張劍

【摘 要】 文章介紹了高職院校材料物資采購(gòu)質(zhì)量管理的基本要點(diǎn)，分析了當(dāng)前高職院校材料物資采購(gòu)質(zhì)量管控中存在的主要問(wèn)題，提出了高職院校材料物資采購(gòu)中加強(qiáng)質(zhì)量管理的對(duì)策。要提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性;進(jìn)一步完善制度，加強(qiáng)規(guī)范化管理。

【關(guān)鍵詞】 高職院校;材料物資采購(gòu);質(zhì)量控制;存在問(wèn)題;對(duì)策

對(duì)于高職院校運(yùn)行而言，物資采購(gòu)管理是工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)、日常經(jīng)營(yíng)的主要保證，也是難點(diǎn)，而實(shí)施流程化、規(guī)范化管理是主要途徑。近些年，關(guān)于高職院校材料物資的采購(gòu)管理，相關(guān)單位針對(duì)自身情況，建立了一系列管理辦法、制度及工作流程，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)質(zhì)量控制，從而使材料物資采購(gòu)質(zhì)量顯著提升，為高職院校材料物資采購(gòu)的有序進(jìn)行提供了基本保證。對(duì)于基本材料物資而言，如常見(jiàn)的辦公物資、實(shí)驗(yàn)室器皿、水電耗材等，這些材料物資既不形成固定資產(chǎn)，也不能登記低值易耗，同時(shí)不能在在建工程轉(zhuǎn)固，表現(xiàn)形式為：物品小、價(jià)值低、采購(gòu)涉及面廣、數(shù)量需求不穩(wěn)定、權(quán)利與責(zé)任交織，多種技術(shù)經(jīng)濟(jì)因素交互作用等，但如不能對(duì)其進(jìn)行及時(shí)采購(gòu)，同樣會(huì)面臨日常辦公、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)難以開(kāi)展的問(wèn)題。因此，為了保證采購(gòu)質(zhì)量管理工作和需求單位工作的順利開(kāi)展，又要節(jié)約資金，充分發(fā)揮物資和資金的最大功效，采購(gòu)材料物資工作的規(guī)范管理就顯得尤為重要，管理上也具有很大的難度。

一、材料物資采購(gòu)質(zhì)量管理的基本要點(diǎn)

關(guān)于采購(gòu)質(zhì)量管理的控制，各高職院校結(jié)合其日常工作特點(diǎn)均對(duì)采購(gòu)控制提出了明確的要求，從流程控制、細(xì)節(jié)把控等方面對(duì)采購(gòu)整個(gè)流程實(shí)施了約束，對(duì)保證采購(gòu)質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。具體來(lái)講，個(gè)人認(rèn)為，做好采購(gòu)管理及實(shí)施，對(duì)采購(gòu)質(zhì)量進(jìn)行有效把控，就應(yīng)抓住以下幾點(diǎn)：其一，對(duì)于基礎(chǔ)材料物資采購(gòu)而言，其無(wú)需進(jìn)行招標(biāo)，可采取定點(diǎn)采購(gòu)，挑選多家單位從價(jià)格質(zhì)量等方面進(jìn)行對(duì)比，可對(duì)降低成本及提高效率有極大作用。其二，供應(yīng)商管理。供應(yīng)商的供貨能力、質(zhì)量保證能力、相關(guān)行業(yè)業(yè)績(jī)對(duì)采購(gòu)材料物資的管控也具有積極的作用，實(shí)際實(shí)施中應(yīng)分別采取措施加以應(yīng)對(duì)。其三，合同管理。強(qiáng)化技術(shù)條款的約束及做好采購(gòu)合同評(píng)審，以應(yīng)對(duì)后續(xù)合同履行中可能存在的問(wèn)題可起到規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的目的，對(duì)控制采購(gòu)成本及質(zhì)量有利。其四，物流管理。強(qiáng)化物流管理及做好物流過(guò)程中的產(chǎn)品防護(hù)屬于重點(diǎn)，也是保證材料物資性能的關(guān)鍵。其五，材料物資檢驗(yàn)。驗(yàn)收是基礎(chǔ)，材料物資的質(zhì)量為首要影響因素，材料物資是否可以應(yīng)用于實(shí)際生產(chǎn)必須通過(guò)驗(yàn)收來(lái)確定，可見(jiàn)其重要性。其六，倉(cāng)庫(kù)管理。材料物資的保存完好及標(biāo)識(shí)應(yīng)作為重點(diǎn)進(jìn)行考慮，以確保項(xiàng)目實(shí)施能夠有效進(jìn)行。

