曾云龍

[摘 要] 隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)在存貨管理方面的信息化建設(shè)也顯得尤為重要。結(jié)合企業(yè)存貨管理信息化建設(shè)理論，以豫南地區(qū)的一家中等規(guī)模的制造類A企業(yè)為案例進(jìn)行分析，探析信息化建設(shè)對(duì)A企業(yè)存貨管理帶來(lái)的積極影響，A企業(yè)在存貨管理信息化建設(shè)上取得的成績(jī)對(duì)于其它制造類企業(yè)存貨管理信息化建設(shè)具有借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]信息化;存貨管理;ERP系統(tǒng);信息流

Abstract： With the arrival of the age of big data， inventory management the information construction of enterprises is more important than before. Therefore， this paper combining with the theory of information construction of inventory management of enterprise ，selecting a medium-sized manufacturing an enterprise in southern Henan as a case analysis， demonstraes the positive impact of information construction on the inventory management of enterprise A.And it provides experience for inventory management in the construction machinery manufacturing industry. The achievements of enterprise A in the information construction of inventory management can be used for reference for other manufacturing enterprises in the information construction of inventory management.

Key Words： Informationize; Inventory Management; ERP System; Information Flow

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)在存貨管理方面的信息化建設(shè)也顯得尤為重要。企業(yè)規(guī)模越大，各部門因信息化建設(shè)落后導(dǎo)致存貨管理不善引發(fā)的相關(guān)問(wèn)題也更為嚴(yán)重。這將導(dǎo)致銷售統(tǒng)計(jì)、成本管理和成本核算等多方面出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)計(jì)部門無(wú)法為管理層經(jīng)營(yíng)決策提供有效的、可靠的會(huì)計(jì)信息。一些企業(yè)開(kāi)始重視這方面問(wèn)題，如司馬煤業(yè)公司通過(guò)與中國(guó)礦業(yè)大學(xué)合作共同開(kāi)發(fā)建設(shè)信息管理系統(tǒng)，存貨管理實(shí)現(xiàn)管理網(wǎng)絡(luò)化、過(guò)程監(jiān)控自動(dòng)化和分析決策智能化;華科股份將信息技術(shù)與存貨管理結(jié)合，在存貨發(fā)出環(huán)節(jié)建立信息共享機(jī)制并配套具體保障方案加強(qiáng)對(duì)存貨管理。因此，企業(yè)存貨管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)存貨管理有著重要的意義。

關(guān)于存貨管理信息化研究方面，韓真真（2014）結(jié)合存貨管理發(fā)展過(guò)程的六個(gè)階段，論述各階段的優(yōu)缺點(diǎn)，認(rèn)為企業(yè)資源規(guī)劃和供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)管理是最新的管理模式。劉依恬（2015）從企業(yè)戰(zhàn)略成本管理角度分構(gòu)建一個(gè)保障體系，該體系依托ERP（Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）平臺(tái)系統(tǒng)從建立流程驅(qū)動(dòng)體系、作業(yè)體系和管理組織與考核體系三個(gè)方面實(shí)施存貨管理。程云雷（2016）認(rèn)為存貨管理建立在信息管理基礎(chǔ)上，針對(duì)存貨管理中存在的問(wèn)題并提出解決對(duì)策，改善存貨管理和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

已有的研究主要在加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)方面提出建議，但沒(méi)有具體深入全面地論述信息化建設(shè)對(duì)于存貨管理的重要作用和方式。本文主要圍繞企業(yè)的信息化理論，選取A企業(yè)為研究案例，結(jié)合信息化建設(shè)對(duì)于存貨管理的促進(jìn)作用。通過(guò)對(duì)比分析A企業(yè)實(shí)施ERP前后存貨管理在組織形式方面的變化，為預(yù)上ERP系統(tǒng)的制造類企業(yè)提供借鑒參考。

一、存貨管理信息化的內(nèi)涵

存貨管理信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在樹(shù)立信息化理念和建設(shè)信息系統(tǒng)平臺(tái)兩個(gè)方面。

（一）樹(shù)立管理信息化理念

管理信息化是將信息技術(shù)與管理理念結(jié)合以轉(zhuǎn)變企業(yè)的制度建設(shè)、業(yè)務(wù)流程和組織形式，用以改善企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、研發(fā)、銷售和財(cái)務(wù)等管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。企業(yè)管理層需重視管理信息化制度建設(shè)，轉(zhuǎn)變存貨管理理念，利用信息技術(shù)改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。

