王曉莉 王旭
【摘要】高校低值易耗品具有種類多、劃分細(xì)、單價(jià)低等特點(diǎn),與固定資產(chǎn)以及低值耐用品的管理方式有所不同,一直得不到高校的重視。本文以蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)材料管理體制改革為試點(diǎn),探討如何規(guī)范高校低值易耗品系統(tǒng)管理的思路,為規(guī)范高校實(shí)驗(yàn)材料管理提供參考和借鑒。
【關(guān)鍵詞】高校? 低值易耗品? 系統(tǒng)化管理
一、引言
根據(jù)《蘇州大學(xué)文正學(xué)院實(shí)驗(yàn)材料管理辦法(試行)》相關(guān)規(guī)定,低值易耗品是指單件在1000元以下(不含)且使用后即消耗或不能復(fù)原的實(shí)驗(yàn)材料,如各種原材料、燃料、試劑、玻璃陶瓷器皿、元件、零配件、開發(fā)板等。
對(duì)于構(gòu)成資產(chǎn)不可或缺的低值易耗品的管理,是高校物資管理的一個(gè)重要組成部分,務(wù)必引起管理者的重視,我院實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)管理中心作為實(shí)驗(yàn)低值易耗品的采購及管理部門,科學(xué)合理地采購,提高使用效率、降低流失率,滿足實(shí)驗(yàn)教學(xué)、師生科研等需要,是提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量的綜合體現(xiàn)。
二、背景
近年來, 隨著蘇州大學(xué)文正學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,新開設(shè)專業(yè)的不斷增多,實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容的不斷更新,實(shí)驗(yàn)室開放力度的不斷加大,實(shí)驗(yàn)課程、畢業(yè)設(shè)計(jì)、學(xué)科競(jìng)賽、教師科研等實(shí)驗(yàn)材料低值易耗品的需求量越來越大。
傳統(tǒng)的低值易耗品管理是手工賬和單價(jià)管理模式,這種陳舊的管理方式的已不再能滿足高校實(shí)驗(yàn)材料管理的高效性需求,網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)已成為高校提高教學(xué)質(zhì)量、提升科研能力的必要條件。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國(guó)的飛速發(fā)展和普及,尤其在高校,校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)日益完善,為網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)提供了契機(jī),越來越多的高校正在借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理中率先應(yīng)用的管理信息系統(tǒng)的理論和方法,開發(fā)適合于高校的管理信息系統(tǒng)。
蘇州大學(xué)文正學(xué)院作為一所應(yīng)用型本科院校,近年來發(fā)展迅速,學(xué)院加大了實(shí)驗(yàn)教學(xué)的投入力度,凡是有條件開設(shè)的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目,按教學(xué)計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行,因此實(shí)驗(yàn)用低值易耗的品品種和數(shù)量等大大增加,另外我院現(xiàn)有部分實(shí)驗(yàn)室在課余時(shí)間對(duì)學(xué)生開放,無形中增加了易耗品的消耗,增大了易耗品的管理難度。一方面我們要滿足學(xué)生做實(shí)驗(yàn)所用耗材,另一方面我們也要提高耗材的有效利用率,提高資金的經(jīng)濟(jì)效益。隨著學(xué)校的招生規(guī)模的擴(kuò)大,為適應(yīng)新形勢(shì)的需求,如何充分利用有限的資源,運(yùn)用更加科學(xué)的管理方法和信息技術(shù),提高低值易耗品管理效率,降低學(xué)校辦學(xué)成本,提高辦學(xué)效益,對(duì)促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、科研工作、資金的使用具有積極的意義。
