摘 要：從目前高職院校員工勞資檔案的管理來看，建立信息化系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理，不但能夠提高高職院校員工勞資檔案的管理效率，同時還能夠滿足檔案管理需要，提高檔案管理效果。因此，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合高職院校員工勞資檔案信息化管理實際，探討信息化管理的策略和具體方式，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供有力的方法支持和經(jīng)驗保證，解決高職院校員工勞資檔案信息化管理中存在的突出問題，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供方法指導(dǎo)和經(jīng)驗支持。

關(guān)鍵詞：高職院校;員工勞資檔案;信息化管理

結(jié)合高職院校員工勞資檔案管理實際，建立信息化管理系統(tǒng)，不但是員工勞資檔案管理的重要趨勢，同時也是提升高職院校員工勞資檔案管理效率的重要手段。因此，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合高職院校員工勞資檔案信息化管理工作實際，認(rèn)真探討管理方法和管理策略，為高職院校員工勞資檔案信息化管理提供有力支持，確保高職院校員工勞資檔案信息化管理能夠得到有效進(jìn)行，并提升員工勞資檔案信息化管理的有效性，推動高職院校員工勞資檔案信息化管理不斷發(fā)展。

1 高職院校員工勞資檔案管理應(yīng)建立信息化管理系統(tǒng)

1）根據(jù)管理需要，建立信息化管理系統(tǒng)。從目前高職院校員工勞資檔案的管理來看，隨著信息化手段的不斷應(yīng)用，以及勞資檔案管理難度的增加，在現(xiàn)階段建立信息化管理系統(tǒng)，不但能夠滿足員工勞資檔案的管理需要，同時還能夠提升員工勞資檔案的管理效率，避免員工勞資檔案在管理中出現(xiàn)，管理效率低下和調(diào)用難度大，以及調(diào)用速度慢的問題。通過信息化管理系統(tǒng)的建立，能夠為高職院校員工勞資檔案管理提供有力支持，無論是在管理手段、管理技術(shù)還是在管理模式上都能發(fā)生較大的轉(zhuǎn)變，為高職院校員工勞資檔案管理提供有力的支持。在目前信息化管理系統(tǒng)的建立過程中，需要對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子版轉(zhuǎn)化，并合理設(shè)定信息化管理系統(tǒng)的功能，以此滿足高職院校員工勞資檔案管理的實際需要[1]。

2）根據(jù)勞資檔案特點，設(shè)計信息化管理系統(tǒng)功能?；诟呗氃盒T工勞資檔案管理實際，在管理過程中，信息化管理系統(tǒng)的建立需要對系統(tǒng)管理功能進(jìn)行有效設(shè)計，并按照勞資檔案的特點進(jìn)行功能模塊的細(xì)化和調(diào)整。在功能模塊的設(shè)計中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)員工勞資檔案的類型和員工勞資檔案管理的具體流程和管理需要進(jìn)行設(shè)計，按照信息化管理系統(tǒng)的特點和信息化管理的實際需求，并根據(jù)信息化管理的具體情況實施有效管理，保證信息化管理系統(tǒng)的功能能夠在設(shè)計過程中得到有效的優(yōu)化，保證信息化管理系統(tǒng)功能能夠達(dá)到實際要求。因此，在信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計中，應(yīng)當(dāng)按照管理需求和管理的特征以及管理的具體情況進(jìn)行合理調(diào)整，保證高職院校員工勞資檔案管理在信息化管理中能夠落地實施，避免信息化管理系統(tǒng)的功能模塊出現(xiàn)問題影響勞資檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2 高職院校員工勞資檔案信息化管理，應(yīng)完善管理制度

1）按照勞資檔案信息化管理系統(tǒng)，增加檔案管理制度條款。根據(jù)高職院校員工勞資檔案信息化管理實際，設(shè)計和建立信息化管理系統(tǒng)是提高高職院校員工勞資檔案管理效果的重要措施，在信息化管理系統(tǒng)建立之后，應(yīng)當(dāng)增加檔案管理制度條款，彌補(bǔ)檔案管理制度不足的問題。由于信息化管理模式與傳統(tǒng)的管理方式存在明顯的區(qū)別，在管理措施落地過程中其針對性和管理方式存在差異，如果依然采取原有的管理制度，難以滿足實際需要，在具體管理中需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，根據(jù)員工勞資檔案的管理需要和管理實際進(jìn)行調(diào)整，提高整個管理的針對性。因此，在信息化系統(tǒng)設(shè)計和建立完成之后，應(yīng)當(dāng)對檔案管理制度條款進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，圍繞著信息化管理系統(tǒng)設(shè)計和完善檔案管理制度，使員工勞資檔案管理能夠根據(jù)信息化系統(tǒng)的特點和實際管理需要制定有針對性的檔案管理制度，提高檔案管理制度的指導(dǎo)性，保證信息化系統(tǒng)能夠在具體落地實施過程中達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高檔案管理的整體性和有效性，確保檔案管理制度能夠發(fā)揮其指導(dǎo)作用[2]。

