聶威+張玉芹+張寧+李勇奇
摘要:作為國有企業(yè),煙草企業(yè)的一舉一動都會受到社會大眾的關注。因此,煙草企業(yè)必須要加強內部管理,向管理要效益,確保國有企業(yè)的保值與增值。精益管理作為一種先進的管理理念,對于提高煙草企業(yè)的效益具有良好的作用。同時,推進精益管理還是國家局在總結歷年來的企業(yè)管理成果的基礎上所提出的要求。在文中就濰坊煙草專賣局(公司)采購精益化管理實踐進行介紹,以期為精益管理的持續(xù)推進提供借鑒。
關鍵詞:煙草企業(yè),精益管理,采購
煙草企業(yè)作為國有企業(yè),在當前履行國際煙草控制框架公約、公共場所禁煙、經濟增長下行的形勢下,一舉一動備受社會關注,國家局新一屆黨組提出了實踐“三大課題”、提升“五個形象”的要求,濰坊市煙草專賣局(公司)按照上級要求,認真履行國企保值增值責任,嚴格內部規(guī)范管理,深入挖潛,向管理要效益、要紅利,在招標采購工作中導入精益管理思維,引入PDCA工具,創(chuàng)新工作思路,加強招投標監(jiān)管,規(guī)范操作程序,取得了較好實效。
一、P階段 做好計劃,集中采購
濰坊市局(公司)固定資產規(guī)模較大,每年物資采購費用、維修費用等金額較多,為降低采購成本,我們通過定標準、出目錄、分類別、設門檻四步,確保計劃到位,有的放矢。
一定標準。落實國家局、山東省局(公司)有關實物資產配置管理政策,開展《實物資產配置標準研究與管理實踐》課題研究,針對生產經營需要科學配置,形成《實物資產配置標準》。
二出目錄。根據《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》(中煙辦〔2012〕313號)文件精神,編制《集中采購目錄》,對目錄范圍內的項目一律實施集中采購。
三分類別。一方面,合并采購同類項,對招標額度較小的相近項目進行合并招標,提高項目吸引力,防止單一項目金額過小流標。
四設門檻。綜合測算公開招標成本,科學劃定公開招標數額,將5萬元作為委托招標代理機構公開招標的起點,凡是5萬元以上的項目,只要具備公開招標條件,一律實施公開招標,5萬元以下的項目,也要根據《采購管理辦法》要求,選用適當的采購方式。通過以上措施,擴大公開招標范圍,降低招標采購成本,實現應招盡招。
二、D階段 創(chuàng)新機制,精益采購
一做調研。采購前,物資、服務類項目需求部門開展市場考察調研,掌握第一手資料,報采購辦核實;建設投資類項目由采購辦組成考察組,現場審核項目可行性、必要性,核實后由設計單位進行設計,第三方造價機構進行造價,并核定控制價;所有項目本著“滿足需求、不求先進”的原則確定采購標的規(guī)格、質量,合理確定招標談判控制價。
二定辦法??茖W制定招標文件和評分辦法,招標文件和控制價的制定由需求部門、歸口部門、采購辦結合市場考察情況聯合制定,杜絕控制價虛高和傾向性問題的發(fā)生,并由法規(guī)、審計等部門對招標文件進行審核,確保采購活動科學性、合法性。同時,圍繞評分辦法,配套做好招標說明和投標文件格式,針對不同項目特點,設置不同的評分項目,使投標供應商明確采購需求,有針對性進行投標。在2014年新建卷煙物流配送中心倉儲分揀設備招標中,經過項目組反復研究論證、模擬試驗,改善評分辦法,中標后節(jié)約資金902.6萬元,資金節(jié)約率達到16.4%。
三走流程。實施流程再造,結合新常態(tài)、新要求,重新編制采購、投資系列流程,科學設定節(jié)點,明確節(jié)點要求和標準,科學繪制流程圖,提高流程指導性、實用性。如工程投資項目,對前期手續(xù)進行系統梳理,明確實施流程,全市范圍內統一招標確定項目設計單位、項目監(jiān)理單位、工程造價單位和項目審計單位,由設計單位進行方案設計、第三方造價咨詢機構編制、審核工程量清單和招標控制價、招標代理機構組織公開招標、第三方審計機構審計決算,以此提高了投資項目的科學性、規(guī)范性,節(jié)約了費用。
