賀金風(fēng)

摘要：鑒于傳統(tǒng)報(bào)銷流程存在的弊端，筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐，提出在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)引入信用體系，重點(diǎn)介紹了財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中信用體系的設(shè)計(jì)及方案，以提高報(bào)銷效率，讓員工自覺規(guī)范報(bào)銷行為，從而控制企業(yè)營(yíng)運(yùn)成本。

關(guān)鍵詞：信用體系;財(cái)務(wù)共享;員工報(bào)銷

一、引言

共享服務(wù)（不僅限于財(cái)務(wù)共享）自20世紀(jì)80年代，由美國(guó)通用、福特等大型制造企業(yè)集團(tuán)提出后，經(jīng)過30多年的發(fā)展，已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，我們也出現(xiàn)了大量企業(yè)集團(tuán)進(jìn)一步的嘗試和實(shí)踐。財(cái)務(wù)共享的本質(zhì)是標(biāo)準(zhǔn)化，以信息自動(dòng)化為重要手段，提供服務(wù)的同時(shí)融入管控，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)、效率、成本、管控的目的，促進(jìn)業(yè)財(cái)一體化的轉(zhuǎn)型。隨著我國(guó)“一帶一路”倡議的實(shí)施，越來越多的企業(yè)集團(tuán)走出國(guó)門，其財(cái)務(wù)管理的水平將直接影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)水平對(duì)于這些企業(yè)具有重要的實(shí)踐意義。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)上線初期，對(duì)于員工報(bào)銷業(yè)務(wù)一般采取“業(yè)務(wù)報(bào)銷—業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批—財(cái)務(wù)審核—結(jié)算支付—事后稽核”的模式，在這種報(bào)銷模式下，領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)從邏輯上站在報(bào)銷人的對(duì)立面，報(bào)銷人要證明自己的消費(fèi)行為是真實(shí)的，審核人要從各種角度檢驗(yàn)真實(shí)性、合規(guī)性，雙方是潛在不信任的關(guān)系。當(dāng)發(fā)生財(cái)務(wù)退單時(shí)，這種沖突就會(huì)顯性化，可能引發(fā)雙方的負(fù)面情緒。另外，共享系統(tǒng)對(duì)到達(dá)共享單據(jù)池的單據(jù)進(jìn)行無差別派工，共享會(huì)計(jì)在審核報(bào)銷單時(shí)按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，只看單據(jù)不看人。共享系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)關(guān)注的關(guān)鍵指標(biāo)主要有：業(yè)務(wù)處理效率、業(yè)務(wù)質(zhì)量、服務(wù)滿意度、單位業(yè)務(wù)處理成本。為提高效率和質(zhì)量，財(cái)務(wù)共享中心一般會(huì)從單據(jù)設(shè)計(jì)、派工方法、內(nèi)部稽核、內(nèi)部培訓(xùn)等方面進(jìn)行持續(xù)的改進(jìn)和優(yōu)化，但這種改進(jìn)和優(yōu)化達(dá)到一定程度后，若還需要進(jìn)一步提高效率、提升服務(wù)滿意度，要求共享會(huì)計(jì)在審核單據(jù)既看單據(jù)又看人是一條可行的道路?？慈瞬皇强磮?bào)銷人的職級(jí)和崗位，而是看報(bào)銷人的信用情況，因此，在共享體系建立并穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)后，要想再進(jìn)一步提升，在系統(tǒng)建立并運(yùn)用信用體系是一種必然選擇。

