摘 要：現(xiàn)在社會(huì)不斷發(fā)展，科技在進(jìn)步，信息化技術(shù)不斷發(fā)展完備，信息化技術(shù)已經(jīng)席卷到生活的各個(gè)層面，千行百業(yè)為了適應(yīng)新時(shí)代而進(jìn)行各種改革。當(dāng)然也為了高職院校在未來(lái)的成長(zhǎng)，檔案數(shù)字化管理也要順應(yīng)時(shí)代的變化進(jìn)行全方面創(chuàng)新改進(jìn)。本篇文章就新時(shí)期下高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新展開(kāi)深入挖掘，并且對(duì)如何推進(jìn)高校檔案數(shù)字化展開(kāi)思考。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;數(shù)字化建設(shè)

1 新時(shí)期高校檔案數(shù)字化的意義

1.1 檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然進(jìn)程

檔案事業(yè)的發(fā)展要在2020年初級(jí)階段實(shí)現(xiàn)將信息化作為中心的現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。初步建立與全面小康社會(huì)互相適應(yīng)，有效服務(wù)于國(guó)家，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。提出檔案管理的信息化，可以全盤拉近檔案管理的數(shù)字化[1]。在信息化檔案管理米模式的時(shí)候進(jìn)行及時(shí)的創(chuàng)新，使之快速與信息社會(huì)相互融合，提升數(shù)字化檔案管理的有效性?？梢钥闯觯瑱n案數(shù)字化是未來(lái)發(fā)展必不可少的一項(xiàng)轉(zhuǎn)型，高職院校的人事檔案管理更應(yīng)該加快自身的步伐，及時(shí)跟進(jìn)，保證不被大時(shí)代所拋棄。

1.2 檔案數(shù)字化可以提升檔案的利用成效

檔案數(shù)字化已經(jīng)在國(guó)內(nèi)發(fā)展了很久了，但是其實(shí)施的成效不夠，因此當(dāng)下很多高職院校并沒(méi)有在實(shí)質(zhì)上全面完備檔案的數(shù)字化管理。材料的管理以及整合還是以紙質(zhì)的檔案作為主要組成部分。檔案管理系統(tǒng)只對(duì)檔案目錄實(shí)行了錄入，用戶查檔的時(shí)候，還要進(jìn)行目錄搜索之后人工還需要再對(duì)檔案進(jìn)行翻閱、復(fù)印檔案，整個(gè)查檔的過(guò)程比較繁雜，并且程序過(guò)多，浪費(fèi)了時(shí)間，效率低下。如果想要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，就需要引入優(yōu)秀的信息化技術(shù)以及檔案管理的相關(guān)軟件，這樣才能夠迅速搜索以及查閱相關(guān)的檔案并且進(jìn)行打印裝訂，節(jié)省了很多沒(méi)有必要的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間，從根本上提升了檔案的利用效率。

1.3 檔案數(shù)字化能夠有效保護(hù)檔案的原件

高職院校檔案數(shù)字化管理可以最大程度上降低檔案元件的損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案可以長(zhǎng)期的保存，確保其完整性[2]。例如，在高職院校的檔案中有很多都是關(guān)于學(xué)生的錄取、成績(jī)以及學(xué)生的重要信息這些都是需要保存期長(zhǎng)久的一些東西，很多已經(jīng)離校畢業(yè)的學(xué)生，由于各種原因需要回學(xué)校查詢自己所需要的信息。很多保存了很久的紙質(zhì)信息由于時(shí)間的侵蝕已經(jīng)變得破碎，紙張單薄，不利于學(xué)生的查詢翻閱。因此數(shù)字化檔案的就很有必要在此應(yīng)用起來(lái)了，操作過(guò)程很簡(jiǎn)便，學(xué)生直接進(jìn)行自主查詢，并且打印到紙上就可以了，不僅規(guī)整并且方便。此種方式避免了多次翻閱導(dǎo)致紙張的損壞，從根本上保護(hù)了檔案原件的完整。

2 高職院校數(shù)字化存在的問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)者重視程度不夠

高職院校的很多資源都是有限的，領(lǐng)導(dǎo)者一般在資源的分配上都是偏重在教學(xué)方面以及教育配套設(shè)施方面，在檔案的建設(shè)投入力度微乎其微。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)要求比較高的項(xiàng)目，不管是設(shè)備還是技能都是需要大量的投入，學(xué)校需要購(gòu)入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備這些數(shù)字化的軟件。這個(gè)數(shù)字化的組成過(guò)程不僅需要耗費(fèi)人力還需要耗費(fèi)很多資金，如果在檔案建設(shè)期間校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)其重視，那么在實(shí)施檔案數(shù)字化進(jìn)程便會(huì)遙遙無(wú)期。