二、當(dāng)前高職院校材料物資采購(gòu)質(zhì)量管控中存在的主要問(wèn)題

1、思想觀念陳舊，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

一是重視不夠，專業(yè)管理人員缺乏。大多高職院校對(duì)采購(gòu)管理人才不夠重視，部分高職院校甚至將采購(gòu)管理人員作為后勤服務(wù)人員，使得員工的專業(yè)技能不足及人員工作滿意度偏低，不利于吸收采購(gòu)管理的綜合性人才。二是采購(gòu)人員思想觀念陳舊。部分采購(gòu)人員思想觀念不能做到與時(shí)俱進(jìn)，管理水平低下，且由于長(zhǎng)期所形成的固有的采購(gòu)理念，很難適應(yīng)目前新形勢(shì)下采購(gòu)管理，部分人員仍對(duì)物資采購(gòu)實(shí)施分散采購(gòu)及松散的供應(yīng)鏈管理模式，物流成本高及采購(gòu)質(zhì)量得不到有效保證，從而使得高職院校采購(gòu)成本過(guò)高，不利于發(fā)展。三是服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。在采購(gòu)管理過(guò)程中，服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)，并沒(méi)有將用戶實(shí)際需求以及用戶使用滿意度結(jié)合起來(lái)，服務(wù)質(zhì)量不高。

2、購(gòu)置的材料物資管理無(wú)序、監(jiān)管欠缺

高職院校的物資采購(gòu)管理工作有的還處在不斷摸索階段，在實(shí)踐工作中常常遇到許多問(wèn)題。如招標(biāo)管理不夠規(guī)范、供應(yīng)商選擇范圍不廣，采購(gòu)手段相對(duì)落后，不能及時(shí)了解、反饋及處理市場(chǎng)和用戶信息，工作效率不高，采購(gòu)針對(duì)性不強(qiáng)、結(jié)算方式不完善等。對(duì)于高職院校管理而言，教學(xué)儀器設(shè)備購(gòu)置為重點(diǎn)要求，材料物資購(gòu)置比較隨意，該種管理模式存在片面性，導(dǎo)致大多材料物資流通環(huán)節(jié)的成本節(jié)約問(wèn)題，材料的裝卸、運(yùn)輸、存放、資產(chǎn)閑置等方面的問(wèn)題，增加了采購(gòu)成本，給高職院校造成了極大的損失，且對(duì)核算造成一定的影響。此外，有的高職院校對(duì)材料物資采購(gòu)人員的監(jiān)管存在一定的缺失，如采購(gòu)過(guò)程是否規(guī)范，物資質(zhì)量如何，供應(yīng)商選擇等方面，在很大程度上取決于對(duì)作為采購(gòu)行為主體的管理和監(jiān)督。

三、高職院校材料物資采購(gòu)中加強(qiáng)質(zhì)量管理的對(duì)策

1、提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性

一是從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到管理工作人員都應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，應(yīng)該從開(kāi)展采購(gòu)工作到執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)主動(dòng)擔(dān)起采購(gòu)管理中的主要責(zé)任，而不是一種“權(quán)利”。進(jìn)一步完善采購(gòu)管理制度和規(guī)范化采購(gòu)程序，不斷提高采購(gòu)效益。二是對(duì)采購(gòu)管理人員實(shí)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、持證上崗、定期考核等，不斷提高物資采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，通過(guò)加強(qiáng)法律法規(guī)教育，不斷增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和廉潔自律意識(shí)。三是強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。為推進(jìn)物資采購(gòu)的科學(xué)管理，相關(guān)工作人員應(yīng)強(qiáng)化管理責(zé)任和服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。在實(shí)際管理工作中不斷的提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量，不斷改進(jìn)服務(wù)方式，密切結(jié)合采購(gòu)實(shí)際和用戶需求，編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)遵循實(shí)際的物資需求和庫(kù)存物資的平衡原則，對(duì)計(jì)劃物資的必要性以及怎樣實(shí)施采購(gòu)，如何監(jiān)控等提出意見(jiàn)和建議。管理人員要相互配合，協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一思想，切實(shí)把采購(gòu)物資的質(zhì)量好壞，價(jià)格是否合理，用戶是否滿意作為衡量采購(gòu)工作好壞的標(biāo)準(zhǔn)。

