王田碩 田震 郜海博
摘 ? 要:本文聚焦于電廠采購管理工作,以此為突破口,首先闡述了電子采購為采購工作帶來的優(yōu)勢。第二步介紹了電子采購模式與電廠采購管理的融合情況,并根據(jù)2015年電子商務平臺上線以來的實際執(zhí)行情況,分析了電子采購模式的優(yōu)勢和長期應用帶來的劣勢。第三步從2019年末“電子商城”采購新模式的新嵌入,講述了新模式的應用概況,并分析了優(yōu)劣。最后基于電廠采購管理中的實際樣本,歸納總結不足,揚長避短,并就新模式的應用實踐,提出新的方法、思路。
關鍵詞:“電子商城”采購 ?采購管理 ?SKU編碼
中圖分類號:F251 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼:A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號:1674-098X(2020)04(c)-0157-02
隨著經濟發(fā)展,技術進步,采購管理作為企業(yè)供應鏈的重要組成部分,越發(fā)得到重視。電子采購是采購渠道的又一進步,相比較于傳統(tǒng)采購模式,應用電子采購可以降低產品成本的5%~10%,降低流程成本的70%,縮短采購周期的50%~70%[1]。針對電廠采購管理而言,電子采購模式不僅能降低采購成本,提升了采購效率,還具體化了采購過程的陽光化管理,提高了企業(yè)內部采購管理水平和企業(yè)競爭力。
1 ?基于電廠采購管理的電子采購模式現(xiàn)狀分析
目前電子采購系統(tǒng)分類,分為四類:買方采購系統(tǒng)、行業(yè)采購平臺、采購中介系統(tǒng)[2]?;陔姀S采購管理的特點,從買方采購環(huán)節(jié)進行介紹,電廠ERP采購模塊、電子商務平臺、法務系統(tǒng)、ERP倉儲物資管理模塊組成了一套從頭到尾的供應鏈閉環(huán)流程。尤其是電子商務平臺的上線,大大降低了采購價格,強化了過程控制,優(yōu)化了供應商隊伍,提高了產品質量。長期的運轉以來,供應商可能會因競爭過于激烈不愿參加、通用性物資長期低價競爭導致產品質量下降、詢價時間過長導致貨期相應延長的現(xiàn)象。
電子商務平臺,利用自身的信息技術優(yōu)勢,為買賣雙方形成了信息的發(fā)布、搜索、交換、比價競爭、結果公示的成熟模式,一定程度上縮短了交易的時間,提高了企業(yè)運作效率。自2015年平臺上線以來,多措并舉的管理下,實現(xiàn)100%線上采購,規(guī)范采購制度,實現(xiàn)“需求、采購、決策”三分離,供應商共享,實現(xiàn)市場充分競爭,2017—2019年,年度平均節(jié)資率穩(wěn)定在10%~20%,充分體現(xiàn)出電子采購模式帶來的好處。電子商務平臺的優(yōu)勢,一是信息共享、對稱性空前提高,實現(xiàn)歷史交易、供應商管理易查可控;二是成本大幅降低,通過平臺比對產品型號性能,實現(xiàn)物美價廉,減少文件處理、流轉登過程交易成本;三是速度、效率雙提高,電子標準化的設計,減少出錯率和處理時間;四是為框架采購提供大數(shù)據(jù)支持。
但是電廠采購管理環(huán)節(jié)的特點和多系統(tǒng)聯(lián)動辦公的影響,也制約了采購成本、采購時間、采購效率的提升潛力。長期的競爭,供應商范圍收縮,“價格戰(zhàn)”也逐漸體現(xiàn)出來,不利的影響也就逐漸顯現(xiàn)。因電廠內部采用物資編碼作為需求提報標準,物資編碼特征值的填寫也有一定的標準規(guī)范,就通用性物資而言,一般需求人員不會過多體現(xiàn)品牌型號,如:A4紙(80G),供應商就會以“價格低中標”原則進行報價,造成品牌差異,最終導致質量下滑。長期競爭卻無法中標的廠家,也會形成不想報的畏難心理,最終導致供應商數(shù)量驟減。需求描述的不充分,造成實物達不到心理預期,造成退貨或換貨,大大影響采購成本和采購效率。
2 ?基于電廠采購管理的電子商城模式的應用
基于電子商務平臺初期模式的運轉現(xiàn)狀,于2019年10月內嵌“電子商城”采購新模式,既改善不利影響,又推動采購管理再上新水平。“電子商城”采購新模式的推廣應用,采用“第三方模式”,即:京東商城自營業(yè)務。第三方模式,采購方、供應方只需要在“電子商城”中描述各自需要或提供的產品信息,第三方經過信息的歸納整理,促使雙方形成交易。
“電子商城”采購新模式,從商品編碼(以下簡稱“SKU編碼”)的選擇、ERP平臺同電子商城的需求、訂單、收發(fā)存業(yè)務,售后、結算業(yè)務形成有效對接。經過4個月的試運行,該模式成效顯著,月采購金額占比5%,穩(wěn)步提升。一是100%滿足內部需求人員心理預期,需求人借助““電子商城”或“京東商城”尋找合適編碼,不會無故出現(xiàn)退換貨矛盾;二是減少超概項目,自營物資價格透明化;三是,采用“京東自營”運輸模式,貨期大幅提升,80%實現(xiàn)24h送達。四是辦公、勞保等通用性物資成本顯著降低,據(jù)2019年11月數(shù)據(jù),新模式月度采購金額15.42萬元,節(jié)約成本29.42%。
