魏真真

摘 要：隨著惠州大亞灣經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)（以下簡稱大亞灣區(qū)）的城市建設(shè)進(jìn)入快車道，城建檔案管理工作內(nèi)容變得復(fù)雜而龐大，如地下管線、水利防洪、污水整治、綠道建設(shè)等都納入了城建檔案管理范圍，對(duì)城建檔案管理工作提出了更高的要求。信息技術(shù)的不斷成熟應(yīng)用，改變著城建檔案傳統(tǒng)管理工作方式，高效、便捷的城建檔案管理數(shù)字化逐漸成為城建檔案管理主要方式。本文參考諸多文獻(xiàn)以及實(shí)際工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析了大亞灣區(qū)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能更好促進(jìn)城建檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理;數(shù)字化建設(shè);問題與對(duì)策

高速發(fā)展的城市化建設(shè)，城建檔案信息隨之猛增，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能承擔(dān)如此復(fù)雜、龐大的信息內(nèi)容，無法負(fù)擔(dān)日益增長的利用需求。提高城建檔案管理效率，探究城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)管理方式，成為目前乃至今后城建檔案管理工作方向的重點(diǎn)。全面構(gòu)建數(shù)字化城建檔案管理，利用現(xiàn)代技術(shù)，將文字、圖紙登記管理轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和存儲(chǔ)，達(dá)到快速便捷的利用目的，以推動(dòng)城市化建設(shè)和發(fā)展。但是，在落實(shí)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程之中，仍然存在一些問題，需要不斷實(shí)踐與思考，尋找有針對(duì)性的解決措施。

1 城建檔案管理數(shù)字化基本內(nèi)容及分析

城建檔案管理工作是由政府部門進(jìn)行完成的，管理的對(duì)象不僅是城市規(guī)劃、發(fā)展方向，也包含工程建設(shè)、管理等各個(gè)方面，城建檔案管理需要真實(shí)、全面的數(shù)據(jù)信息，這些信息包括文字、圖紙、圖片、光盤等多種形式，每一類檔案管理有著不同的要求。

以大亞灣區(qū)城建檔案館為例，傳統(tǒng)的城建檔案管理工作主要體現(xiàn)為紙質(zhì)信息，這樣的管理模式需要耗費(fèi)大量的人力物力，在早期還能滿足建設(shè)發(fā)展需要，隨著利用量的劇增，越來越顯示出傳統(tǒng)管理模式的弊端與局限。如查詢檢索利用效率低下，調(diào)閱檔案還需要到庫房管理人員調(diào)卷，申請(qǐng)→登記→出庫→利用→檢查→歸還→入庫，手續(xù)繁瑣。而且頻繁地調(diào)閱原件，反復(fù)復(fù)印文字材料及圖紙，也給原件保管帶來極大的安全隱患，城建檔案很難得到編研開發(fā)利用。

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)有效規(guī)避了這些風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字化登記、查詢、調(diào)卷，一臺(tái)計(jì)算機(jī)輕松解決，在辦公室里即可完成，節(jié)省了大量的人力物力，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共享，充分發(fā)揮城建檔案管理根本功能。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 數(shù)字化建設(shè)初期困難

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)初期，需要將原有的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)變成為數(shù)字電子信息。首先，需要建立有效的檔案管理信息網(wǎng)站，對(duì)各種模塊的設(shè)計(jì)和建立都需要投入大量的人力、財(cái)力;其次，需要將原有的紙張資料、圖紙、錄入、掃描、掛接到計(jì)算機(jī)之中，時(shí)間耗費(fèi)很長，任務(wù)量大;最后，各個(gè)單位、地區(qū)建立的檔案管理所用的數(shù)字化模式均不一樣，難以做到統(tǒng)一管理。

還是以大亞灣區(qū)城建檔案館為例，如果進(jìn)行城建檔案管理數(shù)字化工作，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行升級(jí)，需要建立檔案信息儲(chǔ)存數(shù)據(jù)庫，需要購置計(jì)算機(jī)、平板掃描儀、大圖掃描儀等設(shè)備，需要配備專門工作人員，需要設(shè)備維護(hù)，現(xiàn)有的管理工作模式及工作人員面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

2.2 管理信息缺乏統(tǒng)一性

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)的重要依據(jù)，是城市建設(shè)提供有利的實(shí)踐信息的重要來源。但是城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)并沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，這樣讓城建檔案信息在一定程度上無法得到共享。在某些城市，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)還處于初級(jí)階段，相對(duì)于示范城市城建檔案建設(shè)有著一定的差距，造成許多經(jīng)驗(yàn)資料無法得到借鑒。

