陳丹紅

摘 要：本文基于對(duì)信訪檔案特殊價(jià)值的闡釋，論證了信訪檔案信息化建設(shè)的必然性及重要意義，分析了實(shí)現(xiàn)信訪檔案資源、工作流程以及管理方法信息化需要解決的問題，并且探討了檔案資源建設(shè)、數(shù)據(jù)庫與信訪檔案共享平臺(tái)構(gòu)建的實(shí)現(xiàn)途徑，從軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施完善、相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建以及專業(yè)人才培育等方面，闡述了推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息化;必要性;建設(shè)目標(biāo);實(shí)現(xiàn)途徑;信訪檔案

隨著信訪工作量、歸檔資料的形式與信息類型的增加，檔案信息資源的匯總、處理、歸檔以及信息的利用都面臨很多問題，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，可以有效緩解信訪檔案管理的困境。

一、信訪檔案的特殊價(jià)值

信訪檔案除了具備一般檔案資源的特質(zhì)，還對(duì)于優(yōu)化社會(huì)治理體系具有特殊價(jià)值。信訪檔案完整和全面的反映了特定時(shí)期社會(huì)背景下的典型社會(huì)矛盾，并且檔案中的信訪人申訴材料、接訪部門的處理流程、批復(fù)文件與結(jié)案報(bào)告等文件，詳盡記錄了矛盾的產(chǎn)生原因、發(fā)展歷程以及解決措施。因此，信訪檔案除了可供信訪工作人員查詢和借鑒，還能夠作為分析社會(huì)矛盾、優(yōu)化相關(guān)政策法規(guī)以及社會(huì)整體體系的依據(jù)。所以完善信訪檔案管理，并確保所有信息資源得到妥善處理和利用，對(duì)于做好信訪工作和提升社會(huì)治理體系的運(yùn)行效率都非常關(guān)鍵。

二、信訪檔案管理信息化的必然性及重要意義

1.信訪檔案管理信息化的必然性

在信息技術(shù)得到廣泛運(yùn)用的今天，檔案信息加工技術(shù)、利用方式以及管理方法必須做出改變，才能夠契合現(xiàn)代人們的信息傳遞、處理以及利用習(xí)慣，確保檔案信息資源得到科學(xué)管理和高效利用。首先，在高度信息化的行政管理領(lǐng)域，各部門在處理日常事務(wù)時(shí)，生成的文件資料形式、載體也發(fā)生了實(shí)質(zhì)性變化，數(shù)字化的文檔、圖表以及多媒體影音文件所占比例越來越大。因此各信訪工作部門的檔案資源形式、存儲(chǔ)介質(zhì)以及歸檔保管的方法也必須做出相應(yīng)的改變。其次，社會(huì)公眾以及信訪工作相關(guān)人員也有了新的信息查詢、利用習(xí)慣，只有將信訪檔案信息化，才能夠發(fā)揮其應(yīng)有的利用價(jià)值。所以信訪檔案信息化建設(shè)既有其必然性，也是提升信訪工作效率和檔案信息利用率的需要。

2.實(shí)現(xiàn)信訪檔案管理信息化的重要意義

近年來由于信訪檔案信息量持續(xù)增長(zhǎng)，信息資源形式、處理方法和存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化，傳統(tǒng)的信訪檔案管理模式逐漸難以應(yīng)對(duì)。工作人員在進(jìn)行信息采集、歸類、建檔時(shí)，面臨很多技術(shù)性問題。首先，對(duì)不斷增加的電子檔案資源的分類與建檔，沒有完善的技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系，因此信訪檔案的管理質(zhì)量得不到保障。其次，在檔案信息資源的利用方面，由于不同層級(jí)以及部門、單位所屬的信訪機(jī)構(gòu)之間沒有溝通與信息交流機(jī)制，因此信訪檔案資源的管理呈現(xiàn)割裂局面，影響對(duì)特定類型信訪問題的研究以及信息利用價(jià)值的發(fā)掘。構(gòu)建信訪檔案的信息化管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫，完善相關(guān)法律法規(guī)以及信息采集、加工與管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不僅可以徹底解決上述問題，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信訪檔案信息資源的共享和深度利用。

三、實(shí)施信訪檔案信息化建設(shè)必須解決的問題

實(shí)施信訪檔案信息化建設(shè)不僅需要配置軟硬件設(shè)施、構(gòu)建信息化的管理平臺(tái)，還需要改變傳統(tǒng)的管理制度、法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)體系，而且檔案資料的采集、建檔保管以及利用模式，也必然涉及到信息技術(shù)的運(yùn)用。因此無論是技術(shù)應(yīng)用規(guī)范還是管理機(jī)制構(gòu)建，都面臨多方面的問題。

1.軟硬件設(shè)施建設(shè)

計(jì)算機(jī)管理軟件、搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)以及構(gòu)建數(shù)據(jù)庫所需的硬件設(shè)備是信訪檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，所以各信訪機(jī)構(gòu)必須先完善實(shí)施信息化管理的軟硬件設(shè)施。由于信訪檔案有其特殊性，既要求實(shí)現(xiàn)各個(gè)信訪機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享，又必須準(zhǔn)確區(qū)分不同類型信訪檔案的性質(zhì)、保密級(jí)別，才能維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益并保障檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全。所以在完善信訪檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，必須針對(duì)信訪工作以及信訪檔案管理的特點(diǎn)，進(jìn)行軟硬件系統(tǒng)的研發(fā)和設(shè)計(jì)。

