摘要:檔案管理工作關(guān)系到高校的核心利益,是保護(hù)校園信息、資產(chǎn)安全和師生權(quán)益的重要舉措,尤其是包含校企合作、科研資料等機(jī)密內(nèi)容的檔案更需要做好保密與安全措施。部分高校在檔案管理工作中存在管理意識(shí)薄弱、遺失混檔和管理資源匱乏的問(wèn)題,不利于我國(guó)高校的信息建設(shè)。通過(guò)人才培養(yǎng)、場(chǎng)地優(yōu)化與制度設(shè)立等多個(gè)角度,對(duì)高校檔案管理工作的保密與安全措施進(jìn)行詳細(xì)探究,以期改變當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀。
關(guān)鍵詞:高校 檔案管理 檔案保密與安全
中圖分類號(hào):G647? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A? 文章編號(hào):1009-5349(2020)08-0121-02
高校檔案的管理工作是學(xué)校行政、教學(xué)任務(wù)的基礎(chǔ),是學(xué)校、在校師生與職工的共同財(cái)產(chǎn)。涉及重要信息的檔案需要做好周全的保密與安全措施,從而保證學(xué)校信息的安全與師生職工的利益。
一、高校檔案管理工作的保密與安全措施概況
(一)高校檔案管理工作的保密與安全措施的價(jià)值
高校檔案工作是高校行政、教學(xué)、管理的基礎(chǔ),是學(xué)校各種工作、活動(dòng)的信息記錄背書(shū),具有極其重要的價(jià)值。檔案的完整與否,關(guān)系到學(xué)校行政管理的實(shí)施,教職工的工作考評(píng)和學(xué)生的學(xué)業(yè)記錄。如果沒(méi)有檔案管理工作,這些重要信息就可能丟失、殘缺、散佚甚至泄露。因此,對(duì)重要檔案的保密、保護(hù)工作就成了檔案管理必需的保險(xiǎn)措施。
高校本身作為國(guó)家與社會(huì)的公有資產(chǎn),其核心利益也與國(guó)家息息相關(guān)。很多高校所掌握的機(jī)密檔案也關(guān)系國(guó)家的信息安全、技術(shù)安全甚至是國(guó)防安全。例如機(jī)密的歷史文檔、絕密的技術(shù)資料和保密的國(guó)防咨詢,對(duì)內(nèi)是高精尖專業(yè)的研究課題,對(duì)外則是需要高度保密的國(guó)家機(jī)密。對(duì)此,各高校必須加強(qiáng)檔案管理工作的保密與安全措施。
此外,學(xué)生、教師檔案中也包含很多隱私信息,如家庭住址、聯(lián)系方式、直系親屬、學(xué)業(yè)成績(jī)等,這些資料都是學(xué)校為了緊急情況和校內(nèi)管理而預(yù)先采集的信息備案,但如果這些信息泄露,會(huì)給學(xué)生、教師帶來(lái)很多社會(huì)干擾,甚至是安全隱患。為保護(hù)師生的個(gè)人隱私和信息安全,這些內(nèi)容也被納入高校檔案管理的保密范疇。
(二)高校檔案管理工作的保密與安全措施的內(nèi)容
1.加密檔案的存儲(chǔ)場(chǎng)地與設(shè)備
檔案室是存放檔案的重要場(chǎng)地,其定位選址、室內(nèi)布置、配套器材都應(yīng)事先設(shè)計(jì)、討論和優(yōu)化。電子檔案則可以存儲(chǔ)在U盤(pán)或加密文件夾中妥善保管。但存儲(chǔ)在電腦主機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上的信息,如學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)、學(xué)籍信息和科研工作者的機(jī)密項(xiàng)目?jī)?nèi)容,仍然可能被黑客盜取,從而導(dǎo)致重要信息的泄露,這需要專門(mén)的信息部門(mén)和技術(shù)人員來(lái)防護(hù)與定期維護(hù)電腦主機(jī)與校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的安全。
