劉鴻

摘 要 隨著企業(yè)信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程一體化已經(jīng)成為企業(yè)管理新常態(tài)，其利用應(yīng)用信息系統(tǒng)對(duì)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行管理，可以減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、提升工作效率。企業(yè)購(gòu)買(mǎi)使用通用行業(yè)信息系統(tǒng)，在降低軟件成本的同時(shí)，增加了軟件使用風(fēng)險(xiǎn)。本文從業(yè)財(cái)融合視角，在內(nèi)部控制理論的指導(dǎo)下，通過(guò)對(duì)書(shū)店通用信息系統(tǒng)的應(yīng)用研究，找出書(shū)店銷(xiāo)售業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，選擇適當(dāng)?shù)目刂品椒?，針?duì)書(shū)店內(nèi)控存在的問(wèn)題提出合理化建議。

關(guān)鍵詞 業(yè)財(cái)融合 內(nèi)部控制 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)

一、書(shū)店銷(xiāo)售內(nèi)部控制系統(tǒng)概述

（一）內(nèi)部控制系統(tǒng)內(nèi)涵

內(nèi)部控制是由企業(yè)管理層及全體員工實(shí)施的、用于實(shí)現(xiàn)企業(yè)控制目標(biāo)的管理過(guò)程。內(nèi)部控制是隨社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展而來(lái)的，在企業(yè)內(nèi)部所采納的通過(guò)規(guī)劃、限制、評(píng)估、調(diào)整乃至控制等辦法、手段與措施的總稱。內(nèi)部控制首先是一種管理方法，是改善企業(yè)管理、保護(hù)資產(chǎn)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的手段;其次是一個(gè)管理過(guò)程，貫穿企業(yè)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，涉及企業(yè)全體員工;最后是一種管理制度，內(nèi)部控制通過(guò)制度落實(shí)管理方法，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全過(guò)程管理控制。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)合規(guī)合法、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

（二）書(shū)店加強(qiáng)銷(xiāo)售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.有助于保障企業(yè)的生存與發(fā)展。內(nèi)部控制作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要制度體系，對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，而銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制本身也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容之一。企業(yè)為了促進(jìn)銷(xiāo)售穩(wěn)定增長(zhǎng)、提升市場(chǎng)份額，規(guī)范銷(xiāo)售行為、防范銷(xiāo)售風(fēng)險(xiǎn)、制定適宜企業(yè)的銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制體系非常有必要。

2.有助于減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)借助一系列有效的規(guī)章制度及良好的銷(xiāo)售內(nèi)控制度，可以規(guī)范產(chǎn)品銷(xiāo)售過(guò)程，加快資金回流，減少資金被占用的情況，從而最大限度地減少企業(yè)呆壞賬風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用率，最終有效防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

3.有助于提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率。擁有良好的銷(xiāo)售內(nèi)控制度的企業(yè)，通過(guò)科學(xué)的流程管理，可使資源在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)共享，加快資源在企業(yè)內(nèi)部的有序流動(dòng);良好的流程管理可以使各環(huán)節(jié)崗位權(quán)責(zé)分明，各環(huán)節(jié)人員各司其職、各負(fù)其責(zé)，提高員工工作效率。

4.有助于提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)優(yōu)良的銷(xiāo)售政策不僅可以充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性，還可以將有限的資源配置到更有利于企業(yè)發(fā)展的方面。好的銷(xiāo)售政策一方面促進(jìn)應(yīng)收賬款良性回收，保證企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)資金需求，另一方面促使業(yè)務(wù)員銷(xiāo)售更多邊際收益高的產(chǎn)品或服務(wù)，從而使企業(yè)獲得更多收益，開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、開(kāi)拓新市場(chǎng)，最終提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、書(shū)店銷(xiāo)售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的基本框架

（一）銷(xiāo)售控制主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

1.客戶信用管理風(fēng)險(xiǎn)?？蛻粜庞霉芾砣笔?、信用管理制度不健全或缺少客戶資信評(píng)估制度，都會(huì)導(dǎo)致客戶選擇不當(dāng)或企業(yè)受到欺詐;對(duì)客戶無(wú)信用額度限制或經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)修改信用額度，會(huì)導(dǎo)致賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)失控。