二、信用體系設(shè)計(jì)邏輯及方案

財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)后，將會(huì)對(duì)被評(píng)價(jià)對(duì)象建立信用評(píng)價(jià)，即，運(yùn)用一定的評(píng)價(jià)方法、量化指標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)被評(píng)價(jià)對(duì)象的報(bào)銷質(zhì)量進(jìn)行打分、評(píng)比財(cái)務(wù)共享信用等級(jí)的工作。這里主要介紹員工信用模塊，該模塊主要用來維護(hù)員工信用相關(guān)情況，共享服務(wù)中心未來將會(huì)依據(jù)員工信用分值決定報(bào)銷審批和支付的時(shí)效性。即，把信用體系納入員工報(bào)銷行為，按照信用分值對(duì)報(bào)銷人進(jìn)行分層，讓有信用的人擁有更好的報(bào)銷體驗(yàn)，審核環(huán)節(jié)和支付環(huán)節(jié)享有優(yōu)先權(quán)，比如，信用好的見票即付，后抽查;信用中等的先審后付;信用差的先審后付，審核完成后兩周內(nèi)支付;嚴(yán)重舞弊者，視情況通報(bào)批評(píng)甚至建議開除。這樣會(huì)引導(dǎo)員工對(duì)自己的報(bào)銷行為負(fù)責(zé)，自覺規(guī)范報(bào)銷行為。同時(shí)，在流程進(jìn)行匹配也可減少審核時(shí)間，有效提升效率。

整個(gè)信用體系包括信用類型、信用等級(jí)、信用加分/扣分、信用查詢。信用類型最常見的需要區(qū)分對(duì)公、對(duì)私的不同情況，分為員工信用和對(duì)公信用;也可按照使用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的用戶和公司管理架構(gòu)來劃分為報(bào)銷人信用、共享會(huì)計(jì)信用、公司信用、大區(qū)/事業(yè)部信用。信用等級(jí)指對(duì)信用等級(jí)的定義及維護(hù)，需定義信用等級(jí)和它對(duì)應(yīng)的信用分值最大值和最小值以及業(yè)務(wù)處理規(guī)則，業(yè)務(wù)處理規(guī)則有見票即付、先審后付、延遲支付等關(guān)于審核優(yōu)先級(jí)和支付優(yōu)先級(jí)的組合。比如，系統(tǒng)設(shè)定員工初始基礎(chǔ)分?jǐn)?shù)為80分，在此之上根據(jù)員工的報(bào)銷行為，共享會(huì)計(jì)可以給予信用分增加或者扣減。信用加分/扣分指用于維護(hù)在某個(gè)信用體系里不同業(yè)務(wù)操作對(duì)應(yīng)的加分/扣分準(zhǔn)則，其設(shè)計(jì)邏輯包括以下幾點(diǎn)：（1）扣分容易加分難;（2）分?jǐn)?shù)按月結(jié)算，有減分當(dāng)月不加分;（3）加分細(xì)項(xiàng)保持相對(duì)穩(wěn)定，減分細(xì)項(xiàng)保留一定的可自定義空間，靈活應(yīng)對(duì)報(bào)銷人的小心思。信用查詢指用戶可以在系統(tǒng)中查詢自己的信用分值以及加減分明細(xì)。以下以員工信用為例，簡(jiǎn)述信用體系的建立和運(yùn)用。

三、員工報(bào)銷信用體系的建立和運(yùn)用

為樹立誠實(shí)守信報(bào)銷文化，提高報(bào)銷效率，參與信用評(píng)價(jià)的為集團(tuán)內(nèi)部所有員工，參與的費(fèi)用項(xiàng)目為員工個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷項(xiàng)目并且審批流程經(jīng)過共享會(huì)計(jì)的單據(jù)。員工初始信用分?jǐn)?shù)為100分，員工得分=初始信用分值-減分項(xiàng)減分+加分項(xiàng)加分，按照最終得分劃定信用等級(jí)，將信用等級(jí)劃分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)。具體信用等級(jí)分值范圍和業(yè)務(wù)處理規(guī)則如表1：

系統(tǒng)信用評(píng)價(jià)的周期為1年或者2年，即，在每個(gè)周期開始，信用積分還原到系統(tǒng)初始分值100分，進(jìn)行信用分值的重新評(píng)價(jià)和計(jì)算并套用對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)處理規(guī)則。

