牛婷婷

摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)水平及科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展的大形勢下，信息和知識已經(jīng)成為社會運(yùn)行和發(fā)展的重要資源，所以在很大程度上對檔案管理工作的要求也提高了?，F(xiàn)階段檔案管理工作想要為社會發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量就要具備更強(qiáng)大的信息處理和儲存能力，這樣檔案管理服務(wù)才能夠更加快捷準(zhǔn)確。同時檔案管理工作質(zhì)量的有效提高也離不開針對檔案管理人員的管理，檔案管理手段創(chuàng)新要求檔案管理工作者要解放思想、與時俱進(jìn)、破除因循守舊的觀念，跟上信息化發(fā)展的社會，學(xué)會利用更先進(jìn)的科技處理手段完成檔案的匯總和整理，全面開發(fā)和利用檔案信息資源，為社會發(fā)展提供信息支持。本文就在圍繞提高紙質(zhì)版檔案管理水平的基礎(chǔ)上提出創(chuàng)新檔案管理的手段，并對檔案的保密和利用工作進(jìn)行討論，旨在對影響檔案工作服務(wù)質(zhì)量的各種因素進(jìn)行全方位剖析和解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理;服務(wù)升級;研究策略

隨著當(dāng)前社會的快速發(fā)展，工作內(nèi)容越加復(fù)雜，檔案資源越加多樣化，因此檔案資源的價值越來越高，因此傳統(tǒng)檔案管理工作已然無法滿足當(dāng)前對于檔案管理工作的實(shí)際需求，檔案中豐富的信息也就成為了保密工作的重點(diǎn)。在實(shí)際工作中，檔案管理對于企業(yè)和國家來說都極為重要，檔案如果出現(xiàn)損壞或遺失，則很有可能導(dǎo)致企業(yè)的日常生產(chǎn)無法正常展開。特別是對于紙質(zhì)檔案管理工作而言，紙質(zhì)檔案容易損壞不易保存，目前我們還未發(fā)明出完美保存紙質(zhì)檔案的科學(xué)方法，所以就需要從其他渠道實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的保護(hù)。只有有效的管理方法才能夠合理降低紙質(zhì)檔案的損壞幾率，保證紙質(zhì)檔案的利用率可以達(dá)到最大化。

一、檔案的利用工作

檔案管理工作是社會進(jìn)步的一步重要環(huán)節(jié)，檔案的保存和利用價值會隨著社會需求的增加不斷提高，而且隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新，檔案管理工作更是實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展 。檔案管理工作主要是指企業(yè)內(nèi)部需要對各項(xiàng)日常生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的資料進(jìn)行分類管理，所以從企業(yè)工作人員到整個企業(yè)都屬于檔案管理的工作范疇。檔案管理和員工個人的隱私密切相關(guān)，和企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)長期發(fā)展息息相關(guān)，所以企業(yè)和負(fù)責(zé)管理檔案的都應(yīng)該注重檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

檔案管理工作如果出現(xiàn)處理不當(dāng)行為一定要及時改正過來，并且要及時和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，保證信息正確安全，確保工作效率不被耽誤。如果檔案因?yàn)楣ぷ魇д`被銷毀，檔案管理人員要及時和相關(guān)管理部門聯(lián)系，及時向領(lǐng)導(dǎo)通報事件的過程和結(jié)果，以最快時間找出補(bǔ)救方案，以免造成更大損失。保護(hù)檔案的完整性，嚴(yán)格保守國家機(jī)密是每一個公民應(yīng)當(dāng)具備的責(zé)任意識，也是檔案管理工作的主要職責(zé)，但在當(dāng)前檔案管理工作中，大部分管理工作者不重視檔案管理的重要性，經(jīng)常出現(xiàn)玩忽職守粗心大意的情況，從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失或者泄露。因此為了能夠有效提高檔案管理工作質(zhì)量，最大程度做好保密工作，則需要檔案管理人員根據(jù)檔案的不同特點(diǎn)以及工作內(nèi)容的不同性質(zhì)來進(jìn)行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之間的關(guān)系，不能傾向任何一方，這樣既能夠做好檔案的保密工作，還不會造成企業(yè)或國家的機(jī)密遺失、泄露等嚴(yán)重后果。