2.3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)不成熟

現(xiàn)階段的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)還不夠成熟，相應(yīng)的設(shè)施與人才儲(chǔ)備機(jī)制沒有完善。首先，缺乏專業(yè)技術(shù)人才。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)人才不僅需要精通檔案鑒定、整理、分類以及管理的相關(guān)知識(shí)，還需要掌握一定的數(shù)字化專業(yè)基礎(chǔ)，這樣才能有效開展檔案管理數(shù)字化工作;其次，數(shù)字化進(jìn)程建設(shè)緩慢。受到傳統(tǒng)城建檔案管理模式的影響，檔案管理人員對(duì)相關(guān)數(shù)字化操作還很生疏，對(duì)此類人員的培訓(xùn)，一直沒有受到重視，導(dǎo)致城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢;最后，有的工作人員對(duì)于數(shù)字化管理盲目信任，沒有引起對(duì)電子檔案保護(hù)工作的重視，在進(jìn)行資料錄入之后沒有對(duì)其進(jìn)行多維度備份，如果遇到突發(fā)狀況，檔案電子資料無法得到修復(fù)的時(shí)候，沒有相應(yīng)的資料再現(xiàn)，給城建檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響[1]。

3 推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

3.1 全面規(guī)劃，摸索建設(shè)城建檔案管理數(shù)字化道路

大亞灣區(qū)城建檔案館是在2012年開始開展城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的，運(yùn)用的是服務(wù)外包方式，由財(cái)政支持撥款，通過招標(biāo)方式確定服務(wù)外包公司，設(shè)備、人員全部由外包公司負(fù)責(zé)。每年根據(jù)實(shí)際需求向財(cái)政申請(qǐng)款項(xiàng)，對(duì)上一年產(chǎn)生的城建檔案進(jìn)行數(shù)字化。檔案館工作人員只需接收、分類、審核、檢查紙質(zhì)檔案，對(duì)生成的電子檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)提出整改意見。這種服務(wù)外包模式由于對(duì)檔案管理工作人員人手、專業(yè)技能沒有太多的提升需求，不需要采購維護(hù)設(shè)備，在大亞灣區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作全面推廣，這幾年房管部門、公用事業(yè)、稅務(wù)管理等多家單位也采用了檔案數(shù)字化服務(wù)外包方式[2]。

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一的管理制度

首先，需要加強(qiáng)各地的城建檔案管理部門之間的交流，打破地域與政府職能帶來的限制，實(shí)現(xiàn)最大程度上的資源貢獻(xiàn)，政府要加大扶持力度，提高構(gòu)建城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)統(tǒng)一系統(tǒng)的積極性。另外，城建檔案管理部門要針對(duì)數(shù)字化建設(shè)制定管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)工作人員和檔案管理內(nèi)容提出明確的要求，要求工作人員必須認(rèn)真仔細(xì)地對(duì)檔案進(jìn)行整理分析，加強(qiáng)檔案利用率;工作人員要按照相關(guān)操作規(guī)范對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成資料信息的遺失。構(gòu)建城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)統(tǒng)一制度，嚴(yán)格規(guī)范制度標(biāo)準(zhǔn)，共同促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施[3]。

大亞灣區(qū)城建檔案館基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化建設(shè)管理初級(jí)階段，有力加強(qiáng)了檔案鑒定、整理、開發(fā)利用功能。但距離真正意義上的全面數(shù)字化建設(shè)還有一定的差距。這就要求我們與先進(jìn)示范管理城市的城建檔案部門進(jìn)一步溝通、學(xué)習(xí)，提高城建檔案數(shù)字化建設(shè)與管理水平。

3.3 推廣數(shù)字化管理模式的重要性

隨著現(xiàn)代化智慧城市的要求落實(shí)，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代的需要。因此，相關(guān)部門要強(qiáng)烈意識(shí)到推行數(shù)字化管理模式的重要性，認(rèn)可和接受并執(zhí)行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的落實(shí)。在具體的數(shù)字化建設(shè)過程之中，應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)力度與投入，著力構(gòu)建全方位合作的數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)時(shí)接受城建信息，并實(shí)現(xiàn)信息共享。另外，推廣城建檔案信息數(shù)字化在異地的備份工作，這樣可以避免因各種問題造成數(shù)據(jù)丟失，保證信息的穩(wěn)定性和安全性。

大亞灣區(qū)城建檔案館接下來的工作方向是把被動(dòng)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，統(tǒng)一數(shù)字化信息進(jìn)館模式，建立城建檔案數(shù)字化公眾服務(wù)平臺(tái)，減化紙質(zhì)檔案數(shù)量，要求報(bào)送紙質(zhì)資料的同時(shí)報(bào)送一套符合質(zhì)量要求的電子檔案，直接與內(nèi)部的城建檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，更好地發(fā)揮城建檔案利用功能。

通過上面的分析，城建檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)既是時(shí)代的需求，也是歷史的使命。當(dāng)前，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)還處于不斷探索階段，處于不斷發(fā)展的初級(jí)狀態(tài)，需要走的路還很長，需要開展很多工作。這需要政府的支持和有關(guān)部門的積極探索，不斷完善數(shù)字化管理制度，深化檔案數(shù)字化綜合人才的培養(yǎng)，并與各城市、各地區(qū)之間構(gòu)建統(tǒng)一共享的資源信息平臺(tái)，加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理水平，使之更好的服務(wù)于城市建設(shè)，更好的服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

[1]向紅英.關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考[J].工程管理，2018，（02）.

[2]劉錫峰.關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].速讀（下旬），2017，（06）.

[3]劉訓(xùn)文.關(guān)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].工程管理，2017，（10）.