陳莉

【摘要】在當(dāng)前信息化背景下，高職院校學(xué)生檔案管理是重中之重。院校應(yīng)不斷引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，并將其應(yīng)用在學(xué)生檔案管理中，這樣的做法不僅可以完善傳統(tǒng)學(xué)生當(dāng)前管理工作中的不足，還可以加快學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，使學(xué)生檔案管理手段不斷創(chuàng)新，全面提高當(dāng)前學(xué)生檔案管理的效率，為高職院校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】信息化背景? 高職院校? 學(xué)生檔案管理

學(xué)生檔案在院校的管理活動(dòng)中形成，其可以反映出學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，并將學(xué)習(xí)、實(shí)踐、活動(dòng)、德育、能績(jī)等表現(xiàn)進(jìn)行記錄，是高職院校整體管理中必不可少的重要組成部分。因此，在當(dāng)前信息化背景下，高職院校的學(xué)生檔案管理應(yīng)進(jìn)一步完善，以信息化提高檔案的準(zhǔn)確度，完善傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理工作中的不足，以此促進(jìn)高職院校的發(fā)展。

一、高職院校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容

高職院校學(xué)生檔案管理是高校整體管理中必不可少的重要組成部分，管理的內(nèi)容具體包含以下幾個(gè)部分。

（1）高職學(xué)生在入校時(shí)需要提交高中時(shí)的檔案，且檔案不可缺失，所收集的檔案資料主要包括：新生入學(xué)登記表，登記表中必須包含準(zhǔn)確的個(gè)人信息，如家庭成員情況、學(xué)習(xí)情況等;新生入學(xué)體檢表，體檢表中的數(shù)據(jù)必須保證真實(shí)，避免含傳染病的學(xué)生入學(xué);前高中學(xué)生檔案，檔案中必須包括學(xué)生在高中時(shí)的經(jīng)歷情況，以此反映學(xué)生的素質(zhì)及思想品德;高考錄取信息，該檔案中必須包括高考分?jǐn)?shù);入團(tuán)材料中可包含團(tuán)籍材料或黨籍材料，以學(xué)生當(dāng)前的政治面貌為基準(zhǔn)。

（2）學(xué)生在校期間，高職院校需要繼續(xù)采集檔案材料，所采集的檔案材料主要包括：學(xué)生入學(xué)后的學(xué)籍注冊(cè)表、學(xué)生各項(xiàng)成績(jī)、院?；顒?dòng)等，其中學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)包括各項(xiàng)實(shí)踐學(xué)習(xí)及理論知識(shí)學(xué)習(xí)，包括學(xué)生的考試的補(bǔ)考和重修。除此之外，在檔案采集過(guò)程中需要記錄學(xué)生的異動(dòng)情況，異動(dòng)主要包括學(xué)生在校期間的休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)等材料，且檔案中需要包括學(xué)生的鑒定表、體檢報(bào)告、獎(jiǎng)罰材料等。

（3）在高職院校學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)生檔案中需要放入結(jié)業(yè)資料、結(jié)業(yè)成績(jī)、畢業(yè)生登記表等，對(duì)于優(yōu)秀的學(xué)生應(yīng)在檔案中放入獎(jiǎng)?wù)?，并附加就職推薦等材料，以此為學(xué)生日后發(fā)展部奠定基礎(chǔ)。

二、信息化背景下高職院校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

部分高職院校的學(xué)生檔案管理缺少信息化技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理無(wú)法真實(shí)反映出學(xué)生的情況，這樣的問(wèn)題不利于高職院校發(fā)展。

（一）檔案管理意識(shí)比較薄弱。就目前情況來(lái)看，部分高職院校缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員身兼多職，導(dǎo)致學(xué)生答案管理無(wú)法有效落實(shí)。同時(shí)，由于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)度不足，因此檔案管理意識(shí)較為薄弱，也無(wú)法合理應(yīng)用當(dāng)前的信息化管理技術(shù)。且部分檔案管理人員在學(xué)生檔案管理中認(rèn)為，檔案管理是單純的資料保管工作，操作單一，沒(méi)有過(guò)多的技術(shù)性要求，這樣就容易造成收集檔案的不及時(shí)，對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理意識(shí)受到了嚴(yán)重的阻礙。