2.對(duì)泄密檔案的銷毀與排查
雖然機(jī)密檔案在多數(shù)時(shí)候可以保證安全存儲(chǔ),可一旦泄密,必將產(chǎn)生不可挽回的損失。對(duì)此,雖然無(wú)法找回已經(jīng)泄密的資料,但“亡羊補(bǔ)牢”還是可以的。
保密安全人員需要對(duì)丟失檔案進(jìn)行存儲(chǔ)場(chǎng)地、存儲(chǔ)設(shè)備、存儲(chǔ)方法的檢查,查明檔案泄密原因,并消除再次泄密的可能性,防患于未然。對(duì)于泄密檔案,也要及時(shí)進(jìn)行記錄備案,以便后續(xù)的銷毀、追責(zé)工作的開(kāi)展。
3.檔案保密與安全管理體系
檔案的管理、保密工作,都會(huì)由專門(mén)的檔案管理人員、科室依照相關(guān)管理辦法、處理辦法實(shí)施。檔案管理人員必須經(jīng)過(guò)專門(mén)的技術(shù)與素養(yǎng)培訓(xùn),了解各項(xiàng)保密工作開(kāi)展的流程、要點(diǎn)和相關(guān)技術(shù),還要經(jīng)過(guò)思想道德教育,了解相關(guān)檔案對(duì)學(xué)校、社會(huì)以至對(duì)國(guó)家的重要意義,也需要成體系的安全管理辦法維護(hù)日常工作的運(yùn)行展開(kāi)。
二、高校檔案管理工作的保密與安全措施現(xiàn)狀
高校檔案的管理涉及存儲(chǔ)分類、抽調(diào)回檔、安全存儲(chǔ)等多方面,其中任何環(huán)節(jié)的缺失都會(huì)導(dǎo)致機(jī)密檔案的泄露與損毀。以下是目前高校檔案管理現(xiàn)狀中的常見(jiàn)問(wèn)題。
(一)檔案管理意識(shí)薄弱,保密安全措施不完備
很多檔案管理員的工作態(tài)度較為懈怠,有待提升。很多檔案管理人員缺乏對(duì)檔案保護(hù)應(yīng)有的警惕意識(shí),對(duì)檔案的內(nèi)容、存儲(chǔ)地點(diǎn)、保密方式存在有意、無(wú)意的泄露,導(dǎo)致校園機(jī)密的流失。此外,對(duì)管理方式的不重視,也導(dǎo)致檔案保密措施的滯后。很多高校針對(duì)檔案管理人員的招聘手段較為簡(jiǎn)單,入職門(mén)檻低,入職后也缺少相應(yīng)培訓(xùn),工作人員業(yè)務(wù)能力的缺失加劇了機(jī)密流失情況。
(二)機(jī)密檔案與非機(jī)密檔案混檔現(xiàn)象嚴(yán)重
除了工作人員管理意識(shí)的薄弱,工作人員對(duì)機(jī)密與非機(jī)密檔案分類的不明確、不謹(jǐn)慎,以及歸檔工作的低效,導(dǎo)致目前高校檔案的混檔現(xiàn)象嚴(yán)重。一方面,混檔影響了檔案抽調(diào)、管理的工作效率;另一方面也極大影響了檔案的安全,使機(jī)密檔案泄露、丟失的可能性加大。尤其是在二級(jí)單位抽調(diào)歸檔后,由于歸檔過(guò)程中缺少分類、監(jiān)督意識(shí),文檔在二級(jí)單位被隨意處理甚至丟棄,從而產(chǎn)生機(jī)密檔案的丟失與泄密。
(三)檔案管理場(chǎng)地、設(shè)備的缺失
“工欲善其事,必先利其器。”很多高校的檔案存儲(chǔ)場(chǎng)地及其設(shè)備還存在物資匱乏、分配不規(guī)范的情況。例如檔案室,本來(lái)應(yīng)該是防火、防盜性能較強(qiáng)的場(chǎng)地,但很多學(xué)校只是將文件存儲(chǔ)在普通教室內(nèi),有時(shí)甚至沒(méi)有上鎖,這給不法之徒竊取學(xué)校檔案提供了可趁之機(jī)。很多學(xué)校檔案室的木質(zhì)門(mén),不僅不夠堅(jiān)實(shí),在發(fā)生火災(zāi)時(shí)還會(huì)被點(diǎn)燃,形成二次火災(zāi)。
三、高校檔案管理工作的保密與安全措施對(duì)策