2.合同簽訂不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)。合同的銷(xiāo)售價(jià)格、收款期限違背企業(yè)銷(xiāo)售政策;合同未對(duì)意外情況或特定細(xì)節(jié)問(wèn)題規(guī)范清楚，造成合同重大疏漏或欺詐;合同簽訂人未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同，導(dǎo)致企業(yè)合法益受到侵害。

3.發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn)。發(fā)貨未經(jīng)授權(quán)、發(fā)貨不符合合同約定而導(dǎo)致企業(yè)的貨物損失或企業(yè)與客戶的銷(xiāo)售爭(zhēng)議，或運(yùn)輸過(guò)程產(chǎn)生爭(zhēng)議或客戶不承認(rèn)收貨，都會(huì)造成銷(xiāo)售款項(xiàng)不能收回風(fēng)險(xiǎn)。

4.款項(xiàng)無(wú)法回收風(fēng)險(xiǎn)。存在企業(yè)信用管理不到位、結(jié)算方式選擇不當(dāng)、票據(jù)管理不當(dāng)?shù)惹闆r，或是收款過(guò)程中存在舞弊行為，這些都可能造成銷(xiāo)售款項(xiàng)流失。

（二）銷(xiāo)售控制主要方法

1.不相容崗位相分離。具體包括銷(xiāo)售部門(mén)與銷(xiāo)售人員應(yīng)專職獨(dú)立，銷(xiāo)售員不得兼職會(huì)計(jì)、收款、貨物保管、發(fā)貨等各崗位工作;銷(xiāo)售各個(gè)環(huán)節(jié)，包括合同簽訂、發(fā)票開(kāi)具、銷(xiāo)售價(jià)格、銷(xiāo)售方式、結(jié)算方式、銷(xiāo)售折扣與折讓、退貨等都要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)人員與經(jīng)辦人員分離。

2.授權(quán)批準(zhǔn)控制。企業(yè)建立銷(xiāo)售業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度，對(duì)客戶信用控制、銷(xiāo)售定價(jià)、合同審批、銷(xiāo)售價(jià)格折扣進(jìn)行分層管理，制定審批方式、權(quán)限、程序、責(zé)任相關(guān)控制規(guī)范。每個(gè)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)都需要通過(guò)批準(zhǔn)才能開(kāi)展，各級(jí)人員按授權(quán)審批程序辦理業(yè)務(wù)，避免越級(jí)審批、違規(guī)審批的情況發(fā)生。

3.會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。企業(yè)建立銷(xiāo)售、發(fā)貨、收款核對(duì)制度，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)審核業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，核對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)銷(xiāo)售、發(fā)貨、款項(xiàng)回收情況，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，確保會(huì)計(jì)記錄、銷(xiāo)售記錄、倉(cāng)儲(chǔ)記錄一致。企業(yè)還應(yīng)該構(gòu)建適合本單位的收入、應(yīng)收賬款核算會(huì)計(jì)制度，確保銷(xiāo)售會(huì)計(jì)記錄真實(shí)完整，制定應(yīng)收賬款清收、壞賬核銷(xiāo)制度，做好應(yīng)收賬款管理。

4.合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。合同風(fēng)險(xiǎn)防范控制是企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作，企業(yè)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估崗，安排專人負(fù)責(zé)識(shí)別、規(guī)避和控制合同風(fēng)險(xiǎn)，并就合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行和違約應(yīng)對(duì)措施等過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)可聘請(qǐng)專家參與。

5.信息系統(tǒng)控制。企業(yè)通過(guò)建立訪問(wèn)安全制度、對(duì)不同部門(mén)層級(jí)人員設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和限制訪問(wèn)模塊等方式，加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作控制。業(yè)務(wù)系統(tǒng)訪問(wèn)設(shè)置中的不相容職務(wù)，如退貨申請(qǐng)與退貨審批、價(jià)格折扣與收銀。信息系統(tǒng)相關(guān)模塊實(shí)行歸口管理，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)確完整地上報(bào)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)保證庫(kù)存商品或原材料數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確。