（二）信息化檔案管理的水平低下。高職院校各院系的學(xué)生檔案管理人員大多為接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的信息化檔案管理培訓(xùn)，無(wú)法將現(xiàn)代化信息技術(shù)熟練應(yīng)用，在對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行收集和整理時(shí)，也沒(méi)有以信息化進(jìn)行資料整理，導(dǎo)致學(xué)生部分檔案丟失。同時(shí)，部分高職院校的信息化檔案管理缺少相應(yīng)的軟件設(shè)備與硬件設(shè)備支撐，且信息化檔案管理基礎(chǔ)不足，這樣的問(wèn)題難以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的確切落實(shí)。

（三）檔案資料收集尚未完善。學(xué)生檔案存在差異性，不同學(xué)生的檔案有所不同，在收集的學(xué)生檔案資料時(shí)，需要針對(duì)不同學(xué)生編制不同的學(xué)生檔案，使內(nèi)容可以反映學(xué)生的綜合素質(zhì)。但就目前情況來(lái)看，部分高職院校的學(xué)生檔案缺少針對(duì)性，且信息化檔案資料收集也尚未完善，個(gè)性化綜合素質(zhì)的材料幾乎沒(méi)有，如活動(dòng)參與度、社會(huì)實(shí)踐、道德品質(zhì)等，這樣的學(xué)生檔案無(wú)法反映出學(xué)生的真實(shí)情況。

三、信息化背景下高職院校學(xué)生檔案管理方式

（一）提高信息化檔案管理意識(shí)。高職院校當(dāng)前的發(fā)展離不開(kāi)信息化建設(shè)，因此學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)將信息化建設(shè)充分重視。首先，應(yīng)將學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)列入到整體規(guī)劃中，以此提高學(xué)生檔案信息化管理意識(shí)。其次，高職院校也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的投入，在資源方面給予支持，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，建立良好的檔案信息管理平臺(tái)。最后，高職院校需要采集多種學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況，不團(tuán)提高信息化檔案管理意識(shí)，使檔案可以反映出學(xué)生的綜合素質(zhì)。

（二）制定檔案管理信息化制度。由于高職院校的信息化管理建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，是高職院校中的系統(tǒng)工程，也因此對(duì)高職院校檔案管理人員提出個(gè)更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。高職院校首先應(yīng)制定檔案管理信息化制度，以此對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，豐富學(xué)生檔案管理人員的信息化知識(shí)，使學(xué)生檔案所包含的信息更為全面。其次，高職院校還應(yīng)定期對(duì)檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行考核，全面評(píng)估檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證學(xué)生檔案管理的有效性。

（三）檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施與管理標(biāo)準(zhǔn)完善。在信息化背景下，高職院校學(xué)生檔案管理應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施方面的建設(shè)，并積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，將陳舊的設(shè)備淘汰，進(jìn)而使檔案管理更符合高職院校自身需求。

與此同時(shí)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與信息化結(jié)合，完善當(dāng)前的管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理更有針對(duì)性，使學(xué)生檔案管理與當(dāng)前社會(huì)需求統(tǒng)一，并建立相關(guān)的規(guī)章制度，嚴(yán)密監(jiān)管檔案的保密性，確保檔案信息化建設(shè)的安全性與合理性，進(jìn)而推動(dòng)高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)合理化利用當(dāng)前信息技術(shù)，增加學(xué)生在校情況的材料收集類(lèi)別，使學(xué)生檔案可以作為客觀標(biāo)準(zhǔn)反應(yīng)學(xué)生的真實(shí)情況，以此提高院校的管理質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著我國(guó)科技的日益進(jìn)步，高職院校學(xué)生檔案管理應(yīng)重視信息化建設(shè)，以專(zhuān)業(yè)模式完善當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理中的不足，規(guī)范當(dāng)前學(xué)生檔案管理制度，使檔案可以反應(yīng)學(xué)生的綜合素質(zhì)，進(jìn)而提升高職院校學(xué)生檔案管理的效率，促進(jìn)高職院校深化發(fā)展。

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