信用分值加減情況可以根據(jù)企業(yè)本身的特性來歸納和設(shè)定，并且要允許一定期間的自定義。比如，信用加分情況設(shè)定為：（1）3個(gè)月內(nèi)無任何信用扣分情況：+1分;（2）6個(gè)月內(nèi)無任何信用扣分情況：+2分;（3）9個(gè)月內(nèi)無任何信用扣分情況：+3分;（4）12個(gè)月內(nèi)無任何信用扣分情況：+4分。信用減分情況可以設(shè)定為：（1）人為涂改發(fā)票虛假報(bào)銷：-10分;（2）重復(fù)報(bào)銷：-10分;（3）使用假發(fā)票：-5分;（4）發(fā)票不合規(guī)（抬頭、信息、發(fā)票類型等）：-3分;（5）影像和紙質(zhì)單據(jù)不一致被退單：-5分;（6）附件不全的情況：-2分。以上加減分主要由共享會(huì)計(jì)在完成具體單據(jù)審核后對(duì)單據(jù)報(bào)銷人給予信用評(píng)價(jià)和賦予分值，一般信用扣分通過單據(jù)退回來觸發(fā)，在退單原因中嵌入扣分分值，另外也有一小部分在共享系統(tǒng)的稽核模塊來完成，由稽核會(huì)計(jì)對(duì)稽核到的差錯(cuò)進(jìn)行扣分評(píng)價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算并實(shí)時(shí)更新報(bào)銷人的信用分值。

對(duì)于信用等級(jí)為A，見票即付的報(bào)銷單據(jù)，要進(jìn)行事后的全樣本或者抽取較高的比例進(jìn)行單據(jù)事后稽核。針對(duì)金額較大、性質(zhì)特殊、共享領(lǐng)導(dǎo)或當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注重點(diǎn)等，稽核會(huì)計(jì)也可以按照稽核條件進(jìn)行稽核?；诉^的所有單據(jù)都需要進(jìn)行復(fù)核，最終結(jié)果以復(fù)核為準(zhǔn)。對(duì)復(fù)核仍然不通過的單據(jù)需要線下進(jìn)行處理，并且需對(duì)復(fù)核結(jié)果為不通過的單據(jù)需進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，信用評(píng)價(jià)時(shí)需指定錯(cuò)誤承擔(dān)人，見票即付的單據(jù)錯(cuò)誤承擔(dān)人多為報(bào)銷人，其他經(jīng)過共享會(huì)計(jì)審核的單據(jù)錯(cuò)誤承擔(dān)人多為共享會(huì)計(jì)，少數(shù)情況為報(bào)銷人。

四、信用報(bào)銷體系運(yùn)用的影響

將員工信用分值納入員工報(bào)銷行為，將產(chǎn)生重大影響。第一，對(duì)共享系統(tǒng)流程帶來重大影響，所涉及單據(jù)對(duì)應(yīng)的流程均需增加員工信用分值判斷的流程分支，可能引起新一輪的流程改造。第二，對(duì)財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部作業(yè)組織方式產(chǎn)生重大影響，目前，大部分共享中心對(duì)效率有相當(dāng)高的要求，比如，日清日結(jié)，要求當(dāng)天零點(diǎn)到達(dá)共享單據(jù)池的單據(jù)在當(dāng)天24點(diǎn)之前必須審核或者支付完畢，而員工信用的納入將對(duì)單據(jù)進(jìn)行分層，對(duì)不同層的單據(jù)所需的效率要求不同，需要依靠系統(tǒng)強(qiáng)大的計(jì)算和分層能力。第三，對(duì)整體效率和服務(wù)滿意度帶來較大提升，根據(jù)二八原則，可能有20%的單據(jù)會(huì)見票即付，實(shí)現(xiàn)極速報(bào)銷，大大降低報(bào)銷完成時(shí)間，提高報(bào)銷人的滿意度。第四，重塑報(bào)銷文化，讓報(bào)銷人珍視信用，自覺規(guī)范報(bào)銷，最終實(shí)現(xiàn)“無信用，不報(bào)銷”的美好愿景。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慶龍，聶興凱，潘麗靖.中國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心典型案例[M].電子工業(yè)出版社，2018.