三、C階段 監(jiān)督到位,規(guī)范管理
一是完善規(guī)章制度。結合采購工作中遇到的問題和梳理的薄弱環(huán)節(jié),濰坊市局(公司)出臺了《招標代理機構管理辦法》、《供應商管理辦法》、《固定資產投資項目竣工驗收管理辦法》,同時對《采購管理辦法》有關條款進行細化,加強對采購相關各方的管理,明確責任,確保采購活動依法依規(guī)實施。
二是規(guī)范“三項工作”管理。按照“流程程序化、節(jié)點科學化、標準明細化、責任具體化”的原則,規(guī)范 “三項工作”管理委員會議召開程序,明確下設管理辦公室的職責,統一規(guī)范議題模板和五種采購方式工作模板,堅持標準運作,嚴格職責履行,確保項目運作質量,提升精益管理水平。
三是規(guī)范服務機構管理。加強對第三方服務機構的管理,斬斷利益輸送鏈條。每月初抽取一次招標代理機構和造價單位,將近期需要開標的項目按照金額打包,均衡分布到每一家入庫招標代理機構和造價單位,由需求單位代表在整頓辦、審計科等部門人員現場監(jiān)督下隨機抽取,確保入庫招標代理機構和造價咨詢機構業(yè)務均衡;對入庫招標代理機構進行工作評價,根據評價結果建立進入退出機制,促使招標代理機構自覺加強內部管理,提供優(yōu)質服務。
四是規(guī)范招標評委管理。評標以外部評委為主,采用政府專家?guī)?,在保密狀態(tài)下按照所需專業(yè)隨機抽取,特殊專業(yè)政府專家?guī)煸u委不足的,邀請政府有關部門和大專院校的教授參與評標;內部評委在監(jiān)督部門監(jiān)督下從本單位專家?guī)祀S機抽?。凰性u委一律開標前通知,確保評委產生公平公正。
五是規(guī)范開標過程監(jiān)管。開標前委派監(jiān)督人員,監(jiān)督部門輪流監(jiān)督,不固定人員;開標時采購辦人員、需求單位(部門)人員、監(jiān)督人員提前進入評標室監(jiān)管評委,全過程監(jiān)督評標;開標會場監(jiān)管和評標現場監(jiān)管采用兩套班子,實現無縫覆蓋;開標結束當場公布投標商得分和擬中標人,確保開標結果不受人為干預;引入第三方監(jiān)督,開標過程公證處全程參與,確保開標過程公平公正。
四、A階段 固化優(yōu)化,陽光采購
一是制定模板,固化推廣經驗。根據長期采購經驗,制定招標采購模板,將所有項目分為基建維修類、易攜帶樣品物資類、無樣品物資類、維保維護服務類四種,每一類別根據類別特點制定評分模板,不同類別的評分側重點和分值設置不同,同時,圍繞采購標的關健指標,科學設定評分項,加大分值,突出評標重點。
二是專項評查,優(yōu)化招標流程。每季度評查采購項目“一項一卷”,評查人員追溯采購過程,將實際采購工作與“一項一卷”材料一一對應,對招投標資料的全面性、科學性以及招投標過程進行全面評價,對發(fā)現問題及時糾正,促使招標流程不斷優(yōu)化。
三是立足“三公”,實施陽光采購。保公開,民主化決策。制度方面,制定出臺各種辦法,規(guī)范業(yè)主、招標代理機構、供應商的行為,確保從招標到履約全過程有章可循;民主決策方面,規(guī)定項目立項、采購方式的選擇均通過“三項工作”會議票決通過,重要項目的招標文件由主要領導召集專項工作會議研究通過。保公平,多部門聯動。建立監(jiān)督制約機制,所有項目實施需求單位、采購辦、監(jiān)督部門缺一不可,同時到場參與,實現內部人員互相監(jiān)督、互相制約。保公正,引入第三方監(jiān)督。邀請第三方機構全過程監(jiān)督開標評標,重要項目邀請政府招標辦、監(jiān)察局等部門參與監(jiān)督,提高招標公信力。
參考文獻:
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