新模式的試行離不開有效的措施保障。一是解決SKU編碼同傳統(tǒng)編碼的適應性,考慮到傳統(tǒng)編碼特征值不全的特性和SKU編碼的唯一性,加強編碼審核管理,提報需求實現(xiàn)不矛盾、不沖突。二是解決商品定期上線機制,定制商品上架編碼模板,每周實現(xiàn)上架商品定期上報機制。三是應對處理預購商品同商城對應物資數(shù)量或規(guī)格不統(tǒng)一現(xiàn)象,加大采購環(huán)節(jié)限制,形成通報考核機制。四是協(xié)調解決預購商品商城庫存不足、地區(qū)限售、安裝要求等事件,根據(jù)幾類事件的解決方式,歸納總結,形成統(tǒng)一行為規(guī)范,便于日常操作。五是實現(xiàn)到貨清點、質檢、入庫、出庫等環(huán)節(jié)關鍵操作完全滿足內部控制點要求,如:到貨單的模板通報、退換貨日常溝通機制。六是創(chuàng)新開拓思維,解決特殊費用無法線上采購的困擾?!半娮由坛恰辈少徯履J降脑囆?,更注重以客戶為中心和對采購流程管理的創(chuàng)新,實現(xiàn)普通電子采購模式向細化電子采購模式的轉變,高效率的實現(xiàn)信息的匹配,縮短供貨周期,保障了產品質量,提高了采購管理水平,豐富了“讓采購更專業(yè),讓供應更便捷”的內涵。
3 ?“電子商城”模式的應用探討
電子采購是企業(yè)實現(xiàn)降本增效的有效手段,如何確保新模式繼續(xù)發(fā)揮作用,并形成強大助力。依據(jù)“電子商城”采購新模式的應用進展,我們也針對典型事例開展了分析、歸納,并探討提出可行的辦法。
(1)加大宣貫力度,通用性物資優(yōu)先采用新模式。鑒于通用性物資質量達不到需求人員心理預期的情況和“電子商城”采購新模式的推廣試行,一是從全局考慮,選取辦公用品、個人勞保用品為試點類型物資,全面推廣使用新模式采購,并定期形成通報分析。二是以半年時間為考察期,期間完全鼓勵推薦使用新采購模式,考察期后,視節(jié)資率、退換貨率、日常系統(tǒng)操作等擴大范圍。
(2)警惕重要時間節(jié)點,價格波動。當重要購物時點,采購人員應警惕電子商城的價格波動過大,選擇合適的時機下單,避免造成本損失。風險也伴隨機遇,新模式也是培養(yǎng)采購人員市場洞察力的一個重要途徑。
(3)優(yōu)化風險點控制,減少人為錯誤。因新模式上線不久,其選擇商品的唯一標準便是SKU編碼,審核SKU編碼及計劃價格的合理性,有效過濾需求不一致、超概情況。需求審批和商品選購缺乏限制,增強采購人員的職業(yè)素養(yǎng)和提升計劃、倉儲環(huán)節(jié)人員的細心,為該模式優(yōu)化提出新思路。大宗物資退換難,做好退換貨機制保證,對照電廠內控制度,合理優(yōu)化流程,做到“易學易會易操作”。
(4)部分采購業(yè)務受非工作時間限制。目前,新模式采購過程中涉及到庫存不足、地區(qū)限售、限時搶購等采購情況時,需要與京東企業(yè)購對接,非工作時間溝通成為一道障礙。一是組建用戶討論群,靈活運用新社交媒體交流解決問題;二是采購模式盡快完善改善以上常見情形,系統(tǒng)化、標準化解決問題;三是善于總結方式方法,積累經驗,用經驗主義推動采購業(yè)務。
(5)關鍵績效指標的摸索。傳統(tǒng)的采購指標適用于新模式,根據(jù)新模式的特點,推陳出新,得出新指標來描述這一采購行為至關重要,如:SKU編碼一次通過率、采購成本最大結余額[3]、退換貨比率等。
4 ?結語
基于電廠采購管理工作的開展,電子采購模式的優(yōu)勢得以彰顯,劣勢也因長期的應用逐漸體現(xiàn)在日常工作方方面面中。為進一步做到提質增效、平衡利弊,“電子商城”采購模式內嵌化應用工作的開展,成為重中之重,既帶來了高效、便捷,也帶來了管理風險和應對挑戰(zhàn)。推進“電子商城”采購新模式,既是挖掘降本增效潛力的有效手段,也是電子采購模式查缺補漏的改善做法。采購新模式的應用實踐,充分體現(xiàn)出信息對稱的重要性,消除了諸多中間不增值的環(huán)節(jié),降低采購成本;利用商城自有物流,縮短采購周期,提高采購效率和效益。當然,新事物的應用,必將伴隨著矛盾的滋生,擴大新模式范圍,優(yōu)化流程控制,形成電子商城關鍵指標評價體系是后續(xù)一段時間的實踐方向。
參考文獻
[1] 徐曉雨,朱道立.基于互聯(lián)網的電子采購模式研究[J].物流技術,2001(5).
[2] 羅潔.電子采購平臺的研究與應用[D].南京郵電大學,2012.
[3] 張志勇,李斌,洪衛(wèi)東,等.電子采購成本節(jié)余指標的計算方法及應用問題的研究[J].中國市場,2007(7):90-94.