高校檔案管理工作的保密與安全措施是整體、有機(jī)的系統(tǒng),高校應(yīng)該在人事、場(chǎng)地設(shè)備、管理制度三個(gè)方面進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新。
(一)加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)
檔案管理人員是檔案管理的承擔(dān)者和檔案保密安全的維護(hù)者。提升檔案保密安全工作需要先從相關(guān)工作人員的綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)提升開(kāi)始。針對(duì)管理人員認(rèn)識(shí)滯后、重視度不高的問(wèn)題,應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理者對(duì)檔案保密重要性的正確認(rèn)識(shí)和對(duì)機(jī)密檔案的管理、保密能力的提升。此外,還要對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)道德觀念培養(yǎng),使其能夠拒絕金錢(qián)的誘惑,捍衛(wèi)學(xué)校信息的安全,從人力配置、職員素質(zhì)方面減少泄密問(wèn)題。
(二)升級(jí)優(yōu)化檔案存放場(chǎng)地與存放設(shè)備
作為存放重要資料的場(chǎng)所,檔案的儲(chǔ)存場(chǎng)地要具有保密性、安全性和功能性。保密性指檔案室需要進(jìn)行獨(dú)立的室內(nèi)布置和設(shè)施配套,如保險(xiǎn)系數(shù)高、防盜性能好的防盜門(mén),窗戶也應(yīng)在外部安裝鐵柵欄,防止竊賊破窗而入,玻璃也應(yīng)該選擇不透明的,防止內(nèi)部布置曝光。檔案室的安全性指防盜門(mén)、窗應(yīng)具有較高的防盜能力,并配置防盜監(jiān)控設(shè)備。門(mén)窗及室內(nèi)文件柜也應(yīng)具有一定的防火、隔火功能,并配置滅火裝置,防止火災(zāi)導(dǎo)致的文檔損毀。功能性指檔案室應(yīng)根據(jù)不同文件內(nèi)容分布、分配,室內(nèi)設(shè)施也應(yīng)該有一定的分類能力和針對(duì)各種檔案形態(tài)的儲(chǔ)藏能力,文件柜上還應(yīng)做好分類、編號(hào)工作,方便隨時(shí)取用、歸檔。此外,作為電子檔案存放設(shè)備的計(jì)算機(jī)、U盤(pán)也應(yīng)該得到妥善保護(hù),相關(guān)網(wǎng)站、文件夾也需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行日常的運(yùn)行維護(hù)。
(三)完善檔案保密安全管理制度
為保障機(jī)密檔案保護(hù)工作,學(xué)校應(yīng)完善相應(yīng)的管理制度和獎(jiǎng)懲手段,通過(guò)制度化、法律化手段保障、規(guī)范檔案保密、管理工作的有序展開(kāi),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行有效的制度保護(hù)。通過(guò)規(guī)定各部門(mén)的職責(zé)與工作范圍,工作人員能夠各司其職,嚴(yán)陣以待。即使出現(xiàn)泄密問(wèn)題,管理人員也可在善后時(shí)有所依據(jù)、有所參考,減少后續(xù)損失。
四、結(jié)語(yǔ)
高校的檔案管理工作需要面對(duì)日益嚴(yán)峻的保密任務(wù),檔案的信息安全需要校方進(jìn)行人事、設(shè)備和相關(guān)制度的優(yōu)化升級(jí),才能針對(duì)日益多樣、復(fù)雜、信息化的發(fā)展趨勢(shì)制定出高效穩(wěn)定的檔案保密與安全措施。
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責(zé)任編輯:趙世鵬
[作者簡(jiǎn)介]李瑩,魯迅美術(shù)學(xué)院副研究員,本科,研究方向:檔案管理。