許多企業(yè)在發(fā)展前期信息化建設(shè)落后，對(duì)于存貨管理單純依靠人力指揮操作，以手工單據(jù)單項(xiàng)傳遞信息，企業(yè)內(nèi)部給部門之間信息傳遞滯后且無(wú)序（如圖1），存貨管理帶來(lái)的諸多問(wèn)題成為企業(yè)發(fā)展壯大的制約瓶頸。傳統(tǒng)的流程面臨著重組的局面，與存貨管理相聯(lián)系的信息傳遞相關(guān)的系統(tǒng)亟需更新?lián)Q代。許多企業(yè)通過(guò)發(fā)展信息網(wǎng)絡(luò)化模式，建立信息共享機(jī)制并配套具體保障方案加強(qiáng)對(duì)存貨管理（如圖2）。存貨管理流程重組，與信息共享機(jī)制配套，保證信息流、物資流和財(cái)務(wù)流三者同步變動(dòng)。

（二）建設(shè)信息系統(tǒng)平臺(tái)

管理信息系統(tǒng)是以人力資源為主導(dǎo)，利用軟件和硬件技術(shù)對(duì)信息收集、整理、存儲(chǔ)、傳遞和維護(hù)的系統(tǒng)。對(duì)于存貨管理，在軟件技術(shù)方面，主要通過(guò)ERP系統(tǒng)整合企業(yè)資源全面管理，針對(duì)信息流、物資流和財(cái)務(wù)流三個(gè)方面的管理集成一體化，為管理層提供有效的決策信息。在ERP系統(tǒng)功能模塊中，存貨管理與供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)控制、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理等模塊密切聯(lián)系。在實(shí)施ERP系統(tǒng)過(guò)程中，對(duì)參與員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)存貨管理整體規(guī)劃，分部門建立信息化集成平臺(tái)，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，調(diào)查存貨管理業(yè)務(wù)和相關(guān)數(shù)據(jù)流程，建立數(shù)據(jù)字典和確定存貨管理模型，最終提出存貨管理的系統(tǒng)方案。

二、案例分析

（一） A企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題

A企業(yè)是豫南地區(qū)的一家中等規(guī)模的制造類公司，注冊(cè)資本3000萬(wàn)，主要經(jīng)營(yíng)山茶油產(chǎn)品。自2011年成立，經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，相關(guān)存貨如產(chǎn)成品和原料較最初成立時(shí)有較大變動(dòng)。隨著存貨的種類和數(shù)量的不斷增多，對(duì)于存貨的管理也成為了一個(gè)亟需解決的問(wèn)題。2018年初，A公司預(yù)實(shí)施ERP建設(shè)，倉(cāng)儲(chǔ)部和會(huì)計(jì)部人員對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)存貨管理方面存在許多問(wèn)題。

A企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)部?jī)?nèi)的管理存貨主要是兩大類：原料和產(chǎn)成品。其中，原料包括原輔材料、包材和其他材料等。產(chǎn)成品主要為生產(chǎn)部所生產(chǎn)的相關(guān)產(chǎn)品。由于信息傳遞方式落后和傳遞流程的不完善，采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、生產(chǎn)部、研發(fā)部、銷售部和會(huì)計(jì)部傳遞的財(cái)務(wù)流、信息流和物資流不一致。這種現(xiàn)象主要表現(xiàn)在存貨命名、部門信息傳遞和產(chǎn)成品分類等三個(gè)方面。

1.存貨命名關(guān)系混亂

公司內(nèi)部各個(gè)部門對(duì)于存貨命名不統(tǒng)一造成存貨名稱混亂。采購(gòu)部按照生產(chǎn)廠家提供原料名稱對(duì)原料命名手工填寫紙質(zhì)入庫(kù)單，其他部門領(lǐng)用原材料按照產(chǎn)品名稱命名。而一種原材料對(duì)應(yīng)多種產(chǎn)品，容易出現(xiàn)“一材多名”的現(xiàn)象。每個(gè)部門命名不同，其實(shí)都是同一種存貨。各個(gè)部門領(lǐng)用時(shí)隨機(jī)命名，導(dǎo)致物資流和財(cái)務(wù)流不一致，最終可能出現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)賬面數(shù)據(jù)信息不一致的情況，導(dǎo)致存貨的初始計(jì)量出現(xiàn)問(wèn)題。對(duì)于生產(chǎn)部所生產(chǎn)的新類型產(chǎn)成品，新產(chǎn)品無(wú)統(tǒng)一命名，出現(xiàn)“一品多名”情況，造成信息流混亂。新產(chǎn)品的名稱沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范，各部門內(nèi)部記錄名稱與生產(chǎn)部入庫(kù)單或出庫(kù)單不一致，倉(cāng)儲(chǔ)部收發(fā)貨記錄數(shù)、銷售部銷售數(shù)量與財(cái)務(wù)賬面數(shù)不一致，導(dǎo)致存貨的后續(xù)計(jì)量出現(xiàn)問(wèn)題。