2.法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建

信訪檔案管理需要以檔案和信訪工作相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，對(duì)原始文件、影音資料等進(jìn)行加工和建檔保管。目前，進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，原有的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系中的部分條款不再適用，還存在很多缺失的內(nèi)容。因此推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)，必須基于頂層設(shè)計(jì)來整合和構(gòu)建完善的法律法規(guī)體系，才能為進(jìn)一步的檔案資源數(shù)字化加工、信息共享數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)的建設(shè)提供依據(jù)。

3.信訪檔案信息化管理人才

信息化的信訪檔案管理要求相關(guān)人員能夠運(yùn)用信息技術(shù)，而且熟悉檔案資源的數(shù)字化加工、信息處理以及數(shù)字化檔案資源的管理方法。因此要想落實(shí)信訪檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，必須有足夠的專業(yè)人才。首先，工作人員必須熟悉信訪工作和檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，才能夠?qū)ο嚓P(guān)信息資源進(jìn)行準(zhǔn)確、規(guī)范的分類并完成建檔工作。其次，需要有一定的信息技術(shù)運(yùn)用能力，能夠使用系統(tǒng)管理軟件、硬件設(shè)備，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫維護(hù)、編制檔案目錄等。

4.網(wǎng)絡(luò)安全問題

在信訪檔案信息化管理過程中，必須基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的傳遞、加工和存儲(chǔ)。所以木馬程序、黑客攻擊以及系統(tǒng)自身運(yùn)行故障等因素，都會(huì)影響信訪檔案信息的安全。如果系統(tǒng)服務(wù)器等設(shè)備因維護(hù)不當(dāng)或遭受病毒等侵襲而出現(xiàn)故障，不僅影響用戶的正常登錄和信息查詢，還會(huì)面臨檔案信息丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。信訪檔案當(dāng)中有大量涉及當(dāng)事人隱私的內(nèi)容，如果信息泄露，會(huì)侵害當(dāng)事人的權(quán)益，因此網(wǎng)絡(luò)安全在信訪檔案信息化建設(shè)中必須得到有力保障。

5.信息資源建設(shè)與數(shù)據(jù)庫構(gòu)建

信訪檔案信息化建設(shè)旨在對(duì)所有檔案資源進(jìn)行信息化的管理、利用，因此必須完成數(shù)據(jù)庫與數(shù)字化的信息資源建設(shè)。但紙質(zhì)文檔和影音資料的數(shù)字化加工、信訪工作中新生成的載體與形式各異的檔案資源的加工和存儲(chǔ)，都需要依據(jù)新的技術(shù)規(guī)范和管理制度完成。歷史積存下來的各類信訪檔案必須進(jìn)行數(shù)字化加工，才能夠上傳和存儲(chǔ)至系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，便于在線查閱和分享。新生成的不同類型信訪檔案資源的加工、存儲(chǔ)形式和管理方法必須有完善的標(biāo)準(zhǔn)，才能夠保障信訪檔案的完整性和有效性。

四、推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)的有效策略

1.相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的完善

針對(duì)信訪檔案信息化缺乏完善的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)體系指導(dǎo)的問題，必須由相關(guān)部門組織法學(xué)、檔案管理等領(lǐng)域的專家進(jìn)行深入研究，對(duì)現(xiàn)有法律法規(guī)中不再適用的條款進(jìn)行修訂。針對(duì)信訪檔案資料的數(shù)字化加工、信息資源管理以及網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)規(guī)范不健全的問題，提出可行的解決方案。構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)體系及各類技術(shù)規(guī)范，以便推動(dòng)信訪檔案的信息化建設(shè)。

2.研發(fā)和推廣規(guī)范化的軟硬件系統(tǒng)解決方案

為了實(shí)現(xiàn)各信訪機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)之間順暢的信息交互，保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和便于管理維護(hù)，應(yīng)研發(fā)和推廣規(guī)范化的軟硬件系統(tǒng)解決方案。組織科研機(jī)構(gòu)的專業(yè)技術(shù)人員或者與系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行合作，開發(fā)與信訪檔案管理、信訪工作特點(diǎn)相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)，并且規(guī)范硬件設(shè)備的選型和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。從而加快各層級(jí)、區(qū)域信訪機(jī)構(gòu)的檔案信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)大范圍的信息資源共享并提高信訪工作、信訪檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

3.培育信訪檔案信息化管理的人才

專業(yè)管理人才缺失是制約信訪檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，應(yīng)基于對(duì)現(xiàn)有人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、檔案管理技術(shù)的欠缺，制定有目標(biāo)的培訓(xùn)計(jì)劃。分析信訪檔案信息化建設(shè)對(duì)相關(guān)崗位人員的新要求，為其提供系統(tǒng)化的課程。此外也可以向已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理單位學(xué)習(xí)，促使相關(guān)人員盡快提升其信訪檔案信息化管理的技能。

4.不斷優(yōu)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施

要想保障信訪檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)安全，需要持續(xù)優(yōu)化各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。首先，信訪檔案管理部門的信息化系統(tǒng)應(yīng)由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，并且進(jìn)行動(dòng)態(tài)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，以便有效防范計(jì)算機(jī)病毒等因素的威脅。其次，信息化的信訪檔案管理系統(tǒng)軟硬件必須及時(shí)升級(jí)，才能夠保障檔案信息的傳輸、存儲(chǔ)安全，應(yīng)對(duì)不斷更新和升級(jí)的黑客攻擊技術(shù)手段。

五、結(jié)束語

信訪檔案信息化建設(shè)能夠提升信訪服務(wù)質(zhì)量，提升檔案信息資源的利用率并優(yōu)化信訪資源配置。因此應(yīng)基于對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)中遇到的問題的分析，探索有效的解決辦法，并且將成功的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行共享和推廣，盡快實(shí)現(xiàn)信訪檔案的信息化管理和在線共享。

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（作者單位：福建省泉州市信訪服務(wù)中心）