二、檔案管理工作環(huán)境會影響到檔案管理工作質(zhì)量

紙質(zhì)版檔案管理具備一定的特殊性，不僅受到主觀因素的影響，還影響到客觀環(huán)境的影響，具體可能會受到光照、溫度、濕度、灰塵等因素的影響。

1.光照

陽光照射會對紙張造成損傷，導(dǎo)致紙張發(fā)黃發(fā)硬筆跡變淡，其主要原因是由于紙張和筆跡中都存在一定的化學(xué)成分，在光照的影響下這些化學(xué)成分會分解或者變質(zhì)。因此在檔案管理工作中必須要盡可能防止光線長時間直接照射紙質(zhì)檔案。

2.溫度

紙質(zhì)檔案在不同的溫度環(huán)境下也會產(chǎn)生不同的變化，其主要原因是由于紙質(zhì)檔案中的分子運(yùn)動和溫度有直接的聯(lián)系，如果分子受高溫影響劇烈運(yùn)動必然會導(dǎo)致紙張的使用壽命縮短，最終會導(dǎo)致紙張破碎現(xiàn)象的出現(xiàn)。溫度對紙張造成的第二種影響即溫度達(dá)到一定程度會促成生物的衍生和繁衍，檔案儲存是極有可能會成為微生物或者極小型生物的繁殖空間，這些生物都會對紙質(zhì)檔案的保存和管理造成一定的威脅。因此在檔案實(shí)際管理工作中必須要保障溫度適宜。

3.濕度

紙張最大的敵人之一就是水分，所以濕度也是影響紙質(zhì)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。首先檔案儲存空間如果濕度較大會導(dǎo)致紙張吸收空氣中的大量水分，紙張長期處于潮濕的環(huán)境中會導(dǎo)致墨水再一次潮濕，從而導(dǎo)致筆跡模糊不清的狀況出現(xiàn)，甚至?xí)?dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損毀的情況。并且潮濕的環(huán)境也是霉菌生長的主要環(huán)境，紙張能夠吸收水分更加為霉菌提供了適宜的培養(yǎng)機(jī)，霉菌在紙質(zhì)檔案上不斷繁殖生長，就會對紙質(zhì)檔案造成負(fù)面影響。

4.灰塵

灰塵充斥在我們?nèi)粘Ｉ钪械拿恳粋€角落，而灰塵也是對紙質(zhì)檔案造成負(fù)面影響的主要原因，灰塵如若長時間與紙質(zhì)檔案接觸，極有可能會將污漬浸染在紙質(zhì)檔案上，從而導(dǎo)致文字的清晰程度下降，給資料的檢查和查閱造成了一定的阻礙，久而久之甚至可能會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損毀。

三、加強(qiáng)檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑

1.提升單位內(nèi)部檔案管理和保密意識

長期以來檔案的管理工作并沒有收到單位內(nèi)部的高度重視很直接的一個原因就是檔案管理工作并不會為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)收益，大部分管理工作者認(rèn)為檔案管理工作只是對信息進(jìn)行簡單的收集與整理，只需要完整的保存檔案即可，不存在很大的技術(shù)要求，從而忽略了完善的檔案管理可以提高工作效率，完善單位管理制度和用人制度的優(yōu)勢，忽視了其能帶來的潛在經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢。這種不重視的心理導(dǎo)致檔案管理被迫排除在核心工作范圍之外，檔案管理通常和其他工作混合辦公，辦公人員也只是能保證在工作中不泄露、不遺漏信息，但很難調(diào)動積極性實(shí)施對外的調(diào)查和查詢工作，這不僅對企業(yè)來說是一種損失，對于國家來說也是一筆不小的損失。檔案的保密工作對于檔案管理工作人員來說是十分重要的，為了提高工作人員對檔案管理工作的重視程度，促使檔案管理工作人員樹立正確的價值觀，并對檔案損壞的嚴(yán)重后果進(jìn)行充分認(rèn)識，單位要重視檔案管理和保密的作用，在人員配備、資金投入、設(shè)備優(yōu)化方面都要實(shí)現(xiàn)檔案工作的進(jìn)一步完善，要結(jié)合實(shí)際情況對檔案的完整性進(jìn)行定期檢查，如若發(fā)現(xiàn)問題，則應(yīng)當(dāng)及時利用科學(xué)技術(shù)手段解決，并做好檔案保存與管理，為檔案管理工作的順利展開打下良好的基礎(chǔ)。