2）調(diào)整檔案管理制度，補(bǔ)充完善檔案管理規(guī)定。在檔案管理中，檔案管理制度是實施檔案管理的重要依據(jù)，也是指導(dǎo)檔案管理工作的重要文件，在推進(jìn)落實當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的實際需要和檔案管理的具體特點，對檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，特別是在高職院校員工勞資檔案信息化系統(tǒng)建立之后，應(yīng)當(dāng)推動檔案管理制度的調(diào)整和落實，并通過完善檔案管理規(guī)定的方式，使整個檔案管理在落地實施中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高檔案管理的有效性。因此，根據(jù)檔案管理的特征和檔案管理的實際需要，在檔案管理制度調(diào)整和落實過程中應(yīng)當(dāng)提高其針對性，使檔案管理的制度能夠具備基本的指導(dǎo)作用，并在檔案管理實施中能夠按照檔案管理的特點和檔案管理的基本需求，提高檔案管理的推進(jìn)落實效果，保證檔案管理能夠在實施當(dāng)中結(jié)合具體情況予以補(bǔ)充和完善，特別是要制定有針對性的條款，對檔案信息化管理系統(tǒng)作出規(guī)定[3]。

3 高職院校員工勞資檔案信息化管理，應(yīng)重新設(shè)計管理流程

1）優(yōu)化勞資檔案的歸檔流程。對于高職院校員工勞資檔案信息化管理而言，設(shè)計了信息化管理系統(tǒng)之后，需要對整個管理流程進(jìn)行重新的設(shè)計和梳理，以滿足員工勞資檔案管理的實際需要。在管理流程的梳理中，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化勞資檔案的歸檔流程，應(yīng)當(dāng)按照信息化系統(tǒng)的運(yùn)行實際和管理特點，規(guī)定員工勞資檔案的歸檔流程，增加員工勞資檔案的電子版轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)。同時，在檔案的歸檔中應(yīng)當(dāng)提交電子版檔案，以此滿足信息化管理系統(tǒng)的實際需要，提高檔案管理的整體質(zhì)量。除此之外，在檔案資料的歸檔中還要保證檔案資料的格式統(tǒng)一，避免提交的電子版格式五花八門影響檔案資料的歸檔，明確了檔案管理流程和歸檔流程，提高檔案管理的整體效果，對滿足檔案管理的實際需要具有重要作用[4]。

2）優(yōu)化勞資檔案的調(diào)用流程。在高職院校員工勞資檔案的信息化管理中，勞資檔案的調(diào)用是重要程序，為了提高勞資檔案的調(diào)用效率，應(yīng)當(dāng)根據(jù)勞資檔案的特點和勞資檔案的實際情況以及勞資檔案的具體需求，采取有針對性的管理措施，保證勞資檔案的管理能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)在勞資檔案的調(diào)用過程中采取關(guān)鍵詞檢索和出入庫登記的方式，記錄勞資檔案的調(diào)用痕跡，確保勞資檔案在調(diào)研過程中能夠?qū)φ麄€調(diào)用過程和文件的使用進(jìn)行全面記錄，既避免勞資檔案丟失，同時也能夠使勞資檔案的調(diào)用留下完整的痕跡。除此之外，還要對勞資檔案進(jìn)行加密，保證勞資檔案在調(diào)研過程中不發(fā)生篡改和損毀的現(xiàn)象，提高勞資檔案的管理有效性。

4 結(jié)論

通過對高職院校員工勞資檔案信息化管理工作的分析和研究，我們掌握了高職院校員工勞資檔案信息化管理的實際需要和管理特點，根據(jù)高職院校員工勞資檔案信息化管理的實際需求，制定了有針對性的管理策略，并予以有效實施，確保高職院校員工勞資檔案信息化管理能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高管理效率和管理有效性，為高職院校員工勞資檔案管理提供有力支持，保證高職院校員工勞資檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)管理手段、管理技術(shù)和管理有效性的全面提升[5]。

參考文獻(xiàn)

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[3]李曉茹.高職院校信息化現(xiàn)狀分析[J].考試周刊，2010（43）：78-79.

[4]翁光聰.高校人力資源管理信息化建設(shè)探析[J].寧波大學(xué)學(xué)報（教育科學(xué)版），2010（01）：34-35.

[5]劉曉妍.高校人力資源管理信息化探究[J].中國信息界，2011（05）：56-57.

作者簡介

陸婕（1984-），女，壯族，廣西防城港人，大學(xué)本科，助教，廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：勞資管理、人事管理。