫(yī)醫(yī)院，人事科科長，研究方向：檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展。