2.建立完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作者必須要重視檔案的保密性原則，想要做好檔案保密和利用之間的平衡關(guān)系，就要根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展情況和人事管理制度制定具有高度科學(xué)合理性的數(shù)字化管理制度。制度的建立可以幫助檔案管理工作人員更好明確工作責(zé)任和義務(wù)，通過規(guī)范衡量自己的工作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，來激發(fā)員工工作的責(zé)任意識。并且工作制度的制定能更好建立檔案管理工作的考核制度，通過績效考核方案的制定規(guī)范工作人員的工作流程、提高工作人員的執(zhí)行力度、促進(jìn)檔案信息的規(guī)范化管理。檔案管理勢必要朝著互聯(lián)網(wǎng)化、綜合服務(wù)化、信息化以及市場化發(fā)展，管理制度的建立能在很大程度提高工作的進(jìn)度和規(guī)范性。

3.紙質(zhì)檔案管理的保護(hù)措施

想要保護(hù)好紙質(zhì)檔案，保證檔案完好，要做好檔案儲存空間管理。首先要避免陽光對紙質(zhì)檔案的影響，將檔案擺放在光照相對較少的地方，避免陽光直射，對于要特別保管的檔案要放在暗處或者絕對安全的地方，以免造成損壞。另外要做好儲存空間的溫度和濕度控制，要將儲存空間的溫度控制在一個穩(wěn)定溫度上，最好是控制在14度到18度之間，同時要注意在不同季節(jié)儲存空間濕度的控制，要利用科學(xué)合理的方法保持室內(nèi)空氣干燥，可以在室內(nèi)設(shè)置一些防潮設(shè)施，例如可利用石灰石硅膠等吸水能力強(qiáng)的物質(zhì)吸走空氣中多余的水分保證空氣的干燥。有條件的企業(yè)可以按照國家規(guī)定單獨(dú)興建檔案管理室，但考慮到這會加重企業(yè)的負(fù)擔(dān)成本，所以不具備條件的企業(yè)可以在辦公大樓內(nèi)選擇較為合適的地方存放檔案。但是出于對紙質(zhì)檔案的保護(hù)，存放地點(diǎn)的選擇要合理，而對于檔案的保密工作來說，不易于將檔案保存室設(shè)置在辦公樓的最底層，并且在建設(shè)檔案保存適時要對門窗進(jìn)行特殊處理，防止人為偷盜檔案。并且從檔案室設(shè)置的結(jié)構(gòu)來說還需要將辦公室和閱覽區(qū)分開，避免出現(xiàn)人為泄密的情況。檔案庫房管理要指派專人，要按照檔案管理制度，嚴(yán)禁一切無關(guān)人員進(jìn)出。要做好電子監(jiān)控設(shè)備的安裝，利用技術(shù)手段做到實(shí)時監(jiān)控，防止意外情況發(fā)生。檔案保密管理要嚴(yán)格遵循制度規(guī)定，做到科學(xué)管理，為檔案保密和安全維護(hù)打下良好的基礎(chǔ)。

4.完善監(jiān)督措施

長期檔案管理工作中出現(xiàn)失誤是正常情況，但是為了盡量減少工作失誤檔案管理部門還需要建立針對檔案管理工作人員的監(jiān)督檢查機(jī)制，對所有檔案和卷宗都需要進(jìn)行定期檢查和校對，一旦發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)誤差或錯誤則應(yīng)當(dāng)及時匯報，做好記錄并快速訂正。如若在檢查過程中出現(xiàn)極為惡劣的檔案損壞現(xiàn)象，那么則應(yīng)當(dāng)向管理工作人員咨詢解決辦法，及時采用合理的彌補(bǔ)措施，盡可能挽回檔案數(shù)據(jù)。要做好責(zé)任到人，讓工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性。

5.處理好檔案保密與管理利用的內(nèi)在關(guān)系

在日常工作中，檔案管理工作者必須要重視檔案的保密工作，保守國家秘密不僅是工作人員的責(zé)任和神圣職責(zé)，更是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，所以檔案信息必須做好保密工作。在檔案管理工作中，首先需要確認(rèn)好檔案管理期限和保密期限的綜合性作用，再結(jié)合企業(yè)的實(shí)際工作需求，制定全方面的檔案保存管理機(jī)制。在管理工作中有效甄別出檔案管理的保存期限，所有檔案管理保存需要符合國家相關(guān)法律規(guī)定，以此來保證檔案管理工作不會由于保存期限較短，而對國家安全和利益造成負(fù)面影響。但是檔案保密的目的之一也是為了更好地利用檔案，所以檔案也不能束之高閣，要在保證檔案保密工作做好的前提下讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值，要在合理范圍內(nèi)加以利用。在使用過程中要注意保證檔案信息不被泄露，檔案管理部門和使用部門要及時溝通。