2.部門之間信息傳遞流程落后

部門之間信息以直線式方式傳遞。銷售部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部和研發(fā)部辦理入庫(kù)或者出庫(kù)手續(xù)時(shí)手工填寫紙質(zhì)多聯(lián)單據(jù)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，送至倉(cāng)儲(chǔ)部簽字，再送至?xí)?jì)部，會(huì)計(jì)人員簽字后留下一聯(lián)再將其他單據(jù)送至倉(cāng)儲(chǔ)部交付或接受貨物。財(cái)務(wù)人員根據(jù)單據(jù)內(nèi)容采取手工核算的方式采取相應(yīng)的賬務(wù)處理（流程如圖3）。

①+⑤：會(huì)計(jì)部和采購(gòu)部辦理采購(gòu)原料入庫(kù)業(yè)務(wù);

②+⑤：會(huì)計(jì)部和生產(chǎn)部辦理原料領(lǐng)用或產(chǎn)成品入庫(kù)業(yè)務(wù);

③+⑤：會(huì)計(jì)部和研發(fā)部辦理原料領(lǐng)用或產(chǎn)成品研發(fā)業(yè)務(wù);

④+⑤：會(huì)計(jì)部和銷售部辦理提貨出庫(kù)或退貨入庫(kù)業(yè)務(wù)。

直線式方式傳遞信息方式容易造成采購(gòu)部、生產(chǎn)部、研發(fā)部和銷售部辦理生產(chǎn)材料和產(chǎn)品出入庫(kù)時(shí)物資流和信息流不同步，也影響會(huì)計(jì)部對(duì)生產(chǎn)成本、庫(kù)存商品、研發(fā)支出、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入的會(huì)計(jì)核算。

3.產(chǎn)成品分類和排序無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

由于產(chǎn)成品種類較多，部門之間未形成統(tǒng)一的存貨分類設(shè)置順序。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)成品按照產(chǎn)品生產(chǎn)的先后順序排列，未給后續(xù)同類產(chǎn)品留下空間。同一類型產(chǎn)品出現(xiàn)時(shí)期不同，出現(xiàn)在不相鄰的科目位置中。倉(cāng)儲(chǔ)部的管理人員對(duì)于產(chǎn)成品記錄與排序也面臨著同樣的問(wèn)題，而且會(huì)計(jì)部和倉(cāng)儲(chǔ)部對(duì)于產(chǎn)成品記錄與排序不一致，不便于相關(guān)存貨的查詢和記錄。

（二）A企業(yè)存貨管理信息化建設(shè)的措施

2018年初，A企業(yè)管理層強(qiáng)化內(nèi)部管理，根據(jù)存貨管理中存在的問(wèn)題并分析原因，進(jìn)一步完善建立存貨管理制度，投入資金購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件，圍繞存貨管理全面實(shí)施ERP系統(tǒng)建設(shè)，采取多種途徑改善存貨管理。

1.完善存貨管理制度

從制度層找到問(wèn)題的根源，制定合理的存貨命名管理制度。各部門根據(jù)ERP建設(shè)情況修改出庫(kù)單和入庫(kù)單的管理制度，制訂存貨命名和編碼制度。存貨命名和編碼制度與ERP中存貨信息管理相結(jié)合，確定單一部門對(duì)存貨命名和增加存貨編碼原則。確定單一部門對(duì)存貨命名，增加存貨編碼，其他部門按照編碼和命名填寫單據(jù)，完善信息的輸入設(shè)計(jì)和輸出設(shè)計(jì)。最先接觸存貨的部門對(duì)存貨命名和編碼，會(huì)計(jì)部根據(jù)存貨的用途和種類審核名稱和編碼，存貨的相關(guān)信息輸入ERP系統(tǒng)。采購(gòu)部根據(jù)廠商提供原材料名稱錄入系統(tǒng)，并增加存貨編碼。對(duì)于產(chǎn)成品，以生產(chǎn)部門對(duì)該產(chǎn)品的名稱錄入系統(tǒng)，并增加產(chǎn)成品編碼。健全存貨命名制度，增加存貨編碼，減少“一材多名”和“一品多名”情況。