2、進(jìn)一步完善制度、加強(qiáng)規(guī)范化管理

（1）招投標(biāo)管理。相關(guān)法律法規(guī)對(duì)招投標(biāo)管理提出了明確的要求，相關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真落實(shí)。一是做好對(duì)招投標(biāo)文件的管理，如實(shí)際操作中，對(duì)于一些大批材料物資的采購(gòu)則應(yīng)綜合實(shí)際情況編寫(xiě)招標(biāo)資料，在其中要限制一些資質(zhì)低的供貨商投標(biāo)，以確保材料物資采購(gòu)質(zhì)量。二是評(píng)標(biāo)管理。在實(shí)際材料物資采購(gòu)中，可在結(jié)合材料物資技術(shù)要求及法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)上結(jié)合投標(biāo)單位的實(shí)際情況選擇合適的供應(yīng)商，切實(shí)降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)質(zhì)量。

（2）供應(yīng)商管理。一是供應(yīng)商資格及能力的評(píng)價(jià)，包括對(duì)供應(yīng)商提供的樣品進(jìn)行綜合評(píng)定，以確定合格合適的供應(yīng)商。二是做好對(duì)供應(yīng)商的再評(píng)價(jià)工作。如每年可結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)所提供材料物資的供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理及評(píng)價(jià)，以對(duì)供應(yīng)商的供貨能力及質(zhì)量保證能力有明確的判定，可為后續(xù)采購(gòu)奠定基礎(chǔ)。

（3）合同管理。一是做好合同管理的基本規(guī)劃，在采購(gòu)實(shí)施前，應(yīng)當(dāng)詳細(xì)分析高職院校采購(gòu)中的實(shí)際因素，并在相關(guān)方充分溝通的前提下制定科學(xué)、合理的評(píng)價(jià)結(jié)果，以便后續(xù)合同管理工作的開(kāi)展。二是風(fēng)險(xiǎn)管理，建立相應(yīng)的預(yù)防機(jī)制，對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效預(yù)防，將風(fēng)險(xiǎn)隱患降到最低，并確保合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。三是做好對(duì)合同的評(píng)審工作，如在合同簽訂前，可結(jié)合各采購(gòu)材料物資提出部門(mén)的要求對(duì)合同的內(nèi)容開(kāi)展評(píng)審，明確要求及義務(wù)，以為后續(xù)履行打好基礎(chǔ)。

（4）物流管理。一是高校應(yīng)建立與物流單位的聯(lián)系，選擇合適的物流單位并建立良好的供應(yīng)關(guān)系。二是結(jié)合現(xiàn)有情況，高職院校應(yīng)利用現(xiàn)有電子化信息系統(tǒng)發(fā)展電子商務(wù)，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的比例，以降低采購(gòu)成本。三是做好采購(gòu)規(guī)劃，對(duì)常用材料物資及同類材料物資實(shí)施集中采購(gòu)，以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化供應(yīng)商及降低采購(gòu)成本的目的。

（5）物料檢驗(yàn)。一是材料物資入場(chǎng)前應(yīng)做好檢驗(yàn)，對(duì)于存在質(zhì)量異議的材料，可移交第三方進(jìn)行驗(yàn)收，如不合格，不得入場(chǎng)驗(yàn)收。二是做好高職院校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如加強(qiáng)對(duì)監(jiān)測(cè)人員的培訓(xùn)及購(gòu)進(jìn)監(jiān)測(cè)設(shè)備等，以保證監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)工作的開(kāi)展。

（6）倉(cāng)庫(kù)管理。一是對(duì)于材料物資應(yīng)建立臺(tái)賬，做好出入庫(kù)管理，以防止物料領(lǐng)用混亂。二是存放管理，如對(duì)于一些有特殊要求的物料，應(yīng)實(shí)施單獨(dú)管理，以防止物料因保管不善而造成的損失。三是遵循先進(jìn)先出的原則，減少材料物資的積壓等，以提高貨物的利用率。

綜上所述，對(duì)于高職院校運(yùn)行而言，物資采購(gòu)管理是日常經(jīng)營(yíng)的主要保證，也是難點(diǎn)，而實(shí)施流程化、規(guī)范化管理是其主要途徑。

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【作者簡(jiǎn)介】

張 劍 （1976—）男，陜西扶風(fēng)人，本科學(xué)歷，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：招標(biāo)采購(gòu)及政府采購(gòu)、資產(chǎn)管理.