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        基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究

        2020-05-20 15:06:32馬麗娜
        卷宗 2020年7期
        關(guān)鍵詞:建設(shè)策略管理模式檔案管理

        馬麗娜

        摘 要:隨著社會(huì)的快速發(fā)展,信息量不斷趨向于多元化,這在很大程度上增加了單位的工作量。檔案管理是在開(kāi)展其他工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)單位資金和其他相關(guān)工作的有效利用,這同樣是一種對(duì)后續(xù)工作的支持,此外,檔案收集工作對(duì)檔案利用的質(zhì)量也有著一定影響。而隨著信息時(shí)代的來(lái)臨,各種信息技術(shù)涌入檔案管理行業(yè),傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代的社會(huì)需求,所以,如何利用信息技術(shù)構(gòu)建出新的電子檔案管理模式,已經(jīng)成為管理單位面臨的首要問(wèn)題?;诖?,本文對(duì)新形勢(shì)下檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了討論,并提出了電子信息化管理模式的構(gòu)建策略。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;電子信息化;管理模式;建設(shè)策略

        信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求,不僅需要相關(guān)工作人員在工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新,同樣需要相應(yīng)的信息技術(shù)創(chuàng)新,以此來(lái)構(gòu)建出全新的信息化管理模式,全面提升檔案管理工作的效率。信息時(shí)代的檔案管理事務(wù)不斷增多,亟待構(gòu)建出新體系實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理,并在此過(guò)程中加強(qiáng)改革創(chuàng)新,在降低人力、物力財(cái)力消耗的同時(shí),提升檔案管理水平。

        1 檔案管理中的現(xiàn)狀

        1)檔案人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作不夠熟練,檔案管理制度的落實(shí)較差。近些年來(lái)由于單位制度的變革,導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng),再加上沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn),檔案管理人員對(duì)于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉,很難勝任當(dāng)下的檔案管理工作。而在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及工資發(fā)布等情況中沒(méi)有按照手續(xù)辦事,且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況,這對(duì)檔案的真實(shí)性和隱私性造成了較大的影響。

        2)管理不夠規(guī)范,檔案的管理意識(shí)有待提升。檔案管理人員沒(méi)有嚴(yán)格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定辦事”[1],且一些管理部門(mén)缺乏具體的實(shí)施細(xì)則,就算有相關(guān)規(guī)則,也不過(guò)是流于形式,檔案管理人員只是充當(dāng)檔案的保管員。此外,一些人員對(duì)于檔案管理意識(shí)不足也是一大問(wèn)題,對(duì)于相關(guān)檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集和歸檔,導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞,較為顯著的就是學(xué)歷材料以及入黨資料的丟失。而在檔案的記錄當(dāng)中,存在填寫(xiě)格式不規(guī)范,填寫(xiě)內(nèi)容過(guò)于隨意以及審核標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確等,這就直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴(yán)格和細(xì)致,存在一定的客觀隨意性,不利于向上層單位提供第一手資料。

        3)檔案的管理較為分散。首先是由于近幾年來(lái)管理的機(jī)構(gòu)改革導(dǎo)致人員檔案管理較為分散。比如在黨辦相關(guān)的干部檔案、人事部門(mén)的在職人員檔案以及退休人員的檔案管理,這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善,設(shè)施的配置不到位,到不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),管理手段和管理設(shè)備都還停留在一個(gè)十分落后的水平,不利于檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)。而隨著信息時(shí)代的到來(lái),事務(wù)量不斷增大,一些管理部門(mén)在選擇檔案管理設(shè)備時(shí)還具有較大的隨意性,多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則[2],還在采用原始的手工操作,不僅現(xiàn)代化水平較低,還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣,極大的增加了工作量。

        4)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案管理在很大程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理,但是由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異,各自開(kāi)發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用,而且尚未開(kāi)發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),這在很大程度上制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

        2 檔案管理電子信息化管理模式的構(gòu)建策略

        1)完善硬件設(shè)備,規(guī)范管理制度。規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備,注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善[3],這是保證檔案完整的前提條件,加大計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化硬件的投入力度。檔案庫(kù)內(nèi)還有必要配置計(jì)算機(jī)或者打印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問(wèn)題,防止出現(xiàn)多部門(mén)多人員監(jiān)管,卻無(wú)一人負(fù)責(zé)的情況出現(xiàn),管理的錯(cuò)位或者交叉也會(huì)極大的影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè),檔案管理部門(mén)需要建立一個(gè)檔案歸檔整理、人員職責(zé)以及檢查核對(duì)制度,并將這些制度落到實(shí)處,做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查,即沒(méi)有依據(jù)相關(guān)報(bào)表不查,不在本單位的范圍內(nèi)不查,不是正式黨員干部不查,沒(méi)有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

        2)提升檔案管理人員的信息管理水平。檔案管理的專(zhuān)職人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專(zhuān)業(yè)知識(shí)。首先,需要大力進(jìn)行對(duì)人事檔案管理工作的宣傳,提升全體管理人員對(duì)檔案的管理的認(rèn)識(shí),讓其意思到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化,當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代,各種信息手段和管理方式層出不窮,這就需要管理部門(mén)引進(jìn)先進(jìn)的管理手段,讓在職員工具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力,讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要,此外,還可以通過(guò)培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平,保證其崗位的穩(wěn)定性。

        3)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。信息時(shí)代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化,隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展,利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì),同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先,管理部門(mén)可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)能現(xiàn)代技術(shù),將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中,將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對(duì)管理檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善,建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù),采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制,這不僅極大了檔案的管理效率,還有利于檔案信息的檢索,對(duì)提升檔案信息的實(shí)效性有重大意義。

        4)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)和準(zhǔn)確。電子信息管理模式更加注重信息的真實(shí)性,檔案人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定,實(shí)事求是的對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),不斷提升檔案的真實(shí)性以及價(jià)值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度,然后是具備較高的責(zé)任意識(shí),要對(duì)每一位人員的資料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別,防止其中混入弄虛作假的文件進(jìn)入,保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

        3 總結(jié)

        信息時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)了極大的機(jī)遇,同時(shí)也帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn),需要管理部門(mén)抓住這些機(jī)遇,搭建出高效、全新的電子信息管理系統(tǒng),對(duì)管理人員進(jìn)行觀念上的更新,并根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì),在創(chuàng)新管理制度的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,全面提升檔案工作效率。

        參考文獻(xiàn)

        [1]肖欽欽.檔案管理中的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用[J].才智,2019(27):231.

        [2]侯雯.檔案管理中電子信息化管理模式的應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(21):32.

        [3]曹太剛.基于檔案管理的電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用研究[J].中國(guó)管理信息化,2020,23(04):195-196.

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