6.做好檔案審查工作

在實(shí)際檔案管理工作中，檔案審查是一項(xiàng)極為重要的工作內(nèi)容，為了提高檔案的使用效益，必然要認(rèn)真審查檔案內(nèi)容。檔案審查要做到通過專業(yè)人員的審查科學(xué)、準(zhǔn)確地區(qū)分和判定檔案中的哪些資料可以使用，得到一個明確的控制范圍。主要分為三個環(huán)節(jié)。首先為初審檔案管理工作人員需要根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的文件進(jìn)行逐一審查，對開放期限內(nèi)的文件設(shè)置合理的開放控制范圍。其次為中審，終審工作者需要擁有較高的檔案管理工作技能，能夠?qū)ξ撮_放的檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的審查并且對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理與分析，對于一些不必要保存的檔案進(jìn)行刪減銷毀，有效減輕檔案管理工作壓力。第三為終審，終審除了要有專業(yè)的檔案管理工作人員參與以外，還需要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)共同完成，領(lǐng)導(dǎo)者需要分析檔案的內(nèi)容，在權(quán)衡利弊的條件下決定是否能夠?qū)n案開放。

7.完成檔案解密工作

大量的保密性根據(jù)《保密法》確定了三個等級 ，“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級，分級可以讓管理人員明確不同等級檔案管理的措施，提高檔案管理的效率，這樣才能在最大程度合理利用檔案促使檔案可以發(fā)揮出其的功能性。需要注意的是，保密檔案的等級并不是長期有效的，一旦檔案過了保管期限，那么檔案的保密價值就會大大降低，為了做好分級管理檔案管理工作者需要時刻關(guān)注保密檔案的期限。尤其是對社會各界要公開的檔案，一定要在保密期限到期之前計劃解密的步驟，根據(jù)時間規(guī)定完成開放前的審查工作，把仍然未解密的檔案列入可控制的范圍內(nèi)。

8.檔案開放前的基礎(chǔ)工作

在檔案開放前期，檔案管理工作人員還需要根據(jù)檔案的記載信息進(jìn)行系統(tǒng)整理，科學(xué)分類，按照基礎(chǔ)信息編纂目錄并制作排列目錄，方便后期檢查和使用。要建立健全檔號，原則就是符合檢索與管理要求。并且還需要編制檢索工具，如文字型、骨干型、基礎(chǔ)型檢索工具等，促使檢索方式更加多元化，可以有效提高檢索效率和檢索準(zhǔn)確度。最后是準(zhǔn)備副本，副本準(zhǔn)備主要針對內(nèi)容十分重要且珍貴的檔案資料，要確保資料的完整性和正確性，要專門指派專業(yè)的工作人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行抄錄、復(fù)印或者照相，保證資料的完整。

要通過嚴(yán)格的檔案管理工作才能保證檔案內(nèi)容不泄露，但是檔案管理也要重視其時效性和范圍，要在有限的使用范圍內(nèi)創(chuàng)造更多價值，所以現(xiàn)在社會公開的資料在為社會各界利用的同時必須要保證保密工作嚴(yán)格執(zhí)行，不損害國家利益。

結(jié)束語

在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展如此迅速的今天，創(chuàng)新檔案管理一個有效方法就是將檔案服務(wù)質(zhì)量優(yōu)化研究納入信息治理的宏觀體系之中，了解用戶的真實(shí)需求，全面提升檔案管理技術(shù)，為提升檔案管理部門的管理水平和質(zhì)量提供新的軟實(shí)力支持。檔案管理工作在現(xiàn)代社會中占有十分重要的位置，無論任何企業(yè)還是國家想要獲得長期發(fā)展，那么都需要做好檔案管理工作，合理規(guī)劃企業(yè)、國家的未來發(fā)展路徑，才能夠有效促進(jìn)企業(yè)、國家發(fā)展，增強(qiáng)我國綜合國力。創(chuàng)新檔案管理方式，增強(qiáng)檔案服務(wù)質(zhì)量是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，所以要做好檔案管理工作，要創(chuàng)建檔案管理新體制，增強(qiáng)工作人員的工作意識和責(zé)任意識，完善監(jiān)督機(jī)制，讓檔案管理在新體制的規(guī)劃和約束下，在做好保密工作的前提下發(fā)揮更大價值，平衡好檔案管理和利用之間的關(guān)系。

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（作者單位：陜西省天然氣股份有限公司）