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        關(guān)于加強(qiáng)檔案接收進(jìn)館工作的思考

        2020-04-23 09:37:59余妙蓮
        卷宗 2020年6期
        關(guān)鍵詞:檔案思考

        余妙蓮

        摘 要:檔案接收工作是檔案館日常工作的重要組成部分,做好檔案接收進(jìn)館的工作,對(duì)于健全完善人民群眾的檔案資源體系,提升人民群眾檔案的利用率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。最近幾年,不同檔案館接收工作取得了突出成績(jī)但是過(guò)程中還是存在有諸多的問(wèn)題需要我們不斷的改善,為推動(dòng)檔案館的工作的有序開(kāi)展提供保障。

        關(guān)鍵詞:檔案;接收進(jìn)館;思考

        1 引言

        檔案接收進(jìn)館的工作是檔案工作的重要組成,同時(shí)也是檔案事業(yè)發(fā)展的前提保障,在過(guò)程中,如果能夠做好該項(xiàng)工作,那么對(duì)于促進(jìn)整改檔案事業(yè)的發(fā)展具有突出意義。

        2 檔案接收征集工作的重要性

        檔案接收征集工作的重要性表現(xiàn)在以下幾方面:第一,檔案的接收征集工作,使得館藏越加豐富,檔案信息資源的獲得途徑也明顯拓寬。檔案種類(lèi)繁多、結(jié)構(gòu)合理以及整理規(guī)范這些都是綜合檔案館館藏豐富的重要標(biāo)準(zhǔn);第二,檔案接收征集進(jìn)入是檔案館其他工作有序開(kāi)展的前提保證,接收進(jìn)館的檔案完整齊全,整理質(zhì)量滿(mǎn)足標(biāo)準(zhǔn),這樣才能保證檔案鑒定和管理等相關(guān)工作的有序開(kāi)展,進(jìn)而檔案館的工作才能正常開(kāi)展;第三,接收征集進(jìn)館工作是檔案集中統(tǒng)一和分級(jí)管理的重要舉措。通過(guò)接收征集進(jìn)館的方式,才能讓有關(guān)單位自覺(jué)主動(dòng)的將部門(mén)的檔案統(tǒng)一的送到檔案館進(jìn)行統(tǒng)一的管理,只有這樣才能建立起完善的檔案資源保管基地。

        3 限制檔案接收進(jìn)館工作的因素分析

        3.1 檔案范圍尚待完善

        雖然很多的檔案館都是以國(guó)家檔案局編制的檔案管理的相關(guān)細(xì)則作為日常操作標(biāo)準(zhǔn)的,但是因?yàn)榫幹茩n案的人員在調(diào)查程度和能力上還存在有較為明顯的不足,所以在實(shí)際的工作中,會(huì)出現(xiàn)最多的困難,細(xì)則中明確的指出,檔案需要在第一時(shí)間提交給進(jìn)館單位,進(jìn)館單位主要是同級(jí)黨政機(jī)關(guān),但是還有很多的事業(yè)單位并沒(méi)有被劃入到接收范圍中,使得很多單位很多重要的檔案沒(méi)能劃入到接收范圍里,檔案接收進(jìn)館的覆蓋面不夠廣泛,檔案資源很難實(shí)現(xiàn)高效的整合。

        3.2 檔案內(nèi)容亟需完善

        移交單位檔案管理門(mén)類(lèi)涵蓋面不廣,檔案接收人員對(duì)自身的工作內(nèi)容不熟悉,未能深刻的認(rèn)識(shí)到移交單位的重要性,使得很多進(jìn)館的檔案內(nèi)容不全面,主要表現(xiàn)在以下幾方面:第一,檔案門(mén)類(lèi)不全,檔案館接收進(jìn)館檔案主要是由文書(shū)檔案和專(zhuān)業(yè)檔案共同組成的,文書(shū)檔案為主體,輔之以專(zhuān)業(yè)檔案,還有一些牽涉到廣大人民群眾根本利益的檔案依然存放在形成單位;第二,同一種類(lèi)型的檔案內(nèi)容不齊全,比如說(shuō),很多會(huì)計(jì)檔案送至進(jìn)館時(shí),缺少移交和保管清冊(cè),還有一部分的會(huì)計(jì)檔案缺少人事和勞資等方面的紙質(zhì)版材料;第三,有關(guān)部門(mén)的資料內(nèi)容不全,類(lèi)似于宗卷和編研材料缺少情況較為普遍。

        3.3 接收力度尚待提升

        為了能夠更好的推動(dòng)檔案資源體系的建設(shè),相關(guān)檔案館需要自覺(jué)主動(dòng)的開(kāi)展檔案的接收工作,但是因?yàn)橐平粏挝徊粔蛑匾?,檔案館的接收工作還存在有諸多的缺少,所以,很多檔案館的接收工作集中是同一級(jí)別的黨政機(jī)關(guān)已經(jīng)到期的檔案資料,國(guó)有破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)的檔案接收工作在開(kāi)展過(guò)程中困難重重。雖然檔案館有組織工作人員承攬上門(mén)幫扶的工作,但是成效甚微。