2.2 高職院校檔案數(shù)字化缺乏相關(guān)的軟件硬件設(shè)施

在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，必須依靠軟硬件設(shè)施才能保證其順利進(jìn)行。當(dāng)前很多高職院校都是簡(jiǎn)易化配備，只有僅僅幾臺(tái)的計(jì)算機(jī)以及檔案管理軟件，沒(méi)有設(shè)立相關(guān)的檔案管理教室，甚至都沒(méi)有配備最基本設(shè)施，例如打印機(jī)。那么在這樣的條件下從根本上阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)，無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

2.3 高職院校檔案數(shù)字化管理在人才方面有所缺失

高職院校檔案數(shù)字化管理，都牽扯到了很多信息技術(shù)以及設(shè)備的使用，例如檔案的掃描、圖像的處理，相關(guān)設(shè)備的參數(shù)設(shè)置等，都是需要專業(yè)的人員來(lái)操作的，不專業(yè)的人員根本無(wú)法管理檔案。而高效檔案管理人員只是會(huì)一些簡(jiǎn)單的東西，只會(huì)利用老舊的方式進(jìn)行管理，對(duì)新設(shè)備根本沒(méi)有鉆研，不會(huì)操作，不能靈便使用現(xiàn)代化數(shù)字設(shè)備，阻礙了檔案數(shù)字化的建設(shè)。所以，檔案數(shù)字化管理必須挖掘具有相關(guān)檔案管理知識(shí)以及掌握數(shù)字化技能的全面型人員，這樣才能保證順利完整的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

3 推進(jìn)高職院校數(shù)字化的方法

3.1 校領(lǐng)導(dǎo)改變思想，重視檔案建設(shè)工作

只要校領(lǐng)導(dǎo)將檔案建設(shè)工作重視起來(lái)，才能保證其發(fā)展的效力。管理檔案的領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)時(shí)改變自身的思想，認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)高職院校的重要性，加強(qiáng)重視力度，將檔案數(shù)字化建設(shè)工作也視為學(xué)校重點(diǎn)發(fā)展目標(biāo)。為檔案數(shù)字化的建設(shè)工作供給力量，保證其可以全方位實(shí)施，有了校領(lǐng)導(dǎo)的支持才能夠推進(jìn)檔案數(shù)字化工作高效進(jìn)行。

3.2 配備完善的檔案數(shù)字化管理的軟硬件設(shè)施

優(yōu)質(zhì)的軟硬件、高配置的計(jì)算機(jī)，以及相應(yīng)的檔案管理教室，相應(yīng)的檔案管理軟件以及打印機(jī)、掃描儀，這些都是最基礎(chǔ)的必不可少的一些設(shè)備。只有將這些設(shè)備配給足了才能夠從根本上保障檔案數(shù)字化管理工作的進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)

檔案管理人員技能的高低決定了高職院校的檔案事業(yè)發(fā)展的效力的好壞。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展從根本上制約著檔案數(shù)字化建設(shè)的腳步。檔案管理工作人員還要不斷學(xué)習(xí)，定期參與私下或者學(xué)校組織的檔案業(yè)務(wù)管理的培訓(xùn)，工作人員自身也要提起重視度，自己鉆研其有效辦法，提升自身管理技能，強(qiáng)化檔案管理水平以及數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用水準(zhǔn)。為了高職院校的檔案管理可以簡(jiǎn)便、規(guī)整化，發(fā)動(dòng)自身的力量，在數(shù)字檔案的管理上有一個(gè)質(zhì)的飛躍，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在科技飛速發(fā)展的時(shí)期，高職院校的檔案數(shù)字化建設(shè)理應(yīng)納入其中。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要注重檔案數(shù)字化建設(shè)，給予支持力量，檔案管理人員要積極參與相關(guān)技能的培訓(xùn)，全面強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)，這樣才能有利于高職院校的檔案數(shù)字化建設(shè)完備，推進(jìn)學(xué)校的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]柴瑞，斯慶，馬強(qiáng).新時(shí)期高職院校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新思考[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2019（1）.

[2]彭碧珍.淺談人事檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].科技與創(chuàng)新，2017（3）：76-77.

作者簡(jiǎn)介

張珊（1982-），漢族，山東日照，館員，大學(xué)，日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：高職教育檔案工作。