三、書(shū)店銷(xiāo)售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

（一）崗位設(shè)置與管理權(quán)限不明確

目前，企業(yè)還存在一人多崗的情況，部門(mén)內(nèi)部如簽訂合同、銷(xiāo)售、收款均由一個(gè)人完成?；虿块T(mén)間雖然設(shè)置了多個(gè)崗位，也對(duì)部門(mén)權(quán)責(zé)進(jìn)行了劃分，但存在權(quán)限劃分不明確、部門(mén)崗位責(zé)任無(wú)法落實(shí)、不按照流程或越權(quán)處理業(yè)務(wù)的情況。

（二）銷(xiāo)售合同管理不規(guī)范

企業(yè)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同簽訂無(wú)法實(shí)施有效的控制，合同簽訂隨意性大，這易導(dǎo)致某些合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)，最終產(chǎn)生合同糾紛;銷(xiāo)售合同失控嚴(yán)重時(shí)甚至出現(xiàn)銷(xiāo)售人員與購(gòu)買(mǎi)方串通，造成合同欺詐或合同舞弊。

（三）應(yīng)收賬款回收困難

很多單位沒(méi)有建立賒銷(xiāo)管理制度，無(wú)客戶的資信審查程序，無(wú)統(tǒng)一的信用評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，賒銷(xiāo)決策具有不確定性，賒銷(xiāo)出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉。單位未制定應(yīng)收賬款管理制度，財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法獲取應(yīng)收賬款的完整信息，發(fā)生壞賬和銷(xiāo)售人員舞弊的風(fēng)險(xiǎn)較大。收款責(zé)任無(wú)法落實(shí)，應(yīng)收賬款無(wú)法及時(shí)、全面地收回，造成企業(yè)資金短缺，嚴(yán)重時(shí)款項(xiàng)無(wú)法收回形成壞賬。

（四）信息系統(tǒng)運(yùn)行存在風(fēng)險(xiǎn)

很多企業(yè)反映購(gòu)入的業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法適應(yīng)單位實(shí)際情況，主要包括：一是業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法涵蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)，導(dǎo)致銷(xiāo)售收入遺漏;二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作不當(dāng)，無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)收銀，存在款項(xiàng)少收風(fēng)險(xiǎn)。三是由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的局限性，系統(tǒng)無(wú)法正確反映企業(yè)的銷(xiāo)售信息，當(dāng)企業(yè)采用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)不支持的促銷(xiāo)政策時(shí)，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn);四是銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部報(bào)告的系統(tǒng)缺失、內(nèi)容不完整、功能不健全，或業(yè)務(wù)信息不及時(shí)上報(bào)，均會(huì)影響管理者的經(jīng)營(yíng)決策。

四、完善書(shū)店銷(xiāo)售內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的策略

（一）明晰崗位職責(zé)

銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中的現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款等資產(chǎn)流動(dòng)性強(qiáng)，必須對(duì)其嚴(yán)格地實(shí)施審批授權(quán)、職務(wù)分離制度，方能合理保證資產(chǎn)安全完整。企業(yè)根據(jù)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)流程，結(jié)合不相容崗位分離原則，設(shè)置銷(xiāo)售業(yè)務(wù)崗位，規(guī)定各業(yè)務(wù)崗位職責(zé)范圍，對(duì)每一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)都制定具體的操作流程和規(guī)范，保證銷(xiāo)售業(yè)務(wù)正常開(kāi)展。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)不相容的工作崗位包括合同簽訂與合同審核、合同審核與發(fā)貨、貨款記錄與會(huì)計(jì)記錄、壞賬審批與核銷(xiāo)。