本文以實(shí)現(xiàn)低值易耗品網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理為目標(biāo),結(jié)合高校的易耗品管理流程。從實(shí)驗(yàn)材料的購置計(jì)劃管理,入庫管理,到系統(tǒng)的出庫管理都有著明確的流程,作為一套完整的低值易耗品管理系統(tǒng),本系統(tǒng)集購置申請(qǐng)、入庫管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、出庫管理、數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置等功能為一體,使高校易耗品的管理變得更加規(guī)范化。
三、低值易耗品網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的建設(shè)
3.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)介紹
1、購置計(jì)劃管理:各相關(guān)教師根據(jù)實(shí)驗(yàn)課程以及科研活動(dòng)對(duì)低值易耗品的需求,向低值易耗品采購管理員提交采購申請(qǐng),并對(duì)通過審核的采購計(jì)劃執(zhí)行采購任務(wù)。
2、低值易耗品庫存管理:倉庫管理員對(duì)新采購的低值易耗品填寫詳細(xì)入庫單后,庫存信息支持同類物品匯總信息查詢,以及同類物品的入庫詳盡明細(xì)、擺放貨位的信息查詢。
3、低值易耗品出庫管理:倉庫管理員核對(duì)教師實(shí)驗(yàn)教學(xué)或科研活動(dòng)對(duì)低值易耗品的申請(qǐng)單,核對(duì)數(shù)量發(fā)放給教師。
4、查詢與統(tǒng)計(jì):已入庫統(tǒng)計(jì)表可按倉庫、貨位、物品在選擇條件范圍內(nèi)按物品金額、數(shù)量的統(tǒng)計(jì)匯總報(bào)表信息;領(lǐng)用物品統(tǒng)計(jì)表可按部門、領(lǐng)用人、物品在選擇條件范圍內(nèi)統(tǒng)計(jì)領(lǐng)用過的數(shù)量、金額、次數(shù)等信息;在庫物品統(tǒng)計(jì)表可按倉庫、貨位、物品在選擇條件范圍內(nèi)按物品金額、數(shù)量的統(tǒng)計(jì)匯總報(bào)表信息。
3.2 特點(diǎn)分析:1.符合最新的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)按照最新的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)。2.先進(jìn)的開發(fā)技術(shù)。采用先進(jìn)的開發(fā)技術(shù),為以后的技術(shù)升級(jí)和系統(tǒng)擴(kuò)充奠定基礎(chǔ)。3.高效,安全的數(shù)據(jù)信息共享。系統(tǒng)采用多種加密算法,密碼傳輸采用不可逆加密方式傳輸,保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性、高效的信息數(shù)據(jù)共享。4.直觀,簡(jiǎn)潔的操作界面。操作使用界面沿襲WINDOWS操作方式,適應(yīng)于大多數(shù)使用者的習(xí)慣,界面簡(jiǎn)潔。5.豐富的查詢,統(tǒng)計(jì),分析功能。提供了豐富的查詢,統(tǒng)計(jì)和分析功能,可以按照一定的條件和組合方式來篩選數(shù)據(jù),得到理想的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)。6.完整的數(shù)據(jù)報(bào)表。打印功能齊備,提供多種導(dǎo)出數(shù)據(jù)格式,滿足當(dāng)前各種報(bào)表要求,并為后續(xù)擴(kuò)展提供支持。
四、結(jié)束語
實(shí)驗(yàn)與實(shí)習(xí)管理中心作為學(xué)院實(shí)驗(yàn)材料的物資保障部門,加強(qiáng)對(duì)低值易耗品管理的首要目的就是為了加強(qiáng)學(xué)院的教學(xué)以及科研工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此,從管理模式上尤其需要注重精細(xì)化管理,從而提高服務(wù)于教學(xué)和科研的管理理念。只有與時(shí)俱進(jìn),在實(shí)踐中不斷地改進(jìn)低值易耗品的采購與管理辦法、積累經(jīng)驗(yàn)、健全和完善管理機(jī)制,才能不斷提高其服務(wù)質(zhì)量、工作效率和管理水平,才能確保高校科研經(jīng)費(fèi)的使用效益。因此在今后的管理中,更好的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)低值易耗品進(jìn)行管理,將有效促進(jìn)高校實(shí)驗(yàn)與科研工作健康有序發(fā)展。
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