        3.4 接收流程不夠健全

        縱觀檔案館的接收工作,可以看到流程上存在有較為明顯的缺陷,主要表現(xiàn)為:指導(dǎo)工作落實(shí)不到位以及檔案本身質(zhì)量差等。這些問(wèn)題會(huì)對(duì)檔案進(jìn)館的質(zhì)量產(chǎn)生直接或者是間接的影響,比如說(shuō),有些單位將檔案運(yùn)送到檔案館后,因?yàn)橘|(zhì)量問(wèn)題被重新退回,不僅時(shí)間和精力浪費(fèi),而且檔案的保密性也大打折扣。

        4 提升檔案接收進(jìn)館效率的重要途徑

        4.1 明確檔案接收進(jìn)館的范圍

        作為檔案館,需要嚴(yán)格的按照國(guó)家檔案局的規(guī)定,聯(lián)系專(zhuān)業(yè)目錄,做好機(jī)構(gòu)的改革,要深入到機(jī)關(guān)和事業(yè)單位等,做好調(diào)研工作,在了解相關(guān)單位檔案開(kāi)展情況的基礎(chǔ)之上,重新完善相關(guān)細(xì)則,對(duì)接收進(jìn)館的范圍和檔案名錄加以明確,確保其準(zhǔn)確性,科學(xué)的開(kāi)展檔案資源的整合工作。

        4.2 提升檔案收集的質(zhì)量

        做好檔案的收集以及歸檔工作是各單位、各部門(mén)的重要工作內(nèi)容。相關(guān)單位需要提升檔案管理的意識(shí),加強(qiáng)指導(dǎo),建立起完善的整理歸檔流程,檔案歸檔的范圍以及保管期限表也要加以明確,確定各項(xiàng)細(xì)則,并將檔案收集歸檔工作進(jìn)行具體的細(xì)分,落實(shí)到具體的責(zé)任人身上,從根本上提升檔案收集和歸檔工作的整體質(zhì)量,要保障不同單位形成的檔案是從源頭上進(jìn)行把控,實(shí)現(xiàn)規(guī)范整齊,為檔案更好的移交給檔案館奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        4.3 加強(qiáng)檔案的收集培訓(xùn)工作

        檔案館和檔案館之間要密切的配合,聯(lián)系機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的實(shí)際情況,選擇集中或者是網(wǎng)上培訓(xùn)的方式,讓機(jī)關(guān)和事業(yè)單位從事檔案管理的工作人員能夠掌握更多的檔案管理的知識(shí),從根本上提升檔案收集和整理工作的能力,為相關(guān)單位做好檔案管理工作提供技術(shù)人才的支持。

        4.4 完善檔案接收進(jìn)館的流程

        要構(gòu)建科學(xué)合理的檔案接收進(jìn)館的流程,特別是在實(shí)際工作中把好三關(guān),所謂的三關(guān)主要是指:業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān),簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是要檔案管理人員能夠深入到移交單位進(jìn)行指導(dǎo),對(duì)移交單位發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)的加以指正,幫助他們?cè)诘谝粫r(shí)間進(jìn)行改正;質(zhì)量審核關(guān),也就是說(shuō),檔案管理人員需要對(duì)移交的相關(guān)檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核,要保證其符合接收標(biāo)準(zhǔn)之后方可開(kāi)具質(zhì)量認(rèn)定的手續(xù);數(shù)量核對(duì)關(guān),務(wù)必保證在移交過(guò)程中,雙方都要對(duì)移交的種類(lèi)、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)的核算,確定沒(méi)有問(wèn)題之后,再?lài)?yán)格的按照檔案交接的手續(xù)做好后續(xù)的歸檔整理工作。

        4.5 構(gòu)建健全的檔案接收進(jìn)館的考核體系

        相關(guān)黨委和政府需要對(duì)檔案工作加以重視,要將檔案接收進(jìn)館的工作作為首要工作,將檔案接收進(jìn)館的工作作為檔案執(zhí)法檢查的具體內(nèi)容,將其和黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)緊密的聯(lián)系起來(lái),做好檔案接收進(jìn)館的監(jiān)督力度,將有關(guān)單位移交進(jìn)館工作的主動(dòng)性和積極性最大限度的調(diào)動(dòng)起來(lái),為推動(dòng)當(dāng)?shù)貦n案資源的有效整合奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),同時(shí)也要將檔案為民服務(wù)的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

        4.6 提升工作人員的綜合素質(zhì)

        檔案接收進(jìn)館工作的開(kāi)展需要檔案館的工作人員和其他單位進(jìn)行交流,需要能夠隨時(shí)的進(jìn)行溝通,這個(gè)過(guò)程中,工作人員代表的是整個(gè)檔案館的形象,自己的言行舉止等都要妥帖。而且,也要熟練的掌握移交的門(mén)類(lèi)以及具體的整體標(biāo)準(zhǔn),自身還沒(méi)有掌握的部分要加強(qiáng)學(xué)習(xí),從根本上提升工作人員的整體素養(yǎng)。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        由此可見(jiàn),構(gòu)建完善的檔案資源體系,讓檔案工作更好的服務(wù)和改善民生,是新時(shí)期檔案工作的首要任務(wù)。所以有關(guān)部門(mén)需要對(duì)檔案館的建設(shè)加以重視,要密切聯(lián)系相關(guān)部門(mén),優(yōu)化檔案資源的配置,構(gòu)建具有地方特色的檔案資源體系,更好的推動(dòng)檔案工作的健康發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]逯國(guó)良.強(qiáng)化檔案館服務(wù)功能的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案,2018(05):97.

        [2]周玉梅.談檔案征集與接收工作中的若干思考[J].黑龍江史志,2013(01):29-30.

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