（二）加強(qiáng)合同管理

通過(guò)制定合同管理制度，企業(yè)對(duì)合同簽訂、合同履行、合同歸檔進(jìn)行管理。合同簽訂前應(yīng)有合同審批手續(xù)，合同簽訂與審批實(shí)行分級(jí)管理、逐級(jí)審批。常規(guī)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)合同可以采用經(jīng)律師審核過(guò)的通用模版。銷(xiāo)售價(jià)格在規(guī)定折扣權(quán)限內(nèi)的合同簡(jiǎn)化簽訂及審批流程。對(duì)標(biāo)的金額大、價(jià)格折扣率高、回款期限長(zhǎng)或涉及特殊條款的合同，在簽訂前加強(qiáng)審查。合同履行過(guò)程應(yīng)按照合同約定送貨、開(kāi)票、收款，待合同履行完畢，合同檔案交管理部門(mén)妥善保管。

（三）提高企業(yè)應(yīng)收賬款管理效率

建議企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行全過(guò)程管理，首先通過(guò)建立賒銷(xiāo)審批制度，完善賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，構(gòu)建企業(yè)信用管理體系，關(guān)注客戶的信用狀況，設(shè)置客戶信用等級(jí)，規(guī)定客戶賒銷(xiāo)額度等，這些均可以減少賒銷(xiāo)風(fēng)險(xiǎn)，提高應(yīng)收賬款回收率。

其次，賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)均簽訂正式合同，合同明確銷(xiāo)售定價(jià)、結(jié)算方式、支付期限、權(quán)利與義務(wù)條款，做好應(yīng)收賬款事前管理。

再次，建立應(yīng)收賬款催討機(jī)制，對(duì)應(yīng)收賬款事中管理，建立應(yīng)收賬款獎(jiǎng)懲制度以鼓勵(lì)業(yè)務(wù)人員提前催款。財(cái)務(wù)部門(mén)建立逾期賒賬賬單信息，提醒、督促業(yè)務(wù)完成貨款催討。財(cái)務(wù)部門(mén)形成應(yīng)收賬款的回收、賬齡等情況定期分析報(bào)告制度，為經(jīng)營(yíng)管理層、業(yè)務(wù)部門(mén)提供決策數(shù)據(jù)支持。

最后，銷(xiāo)售部門(mén)保留證明應(yīng)收賬款權(quán)益的材料，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行事后管理。當(dāng)應(yīng)收賬款無(wú)法回收時(shí)，合法的資料如合同、發(fā)票、發(fā)運(yùn)憑證、客服的交易記錄、溝通信息等，可提交作為向法院提起訴訟的證據(jù)或應(yīng)收賬款壞賬核銷(xiāo)的依據(jù)。

（四）切實(shí)通過(guò)業(yè)財(cái)融合減少信息系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)流程數(shù)據(jù)來(lái)源于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)業(yè)財(cái)融合，財(cái)務(wù)部門(mén)深入了解業(yè)務(wù)，可使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)盡快傳遞到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少業(yè)務(wù)端與財(cái)務(wù)端的信息不對(duì)稱;財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)獲取的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，反饋到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可使管理流程更有效;財(cái)務(wù)部門(mén)若了解業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)局限性，可針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的固有缺陷制定相應(yīng)表單或數(shù)據(jù)報(bào)送流程，這樣可避免系統(tǒng)缺陷造成數(shù)據(jù)上報(bào)差錯(cuò);企業(yè)構(gòu)建企業(yè)信息交流平臺(tái)，加強(qiáng)部門(mén)之間的交流溝通，促進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員發(fā)揮各自特長(zhǎng)，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

銷(xiāo)售是企業(yè)一切工作的起點(diǎn)及最終目的，財(cái)務(wù)部門(mén)作為企業(yè)的職能部門(mén)，應(yīng)服務(wù)于銷(xiāo)售。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員將業(yè)財(cái)融合的理念融入財(cái)務(wù)管理日常工作，一切以銷(xiāo)售為中心，堅(jiān)持以風(fēng)險(xiǎn)控制為導(dǎo)向，在內(nèi)部控制系統(tǒng)框架下指導(dǎo)銷(xiāo)售工作，這樣才能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（作者單位為柳州日?qǐng)?bào)社）

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