2.建立并完善存貨信息管理系統(tǒng)

在完善制度的基礎(chǔ)上，管理層實(shí)施ERP項(xiàng)目，采用先進(jìn)的信息化管理理念和技術(shù)強(qiáng)化存貨管理。在存貨管理項(xiàng)目中，各部門推選出若干管理人員成立ERP項(xiàng)目小組，小組成員通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)了解管理理念、掌握操作技巧和熟悉操作流程，進(jìn)而負(fù)責(zé)相應(yīng)管理模塊。ERP項(xiàng)目中，采購(gòu)部門對(duì)應(yīng)應(yīng)付模塊和庫(kù)存模塊，倉(cāng)儲(chǔ)部和生產(chǎn)部對(duì)應(yīng)庫(kù)存模塊和存貨模塊，研發(fā)部對(duì)應(yīng)研發(fā)模塊，銷售部對(duì)應(yīng)銷售模塊和應(yīng)收模塊，會(huì)計(jì)部參與各模塊的運(yùn)營(yíng)核算。在實(shí)物流方面，倉(cāng)儲(chǔ)部處于核心位置;在財(cái)務(wù)流和信息流方面，會(huì)計(jì)部處于核心位置。存貨的采購(gòu)、存儲(chǔ)、生產(chǎn)、研發(fā)和銷售環(huán)節(jié)涉及的信息實(shí)現(xiàn)部門共享（流程如圖4）。

①+⑤+⑥：倉(cāng)儲(chǔ)部和采購(gòu)部辦理采購(gòu)原料入庫(kù)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)部處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù);

②+⑤+⑥：倉(cāng)儲(chǔ)部和生產(chǎn)部辦理原料領(lǐng)用或產(chǎn)成品入庫(kù)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)部處理成本核算業(yè)務(wù);

③+⑤+⑥：倉(cāng)儲(chǔ)部和研發(fā)部辦理原料領(lǐng)用或產(chǎn)成品研發(fā)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)部處理研發(fā)支出業(yè)務(wù);

④+⑤+⑥：倉(cāng)儲(chǔ)部和銷售部辦理提貨出庫(kù)或退貨入庫(kù)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)部處理應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)。

環(huán)式傳遞信息方式確保采購(gòu)部、生產(chǎn)部、研發(fā)部和銷售部辦理生產(chǎn)材料和產(chǎn)成品出入庫(kù)時(shí)物資流和信息流同步傳遞，生產(chǎn)成本、庫(kù)存商品、研發(fā)支出、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本和主營(yíng)業(yè)務(wù)收入五個(gè)科目的財(cái)務(wù)流傳遞實(shí)現(xiàn)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。

3.完善存貨分類和級(jí)別劃分標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)ERP系統(tǒng)建立矩陣式項(xiàng)目小組，完善各部門信息溝通渠道，完善制定存貨分類和級(jí)別劃分標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)計(jì)人員為初始信息審核人員，保證存貨初始計(jì)量準(zhǔn)確。依據(jù)新制度制定的管理標(biāo)準(zhǔn)并劃分層級(jí)錄入存貨信息，其他部門根據(jù)會(huì)計(jì)部審核后的初始信息錄入單據(jù)，確保存貨后續(xù)計(jì)量信息準(zhǔn)確。

通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)建設(shè)協(xié)調(diào)各部門信息溝通，A企業(yè)在存貨管理完成了預(yù)期目標(biāo)，保證了信息流、物資流和財(cái)務(wù)流同步變動(dòng)。會(huì)計(jì)部在銷售統(tǒng)計(jì)、成本管理和成本核算方面增強(qiáng)了效率;倉(cāng)儲(chǔ)部在存貨的出入庫(kù)記錄方面提高了數(shù)量和名稱的準(zhǔn)確性;存貨管理的審批手續(xù)和流程得以簡(jiǎn)化。

三、啟示

存貨管理信息傳遞方式、環(huán)節(jié)存在問(wèn)題，導(dǎo)致部門之間傳遞的信息流不一致，造成物資流和財(cái)務(wù)流變動(dòng)不一致，影響了企業(yè)對(duì)存貨有效管理。A企業(yè)通過(guò)提升存貨管理信息化建設(shè)水平，完善信息傳遞流程，促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，保障信息及時(shí)準(zhǔn)確傳遞，提高了管理層決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。相關(guān)制造類企業(yè)計(jì)劃存貨管理信息化建設(shè)，可以借鑒A企業(yè)的路徑方式。

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（責(zé)任編輯：郭麗春 曹曉東）